Việc đo đạc chính xác khi gửi hàng là vô cùng quan trọng. Hãy tưởng tượng bạn đã tính toán kỹ lưỡng ngân sách vận chuyển nhưng lại phải chịu những khoản phí bất ngờ chỉ vì trọng lượng hoặc kích thước hàng hóa bị sai lệch một chút. Điều này không chỉ gây khó chịu mà còn có thể tốn kém – trong ngành vận tải hàng hóa, chỉ vài centimet hay vài kg thừa cũng có thể ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận của bạn.
Việc này không chỉ đơn thuần là điền vào mẫu đơn – mà còn là đảm bảo bạn nhận được mức giá hợp lý, tránh chậm trễ và có trải nghiệm vận chuyển suôn sẻ.
Tại sao độ chính xác lại quan trọng? Những vấn đề nào phát sinh do tính toán sai? Và đâu là những phương pháp tốt nhất để đảm bảo các lô hàng của bạn luôn được vận chuyển đúng tiến độ? Tại Millennium, chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn.
Hậu quả nghiêm trọng của việc đo lường không chính xác
Việc tính toán sai trọng lượng và kích thước hàng hóa không chỉ là vấn đề nhỏ. Điều tưởng chừng như không đáng kể ở giai đoạn đầu có thể dẫn đến hàng loạt vấn đề nghiêm trọng, gây tốn kém rất nhiều!
- Phân loại hàng hóa không chính xác – Loại hàng hóa bạn chọn ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí vận chuyển. Việc ước tính thiếu hoặc thừa sẽ dẫn đến kích thước và trọng lượng không khớp, gây ra phân loại sai và cuối cùng dẫn đến chi phí cao hơn so với dự toán.
- Hàng hóa bị chậm trễ – Đối với người vận chuyển, khi kích thước không chính xác, điều đó có thể dẫn đến việc hàng hóa không vừa với xe tải hoặc container đã lên kế hoạch, làm gián đoạn kế hoạch vận chuyển của họ. Cần phải có các phương án thay thế, và điều đó có nghĩa là sẽ xảy ra chậm trễ (và phát sinh thêm chi phí!).
- Hình phạt và tiền phạt hải quan – Khai báo không chính xác có thể dẫn đến kiểm toán và điều tra của hải quan. Cơ quan hải quan có các quy định nghiêm ngặt về việc khai báo hàng hóa chính xác, bao gồm trọng lượng và kích thước, và họ không ngần ngại áp dụng các khoản phạt.
- Hàng hóa hư hỏng – Việc đo đạc sai có thể dẫn đến việc xếp dỡ hoặc chất hàng không đúng cách, làm tăng nguy cơ hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
- Mối lo ngại về an toàn – Hàng hóa quá khổ hoặc quá tải có thể gây nguy hiểm trong suốt hành trình, làm tăng rủi ro cho những người trực tiếp tham gia vận chuyển hàng hóa của bạn.
Cách đo kích thước hàng hóa của bạn
Với quyết tâm mới là đo đạc hàng hóa một cách chính xác – bạn sẽ làm thế nào? Để làm được điều đó, bạn cần hiểu về trọng lượng thể tích và ảnh hưởng của nó đến việc tính toán hàng hóa.
Hiểu về trọng lượng theo kích thước
Trọng lượng thể tích (hay trọng lượng DIM) là một phép đo dựa trên thể tích, cung cấp một hệ thống công bằng để tính toán chi phí vận chuyển hàng hóa có trọng lượng thấp nhưng thể tích lớn. Nó được tính bằng cách nhân chiều dài, chiều rộng và chiều cao của kiện hàng rồi chia cho một "hệ số thể tích". Con số này thay đổi tùy thuộc vào hãng vận chuyển nhưng thường nằm trong khoảng từ 4000 đến 6000 cm³/kg.
Các hãng vận chuyển sau đó sử dụng hệ thống "số lớn hơn thắng", trong đó giá trị lớn hơn giữa trọng lượng theo kích thước và trọng lượng thực tế được ưu tiên; do đó, một kiện hàng nhẹ hơn nhưng chiếm nhiều không gian có thể có giá cước tương đương với một vật nặng hơn nhưng nhỏ hơn nhiều.
Ví dụ về trọng lượng theo kích thước như sau:
Một kiện hàng có kích thước 50 cm x 40 cm x 30 cm. Thể tích của nó được tính là 50 x 40 x 30 = 60.000 cm³.
Trọng lượng DIM với hệ số thể tích là 5.000 sẽ bằng 60.000 / 5.000 = 12kg.
Nếu trọng lượng thực tế là 8kg, thì giá thành gói hàng sẽ được tính dựa trên trọng lượng thể tích là 12kg. Nếu trọng lượng thực tế là 14kg, thì giá thành gói hàng sẽ được tính dựa trên trọng lượng thực tế là 14kg.
Cân hàng hóa của bạn
Hãy nhớ rằng khi tính toán trọng lượng hàng hóa vận chuyển, bạn phải bao gồm toàn bộ kiện hàng – kể cả vật liệu đóng gói và pallet! Tất cả những gì bạn vận chuyển đều cần phải được thanh toán.
Đo lường:
- Chiều dài (L) – cạnh dài nhất của kiện hàng, bao gồm cả phần nhô ra (ví dụ: nếu hàng được xếp trên pallet)
- Chiều rộng (W) – cạnh ngắn hơn của kiện hàng; lưu ý, bao gồm cả phần nhô ra.
- Chiều cao (H) – từ đáy kiện hàng đến điểm cao nhất (bao gồm cả pallet).
Nếu kiện hàng của bạn có hình dạng bất thường, hãy đo chiều dài ở hai điểm dài nhất – nói cách khác, hãy tưởng tượng rằng nó nằm bên trong một chiếc hộp vừa khít với nó và đo như thể bạn đang đo chiếc hộp đó.
Sau đó, hãy cân cả hàng hóa của bạn! Một lần nữa, hãy tính cả pallet và bất kỳ vật liệu đóng gói nào. Nếu bạn biết hệ số thể tích mà công ty vận chuyển quy định, bạn có thể sử dụng các số liệu như đã mô tả ở trên để ước tính chi phí một cách chính xác. Hãy cung cấp tất cả các số đo chính xác đó cùng với hàng hóa của bạn.
Câu hỏi thường gặp về trọng lượng và kích thước hàng hóa vận chuyển
Hỏi: Phương thức vận chuyển (đường hàng không, đường bộ, đường biển) có ảnh hưởng đến trọng lượng và kích thước không?
A: Vâng.
- Vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không có những hạn chế về không gian, vì vậy, như đã giải thích ở trên, cả trọng lượng thực tế và trọng lượng thể tích đều được sử dụng.
- Vận tải đường bộ thường tập trung vào trọng lượng thực tế, trong đó trọng lượng thể tích chỉ liên quan đến hàng hóa cồng kềnh, nhẹ đặc biệt.
- Đối với vận tải đường biển, các lô hàng nguyên container (FCL) chủ yếu xem xét trọng lượng thực tế, trong khi các lô hàng lẻ container (LCL) sử dụng trọng lượng thể tích theo số liệu nhiều hơn so với trọng lượng thực tế như đã mô tả.
Hỏi: Tôi cần đo bằng đơn vị hệ mét hay hệ đo lường Anh?
A: Hầu hết các hãng vận chuyển sử dụng hệ mét (centimet và kilôgam), trong khi hệ đo lường Anh chủ yếu chỉ được sử dụng ở Mỹ. Nếu không chắc chắn, bạn nên kiểm tra lại với hãng vận chuyển của mình.
Hỏi: Nếu kiện hàng của tôi được đóng trên nhiều pallet thì sao?
A: Hãy đo kích thước từng pallet riêng lẻ rồi cộng các kích thước đó lại với nhau để có được kích thước tổng thể của lô hàng.
Hỏi: Tôi có cần tính cả trọng lượng của pallet vào các phép tính của mình không?
A: Đúng vậy – trọng lượng của pallet và bất kỳ vật liệu đóng gói nào khác luôn phải được tính vào tổng trọng lượng của lô hàng.
- Nếu tôi vẫn chưa chắc chắn về các số đo thì sao?
A: Hãy liên hệ với chúng tôi tại Millennium. Các chuyên gia của chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ bạn đảm bảo đo đạc chính xác cho hàng hóa của bạn.
Đo trọng lượng hàng hóa bằng hệ thống Millennium
Trọng lượng và kích thước hàng hóa chính xác không chỉ đơn thuần là những con số – chúng là nền tảng của một quy trình vận chuyển suôn sẻ và tiết kiệm chi phí. Khi bạn đo đạc chính xác, bạn sẽ đảm bảo hàng hóa của mình được vận chuyển an toàn và đúng ngân sách! Hãy liên hệ với Millennium để được hỗ trợ mọi nhu cầu vận chuyển hàng hóa của bạn.