Bạn có nhập khẩu hay xuất khẩu hàng hóa không?
Có thể bạn đã từng nghe đến phí lưu kho và phí chậm trả hàng. Nhưng chính xác thì chúng là gì và tại sao bạn cần phải trả những khoản phí này?
Ở đây, chúng tôi giải thích hai thuật ngữ này, cách chúng hoạt động và tại sao việc bạn hiểu rõ chúng lại vô cùng quan trọng.
Phí giam giữ
Từ "bị phạt giam giữ" khiến hầu hết chúng ta đều cảm thấy sợ hãi. Và cũng giống như hình phạt ở trường học, việc bị phạt giam giữ cũng cần phải tránh bằng mọi giá!
Vậy chúng là gì?
Thời gian lưu kho là khoảng thời gian container nằm ngoài khu vực cảng, thường là trong quá trình dỡ hàng. Thời gian này được tính từ khi container đầy được di chuyển ra khỏi cảng cho đến khi container rỗng được trả lại cảng hoặc kho.
Do đó, phí lưu kho được tính toán và thanh toán nếu container bị giữ quá lâu. Giống như việc mượn sách thư viện vậy. Nếu bạn trả sách muộn, bạn sẽ bị tính phí. Và ngay khi hàng hóa được dỡ xuống và rời khỏi cảng, thời gian bắt đầu tính từ lúc bắt đầu lưu kho.
Phí lưu kho
Phí lưu kho là thời gian container ở lại cảng trước khi được vận chuyển đến điểm đến tiếp theo.
Ở giai đoạn xuất khẩu, thời gian này được tính từ lúc container đến cảng cho đến khi được chất lên tàu. Ở giai đoạn nhập khẩu, đó là thời gian container lưu lại trong cảng từ khi được dỡ khỏi tàu cho đến khi được nhận lên tàu.
Thời gian rảnh là gì?
Bất kể phương thức vận chuyển nào được sử dụng hay địa điểm cuối cùng của container là ở đâu, các hãng vận chuyển đều dành một khoảng thời gian nhất định để nhận hoặc di chuyển container từ cảng, và khoảng thời gian này không tính phí.
Thời gian miễn phí được phân bổ do hãng vận chuyển quyết định nhưng trung bình khoảng 7 ngày. Nếu container không được nhận hoặc di dời đúng cách trong khung thời gian này, chúng sẽ bắt đầu phải chịu phí lưu kho hoặc phí chậm trả.
Tại sao lại có phí lưu giữ và phí quá hạn?
Phí lưu kho và phí chậm trả được áp dụng nhằm ngăn chặn và giảm thiểu sự chậm trễ. Chúng là một mắt xích nữa trong việc vận hành trơn tru các chuỗi cung ứng toàn cầu.
Khi container đến đích, điều gì sẽ xảy ra tiếp theo? Hành trình chưa kết thúc. Sau khi hàng hóa được dỡ xuống, container cần được trả lại địa điểm đã thỏa thuận, chẳng hạn như cảng hoặc kho container, để có thể được sử dụng cho chuyến hàng khác.
Nhu cầu về container đang rất cao trên toàn thế giới. Nếu mọi người đều chậm trễ trong việc trả lại container, điều đó sẽ làm gián đoạn chuỗi cung ứng của nhiều doanh nghiệp. Phí lưu kho và phí chậm trả hàng khuyến khích việc nhận hàng đúng hạn để duy trì hoạt động thông suốt tại các cảng, đảm bảo hàng triệu container có thể liên tục di chuyển trên toàn thế giới.
Phí lưu kho và phí quá hạn được tính như thế nào?
Phí lưu kho và phí quá hạn được tính theo hình thức "mỗi ngày". Nghe có vẻ phức tạp, nhưng thực chất chỉ là tính theo ngày.
Cách tính phí rất đơn giản. Nhân mức phí hàng ngày cho thời gian sử dụng vượt quá thời gian miễn phí được phân bổ với số ngày lô hàng vượt quá thời gian miễn phí, và thế là xong.
Những nguyên nhân nào có thể dẫn đến phí lưu giữ và phí chậm trả?
Bạn nên tránh các khoản phí giam giữ và phí lưu kho nếu có thể, nhưng điều gì có thể khiến bạn vượt quá thời gian miễn phí ngay từ đầu?
Tài liệu không chính xác
Nếu thiếu các giấy tờ cần thiết, hoặc nếu chúng chưa được hoàn thiện đầy đủ, bạn có nguy cơ bị chậm trễ trong quá trình khắc phục tình hình.
Trì hoãn hải quan
Sai giấy tờ, dán nhãn không đúng cách và mã phân loại không chính xác chỉ là một vài trong số những lý do khiến bạn có thể mất nhiều thời gian hơn cần thiết để làm thủ tục hải quan.
Thời tiết bất lợi
Bão, gió lớn và tuyết đều có thể ảnh hưởng đến thời gian lưu kho và phí lưu container. Thời tiết có thể làm tăng thời gian dỡ hàng hoặc xếp container lên tàu, và cũng có thể gây ra tắc nghẽn giao thông khiến xe tải không thể lấy hàng từ cảng đúng giờ.
Kế hoạch kém
Nếu không có kế hoạch vận chuyển bài bản hoặc do khâu tổ chức hậu cần kém, bạn sẽ không biết hàng hóa của mình sẽ được vận chuyển tiếp theo như thế nào. Trong thời gian bạn giải quyết vấn đề này, lô hàng của bạn có thể phải chịu phí lưu kho và phí chậm trả.
Những tình huống bất ngờ
Tình trạng giao thông tắc nghẽn, tai nạn giao thông đường bộ, hỏng hóc xe cộ, nhân viên ốm đau và vắng mặt đều có thể gây ra nhiều rắc rối khiến việc thu gom hoặc giao hàng đúng giờ bị chậm trễ, dẫn đến phát sinh phí phạt.
Trì hoãn thanh toán
Khi người gửi hàng không được thanh toán, họ có thể quyết định không giao hàng. Điều này có nghĩa là hàng hóa phải nằm tại cảng, và điều đó dẫn đến việc phát sinh phí lưu kho hoặc phí chậm trả.
Làm thế nào để tránh phí lưu kho và phí quá hạn?
Phí lưu kho và phí chậm trả khuyến khích việc vận chuyển hàng hóa thông suốt. Điều này có thể khó chấp nhận khi xảy ra những sự cố ngoài tầm kiểm soát, nhưng dưới đây là một số cách bạn có thể giảm thiểu khả năng phát sinh các khoản phí không đáng có.
Thay đổi hoạt động
Đánh giá và điều chỉnh hoạt động của bạn để đảm bảo đã giải quyết được những vấn đề sau:
- Hồ sơ đầy đủ và chính xác để làm thủ tục hải quan.
- Phương tiện vận chuyển được sắp xếp để nhận hoặc giao hàng trong khoảng thời gian rảnh rỗi được phân bổ.
- Các kế hoạch dự phòng trong trường hợp tắc nghẽn đường bộ hoặc cảng biển.
- Các tùy chọn lưu trữ trong trường hợp bạn cần.
Yêu cầu phê duyệt trước
Một số quốc gia cung cấp dịch vụ thông quan trước, cho phép bạn đẩy nhanh quá trình hải quan và đưa hàng hóa qua biên giới nhanh hơn. Luôn kiểm tra kỹ để chắc chắn.
Sử dụng dịch vụ của nhà môi giới hải quan hoặc công ty giao nhận vận tải
Các đại lý hải quan có thể đẩy nhanh quá trình và giúp bạn nhập cảnh vào quốc gia đích, còn các công ty giao nhận vận tải có thể tổ chức toàn bộ quá trình vận chuyển để giảm bớt gánh nặng cho bạn. Hãy xem bài viết trên blog của chúng tôi về các vai trò khác nhau tại đây .
Ưu tiên việc bốc dỡ hàng hóa
Hãy suy nghĩ kỹ và lập ngân sách cho đủ nhân lực và thời gian cho các quy trình quan trọng này để giúp tránh các khoản phí lưu kho và chậm trả.
Chuyển đổi số
Hàng ngày, nhiều người trong chúng ta sử dụng điện thoại thông minh để nhận bưu kiện, thanh toán tiền hàng tạp hóa và giữ vé. Bằng cách số hóa các chứng từ vận chuyển, bạn có thể đơn giản hóa toàn bộ quy trình và ngăn ngừa các vấn đề phát sinh do giấy tờ ảnh hưởng đến tốc độ ra vào cảng.
Phí lưu kho và phí chậm trả giúp đảm bảo vận chuyển hàng hóa diễn ra suôn sẻ
Phí là một biện pháp răn đe đối với hàng hóa vận chuyển chậm, và điều này có lợi cho tất cả chúng ta. Tuy nhiên, phí lưu kho và phí chậm trả không phải lúc nào cũng tránh được.
Nếu bạn lo lắng về các khoản phí phát sinh bất ngờ, hãy sử dụng dịch vụ giao nhận vận tải để được hỗ trợ bởi kiến thức chuyên môn và quy trình vận chuyển đã được kiểm chứng.
Bạn đang nhập khẩu hoặc xuất khẩu hàng hóa và bối rối với tất cả các thuật ngữ chuyên ngành? Hãy liên hệ với chúng tôi . Millennium luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn.