A documentação de agenciamento de cargas pode parecer um labirinto de formulários e jargões, mas preenchê-la corretamente é fundamental para garantir que suas mercadorias cheguem ao destino com segurança, dentro da lei e no prazo.

Mesmo que você esteja delegando o transporte a especialistas como nós, haverá aspectos que você precisa conhecer. Entender toda a documentação necessária também o mantém a par do processo logístico, o que pode ajudá-lo no planejamento e na programação.

Neste blog, vamos abordar os documentos essenciais, os erros de documentação mais comuns e como você pode garantir que suas remessas passem pela alfândega sem problemas.

As pessoas-chave no processo

Vamos voltar ao básico por um minuto. Ao transportar carga do ponto A ao ponto B, existem três funções principais... Mas quem é quem?

O remetente, expedidor ou exportador

Simplificando, o remetente é quem envia as mercadorias. Ele prepara as mercadorias para o transporte e organiza o próprio transporte, seja contatando as transportadoras diretamente ou por meio de um agente de carga.

O destinatário, ou recebedor

O destinatário recebe a mercadoria. O destinatário pode ser o comprador, mas nem sempre. Após receber fisicamente a carga no destino, o destinatário inspeciona a remessa para garantir que a mercadoria esteja presente e correta e assina o comprovante de entrega.

O agente de carga

Os agentes de carga são especialistas em transporte que gerenciam as complexidades do transporte de mercadorias. Eles escolhem e organizam as melhores rotas e combinações de transportadoras, negociam tarifas, cuidam da consolidação de cargas, rastreiam remessas e gerenciam a documentação para que as empresas possam se concentrar em suas operações principais. 

Documentos diferentes serão necessários em diferentes etapas do processo de envio, tornando cada pessoa-chave responsável por alguns aspectos.

Documentação importante para o transporte (e quem é o responsável por ela)

Já falamos sobre quem é quem. A seguir, vamos analisar os principais documentos necessários ao longo do processo e em qual lista de tarefas eles se encontram.

Remetente (Exportador)

O remetente é responsável por…

• fatura comercial detalhada e precisa . Este documento abrange o que está sendo enviado e quanto as mercadorias valem, bem como informações utilizadas para calcular o valor dos impostos e taxas a serem pagos.
• Criando uma lista de embalagem . A lista de embalagem fornece mais detalhes sobre o conteúdo de cada pacote, palete ou contêiner.
• Fornecer um certificado de origem , se necessário. Os certificados de origem declaram onde as mercadorias foram fabricadas ou produzidas, ajudando a determinar tarifas e impostos. Eles também comunicam à alfândega que uma remessa está em conformidade com os regulamentos do país importador.
• Documentos adicionais para exportação , como licenças ou autorizações de exportação. Os requisitos variam de acordo com as normas e regulamentos do país de destino e o tipo de mercadoria enviada.

Consignatário (Importador)

A pessoa física ou jurídica que recebe as mercadorias em seu destino precisa providenciar toda a documentação de importação exigida pelas normas alfandegárias do país. Isso pode incluir…

• Uma licença de importação . Este é um documento oficial que autoriza o destinatário a importar mercadorias específicas para o país.
• Documentos de conformidade regulamentar , como certificados ou resultados de testes, dependendo do tipo de mercadoria. Estes garantem que as mercadorias estejam em conformidade com as regulamentações locais.
• Documentos de registro de produto , se necessários, para itens como produtos químicos e eletrônicos.

Agente de Carga (Nós da Millennium Cargo)

Os agentes de carga cuidam de grande parte da documentação importante para que você não precise se preocupar. A documentação da qual nos encarregamos inclui:

Conhecimento de embarque

O agente de carga geralmente é quem emite o Conhecimento de Embarque (Bill of Lading, ou BoL). Este é o documento legal de transporte mais importante e funciona como um contrato entre todas as partes. Você pode ler mais sobre BoLs neste blog .

Declarações Aduaneiras

Também é nossa função preparar e submeter as declarações alfandegárias de importação e exportação, garantindo que as remessas estejam em conformidade com todas as regulamentações pertinentes de ambos os países. 

Carta de Crédito (L/C)

Este documento financeiro garante o pagamento ao exportador ou vendedor. Ninguém quer errar neste processo! Ele é emitido por um banco em nome do comprador ou importador, e nós ajudamos você a entender e gerenciar o documento para garantir a segurança da sua transação. 

Outra documentação

Agentes de carga como a Millennium também podem ajudar com outros documentos, como certificados de seguro ou certificados de inspeção. 

Nota importante: Embora estas sejam diretrizes gerais, a responsabilidade por cada documento pode variar dependendo dos Incoterms. Os Incoterms definem as tarefas, os riscos e os custos para os compradores e vendedores de uma transação de transporte marítimo e podem ser encontrados no Conhecimento de Embarque (BoL). Saiba mais sobre os Incoterms aqui .

Documentos para tipos específicos de remessas

Algumas remessas exigirão documentação adicional. 

Bens perigosos

Documentação especializada, incluindo Fichas de Dados de Segurança de Materiais (FISPQ) e declarações de mercadorias perigosas, é necessária para materiais perigosos. Isso garante que as mercadorias possam ser manuseadas e transportadas com segurança.

Remessas com temperatura controlada

Você precisará de registros de temperatura e outros documentos para produtos perecíveis. Produtos perecíveis devem ser mantidos na temperatura ideal durante o transporte para evitar deterioração.

Requisitos específicos da alfândega

Alguns países têm requisitos específicos para determinados produtos. Por exemplo…

• Se você estiver enviando plantas ou produtos agrícolas, provavelmente precisará de um certificado fitossanitário para comprovar que estão livres de pragas e doenças. 
• Os certificados de produção são frequentemente exigidos para o envio de mercadorias que devem atender a padrões específicos ou medidas de controle de qualidade. De produtos farmacêuticos e médicos a brinquedos infantis, existem muitos tipos diferentes. 

O mais importante é lembrar que cada país tem regras diferentes, por isso é fundamental saber o que você precisa.

Erros comuns na documentação de frete e como evitá-los

Erros na documentação de frete podem causar grandes atrasos e clientes insatisfeitos. Aqui estão os problemas mais comuns e como você pode garantir que tudo funcione sem problemas…

Informações Incorretas

Informações incorretas podem causar atrasos na alfândega, rejeição de remessas, multas, penalidades, problemas de conformidade, problemas com o seguro e, claro, atrasos na entrega. 

É essencial verificar todos os detalhes, incluindo descrições dos produtos, quantidades e valores.

Documentos desaparecidos

As consequências da falta de documentação são graves – os atrasos na alfândega são estressantes e as multas são caras! 

O planejamento é essencial para garantir que todos saibam quais são suas responsabilidades e que cada documento seja preparado e enviado na etapa correta do processo de envio.

Submissão tardia

O envio tardio pode interromper o processo de envio e acarretar custos adicionais.

Ufa, deixar tudo pronto parece dar muito trabalho, não é? É por isso que tantas empresas de transporte marítimo contam com a ajuda de agentes de carga. 

Você domina a documentação de frete?

Documentação precisa e em dia garante um transporte de cargas tranquilo. Fazer tudo certo significa evitar custos adicionais e atrasos indesejáveis ​​que podem acabar custando tempo e dinheiro. 

A Millennium Cargo é especialista em documentação de frete! Precisa de ajuda para gerenciar o processo de frete? Entre em contato conosco hoje mesmo.