Việc vận chuyển hàng hóa trên toàn thế giới có thể gặp phải nhiều thách thức. Và cũng giống như tình trạng tắc đường bất ngờ, sự chậm trễ là điều không thể tránh khỏi.
Sự chậm trễ có thể làm đảo lộn kế hoạch hậu cần được chuẩn bị kỹ lưỡng của bạn, gây ra những ảnh hưởng dây chuyền đến toàn bộ chuỗi cung ứng. Vậy bạn có thể làm gì?
Hãy đọc tiếp để tìm hiểu về tình trạng chậm trễ vận chuyển và các chiến lược giúp bạn xử lý những thách thức bất ngờ mà bạn không lường trước được.
Nguyên nhân phổ biến gây chậm trễ vận chuyển
Trước tiên, hãy cùng xem xét một số lý do điển hình khiến lô hàng của bạn có thể bị chậm trễ.
Thời tiết
Thiên nhiên thật khó lường, và ai cũng biết điều đó. Bão và gió lớn có thể gây thiệt hại cho đường bộ và đường sắt, cơ sở hạ tầng cảng, nhà kho… Và còn nhiều thứ khác nữa. Sương mù, nắng nóng gay gắt, tuyết – tất cả các điều kiện thời tiết bất lợi đều có thể gây nguy hiểm cho việc đi lại và làm chậm tiến độ vận chuyển hàng hóa của bạn.
Tắc nghẽn và năng lực
Các cảng và trung tâm vận chuyển có thể trở nên tắc nghẽn khi quá nhiều tàu hoặc xe tải muốn vào và dỡ hàng cùng một lúc. Tình trạng ùn tắc tàu chở hàng và phương tiện vận chuyển dẫn đến chậm trễ trong việc bốc dỡ và vận chuyển tiếp theo.
Thủ tục hải quan
Thủ tục hải quan có thể rất phức tạp! Các thủ tục rắc rối, sai sót trong giấy tờ và thậm chí cả việc kiểm tra cũng có thể khiến lô hàng của bạn bị giữ lại ở biên giới.
Sự cố kỹ thuật
Thiết bị cũ có thể hỏng hóc, thiết bị kỹ thuật có thể trục trặc, và công nhân có thể đình công. Có rất nhiều yếu tố biến động trong ngành vận tải hàng hóa; một vấn đề ở một khu vực nhanh chóng ảnh hưởng đến tất cả các khu vực khác, làm gián đoạn lịch trình vận chuyển.
Sự kiện bất ngờ
Đôi khi, những sự kiện lớn có thể xảy ra. Giống như vụ sập cầu Baltimore gần đây, những tình huống bất ngờ như các sự kiện thế giới, thiên tai và bất ổn chính trị có thể gây ra những ảnh hưởng dây chuyền lớn trong ngành vận tải biển.
Tác động của sự chậm trễ: Không chỉ đơn thuần là giao hàng trễ
Việc giao hàng chậm trễ tuy gây bất tiện, nhưng vấn đề còn nghiêm trọng hơn việc hàng hóa của bạn bị chậm một chút so với dự kiến.
Việc giao hàng chậm trễ có thể dẫn đến…
Chi phí tăng cao
Việc chậm trễ có thể dẫn đến tăng chi phí lưu kho, trễ hạn giao hàng và thậm chí cả phí lưu kho quá hạn. Phí lưu kho quá hạn là thời gian container ở lại cảng trước khi được chuyển đến điểm đến tiếp theo. (Đọc thêm về phí lưu kho quá hạn tại đây ).
Danh tiếng bị tổn hại
Giao hàng chậm trễ có thể khiến khách hàng, cả khách hàng mới và khách hàng cũ, khó chịu, làm giảm lòng tin của họ đối với bạn với tư cách là nhà cung cấp và có khả năng ảnh hưởng đến danh tiếng thương hiệu của bạn.
Sự gián đoạn chuỗi cung ứng
Những sự chậm trễ tưởng chừng nhỏ nhặt có thể gây ra những ảnh hưởng tiêu cực dây chuyền đến toàn bộ chuỗi cung ứng của bạn. Từ lịch trình sản xuất đến quản lý tồn kho, và cuối cùng ảnh hưởng đến lợi nhuận, sự chậm trễ trong vận chuyển có xu hướng gây ra hiệu ứng domino.
Các chiến lược chủ động để giảm thiểu sự chậm trễ
Với sự hiểu biết tốt hơn về những rủi ro tiềm tàng, bạn có thể chủ động hơn bằng cách chuẩn bị cho tình huống xấu nhất (và đạt được kết quả tốt nhất).
Dưới đây là bốn chiến lược mạnh mẽ, được hỗ trợ bởi Millennium, giúp bạn giảm thiểu nguy cơ bị chậm trễ nghiêm trọng…
Hãy lên kế hoạch cho những điều bất ngờ
Kế hoạch dự phòng là người bạn đồng hành của bạn. Chúng tôi luôn khuyến khích các doanh nghiệp có kế hoạch dự phòng trong trường hợp xảy ra sự cố bất ngờ. Nếu không có kế hoạch dự phòng (đừng lo, chúng tôi có thể giúp bạn lập kế hoạch!), bạn sẽ có nguy cơ bị phạt và khách hàng không hài lòng.
Hãy chọn đối tác đáng tin cậy
Hãy hợp tác với các công ty giao nhận vận tải, hãng vận chuyển và nhà cung cấp có uy tín. Kiểm tra các đánh giá của họ, yêu cầu các nghiên cứu điển hình và nói chuyện với các khách hàng trước đây nếu cần; bạn cần đảm bảo rằng các đối tác của mình biết phải làm gì khi gặp khó khăn.
Kiểm tra tài liệu của bạn
Hãy nhờ người khác xem xét kỹ lưỡng từng chứng từ vận chuyển liên quan đến lô hàng của bạn để kiểm tra lỗi và đảm bảo bạn có đầy đủ giấy tờ cần thiết trước khi quá trình vận chuyển diễn ra. Sai sót và thiếu giấy tờ có thể gây ra những chậm trễ không đáng có.
Hãy để ý
Hãy luôn cập nhật tin tức thế giới. Việc nắm bắt thông tin về dự báo thời tiết, các sự kiện địa chính trị và điều kiện cảng địa phương sẽ giúp bạn chủ động ứng phó với những sự cố tiềm tàng và tiết kiệm thời gian quý báu.
Quản lý sự chậm trễ
Hãy nhìn nhận thực tế. Sự chậm trễ là điều khó tránh khỏi và chúng vô cùng khó chịu – nhưng chúng không nhất thiết phải trở thành thảm họa. Dưới đây là cách để bạn chủ động khi lô hàng của mình gặp trục trặc:
1. Đánh giá tình hình
Nguyên nhân gây ra sự chậm trễ là gì? Dự kiến sẽ kéo dài bao lâu? Hậu quả tiềm tàng là gì? Hãy thực tế; việc tìm hiểu chi tiết về sự chậm trễ sẽ giúp bạn tìm ra giải pháp.
2. Giao tiếp minh bạch
Việc cung cấp thông tin cập nhật thường xuyên cho tất cả các bên, bao gồm nhà cung cấp và khách hàng, giúp mọi người nắm rõ tình hình, thể hiện cam kết về trách nhiệm giải trình và duy trì lòng tin.
3. Khám phá các lựa chọn thay thế
Hãy tận dụng chuyên môn của công ty giao nhận vận tải bằng cách yêu cầu họ hỗ trợ tìm kiếm các giải pháp thay thế. Họ sẽ có thể hướng dẫn bạn qua các lựa chọn thay thế như vận chuyển nhanh, tuyến đường dự phòng và các phương thức vận tải khác nhau.
4. Giảm thiểu tác động
Giảm thiểu thiệt hại về tài chính và hoạt động do sự chậm trễ bằng cách xem xét điều chỉnh lịch trình sản xuất và kho lưu trữ tạm thời cho các lô hàng bị chậm trễ.
5. Ghi chép lại mọi chi tiết
Hãy ghi lại mọi chi tiết về sự chậm trễ. Từ việc ghi nhận nguyên nhân đến việc lập nhật ký liên lạc, và từ việc ghi chép các giải pháp thay thế cho các chi phí phát sinh thêm, thông tin này sẽ rất quan trọng cho các yêu cầu bồi thường bảo hiểm và giải quyết tranh chấp tiềm năng.
Biến sự chậm trễ thành đường vòng
Việc chậm trễ vận chuyển là điều không thể tránh khỏi trong thương mại quốc tế, nhưng chúng không nhất thiết phải làm gián đoạn hoạt động kinh doanh của bạn. Bằng cách chủ động, giao tiếp hiệu quả và hợp tác với một công ty giao nhận vận tải đáng tin cậy như Millennium Cargo, bạn có thể vượt qua những thách thức này và duy trì chuỗi cung ứng của mình.
Bạn đã sẵn sàng duy trì chuỗi cung ứng của mình hoạt động trơn tru chưa? Hãy chuẩn bị sẵn sàng cho những thách thức vận chuyển bất ngờ với Millennium Cargo. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để đảm bảo các lô hàng của bạn luôn được vận chuyển đúng tiến độ.