Mô tả hàng hóa có vẻ chỉ là thủ tục, nhưng thực tế chúng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc vận chuyển hàng hóa đến nơi cần đến.
Bài viết này sẽ trình bày tất cả những điều bạn cần biết về mô tả hàng hóa vận chuyển và tầm quan trọng của chúng.
Mô tả hàng hóa vận chuyển: Tổng quan
Việc cung cấp thông tin chính xác trong suốt quá trình vận chuyển là vô cùng quan trọng để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ. Điều đó có nghĩa là mọi chứng từ vận chuyển đều cần phải rõ ràng và ngắn gọn.
Một ví dụ điển hình là việc mô tả chính xác và đầy đủ loại hàng hóa bạn đang vận chuyển. Mô tả hàng hóa cho người đọc biết mặt hàng đó là gì, được làm từ chất liệu gì và được sử dụng để làm gì. Mô tả này được ghi trên các chứng từ vận chuyển quan trọng như vận đơn và hóa đơn thương mại.
(Để biết thêm thông tin về các chứng từ vận chuyển quan trọng, hãy đọc tài liệu này ).
Mô tả hàng hóa chứa thông tin cần thiết để xử lý và giao hàng của bạn, và đây là cách thực hiện. Những thông tin bạn cần đưa vào mô tả hàng hóa:
- Cung cấp cho cơ quan hải quan mọi thứ họ cần để thu đúng thuế và phí.
- Công cụ này được sử dụng để kiểm tra xem các mặt hàng bạn đang vận chuyển có được phép nhập cảnh vào quốc gia bạn muốn gửi hàng đến hay không.
- Điều này vô cùng quan trọng đối với mục đích bảo hiểm trong trường hợp hàng hóa của bạn bị hư hỏng hoặc mất mát.
Những thông tin cần có trong mô tả hàng hóa vận chuyển của bạn
Khi viết mô tả hàng hóa cho lô hàng của mình, bạn cần bao gồm càng nhiều thông tin càng tốt.
Để lập bản mô tả hàng hóa đầy đủ, hãy tự hỏi mình những câu hỏi sau:
- Hàng hóa gồm những gì? Đừng nói chung chung. Mọi chi tiết đều quan trọng.
- Hàng hóa được làm từ những nguyên liệu gì? Hãy liệt kê các nguyên liệu cấu thành nên sản phẩm cuối cùng.
- Những mặt hàng này được dùng để làm gì?
- Sản phẩm có đặc điểm nổi bật nào không? Đó có thể là tên thương hiệu và logo, số hiệu sản phẩm, hình dạng đặc thù, v.v.
- Hàng hóa này nặng bao nhiêu?
- Kích thước của hàng hóa là bao nhiêu?
- Những món hàng này trị giá bao nhiêu?
- Hàng hóa sẽ được giao đến đâu?
Và hãy nhớ, thông tin phải rõ ràng . Chữ viết nhòe và mô tả có chứa các số, ký hiệu và mã không liên quan hoặc không có ý nghĩa có thể dẫn đến nhầm lẫn tại hải quan và có khả năng gây ra các cuộc kiểm tra và chậm trễ không cần thiết.
Cách viết mô tả chính xác
Chúng ta hãy cùng xem qua một vài ví dụ để bạn hiểu rõ hơn về cách mô tả hàng hóa vận chuyển hiệu quả.
Giả sử bạn đang vận chuyển tua vít. Việc chỉ ghi "tua vít" vào phần mô tả sản phẩm không phản ánh chính xác hàng hóa của bạn. Thay vào đó, hãy nghĩ đến các chi tiết khác.
Chúng là tua vít lục giác, đầu dẹt, đầu Torx hay đầu Philips? Tay cầm có màu khác nhau không? Chúng là tua vít lẻ hay theo bộ?
Sau đó, hãy ghép tất cả các câu trả lời của bạn lại với nhau để tạo thành một mô tả hoàn chỉnh như sau:
'Bộ tua vít lục giác 7 chi tiết, tay cầm màu đen, đựng trong hộp nhựa trong suốt'.
Nguyên tắc tương tự áp dụng cho bất kỳ mặt hàng nào bạn vận chuyển, bất kể kích thước hay tính chất của chúng. Vì vậy, "áo phông" thì quá chung chung, nhưng "áo phông cotton nữ màu vàng có logo chim đỏ ở bên trái" thì tốt hơn. "Máy giặt" thì không phù hợp; nhưng "Máy giặt cửa trước Indesit màu trắng 8kg, tốc độ quay 1400 vòng/phút, kích thước (cm) – Cao 85 x Rộng 59.5 x Sâu 57.2" thì tuyệt vời.
Tại sao thông tin chính xác lại quan trọng
Cung cấp thông tin rõ ràng và trung thực về bản chất hàng hóa và thông số kỹ thuật của chúng là một phần quan trọng của bất kỳ quy trình vận chuyển nào. Nếu không cung cấp thông tin chính xác về các lô hàng của mình, bạn có nguy cơ gặp phải các vấn đề sau.
Hậu quả pháp lý
Nếu không mô tả chính xác hàng hóa của mình, bạn có thể gặp phải những rắc rối pháp lý nghiêm trọng.
Việc vận chuyển hàng hóa nguy hiểm, ví dụ, được điều chỉnh bởi ba quy định chính, và hàng hóa phải được khai báo, đóng gói và dán nhãn theo phân loại của chúng. (Đọc thêm về vận chuyển hàng hóa nguy hiểm tại đây ).
Nếu bạn không dán nhãn đúng cách cho hàng hóa nguy hiểm, bạn có nguy cơ vi phạm quy định và có thể bị phạt tiền, truy tố hoặc thậm chí là án tù.
Giao hàng chậm trễ
Việc nắm rõ các thủ tục hải quan là rất quan trọng nếu bạn vận chuyển hàng hóa quốc tế, và mô tả hàng hóa không chính xác có thể gây ra sự chậm trễ lớn tại hải quan. Điều này là do mô tả hàng hóa của bạn cho phép các quan chức phân loại hàng hóa, xác định thuế và phí, cũng như kiểm tra các hạn chế nhập khẩu hoặc xuất khẩu tiềm năng.
Mô tả hàng hóa viết kém, dù là địa chỉ không chính xác hay mô tả sản phẩm mơ hồ, đều có thể gây chậm trễ vì các lô hàng không được kiểm tra an ninh hiệu quả có thể bị giữ lại cho đến khi được kiểm tra đầy đủ.
Phí bổ sung
Một trong những chi tiết bạn cần ghi rõ trong mô tả hàng hóa là trọng lượng của hàng.
Việc ghi nhận trọng lượng không chính xác có thể dẫn đến việc phải cân lại lô hàng, điều này không chỉ làm chậm quá trình vận chuyển mà còn có thể dẫn đến các khoản phí phát sinh nếu bạn khai thiếu trọng lượng hàng hóa ngay từ đầu. Điều này là do thuế và phí hải quan được tính dựa trên tổng trọng lượng và phân loại hàng hóa.
Hàng hóa bị mất hoặc hư hỏng
Đôi khi, những sự cố có thể xảy ra trong quá trình vận chuyển. Cho dù hàng hóa của bạn bị hư hỏng do buộc hàng không đúng cách, bị mất tích trên biển trong một cơn bão dữ dội hoặc bị đánh cắp giữa chừng, những mô tả rõ ràng và chính xác có thể giúp bạn tìm lại hoặc lấy lại hàng hóa của mình.
Yêu cầu bồi thường bảo hiểm
Những sự kiện bất ngờ có thể làm gián đoạn việc vận chuyển hàng hóa đúng thời hạn hoặc thậm chí là không thể vận chuyển đến nơi. Bảo hiểm hàng hóa sẽ bảo vệ bạn khỏi những tổn thất tài chính khi xảy ra sự cố.
Việc mô tả chi tiết và đầy đủ về lô hàng của bạn giúp các nhà cung cấp bảo hiểm có thể bồi thường cho các trường hợp mất mát, hư hỏng và trộm cắp hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Phạm vi bảo hiểm khác nhau giữa các nhà cung cấp, nhưng một hợp đồng bảo hiểm hàng hóa cũng nên bao gồm chi phí do chậm trễ vận chuyển và trường hợp người vận chuyển không giao hàng, cũng như thiên tai và sự kiện bất khả kháng.
Mô tả hàng hóa tuy nhàm chán nhưng rất quan trọng!
Độ chính xác rất quan trọng khi bạn viết mô tả hàng hóa vận chuyển.
Thay vì coi mô tả hàng hóa như một gợi ý mơ hồ về những gì có trong hàng, hãy định nghĩa lại nó như thông tin bạn sẽ cung cấp nếu cần theo dõi hàng hóa của mình. Bởi vì mặc dù phần lớn các lô hàng đều đến đích an toàn, bạn vẫn không muốn mạo hiểm!
Bạn cần hỗ trợ để xác định những thông tin quan trọng cần đưa vào mô tả hàng hóa vận chuyển? Millennium có thể giúp bạn! Hãy liên hệ với chúng tôi .