Mô tả vận chuyển hàng hóa có vẻ giống như một hình thức, nhưng chúng thực sự đóng một vai trò quan trọng trong việc đưa hàng hóa của bạn đến đích.
Tại đây, chúng tôi sẽ trình bày mọi thứ bạn cần biết về mô tả vận chuyển hàng hóa và lý do chúng quan trọng.
Mô tả vận chuyển hàng hóa: Tổng quan
Việc cung cấp thông tin chính xác trong suốt hành trình vận chuyển là yếu tố then chốt của một quy trình hợp lý. Và điều đó có nghĩa là mọi chứng từ vận chuyển đều cần phải rõ ràng và súc tích.
Một ví dụ như vậy là nêu chi tiết loại hàng hóa bạn đang vận chuyển một cách chính xác và chính xác. Mô tả hàng hóa của bạn cho bất cứ ai đọc nó biết mặt hàng đó là gì, chúng được làm từ gì và chúng được sử dụng để làm gì. Mô tả này được thể hiện trên các tài liệu vận chuyển quan trọng như Vận đơn và hóa đơn thương mại.
(Để biết thêm về các chứng từ vận chuyển quan trọng, hãy đọc phần này ).
Mô tả vận chuyển hàng hóa chứa thông tin cần thiết để xử lý và giao hàng của bạn và dưới đây là cách thực hiện. Những gì bạn bao gồm trong mô tả vận chuyển hàng hóa của bạn:
- Cung cấp cho cơ quan hải quan mọi thứ họ cần để nhận được thuế và phí chính xác.
- Được sử dụng để kiểm tra xem các mặt hàng bạn đang vận chuyển có thể được cấp quyền truy cập vào quốc gia bạn đang vận chuyển hay không.
- Cực kỳ quan trọng đối với mục đích bảo hiểm trong trường hợp hàng hóa của bạn bị hư hỏng hoặc mất tích.
Mô tả vận chuyển hàng hóa của bạn cần bao gồm những gì
Khi viết mô tả vận chuyển hàng hóa cho lô hàng của mình, bạn cần đưa vào càng nhiều thông tin hợp lý càng tốt.
Để biên soạn một mô tả vận chuyển hàng hóa toàn diện, hãy tự hỏi mình những câu hỏi sau:
- Hàng hóa là gì? Đừng mơ hồ. Mọi chi tiết đều quan trọng.
- Hàng hóa được làm từ gì? Liệt kê các vật liệu đi vào sản phẩm cuối cùng.
- Hàng hóa được sử dụng để làm gì?
- Có đặc điểm gì đặc biệt không? Đây có thể là tên thương hiệu và logo, số kiểu máy, hình dạng cụ thể, v.v.
- Hàng nặng bao nhiêu?
- Kích thước của hàng hóa là gì?
- Hàng hóa có giá trị bao nhiêu?
- Hàng hóa được giao ở đâu?
Và hãy nhớ, nó phải rõ ràng . Chữ viết và mô tả bị nhòe bao gồm số, ký hiệu và mã không liên quan hoặc không có ý nghĩa có thể dẫn đến nhầm lẫn ở cơ quan hải quan và có thể dẫn đến việc kiểm tra cũng như chậm trễ không cần thiết.
Cách viết mô tả chính xác
Hãy xem qua một số ví dụ để bạn hiểu rõ hơn về mô tả vận chuyển hàng hóa tốt.
Giả sử bạn đang vận chuyển tua vít. Việc nhập 'tuốc nơ vít' vào khu vực mô tả sản phẩm không giúp bạn tính toán chính xác hàng hóa của mình. Thay vào đó, hãy nghĩ về các chi tiết.
Chúng là tua vít lục giác, đầu dẹt, tua vít hình torx hay tua vít Philips? Tay cầm có màu sắc khác nhau không? Chúng là tua vít đơn hay gói?
Sau đó, tập hợp tất cả các câu trả lời của bạn lại với nhau để tạo thành một mô tả có thể chấp nhận được như thế này:
'Bộ tuốc nơ vít lục giác 7 chiếc có tay cầm màu đen đựng trong hộp nhựa trong'.
Logic tương tự áp dụng cho bất kỳ thứ gì bạn đang vận chuyển, bất kể kích thước hoặc tính chất của hàng hóa. Vì vậy, 'áo thun' là quá mơ hồ, nhưng 'áo thun cotton nữ màu vàng có logo con chim đỏ ở bên trái' là tốt. 'Máy giặt' = tệ; nhưng 'Máy giặt cửa trước White Indesit 8kg tốc độ 1400 vòng/phút, kích thước (cm) – H85 x W59.5 x D57.2' = tuyệt vời.
Tại sao thông tin chính xác lại quan trọng
Đưa ra giải thích rõ ràng và trung thực về bản chất của hàng hóa cũng như thông số kỹ thuật của chúng là một phần quan trọng của bất kỳ quy trình vận chuyển nào. Nếu không cung cấp thông tin chính xác về lô hàng của mình, bạn có nguy cơ gặp phải những vấn đề sau phát sinh.
Phân nhánh pháp lý
Nếu không có mô tả chính xác về hàng hóa của mình, bạn có thể gặp phải các vấn đề pháp lý nghiêm trọng.
Ví dụ, việc vận chuyển hàng nguy hiểm được điều chỉnh bởi ba quy định chính và hàng hóa phải được khai báo, đóng gói và dán nhãn theo phân loại của chúng. (Đọc thêm về vận chuyển hàng nguy hiểm tại đây ).
Nếu không dán nhãn hàng hóa độc hại hoặc nguy hiểm một cách chính xác, bạn có nguy cơ vi phạm các quy định và có thể bị phạt tiền, bị truy tố hoặc thậm chí là án tù.
Giao hàng chậm trễ
Điều hướng các thủ tục hải quan là điều cần thiết nếu bạn vận chuyển hàng hóa quốc tế và việc mô tả vận chuyển hàng hóa không chính xác có thể gây ra sự chậm trễ lớn ở hải quan. Điều này là do mô tả hàng hóa của bạn cho phép các quan chức phân loại hàng hóa, xác định thuế quan và kiểm tra các hạn chế xuất nhập khẩu tiềm năng.
Mô tả vận chuyển hàng hóa được viết kém, cho dù đó là địa chỉ không chính xác hay mô tả sản phẩm mơ hồ, có thể gây ra sự chậm trễ vì các lô hàng không thể được sàng lọc hiệu quả về các rủi ro an ninh có thể sẽ bị giữ lại cho đến khi được kiểm tra đầy đủ.
Phí bổ sung
Một trong những chi tiết bạn cần đưa vào mô tả vận chuyển hàng hóa là trọng lượng của hàng hóa.
Việc ghi lại trọng lượng không chính xác có thể dẫn đến việc lô hàng phải được cân lại và điều này không chỉ làm chậm quá trình vận chuyển mà còn có thể dẫn đến phải trả thêm phí nếu bạn đánh giá thấp trọng lượng hàng hóa của mình ngay từ đầu. Điều này là do thuế quan và thuế được tính dựa trên tổng trọng lượng và phân loại hàng hóa.
Hàng hóa bị mất hoặc hư hỏng
Đôi khi có sự cố xảy ra trong quá trình vận chuyển. Cho dù hàng hóa của bạn bị hư hỏng do buộc dây không đúng cách, bị thất lạc trên biển trong cơn bão dữ dội hay bị đánh cắp giữa hành trình, những mô tả rõ ràng, chính xác có thể giúp bạn tìm thấy hoặc lấy lại hàng hóa của mình.
Yêu cầu bảo hiểm
Các sự kiện không lường trước được có thể gây cản trở cho việc vận chuyển hàng đến nơi cần đến đúng giờ hoặc thậm chí không thể đến được. Bảo hiểm hàng hóa bảo vệ bạn khỏi những tổn thất tài chính khi có sự cố xảy ra.
Mô tả chi tiết, chắc chắn về lô hàng của bạn cho phép các nhà cung cấp bảo hiểm cung cấp bảo hiểm chống mất mát, hư hỏng và trộm cắp hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Phạm vi bảo hiểm khác nhau giữa các nhà cung cấp, nhưng chính sách bảo hiểm hàng hóa cũng sẽ chi trả cho bạn chi phí vận chuyển chậm trễ và việc hãng vận chuyển không giao hàng cũng như thiên tai và trường hợp bất khả kháng.
Mô tả vận chuyển hàng hóa nhàm chán nhưng quan trọng!
Độ chính xác rất quan trọng khi bạn viết mô tả vận chuyển hàng hóa.
Thay vì coi mô tả cước vận chuyển như một gợi ý mơ hồ về những gì trong kiện hàng của bạn, hãy xác định lại nó như thông tin bạn sẽ cung cấp nếu cần theo dõi hàng hóa của mình. Bởi vì trong khi phần lớn các lô hàng đến nơi an toàn thì bạn lại không muốn gặp rủi ro!
Cần trợ giúp để tìm ra thông tin quan trọng nào cần đưa vào mô tả vận chuyển hàng hóa của bạn? Thiên niên kỷ có thể giúp đỡ! Hãy xả stress và liên lạc nhé .