Dokumentasi penghantaran barang mungkin kelihatan seperti pelbagai bentuk dan jargon, tetapi membetulkannya adalah kunci untuk memastikan barang anda sampai ke destinasinya – dengan selamat, sah dan tepat pada masanya.

Walaupun anda menyerahkan penghantaran anda kepada pakar seperti kami, terdapat aspek yang perlu anda ketahui. Memahami semua dokumentasi yang diperlukan juga memastikan anda sentiasa berada dalam gelung proses logistik, yang boleh membantu anda dengan perancangan dan penjadualan.

Dalam blog ini, kami akan membincangkan dokumen penting, kesilapan dokumentasi yang paling biasa dan cara anda boleh memastikan penghantaran anda melalui kastam tanpa halangan.

Orang Utama Dalam Proses

Mari kita kembali kepada asas untuk satu minit. Apabila mendapatkan kargo dari A ke B, terdapat tiga peranan utama… Tetapi siapa?

Penghantar, Penghantar Atau Pengeksport

Secara mudahnya, pengirim adalah orang yang menghantar barang. Mereka menyediakan barang untuk pengangkutan dan mengatur pengangkutan itu sendiri, sama ada dengan menghubungi pembawa sendiri atau melalui penghantar barang.

Penerima, Atau Penerima

Penerima menerima barang. Penerima mungkin pembeli, tetapi tidak selalu. Selepas menerima kargo secara fizikal di destinasinya, penerima konsain memeriksa penghantaran untuk memastikan barang itu ada dan betul serta menandatangani resit penghantaran.

Penghantar Barang

Pengangkut barang adalah pakar perkapalan yang menguruskan kerumitan mengangkut barang. Mereka memilih dan mengatur gabungan laluan dan pembawa yang terbaik, merundingkan kadar, meliputi penyatuan pengangkutan, menjejaki penghantaran dan mengendalikan dokumentasi supaya perniagaan boleh menumpukan pada operasi teras. 

Dokumen yang berbeza akan diperlukan pada peringkat proses penghantaran yang berbeza, menjadikan setiap orang penting bertanggungjawab untuk beberapa aspek.

Dokumentasi Penghantaran Penting (Dan Siapa yang Bertanggungjawab Untuknya)

Kami telah membincangkan siapa siapa. Seterusnya, kami akan menjalankan dokumen penting yang diperlukan sepanjang perjalanan dan senarai tugas yang mereka gunakan.

Penghantar (Pengeksport)

Penghantar bertanggungjawab untuk…

• invois komersial yang terperinci dan tepat . Dokumen ini merangkumi perkara yang dihantar dan nilai barangan tersebut, serta maklumat yang digunakan untuk mengira nilai duti dan cukai yang perlu dibayar.
• Membuat senarai pembungkusan . Senarai pembungkusan menyediakan butiran lanjut tentang kandungan setiap bungkusan, palet atau bekas.
• Menyediakan sijil asal , jika diperlukan. COI mengisytiharkan tempat barangan dibuat atau dikeluarkan, membantu menentukan tarif dan duti. Mereka juga menyampaikan kepada kastam bahawa penghantaran adalah mematuhi peraturan negara pengimport.
• Dokumen eksport tambahan , seperti lesen atau permit eksport. Perkara yang diperlukan bergantung pada peraturan dan peraturan negara destinasi dan jenis barang yang dihantar.

Penerima (Pengimport)

Individu atau perniagaan yang menerima barangan di destinasi mereka perlu meliputi semua dokumen import jika dikehendaki oleh peraturan kastam negara mereka. Ini mungkin termasuk…

• Lesen import . Ini adalah dokumen rasmi yang membenarkan penerima untuk mengimport barangan tertentu ke dalam negara.
• Dokumen pematuhan kawal selia , seperti sijil atau keputusan ujian, bergantung pada jenis barang. Ini memastikan barangan itu mematuhi peraturan tempatan.
• Dokumen pendaftaran produk , jika diperlukan, untuk perkara seperti bahan kimia dan elektronik.

Freight Forwarder (Itulah Kami Di Kargo Milenium)

Penghantar kargo meliputi sebahagian besar kertas kerja penting supaya anda tidak perlu melakukannya. Dokumentasi yang kami bertanggungjawab termasuk:

Bil Muatan

Pengangkut barang biasanya adalah orang yang mengeluarkan Bil Muatan, atau BoL. Ini adalah dokumen perkapalan sah yang paling penting dan bertindak sebagai kontrak antara semua pihak. Anda boleh membaca lebih lanjut mengenai BoL dalam blog .

Pengisytiharan Kastam

Tugas kami juga untuk menyediakan dan menyerahkan pengisytiharan kastam bagi kedua-dua import dan eksport, memastikan penghantaran mematuhi semua peraturan yang berkaitan untuk kedua-dua negara. 

Surat Kredit (L/C)

Dokumen kewangan ini menjamin pembayaran kepada pengeksport atau penjual. Tiada siapa yang mahu salah sangka! Ia dikeluarkan oleh bank bagi pihak pembeli atau pengimport, dan kami membantu anda memahami serta mengurus dokumen untuk memastikan transaksi anda selamat. 

Dokumentasi Lain

Pengangkut barang seperti Millennium juga mungkin membantu dengan dokumen lain seperti sijil insurans atau sijil pemeriksaan. 

Nota Penting: Walaupun ini adalah garis panduan umum, siapa yang bertanggungjawab untuk setiap dokumen mungkin berbeza-beza bergantung pada Incoterms. Incoterms meletakkan tugas, risiko dan kos untuk pembeli dan penjual transaksi penghantaran dan boleh didapati di BoL. Ketahui lebih lanjut mengenai Incoterms di sini .

Dokumen Untuk Jenis Penghantaran Tertentu

Sesetengah penghantaran memerlukan dokumentasi tambahan. 

Barang Berbahaya

Dokumentasi khusus, termasuk Helaian Data Keselamatan Bahan (MSDS) dan pengisytiharan barang berbahaya, diperlukan untuk bahan berbahaya. Ini memastikan barangan dapat dikendalikan dan diangkut dengan selamat.

Penghantaran Kawal Suhu

Anda memerlukan log suhu dan dokumen lain untuk barangan mudah rosak. Barangan mudah rosak mesti disimpan pada suhu optimum semasa transit untuk mengelakkan kerosakan.

Keperluan Khusus Kastam

Sesetengah negara mempunyai keperluan khusus untuk barangan tertentu. Contohnya…

• Jika anda menghantar tumbuhan atau produk pertanian, anda mungkin memerlukan sijil fitosanitari untuk membuktikan ia bebas daripada perosak dan penyakit. 
• Sijil pengeluaran selalunya diperlukan untuk menghantar barangan yang mesti memenuhi piawaian tertentu atau langkah kawalan kualiti. Daripada produk farmaseutikal dan perubatan hinggalah kepada mainan kanak-kanak, terdapat pelbagai jenis. 

Perkara yang paling penting untuk diingat ialah negara yang berbeza mempunyai peraturan yang berbeza, jadi adalah penting untuk mengetahui perkara yang anda perlukan.

Kesilapan Biasa Dengan Dokumentasi Pengangkutan Dan Cara Mengelakkannya

Membuat kesilapan dengan dokumentasi pengangkutan boleh menyebabkan kelewatan besar dan pelanggan tidak berpuas hati. Berikut ialah masalah yang paling biasa dan bagaimana anda boleh memastikan semuanya berjalan lancar…

Maklumat Tidak Tepat

Maklumat yang tidak tepat boleh menyebabkan kelewatan kastam, penolakan penghantaran, denda, penalti, isu pematuhan, masalah dengan insurans dan, sudah tentu, kelewatan penghantaran. 

Adalah penting untuk menyemak semula semua butiran, termasuk penerangan produk, kuantiti dan nilai.

Dokumen Tiada

Akibat kehilangan kertas kerja adalah tinggi - kelewatan kastam menimbulkan tekanan dan penalti adalah mahal! 

Perancangan adalah penting untuk memastikan semua orang tahu apa yang mereka bertanggungjawab dan setiap dokumen disediakan dan diserahkan pada peringkat proses penghantaran yang betul.

Lewat Penyerahan

Penyerahan lewat boleh mengganggu proses penghantaran dan menanggung kos tambahan.

Fuh, menyiapkan segala-galanya kelihatan seperti banyak kerja, bukan? Itulah sebabnya begitu banyak syarikat perkapalan bergantung pada penghantar barang untuk membantu. 

Adakah Anda Mendapat Pengendalian Mengenai Dokumentasi Pengangkutan?

Dokumentasi yang tepat dan tepat pada masanya menjadikan pelayaran lancar dalam penghantaran barang. Melakukannya dengan betul bermakna anda mengelakkan kos tambahan dan kelewatan yang ditakuti yang boleh mengakibatkan kos masa dan wang anda. 

Millennium Cargo ialah pakar dokumentasi fret! Perlukan bantuan kami menguruskan proses pengangkutan? Beri kami jerit hari ini.