A documentação de agenciamento de carga pode parecer um labirinto de formulários e jargões, mas acertar é fundamental para garantir que suas mercadorias cheguem ao destino – de forma segura, legal e dentro do prazo.

Mesmo que você entregue sua remessa para especialistas como nós, haverá aspectos que você precisa conhecer. Compreender toda a documentação necessária também mantém você informado sobre o processo logístico, o que pode ajudá-lo no planejamento e programação.

Neste blog, abordaremos os documentos essenciais, os erros de documentação mais comuns e como você pode garantir que suas remessas passem pela alfândega sem problemas.

As pessoas-chave no processo

Vamos voltar ao básico por um minuto. Ao levar a carga de A para B, existem três funções principais… Mas quem é quem?

O expedidor, remetente ou exportador

Muito simplesmente, o expedidor é quem envia a mercadoria. Eles preparam a mercadoria para o transporte e providenciam o próprio transporte, seja contatando os próprios transportadores ou através de um despachante.

O destinatário ou destinatário

O destinatário recebe a mercadoria. O destinatário pode ser o comprador, mas nem sempre. Após receber fisicamente a carga no destino, o consignatário inspeciona a remessa para garantir que a mercadoria está presente e correta e assina os recibos de entrega.

O despachante

Os despachantes são especialistas em remessas que gerenciam as complexidades do transporte de mercadorias. Eles escolhem e organizam as melhores combinações de rotas e transportadoras, negociam taxas, cobrem a consolidação de fretes, rastreiam remessas e tratam de documentação para que as empresas possam se concentrar nas operações principais. 

Serão necessários documentos diferentes em diferentes fases do processo de envio, tornando cada pessoa-chave responsável por alguns aspectos.

Documentação importante de remessa (e quem é responsável por ela)

Nós cobrimos quem é quem. A seguir, examinaremos os principais documentos necessários ao longo do caminho e em cuja lista de tarefas eles estão.

Expedidor (Exportador)

O expedidor é responsável por…

• Preparar e fornecer uma fatura comercial . Este documento cobre o que está sendo enviado e quanto vale a mercadoria, bem como informações que são utilizadas para calcular o valor dos direitos e impostos que precisam ser pagos.
• Criando uma lista de embalagem . A lista de embalagem fornece mais detalhes sobre o conteúdo de cada embalagem, palete ou contêiner.
• Fornecer um certificado de origem , se necessário. Os COIs declaram onde as mercadorias foram fabricadas ou produzidas, ajudando a determinar tarifas e direitos. Eles também comunicam à alfândega que uma remessa está em conformidade com os regulamentos do país importador.
• Documentos extras de exportação , como licenças ou autorizações de exportação. O que é necessário dependerá das regras e regulamentos do país de destino e do tipo de mercadoria enviada.

Destinatário (Importador)

O indivíduo ou empresa que recebe as mercadorias no seu destino precisa cobrir todos os documentos de importação, se exigido pelos regulamentos alfandegários do seu país. Isso pode incluir…

• Uma licença de importação . Este é um documento oficial que permite ao destinatário importar mercadorias específicas para o país.
• Documentos de conformidade regulamentar , como certificados ou resultados de testes, dependendo do tipo de mercadoria. Isso garante que as mercadorias estejam em conformidade com os regulamentos locais.
• Documentos de registro de produtos , se necessário, para produtos químicos e eletrônicos.

Transitário (somos nós na Millennium Cargo)

Os despachantes cobrem uma grande quantidade de papelada importante para que você não precise fazer isso. A documentação pela qual somos responsáveis ​​inclui:

Conhecimento de embarque

O despachante geralmente é quem emite o Conhecimento de Embarque, ou BoL. Este é o documento legal de envio mais importante e funciona como um contrato entre todas as partes. Você pode ler mais sobre BoLs neste blog .

Declarações Aduaneiras

É também nossa função preparar e submeter declarações aduaneiras tanto para importação como para exportação, garantindo que os envios cumprem todas as regulamentações relevantes para ambos os países. 

Carta de Crédito (L/C)

Este documento financeiro garante o pagamento ao exportador ou vendedor. Ninguém quer errar nisso! É emitido por um banco em nome do comprador ou importador, e nós ajudamos você a entender e gerenciar o documento para garantir que sua transação seja segura. 

Outra documentação

Transitários como o Millennium também podem ajudar com outros documentos, como certificados de seguro ou certificados de inspeção. 

Nota importante: Embora estas sejam diretrizes gerais, quem é responsável por cada documento pode variar dependendo dos Incoterms. Os Incoterms estabelecem as tarefas, riscos e custos para os compradores e vendedores de uma transação de envio e podem ser encontrados no BoL. Saiba mais sobre os Incoterms aqui .

Documentos para tipos específicos de remessas

Algumas remessas exigirão documentação adicional. 

Bens perigosos

Documentação especializada, incluindo Fichas de Dados de Segurança de Materiais (MSDS) e declarações de mercadorias perigosas, é necessária para materiais perigosos. Isso garante que as mercadorias possam ser manuseadas e transportadas com segurança.

Remessas com Temperatura Controlada

Você precisará de registros de temperatura e outros documentos para produtos perecíveis. Os produtos perecíveis devem ser mantidos em temperatura ideal durante o transporte para evitar que se estraguem.

Requisitos Específicos da Alfândega

Alguns países têm requisitos específicos para determinados produtos. Por exemplo…

• Se você estiver enviando plantas ou produtos agrícolas, provavelmente precisará de um certificado fitossanitário para provar que estão livres de pragas e doenças. 
• Freqüentemente, são necessários certificados de produção para enviar mercadorias que devem atender a padrões específicos ou medidas de controle de qualidade. Desde produtos farmacêuticos e médicos até brinquedos infantis, existem muitos tipos diferentes. 

A coisa mais importante a lembrar é que países diferentes têm regras diferentes, por isso é crucial saber o que você precisa.

Erros comuns com documentação de frete e como evitá-los

Cometer erros na documentação do frete pode causar grandes atrasos e clientes insatisfeitos. Aqui estão os problemas mais comuns e como você pode manter tudo funcionando perfeitamente…

Informações imprecisas

Informações imprecisas podem causar atrasos alfandegários, rejeição de remessas, multas, penalidades, problemas de conformidade, problemas com seguros e, claro, atrasos na entrega. 

É essencial verificar todos os detalhes, incluindo descrições dos produtos, quantidades e valores.

Documentos ausentes

As consequências da falta de documentação são elevadas – os atrasos na alfândega são estressantes e as penalidades são caras! 

O planejamento é essencial para garantir que todos saibam quais são suas responsabilidades e que cada documento seja preparado e enviado no estágio certo do processo de envio.

Envio tardio

O envio tardio pode interromper o processo de envio e incorrer em custos adicionais.

Ufa, deixar tudo pronto parece muito trabalhoso, não é? É por isso que tantas empresas de transporte marítimo contam com despachantes para ajudar. 

Você tem controle sobre a documentação de frete?

A documentação precisa e oportuna facilita a navegação no agenciamento de carga. Acertar significa evitar custos adicionais e atrasos temidos que podem acabar custando tempo e dinheiro. 

Millennium Cargo são especialistas em documentação de cargas! Precisa de nossa ajuda para gerenciar o processo de frete? Dê-nos um grito hoje.