Việc tối ưu hóa chi phí vận chuyển không chỉ là một ý tưởng hay mà còn là điều thiết yếu. Trong sự phát triển không ngừng của kinh doanh, phí vận chuyển có thể là một trở ngại và đôi khi khiến bạn cảm thấy như bị thất thoát tài chính!
Việc biết chính xác tiền vận chuyển hàng hóa của bạn được chi vào những khoản nào sẽ giúp bạn xác định được những khoản tiết kiệm. Những chi phí như chi phí vận chuyển tăng cao, phí của hãng vận chuyển và phụ phí nhiên liệu đều có thể cộng dồn lại, làm giảm lợi nhuận mà bạn đã dày công lên kế hoạch.
Vậy bạn có thể làm gì để tiết kiệm chi phí và đảm bảo hàng hóa của mình được vận chuyển liên tục?
Đây là lúc kiểm toán vận chuyển hàng hóa có thể giúp ích. Chúng cung cấp cho bạn một phương pháp thông minh để xác định những điểm không hiệu quả trong vận chuyển. Và trong bối cảnh hiện nay, mỗi chút tiết kiệm đều có ý nghĩa, bất kể quy mô doanh nghiệp của bạn lớn hay nhỏ.
Kiểm toán cước vận chuyển là gì?
Kiểm toán cước vận chuyển là việc xem xét chi tiết các chi phí vận chuyển và các quy trình liên quan. Việc này được thực hiện để đảm bảo độ chính xác và hiệu quả ở mức cao nhất.
Kiểm toán cước vận chuyển cho phép bạn:
Xác định các khoản chi phí chính
Chi phí lớn nhất đang được chi tiêu ở đâu trong hoạt động hậu cần của bạn? Kiểm toán vận chuyển hàng hóa sẽ giúp bạn xác định chính xác phần lớn ngân sách của bạn đang được chi tiêu vào đâu.
Tìm kiếm cơ hội tiết kiệm
Liệu việc lập kế hoạch tốt hơn có thể giúp bạn tiết kiệm tiền một cách dễ dàng? Một cuộc kiểm toán sẽ cho bạn thấy những thay đổi chiến lược, dù lớn hay nhỏ, có thể cắt giảm chi phí vận chuyển của bạn như thế nào.
Bắt lỗi
Bạn có thể ngạc nhiên khi thấy những lỗi nhỏ có thể tích lũy lại thành khoản tiền lớn đến thế nào. Chỉ cần một vài lỗi trong việc lập hóa đơn, tính phí quá cao hoặc phí trùng lặp mỗi tháng hoặc mỗi năm – và việc kiểm toán sẽ giúp bạn phát hiện ra chúng.
Các yếu tố phổ biến nhất mà các cuộc kiểm toán vận chuyển hàng hóa sẽ phân tích bao gồm:
- Các tuyến đường và nhà vận chuyển của bạn – bạn có đang sử dụng các lựa chọn tiết kiệm chi phí nhất không?
- Phụ phí nhiên liệu – bạn có đang trả phụ phí nhiên liệu theo đúng tiêu chuẩn ngành hay đang phải trả thêm tiền mà không có lý do chính đáng?
- Phí ẩn – bạn đang phải trả những khoản phí nào mà lẽ ra có thể tránh được?
Nhìn chung, kiểm toán vận chuyển hàng hóa cung cấp cho bạn dữ liệu cần thiết để lập kế hoạch vận chuyển hiệu quả hơn, đảm bảo hoạt động của bạn diễn ra suôn sẻ và tiết kiệm chi phí.
Hiểu rõ thói quen chi tiêu của bạn
Một trong những lý do quan trọng nhất để thực hiện kiểm toán cước vận chuyển là để làm rõ các mô hình chi tiêu của bạn. Trong kinh doanh, bạn biết dữ liệu có giá trị như thế nào, vậy tại sao không thu thập dữ liệu về việc tiền của bạn đang đi về đâu?
Kiểm toán cước vận chuyển cho bạn thấy:
Thông tin chi tiết về các tuyến đường có chi phí cao
Không phải tất cả các tuyến đường đều giống nhau. Một số tuyến đường sẽ khiến bạn phải trả chi phí cao nhất, trong khi có thể có những tuyến đường khác hiệu quả hơn. Nhưng bạn sẽ không biết tuyến đường nào có chi phí cao hơn nếu không có dữ liệu để phân tích.
Phí dịch vụ viễn thông cao hơn mức trung bình
Một số nhà mạng tính phí cao hơn cho dịch vụ của họ, và nếu bạn không nhận được nhiều giá trị hơn cho số tiền bỏ ra, bạn có thể tiết kiệm được một khoản đáng kể bằng cách chuyển sang nhà mạng phù hợp hơn với ngân sách và nhu cầu của mình.
Các khoản phí phát sinh
Bạn sẽ có thể thấy xu hướng phát sinh các khoản phí bổ sung, chẳng hạn như phí phạt chậm trễ, phí hàng quá khổ và phí lưu kho. Khi đã thấy được các khoản phí này, bạn có thể tìm ra lý do tại sao chúng lại phát sinh.
Giờ bạn có thể bắt đầu đặt ra những câu hỏi quan trọng, chẳng hạn như liệu có tuyến đường nào hiệu quả hơn dành cho bạn không? Bạn có nên cân nhắc chuyển đổi nhà cung cấp dịch vụ không? Những sự thiếu hiệu quả nào trong hoạt động đang gây ra các khoản phí phát sinh cho bạn?
Với dữ liệu về thói quen chi tiêu trong tay, bạn có thể đưa ra những quyết định sáng suốt, từ đó giúp tiết kiệm chi phí đáng kể.
Tiết kiệm tiền thông qua lập kế hoạch tốt hơn
Bạn có thể lập kế hoạch tuyến đường tốt hơn. Điều này có thể khó chấp nhận, nhưng kiểm toán vận chuyển hàng hóa không chỉ cho bạn thấy những gì đang sai mà còn cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc về cách giải quyết các vấn đề đó.
Bạn có thể lập kế hoạch dựa trên tất cả thông tin hiện có thay vì chỉ dựa vào phỏng đoán hoặc thông tin gián tiếp. Kiểm toán vận chuyển hàng hóa và lập kế hoạch tốt hơn có thể giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm tiền trực tiếp thông qua:
Tối ưu hóa tuyến đường
Việc kiểm toán vận chuyển hàng hóa sẽ cho bạn thấy những tuyến đường thường xuyên bị chậm trễ hoặc phải đi đường vòng tốn kém hơn. Bằng cách phân tích dữ liệu tuyến đường, bạn có thể tìm ra các tuyến đường thay thế nhanh hơn (và rẻ hơn), cũng như tránh các tuyến đường giờ cao điểm có phụ phí cao hơn.
Lựa chọn hãng vận chuyển phù hợp
So sánh các nhà cung cấp dịch vụ dựa trên giá cả, độ tin cậy và chất lượng dịch vụ. Bạn có thể sử dụng những thông tin thu được từ việc so sánh để đàm phán các hợp đồng tốt hơn hoặc chuyển sang các nhà cung cấp tiết kiệm chi phí hơn – giúp bạn tiết kiệm được tiền.
Hợp nhất lô hàng
Vận chuyển nhiều kiện hàng nhỏ có thể dẫn đến chi phí cao hơn. So sánh điều đó với việc vận chuyển ít kiện hàng hơn nhưng với số lượng lớn, bạn có thể tiết kiệm được chi phí. Kiểm toán vận chuyển hàng hóa giúp bạn xác định chính xác những nơi bạn có thể hợp nhất các lô hàng và tối ưu hóa hoạt động để sử dụng không gian sẵn có hiệu quả hơn.
Ứng dụng công nghệ trong kiểm toán vận chuyển hàng hóa
Chúng ta đang sống trong thời đại kỹ thuật số, và bạn có thể tận dụng điều đó để tiết kiệm chi phí. Công nghệ đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm toán vận chuyển hàng hóa.
Các công cụ kỹ thuật số được sử dụng trong kiểm toán vận chuyển hàng hóa bao gồm:
- Phân tích dữ liệu tự động:
Với phần mềm quét hóa đơn và chứng từ vận chuyển, việc kiểm toán có thể tự động xác định những điểm không hiệu quả của bạn.
- Bảng điều khiển báo cáo nâng cao
Với các công cụ trực quan, bạn có thể dễ dàng nhận thấy xu hướng và mô hình chỉ trong nháy mắt, không cần phải mất hàng tuần để phân tích dữ liệu thủ công và lập báo cáo.
- Theo dõi và phân tích dữ liệu thời gian thực
Nhận thông tin cập nhật theo thời gian thực về hiệu suất vận chuyển, cho phép bạn chủ động điều chỉnh kế hoạch và lịch trình của mình.
Tại Millennium Cargo, chúng tôi sử dụng công nghệ tiên tiến nhất để giúp việc kiểm toán vận chuyển hàng hóa của quý khách trở nên hiệu quả và chính xác nhất.
Lợi ích thực tiễn của việc kiểm toán cước vận chuyển
Kiểm toán vận chuyển hàng hóa nghe có vẻ chuyên ngành, nhưng thực chất không chỉ là lý thuyết. Đây là giải pháp thực tiễn dành cho các doanh nghiệp muốn đạt được kết quả cụ thể. Các doanh nghiệp thực hiện kiểm toán vận chuyển hàng hóa có thể gặt hái được những lợi ích như:
Giảm thiểu chi tiêu vượt mức
Khi bạn xác định được tiền của mình đang đi đâu, bạn sẽ thấy mình có thể cắt giảm chi tiêu ở những khoản nào, giúp tiết kiệm được số tiền mà bạn không hề nhận ra mình đã lãng phí.
Tránh các khoản phí phát sinh
Các chi phí phát sinh bao gồm phí phạt giao hàng chậm, phí lưu kho do lập kế hoạch kém hiệu quả và phí quá cân do gom hàng không đúng cách. Nhiều khoản phí đó có thể tránh được nếu bạn có dữ liệu chính xác trong tay.
Cải thiện kỹ năng đàm phán
Với dữ liệu thu thập được từ các cuộc kiểm toán vận chuyển hàng hóa, bạn có thể bước vào các cuộc đàm phán với nhà vận chuyển với vị thế mạnh mẽ hơn, cho dù đó là để có được mức giá thấp hơn, các thỏa thuận dịch vụ tốt hơn hoặc được miễn phí.
Đạt được hiệu quả lâu dài
Về lâu dài, việc kiểm toán cước vận chuyển giúp bạn lập ngân sách chính xác hơn, dòng tiền ổn định hơn và hiệu quả hoạt động tối ưu.
Tại sao nên hợp tác với Millennium Cargo?
Kiểm toán cước vận chuyển có thể là một công việc phức tạp, nhưng làm việc với một đối tác vận chuyển giàu kinh nghiệm như Millennium Cargo sẽ giúp bạn đạt được hiệu quả tối đa trong kinh doanh.
Làm việc với chúng tôi có nghĩa là:
Kinh nghiệm chuyên môn trong ngành mà bạn có thể tin tưởng – chúng tôi có kiến thức sâu rộng về các hãng vận tải, tuyến đường và cấu trúc chi phí vượt xa những kiến thức cơ bản, vì vậy chúng tôi có thể xác định các cơ hội tiết kiệm mà người khác có thể bỏ sót.
Giải pháp phù hợp – vì mỗi cuộc kiểm toán vận chuyển hàng hóa đều được tùy chỉnh cho doanh nghiệp của bạn, chúng tôi đáp ứng nhu cầu vận chuyển cụ thể của bạn một cách dễ dàng và không gây nhầm lẫn.
Công cụ tiên tiến – với một số công nghệ tiên tiến nhất, chúng tôi giúp việc kiểm toán vận chuyển hàng hóa chính xác hơn bao giờ hết, cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích ngay lập tức.
Tại Millennium Cargo, chúng tôi muốn giúp bạn xây dựng các chiến lược hậu cần thông minh hơn, và điều đó bắt đầu bằng một cuộc kiểm toán.
Bạn nghĩ mình có thể đang bị lỗ tiền cước vận chuyển?
Kiểm toán vận chuyển hàng hóa giúp bạn hiểu rõ tiền đang được chi tiêu vào đâu và phát hiện ra các khoản tiết kiệm thông qua các chiến lược hậu cần thông minh hơn. Bạn có thể đang mất tiền theo nhiều cách nhỏ nhặt, nhưng tất cả đều cộng lại. Xây dựng một kế hoạch vận chuyển hàng hóa hiệu quả hơn cho doanh nghiệp của bạn, và bạn sẽ không chỉ tiết kiệm được tiền mà còn thúc đẩy toàn bộ hoạt động kinh doanh.
Bạn đã sẵn sàng tối ưu hóa hoạt động hậu cần của mình chưa? Hãy liên hệ với Millennium Cargo ngay hôm nay …