Dokumentasi penghantaran barang mungkin kelihatan seperti rumitnya borang dan jargon, tetapi melakukannya dengan betul adalah kunci untuk memastikan barang anda tiba di destinasi - dengan selamat, sah dan tepat pada waktunya.

Walaupun anda menyerahkan penghantaran anda kepada pakar seperti kami, terdapat beberapa aspek yang perlu anda ketahui. Memahami semua dokumentasi yang diperlukan juga memastikan anda sentiasa mengikuti proses logistik, yang boleh membantu anda dengan perancangan dan penjadualan.

Dalam blog ini, kita akan membincangkan dokumen-dokumen penting, kesilapan dokumentasi yang paling biasa dan bagaimana anda boleh memastikan penghantaran anda melalui kastam tanpa sebarang masalah.

Orang Penting Dalam Proses Ini

Mari kita kembali kepada asas sebentar. Apabila membawa kargo dari A ke B, terdapat tiga peranan utama… Tetapi siapakah siapa?

Penghantar, Penghantar atau Pengeksport

Secara ringkasnya, pengirim adalah orang yang menghantar barang. Mereka menyediakan barang untuk pengangkutan dan mengatur pengangkutan itu sendiri, sama ada dengan menghubungi syarikat pengangkutan sendiri atau melalui pengangkut barang.

Penerima, Atau Penerima

Penerima barang menerima barang tersebut. Penerima barang mungkin pembeli, tetapi tidak selalunya. Selepas mendapatkan kargo secara fizikal di destinasinya, penerima barang akan memeriksa penghantaran untuk memastikan barang tersebut ada dan betul serta menandatangani resit penghantaran.

Penghantar Barang

Penghantar barang merupakan pakar perkapalan yang menguruskan kerumitan pengangkutan barang. Mereka memilih dan mengatur laluan dan kombinasi pembawa terbaik, merundingkan kadar, meliputi penyatuan barang, menjejaki penghantaran dan mengendalikan dokumentasi supaya perniagaan boleh menumpukan pada operasi teras. 

Dokumen yang berbeza akan diperlukan pada peringkat proses penghantaran yang berbeza, menjadikan setiap orang penting bertanggungjawab untuk beberapa aspek.

Dokumentasi Penghantaran Penting (Dan Siapa yang Bertanggungjawab Untuknya)

Kita telah membincangkan siapakah mereka. Seterusnya, kita akan meneliti dokumen-dokumen penting yang diperlukan sepanjang proses dan senarai tugasan siapa yang terlibat.

Penghantar (Pengeksport)

Penghantar barang bertanggungjawab untuk…

• invois komersial yang terperinci dan tepat . Dokumen ini merangkumi barang yang dihantar dan nilainya, serta maklumat yang digunakan untuk mengira nilai duti dan cukai yang perlu dibayar.
• Mencipta senarai pembungkusan . Senarai pembungkusan memberikan butiran lanjut tentang kandungan setiap pakej, palet atau bekas.
• Menyediakan sijil asal usul , jika diperlukan. COI mengisytiharkan tempat barang dibuat atau dihasilkan, membantu menentukan tarif dan duti. Ia juga memaklumkan kepada kastam bahawa penghantaran mematuhi peraturan negara pengimport.
• Dokumen eksport tambahan , seperti lesen atau permit eksport. Apa yang diperlukan bergantung pada peraturan dan undang-undang negara destinasi dan jenis barang yang dihantar.

Penerima (Pengimport)

Individu atau perniagaan yang menerima barang di destinasi mereka perlu memenuhi semua dokumen import jika dikehendaki oleh peraturan kastam negara mereka. Ini mungkin termasuk…

• Lesen import . Ini adalah dokumen rasmi yang membenarkan penerima barang mengimport barang tertentu ke dalam negara.
• Dokumen pematuhan kawal selia , seperti sijil atau keputusan ujian, bergantung pada jenis barang. Ini memastikan barang tersebut mematuhi peraturan tempatan.
• Dokumen pendaftaran produk , jika diperlukan, untuk perkara seperti bahan kimia dan elektronik.

Penghantar Barang (Itulah Kami di Millennium Cargo)

Pengangkut barang menguruskan sebahagian besar dokumen penting supaya anda tidak perlu berbuat demikian. Dokumentasi yang kami uruskan termasuk:

Bil Muatan

Pengangkut barang biasanya merupakan orang yang mengeluarkan Bil Muatan, atau BoL. Ini adalah dokumen penghantaran sah yang paling penting dan bertindak sebagai kontrak antara semua pihak. Anda boleh membaca lebih lanjut tentang BoL di blog .

Deklarasi Kastam

Tugas kami juga adalah untuk menyediakan dan menyerahkan pengisytiharan kastam untuk import dan eksport, memastikan penghantaran mematuhi semua peraturan yang berkaitan untuk kedua-dua negara. 

Surat Kredit (L/C)

Dokumen kewangan ini menjamin pembayaran kepada pengeksport atau penjual. Tiada siapa yang mahu tersilap langkah! Ia dikeluarkan oleh bank bagi pihak pembeli atau pengimport, dan kami membantu anda memahami dan mengurus dokumen tersebut bagi memastikan transaksi anda selamat. 

Dokumentasi Lain

Penghantar barang seperti Millennium juga mungkin membantu dengan dokumen lain seperti sijil insurans atau sijil pemeriksaan. 

Nota Penting: Walaupun ini adalah garis panduan umum, siapa yang bertanggungjawab untuk setiap dokumen mungkin berbeza-beza bergantung pada Incoterms. Incoterms menggariskan tugas, risiko dan kos untuk pembeli dan penjual transaksi penghantaran dan boleh didapati di BoL. Ketahui lebih lanjut tentang Incoterms di sini .

Dokumen Untuk Jenis Penghantaran Tertentu

Sesetengah penghantaran memerlukan dokumentasi tambahan. 

Barang Berbahaya

Dokumentasi khusus, termasuk Helaian Data Keselamatan Bahan (MSDS) dan pengisytiharan barangan berbahaya, diperlukan untuk bahan berbahaya. Ini memastikan barangan boleh dikendalikan dan diangkut dengan selamat.

Penghantaran Kawalan Suhu

Anda memerlukan log suhu dan dokumen lain untuk barang mudah rosak. Barang mudah rosak mesti disimpan pada suhu optimum semasa transit untuk mengelakkan kerosakan.

Keperluan Khusus Kastam

Sesetengah negara mempunyai keperluan khusus untuk barangan tertentu. Contohnya…

• Jika anda menghantar tumbuhan atau produk pertanian, anda mungkin memerlukan sijil fitosanitasi untuk membuktikan ia bebas daripada perosak dan penyakit. 
• Sijil pengeluaran sering diperlukan untuk menghantar barangan yang mesti memenuhi piawaian tertentu atau langkah kawalan kualiti. Terdapat pelbagai jenis daripada produk farmaseutikal dan perubatan hinggalah mainan kanak-kanak. 

Perkara paling penting untuk diingat ialah negara yang berbeza mempunyai peraturan yang berbeza, jadi penting untuk mengetahui apa yang anda perlukan.

Kesilapan Biasa Dengan Dokumentasi Pengangkutan Dan Cara Mengelakkannya

Membuat kesilapan dengan dokumentasi pengangkutan boleh menyebabkan kelewatan yang besar dan pelanggan yang tidak berpuas hati. Berikut adalah masalah yang paling biasa dan cara anda boleh memastikan semuanya berjalan lancar…

Maklumat Tidak Tepat

Maklumat yang tidak tepat boleh menyebabkan kelewatan kastam, penolakan penghantaran, denda, penalti, isu pematuhan, masalah dengan insurans dan, sudah tentu, kelewatan penghantaran. 

Adalah penting untuk menyemak semula semua butiran, termasuk penerangan produk, kuantiti dan nilai.

Dokumen Hilang

Akibat daripada kehilangan dokumen adalah tinggi – kelewatan kastam adalah stres dan penalti mahal! 

Perancangan adalah penting untuk memastikan semua orang tahu apa yang menjadi tanggungjawab mereka dan setiap dokumen disediakan dan dihantar pada peringkat proses penghantaran yang betul.

Penyerahan Lewat

Penghantaran lewat boleh mengganggu proses penghantaran dan menanggung kos tambahan.

Fuh, menyediakan semuanya kedengaran seperti banyak kerja, bukan? Itulah sebabnya begitu banyak syarikat perkapalan bergantung pada syarikat pengangkut barang untuk membantu. 

Adakah Anda Mempunyai Pengurusan Dokumentasi Pengangkutan?

Dokumentasi yang tepat dan tepat pada masanya menjadikan penghantaran barang berjalan lancar. Melakukannya dengan betul bermakna anda mengelakkan kos tambahan dan kelewatan yang ditakuti yang boleh menyebabkan anda kehilangan masa dan wang. 

Millennium Cargo ialah pakar dokumentasi pengangkutan! Perlukan bantuan kami untuk menguruskan proses pengangkutan? Hubungi kami hari ini.