Dù bạn vận chuyển hàng hóa trong phạm vi Vương quốc Anh hay quốc tế, việc hiểu rõ quy trình vận chuyển là rất quan trọng. Nếu không, làm sao bạn có thể đảm bảo hàng hóa của mình đến nơi an toàn và nguyên vẹn?
Bài viết này sẽ đề cập đến những điều bạn cần biết trong suốt quá trình vận chuyển.
Vai trò và trách nhiệm của những người liên quan
Chúng ta hãy bắt đầu bằng việc định nghĩa mỗi bên là gì và họ làm gì.
Người giao hàng
Người gửi hàng là người chịu trách nhiệm đóng gói và chuẩn bị hàng hóa trước khi vận chuyển.
Người gửi hàng có thể là bạn. Hoặc đó có thể là một nhà cung cấp đang gửi các bộ phận cho sản phẩm cuối cùng mà bạn sản xuất và bán. Người gửi hàng chịu chi phí vận chuyển và ký vào vận đơn khi người vận chuyển đến nhận hàng.
Giao nhận vận tải
Công ty giao nhận vận tải đảm nhiệm tất cả các khía cạnh khác nhau của việc vận chuyển hàng hóa từ điểm xuất phát đến điểm đến cuối cùng.
Điều này có nghĩa là trách nhiệm của một công ty giao nhận vận tải, có thể là cá nhân hoặc công ty, là rất lớn. Các công ty giao nhận vận tải lo liệu giấy tờ, quản lý rủi ro, tổ chức một hoặc nhiều hãng vận chuyển và tìm kiếm các phương thức vận chuyển đáng tin cậy và tiết kiệm chi phí nhất để đáp ứng nhu cầu của bạn.
Công ty vận chuyển/Người vận chuyển
Các đơn vị vận chuyển là cá nhân hoặc công ty thực hiện việc vận chuyển hàng hóa của bạn từ điểm A đến điểm B bằng đường bộ, đường thủy hoặc đường hàng không. Và họ chịu trách nhiệm pháp lý đối với hàng hóa đó trong suốt quá trình vận chuyển.
Người nhận hàng
Người nhận hàng là nhà nhập khẩu và chịu trách nhiệm thanh toán thuế và phí vận chuyển.
Thông thường, người mua hàng là người nhận hàng.
Quy trình vận chuyển
Giờ chúng ta đã hiểu rõ các định nghĩa, hãy cùng xem cách thức hoạt động của chúng.
1 – Câu trích dẫn
Đầu tiên, nhà nhập khẩu, hay người nhận hàng, đặt hàng từ nhà cung cấp, hay người gửi hàng.
Thông thường, người mua sẽ yêu cầu báo giá, có thể bao gồm hóa đơn chiếu lệ; loại hóa đơn này có thể thay đổi. Sau khi người mua chấp thuận báo giá, nhà cung cấp sẽ lập đơn đặt hàng. Đây là một hợp đồng mô tả chi tiết đơn hàng và tổng chi phí.
2 – Incoterms
Đơn đặt hàng cần nêu rõ đang chấp nhận điều khoản Incoterms nào trong số nhiều điều khoản hiện có.
Incoterms là bộ quy tắc được quốc tế công nhận, mô tả chi tiết các nhiệm vụ, rủi ro và chi phí cho người mua và người bán trong một giao dịch vận chuyển hàng hóa. Bạn có thể tìm hiểu thêm về lý do tại sao chúng tôi sử dụng Incoterms và chúng là gì trong bài viết .
Phải lựa chọn bộ điều khoản Incoterms phù hợp cho giao dịch. Nếu không, người mua có thể phải bỏ ra nhiều tiền hơn so với dự tính ban đầu.
Các điều khoản Incoterms cũng xác định bên nào chịu trách nhiệm tìm kiếm người giao nhận hàng hóa. Để đơn giản hóa ví dụ này, chúng ta hãy giả định người nhận hàng đã mua hàng theo điều khoản EXW và do đó chịu trách nhiệm về tất cả các giai đoạn của hành trình vận chuyển.
3 – Chọn một công ty vận chuyển
Sau khi có đơn đặt hàng, người mua cần phải sắp xếp vận chuyển hàng hóa. Bằng cách hợp tác với một công ty giao nhận vận tải, họ sẽ loại bỏ được tất cả những căng thẳng và thủ tục hành chính phát sinh khi tự mình tổ chức vận chuyển, vì vai trò của công ty giao nhận là sắp xếp phương thức và tuyến đường tốt nhất cho lô hàng.
Công ty giao nhận sẽ yêu cầu các tài liệu từ nhà cung cấp. Những tài liệu này có thể bao gồm danh sách đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ và mẫu khai báo hàng hóa nguy hiểm. (Bạn chưa biết hàng hóa nguy hiểm là gì? Hãy đọc tài liệu này ).
4 – Thu gom hàng hóa
Một trong những trách nhiệm của người giao nhận hàng hóa là hướng dẫn người vận chuyển.
Sau khi hàng hóa được đóng gói, đơn vị vận chuyển sẽ được đặt lịch để đến lấy hàng vào một thời điểm cụ thể trong một ngày cụ thể.
5 – Vận đơn
Khi người vận chuyển đến, họ sẽ cấp vận đơn (Bill of Lading, hay BoL). Tài liệu vận chuyển hậu cần phức tạp này đóng vai trò thiết yếu trong việc vận chuyển hàng hóa vì nó là hợp đồng giữa tất cả các bên, chứng minh quyền sở hữu trong suốt quá trình vận chuyển và chứng minh việc nhận hàng ở điểm đến.
Để biết thêm thông tin về vai trò của BoL, hãy nhấp vào đây .
6 – Đang di chuyển
Tiếp theo là hành trình. Hàng hóa của bạn sẽ được chất lên xe cẩn thận và vận chuyển bằng đường bộ, đường sắt, đường biển hoặc đường hàng không đến điểm đến. Nếu hàng hóa được xuất khẩu ra nước ngoài, chúng sẽ được làm thủ tục hải quan xuất khẩu và được đưa vào khu vực quá cảnh.
7 – Thủ tục hải quan
Khi lô hàng của bạn đến quốc gia đích, trước tiên nó phải được thông quan nhập khẩu trước khi có thể tiếp tục hành trình đến người gửi hàng.
Mỗi quốc gia có những quy định khác nhau về nhập khẩu và xuất khẩu, điều này có nghĩa là các giấy tờ bạn cần cũng như mức thuế và phí hải quan có thể khác nhau. Để biết thêm thông tin về những điều cần chuẩn bị khi thông quan hàng hóa, bao gồm các giấy tờ bạn thường cần và thời gian dự kiến, hãy đọc bài viết .
8 – Ngày giao hàng
Bước cuối cùng sau khi hoàn tất thủ tục hải quan nhập khẩu là vận chuyển hàng hóa đến địa chỉ giao hàng do người mua cung cấp.
Theo dõi hàng hóa của bạn
Việc hàng hóa đang trong quá trình vận chuyển có thể là một khoảng thời gian đáng lo ngại. Điều gì sẽ xảy ra nếu có sự cố?
Công nghệ đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và có thể mang lại sự an tâm cũng như thông tin về các vấn đề tiềm ẩn từ trước. Các công ty vận chuyển chuyên nghiệp nên cung cấp dịch vụ theo dõi mạnh mẽ, cho phép bạn biết vị trí hàng hóa của mình theo thời gian thực.
Các vấn đề bất ngờ
Đôi khi những sự cố bất ngờ phát sinh có thể gây trở ngại cho quá trình vận chuyển hàng hóa của bạn. Các tình huống gây chậm trễ có thể bao gồm:
Thời tiết
Điều kiện thời tiết xấu có thể khiến máy bay không thể cất cánh, tàu sân bay bị chao đảo trên biển và cây cối đổ xuống làm tắc nghẽn các tuyến đường thiết yếu. Và tất cả những trường hợp này đều có thể gây ra sự chậm trễ rất lớn.
Tắc nghẽn cảng
Tình trạng tắc nghẽn giao thông đường biển, khi các tàu container phải chờ đợi bên ngoài một cảng đã quá tải do thiếu chỗ, có thể gây ra hiệu ứng dây chuyền tai hại đối với thời gian giao hàng.
đình công
Dù là công nhân cảng, nhân viên hải quan hay nhân viên kho bãi, việc thiếu nhân lực khiến quá trình bốc dỡ và xử lý hàng hóa diễn ra chậm hơn rất nhiều.
Hàng hóa dán nhãn sai và đóng gói không đúng cách
Nhãn vận chuyển phải rõ ràng và chính xác vì chúng hiển thị thông tin quan trọng về hàng hóa của bạn. Điều này có nghĩa là việc dán nhãn không đúng cách có thể dẫn đến chậm trễ tại hải quan hoặc thậm chí khiến kiện hàng của bạn bị thất lạc vĩnh viễn.
Tài liệu không chính xác
Thiếu giấy tờ, mô tả không chính xác và chữ viết mờ hoặc khó đọc đều là những vấn đề có thể xảy ra với khâu giấy tờ, và điều này có thể dẫn đến việc hàng hóa của bạn bị giữ lại trong khi bạn tìm kiếm những giấy tờ cần thiết – và phải trả phí cho việc đó.
Hoàn cảnh cực đoan
Đôi khi những chuyện điên rồ xảy ra và tạo ra hiệu ứng cánh bướm trong ngành vận tải biển. Bạn đã đọc về vụ tàu container mắc cạn ở Maryland, Mỹ chưa?
Sự kiện toàn cầu
Những sự kiện xảy ra trên toàn thế giới có thể gây ra những vấn đề lớn cho cả nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu. Ví dụ, đại dịch COVID-19 đã khiến giá cước vận chuyển tăng vọt và container bị kẹt ở những nơi không mong muốn, và vẫn đang ảnh hưởng đến ngành vận tải biển hiện nay.
Mặc dù hầu hết các lô hàng đều đến nơi đúng hạn, nhưng vẫn luôn có khả năng xảy ra sự cố. Hãy đọc bài viết này để biết bạn nên làm gì nếu lô hàng của mình bị thất lạc hoặc hư hỏng.
Sẽ mất bao lâu?
Được rồi, được rồi. Câu hỏi này hơi giống kiểu "sợi dây dài bao nhiêu?". Nhưng đây là một vài ước lượng.
Hàng hóa vận chuyển bằng đường bộ có thể đến đích cực nhanh nếu nằm trong phạm vi Vương quốc Anh hoặc xa hơn một chút ở châu Âu. Tại Vương quốc Anh, hàng hóa của bạn có thể đến bất cứ đâu trong vòng vài ngày. Còn để đến Đức, thời gian vận chuyển có thể lên đến 5 ngày.
Vận tải đường biển thường là phương thức vận chuyển chậm nhất, hàng hóa có thể mất tới 45 ngày để đến cảng đích.
Vận tải đường sắt nhanh hơn vận tải bằng tàu container, nhưng chậm hơn vận tải hàng không. Vận chuyển hàng hóa bằng tàu hỏa thường mất ít nhất vài ngày tùy thuộc vào khoảng cách hành trình. Những hành trình dài hơn, như từ Trung Quốc đến Anh, có thể mất vài tuần.
Vận chuyển hàng hóa đến các quốc gia khác bằng máy bay cực kỳ nhanh chóng và hàng hóa có thể được vận chuyển đến bất cứ nơi nào trên thế giới. Để vận chuyển một lô hàng từ Trung Quốc đến Anh, bạn sẽ mất khoảng 4-8 ngày.
của mình bao lâu ? Hãy đọc bài viết .
Việc biết trước những gì sẽ xảy ra sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian
Hiểu rõ các công đoạn trong quá trình vận chuyển hàng hóa từ điểm A đến điểm B sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt nhất, từ đó tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
Nhưng việc vận chuyển hàng hóa nên diễn ra suôn sẻ, đặc biệt là khi có một công ty giao nhận vận tải lo liệu mọi việc cho bạn.
Bạn có cần giải quyết một số thủ tục hành chính liên quan đến vận chuyển hàng hóa? Hãy để chúng tôi giúp bạn. Liên hệ với Millennium ngay hôm nay.