Các lô hàng di chuyển khắp thế giới có thể gặp phải một số thách thức. Và cũng giống như tình trạng ùn tắc giao thông bất ngờ, sự chậm trễ là điều không thể tránh khỏi.
Sự chậm trễ có thể ảnh hưởng đến hoạt động hậu cần được lên kế hoạch chuyên nghiệp của bạn, gây ra tác động dây chuyền ảnh hưởng đến toàn bộ chuỗi cung ứng của bạn. Vậy bạn có thể làm gì?
Đọc tiếp để tìm hiểu về sự chậm trễ vận chuyển và các chiến lược giúp bạn xử lý những thách thức bất ngờ khiến bạn mất cảnh giác.
Nguyên nhân phổ biến của sự chậm trễ vận chuyển
Trước tiên, chúng ta hãy xem xét một số lý do điển hình khiến lô hàng của bạn có thể bị chậm trễ.
Thời tiết
Mẹ Thiên nhiên có thể khó đoán, và chúng ta không biết điều đó sao? Bão và gió lớn có thể gây hư hại cho đường bộ và đường sắt, cơ sở hạ tầng cảng, nhà kho… Bạn có thể kể tên nó. Sương mù, nhiệt độ cực cao, tuyết – tất cả các điều kiện thời tiết bất lợi đều có thể không an toàn khi di chuyển và khiến lịch trình vận chuyển của bạn bị lùi lại.
tắc nghẽn và năng lực
Các cảng và đầu mối giao thông có thể trở nên tắc nghẽn khi có quá nhiều tàu hoặc xe tải muốn vào và dỡ hàng cùng một lúc. Hàng đợi tàu chở hàng và phương tiện dẫn đến sự chậm trễ trong việc xếp, dỡ và vận chuyển tiếp theo.
thủ tục hải quan
Hải quan có thể phức tạp! Các thủ tục phức tạp, sai sót về tài liệu và thậm chí cả việc kiểm tra có thể khiến lô hàng của bạn bị giữ lại ở biên giới.
Khó khăn kỹ thuật
Thiết bị cũ có thể bị hỏng, thiết bị kỹ thuật có thể gặp trục trặc và công nhân có thể chọn đình công. Có rất nhiều bộ phận chuyển động trong thế giới vận chuyển hàng hóa; một vấn đề ở một khu vực sẽ nhanh chóng ảnh hưởng đến tất cả những khu vực khác, làm gián đoạn lịch trình vận chuyển.
Sự kiện bất ngờ
Đôi khi, có điều gì đó lớn lao xảy ra. Giống như vụ sập cầu Baltimore gần đây, những tình huống không lường trước được như các sự kiện thế giới, thiên tai và bất ổn chính trị có thể gây ra những hiệu ứng lan tỏa lớn trong ngành vận tải biển.
Tác động của sự chậm trễ: Không chỉ là việc giao hàng muộn
Sự chậm trễ vận chuyển là bất tiện, nhưng vấn đề sâu xa hơn là hàng hóa của bạn bị chậm tiến độ một chút.
Sự chậm trễ vận chuyển có thể dẫn đến…
Chi phí tăng
Sự chậm trễ có thể dẫn đến tăng chi phí lưu kho, trễ thời hạn vận chuyển và thậm chí cả phí lưu bãi. Demurrage đề cập đến thời gian một container lưu lại tại bến cảng trước khi được đưa đến điểm đến tiếp theo. (Đọc thêm về phí giam giữ và phí lưu bãi tại đây ).
Danh tiếng bị tổn hại
Việc giao hàng trễ có thể làm phiền lòng khách hàng, cả mới và cũ, làm mất lòng tin mà họ dành cho bạn với tư cách là nhà cung cấp và có khả năng ảnh hưởng đến danh tiếng thương hiệu của bạn.
Sự gián đoạn chuỗi cung ứng
Những gì có vẻ như chỉ là một sự chậm trễ nhỏ cũng có thể gây ra tác động bất lợi lên toàn bộ chuỗi cung ứng của bạn. Từ lịch trình sản xuất đến quản lý hàng tồn kho và cuối cùng hiển thị trên kết quả kinh doanh của bạn, sự chậm trễ trong vận chuyển có xu hướng tăng lên.
Các chiến lược chủ động để giảm thiểu sự chậm trễ
Với sự hiểu biết tốt hơn về những gián đoạn tiềm ẩn, bạn có thể dẫn đầu cuộc chơi bằng cách chuẩn bị cho điều tồi tệ nhất (và đạt được điều tốt nhất).
Dưới đây là bốn chiến lược mạnh mẽ, được hỗ trợ bởi thiên niên kỷ nhằm giúp bạn giảm thiểu khả năng xảy ra sự chậm trễ tai hại…
Lên kế hoạch cho những điều bất ngờ
Kế hoạch dự phòng là bạn của bạn. Chúng tôi luôn khuyến khích các doanh nghiệp có sẵn phương án dự phòng trong trường hợp có sự gián đoạn không mong muốn. Nếu không có kế hoạch dự phòng (đừng lo lắng, chúng tôi có thể giúp bạn tạo một kế hoạch!), bạn có nguy cơ bị phạt và khách hàng không hài lòng.
Chọn đối tác đáng tin cậy
Làm việc với các nhà giao nhận, vận chuyển và nhà cung cấp uy tín. Kiểm tra lời chứng thực của họ, yêu cầu nghiên cứu điển hình và nói chuyện với khách hàng trước nếu bạn cần; bạn muốn đảm bảo đối tác của mình biết phải làm gì khi có thách thức.
Kiểm tra tài liệu của bạn
Xem xét kỹ từng chứng từ vận chuyển liên quan đến lô hàng của bạn để kiểm tra lỗi và đảm bảo bạn có trước giấy tờ cần thiết. Những sai sót và thiếu giấy tờ có thể gây ra những ngày dễ dàng tránh được.
Để mắt tới
Luôn cập nhật tin tức thế giới. Việc thu thập kiến thức về những thứ như dự báo thời tiết, sự kiện địa chính trị và điều kiện cảng địa phương cho phép bạn chủ động đối mặt với những gián đoạn có thể xảy ra và tiết kiệm thời gian quý báu.
Quản lý sự chậm trễ
Hãy đối mặt với nó. Sự chậm trễ xảy ra và chúng vô cùng khó chịu – nhưng chúng không nhất thiết trở thành thảm họa. Dưới đây là cách chịu trách nhiệm khi lô hàng của bạn gặp trở ngại:
1. Đánh giá tình hình
Điều gì gây ra sự chậm trễ? Dự kiến nó sẽ kéo dài bao lâu? Những hậu quả tiềm ẩn là gì? Hãy thực tế; việc tìm ra chi tiết về sự chậm trễ sẽ giúp bạn tìm ra giải pháp.
2. Giao tiếp minh bạch
Cung cấp thông tin cập nhật thường xuyên cho tất cả các bên, bao gồm cả nhà cung cấp và khách hàng, giúp mọi người luôn cập nhật về tình hình, thể hiện cam kết của bạn về trách nhiệm giải trình và duy trì mức độ tin cậy.
3. Khám phá các lựa chọn thay thế
Tận dụng chuyên môn của người giao nhận vận tải bằng cách yêu cầu họ hỗ trợ tìm kiếm giải pháp thay thế. Họ sẽ có thể hướng dẫn bạn các lựa chọn thay thế như vận chuyển nhanh, các tuyến đường dự phòng và các phương thức vận chuyển khác nhau.
4. Giảm thiểu tác động
Giảm thiểu hậu quả về tài chính và hoạt động của sự chậm trễ bằng cách tìm hiểu các điều chỉnh lịch trình sản xuất và lưu trữ tạm thời cho các lô hàng bị trì hoãn.
5. Ghi lại từng chi tiết
Ghi lại mọi yếu tố của độ trễ. Từ việc ghi lại nguyên nhân đến việc ghi lại nhật ký liên lạc và từ việc ghi lại các giải pháp thay thế cho đến phát sinh chi phí bổ sung, thông tin này sẽ rất quan trọng đối với các yêu cầu bảo hiểm tiềm năng và giải quyết tranh chấp.
Biến sự chậm trễ thành đường vòng
Sự chậm trễ trong vận chuyển là một phần không thể tránh khỏi trong thương mại quốc tế, nhưng chúng không nhất thiết phải làm hỏng hoạt động kinh doanh của bạn. Bằng cách chủ động, giao tiếp hiệu quả và hợp tác với một công ty giao nhận vận tải đáng tin cậy như Millennium Cargo, bạn có thể vượt qua những thách thức này và giữ cho chuỗi cung ứng của mình đi đúng hướng.
Sẵn sàng để giữ cho chuỗi cung ứng của bạn luôn hoạt động? Hãy chuẩn bị sẵn sàng cho những thách thức vận chuyển bất ngờ với Millennium Cargo. Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để đảm bảo lô hàng của bạn đi đúng hướng.