Tài liệu giao nhận vận tải có vẻ giống như một mê cung của các hình thức và thuật ngữ, nhưng làm đúng là chìa khóa để đảm bảo hàng hóa của bạn đến đích – an toàn, hợp pháp và đúng giờ.
Ngay cả khi bạn giao việc vận chuyển cho các chuyên gia như chúng tôi, sẽ có những khía cạnh bạn cần biết. Việc hiểu tất cả các tài liệu cần thiết cũng giúp bạn nắm bắt được quy trình hậu cần, điều này có thể giúp bạn lập kế hoạch và lên lịch.
Trong blog này, chúng ta sẽ điểm qua các tài liệu cần thiết, các lỗi tài liệu phổ biến nhất và cách bạn có thể đảm bảo lô hàng của mình được thông qua hải quan mà không gặp trở ngại nào.
Những người chủ chốt trong quá trình này
Hãy quay lại vấn đề cơ bản trong một phút. Khi vận chuyển hàng hóa từ A đến B, có ba vai trò chính… Nhưng ai là ai?
Người gửi hàng, người gửi hoặc nhà xuất khẩu
Rất đơn giản, người gửi hàng là người gửi hàng. Họ chuẩn bị hàng hóa để vận chuyển và tự sắp xếp việc vận chuyển bằng cách liên hệ với người vận chuyển hoặc thông qua người giao nhận vận tải.
Người nhận hàng hoặc người nhận
Người nhận hàng nhận hàng. Người nhận hàng có thể là người mua, nhưng không phải lúc nào cũng vậy. Sau khi nhận được hàng hóa tại điểm đến, người nhận hàng sẽ kiểm tra lô hàng để đảm bảo hàng hóa có mặt và chính xác và ký vào biên lai giao hàng.
Người giao nhận vận tải
Các nhà giao nhận vận tải là những chuyên gia vận chuyển quản lý sự phức tạp của việc vận chuyển hàng hóa. Họ chọn và tổ chức các kết hợp tuyến đường và hãng vận chuyển tốt nhất, đàm phán giá cước, thu gom vận chuyển hàng hóa, theo dõi các lô hàng và xử lý tài liệu để doanh nghiệp có thể tập trung vào các hoạt động cốt lõi.
Sẽ cần có các tài liệu khác nhau ở các giai đoạn khác nhau của quy trình vận chuyển, khiến mỗi người chủ chốt phải chịu trách nhiệm về một số khía cạnh.
Tài liệu vận chuyển quan trọng (và ai chịu trách nhiệm về nó)
Chúng tôi đã đề cập đến ai là ai. Tiếp theo, chúng ta sẽ xem qua các tài liệu chính cần thiết trong quá trình thực hiện và danh sách nhiệm vụ của chúng.
Người gửi hàng (Nhà xuất khẩu)
Người gửi hàng có trách nhiệm…
- hóa đơn thương mại chi tiết và chính xác . Tài liệu này bao gồm những gì đang được vận chuyển và giá trị của hàng hóa cũng như thông tin được sử dụng để tính toán giá trị thuế quan và thuế cần phải trả.
- Tạo một danh sách đóng gói . Danh sách đóng gói cung cấp thêm chi tiết về nội dung của từng gói, pallet hoặc thùng chứa.
- Cung cấp giấy chứng nhận xuất xứ nếu được yêu cầu. COI khai báo nơi hàng hóa được sản xuất hoặc sản xuất, giúp xác định thuế quan và nghĩa vụ. Họ cũng thông báo cho hải quan rằng lô hàng tuân thủ các quy định của nước nhập khẩu.
- Tài liệu xuất khẩu bổ sung , chẳng hạn như giấy phép hoặc giấy phép xuất khẩu. Những gì được yêu cầu sẽ phụ thuộc vào các quy tắc và quy định của quốc gia đến cũng như loại hàng hóa được gửi.
Người nhận hàng (Nhà nhập khẩu)
Cá nhân hoặc doanh nghiệp nhận hàng tại điểm đến cần phải nộp tất cả các chứng từ nhập khẩu nếu quy định hải quan của nước họ yêu cầu. Những điều này có thể bao gồm…
- Giấy phép nhập khẩu . Đây là văn bản chính thức cho phép người nhận hàng nhập khẩu hàng hóa cụ thể vào nước này.
- Các tài liệu tuân thủ quy định , như chứng chỉ hoặc kết quả thử nghiệm, tùy thuộc vào loại hàng hóa. Những điều này đảm bảo hàng hóa tuân thủ các quy định của địa phương.
- Tài liệu đăng ký sản phẩm , nếu được yêu cầu, đối với những thứ như hóa chất và điện tử.
Công ty giao nhận vận tải (Đó là chúng tôi tại Millennium Cargo)
Các nhà giao nhận vận tải sẽ xử lý một lượng lớn giấy tờ quan trọng để bạn không cần phải làm vậy. Các tài liệu chúng tôi phụ trách bao gồm:
Vận đơn
Người giao nhận vận tải thường là người phát hành Vận đơn hoặc BoL. Đây là chứng từ vận chuyển hợp pháp quan trọng nhất và đóng vai trò như một hợp đồng giữa tất cả các bên. Bạn có thể đọc thêm về BoL trong blog .
Tờ khai hải quan
Công việc của chúng tôi cũng là chuẩn bị và nộp tờ khai hải quan cho cả xuất nhập khẩu, đảm bảo rằng các lô hàng tuân thủ tất cả các quy định có liên quan của cả hai quốc gia.
Thư tín dụng (L/C)
Chứng từ tài chính này đảm bảo thanh toán cho người xuất khẩu hoặc người bán. Không ai muốn mắc sai lầm này! Nó được ngân hàng phát hành thay mặt cho người mua hoặc nhà nhập khẩu và chúng tôi giúp bạn hiểu và quản lý tài liệu để đảm bảo giao dịch của bạn được an toàn.
Tài liệu khác
Các công ty giao nhận vận tải như Millennium cũng có thể trợ giúp về các tài liệu khác như giấy chứng nhận bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận kiểm định.
Lưu ý quan trọng: Mặc dù đây là những hướng dẫn chung nhưng người chịu trách nhiệm cho từng tài liệu có thể khác nhau tùy theo Incoterms. Incoterms đặt ra các nhiệm vụ, rủi ro và chi phí cho người mua và người bán trong một giao dịch vận chuyển và có thể được tìm thấy trên BoL. Tìm hiểu thêm về Incoterms tại đây .
Chứng từ cho các loại lô hàng cụ thể
Một số lô hàng sẽ yêu cầu tài liệu bổ sung.
Hàng nguy hiểm
Cần phải có tài liệu chuyên ngành, bao gồm Bảng dữ liệu an toàn vật liệu (MSDS) và tờ khai hàng hóa nguy hiểm đối với vật liệu nguy hiểm. Điều này đảm bảo hàng hóa có thể được xử lý và vận chuyển an toàn.
Lô hàng được kiểm soát nhiệt độ
Bạn sẽ cần nhật ký nhiệt độ và các tài liệu khác đối với hàng hóa dễ hỏng. Hàng hóa dễ hư hỏng phải được giữ ở nhiệt độ tối ưu trong quá trình vận chuyển để tránh hư hỏng.
Yêu cầu cụ thể về hải quan
Một số quốc gia có yêu cầu cụ thể đối với một số hàng hóa nhất định. Ví dụ…
- Nếu bạn vận chuyển thực vật hoặc sản phẩm nông nghiệp, bạn có thể sẽ cần giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật để chứng minh chúng không bị sâu bệnh.
- Giấy chứng nhận sản xuất thường được yêu cầu để vận chuyển hàng hóa phải đáp ứng các tiêu chuẩn cụ thể hoặc các biện pháp kiểm soát chất lượng. Từ dược phẩm, sản phẩm y tế đến đồ chơi trẻ em đều có rất nhiều loại khác nhau.
Điều quan trọng nhất cần nhớ là các quốc gia khác nhau có những quy định khác nhau, vì vậy điều quan trọng là bạn phải biết mình cần gì.
Những Sai Lầm Thường Gặp Với Chứng Từ Hàng Hóa Và Cách Tránh Chúng
Việc mắc lỗi với chứng từ vận chuyển có thể gây ra sự chậm trễ lớn và làm khách hàng không hài lòng. Dưới đây là những vấn đề thường gặp nhất và cách bạn có thể giữ mọi thứ hoạt động trơn tru…
Thông tin không chính xác
Thông tin không chính xác có thể gây ra sự chậm trễ trong hải quan, từ chối giao hàng, phạt tiền, phạt, các vấn đề về tuân thủ, các vấn đề về bảo hiểm và tất nhiên là chậm trễ giao hàng.
Điều cần thiết là phải kiểm tra kỹ tất cả các chi tiết, bao gồm mô tả sản phẩm, số lượng và giá trị.
Thiếu tài liệu
Hậu quả của việc thiếu giấy tờ là rất cao – sự chậm trễ của hải quan rất căng thẳng và hình phạt rất tốn kém!
Lập kế hoạch là điều cần thiết để đảm bảo mọi người biết họ chịu trách nhiệm về những gì và mọi tài liệu đều được chuẩn bị và nộp ở đúng giai đoạn của quy trình vận chuyển.
Nộp muộn
Việc nộp muộn có thể làm gián đoạn quá trình vận chuyển và phát sinh thêm chi phí.
Phù, chuẩn bị mọi thứ nghe có vẻ tốn nhiều công sức phải không? Đó là lý do tại sao rất nhiều công ty vận chuyển nhờ đến sự trợ giúp của các nhà giao nhận vận tải.
Bạn đã nắm rõ về chứng từ vận chuyển hàng hóa chưa?
Tài liệu chính xác và kịp thời giúp cho việc giao nhận vận tải thuận lợi. Làm đúng có nghĩa là bạn tránh được các chi phí bổ sung và sự chậm trễ đáng sợ có thể khiến bạn tốn thời gian và tiền bạc.
Millennium Cargo là chuyên gia về chứng từ vận chuyển hàng hóa! Cần chúng tôi giúp đỡ trong việc quản lý quá trình vận chuyển hàng hóa? Hãy cho chúng tôi một tiếng hét ngày hôm nay.