Khi vận chuyển hàng hóa từ điểm A đến điểm B, bạn cần phải suy nghĩ nhiều hơn là chỉ cách thức vận chuyển.

Ai chịu trách nhiệm về lô hàng ở mỗi giai đoạn của hành trình? Ai nên lo phần bảo hiểm và giấy tờ? Và ai sẽ chi trả cho những khoản phí nào?

Hãy cùng tìm hiểu về Incoterms. Viết tắt của International Commercial Terms (Điều khoản Thương mại Quốc tế), Incoterms là một bộ quy tắc thương mại tiêu chuẩn được phát triển bởi Phòng Thương mại Quốc tế. Được công nhận trên toàn thế giới, chúng xác định ai chịu trách nhiệm về điều gì trong quá trình vận chuyển hàng hóa toàn cầu.

Việc lựa chọn Incoterms tốt nhất cho các lô hàng quốc tế là vô cùng quan trọng vì nó có thể ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian giao hàng, tổng chi phí, trách nhiệm pháp lý và sự vận hành trơn tru của chuỗi cung ứng. Bản thân ICC cũng nói rằng, “Việc áp dụng sai quy tắc Incoterms® có thể dẫn đến chi phí phát sinh ngoài dự kiến, sự chậm trễ và tranh chấp.”

Vậy làm sao để biết nên sử dụng Incoterms nào? Trong hướng dẫn dành cho nhà xuất khẩu này, chúng ta sẽ tìm hiểu vai trò của Incoterms, mục đích của chúng và những Incoterms tốt nhất cho các lô hàng quốc tế. 

Incoterms thực sự có tác dụng gì?

Incoterms quy định rõ trách nhiệm của người mua và người bán trong thương mại quốc tế, loại bỏ sự nhầm lẫn và phân bổ trách nhiệm không chính xác, đồng thời làm rõ các kỳ vọng. 

Họ nêu ra ba yếu tố chính của vận tải biển toàn cầu:

• Ai chịu trách nhiệm sắp xếp và thanh toán chi phí vận chuyển?
• Trường hợp rủi ro chuyển từ người bán sang người mua
• Ai chịu trách nhiệm thủ tục thông quan xuất nhập khẩu?

11 điều khoản Incoterms

Dưới đây là tóm tắt về các điều khoản Incoterms. Bạn có thể tìm hiểu thêm về chúng tại đây .

• EXW (Giao hàng tại xưởng)
• FCA (Hãng vận chuyển miễn phí)
• CPT (Cước phí trả trước)
• CIP (Cước phí vận chuyển và bảo hiểm đã thanh toán cho) 
• DPU (Giao hàng tại nơi dỡ hàng)
• DAP (Giao hàng tại chỗ)
• DDP (Giao hàng đã thanh toán thuế)

Bốn yếu tố tiếp theo liên quan cụ thể đến vận tải đường biển và đường thủy nội địa:

• FAS (Giao hàng miễn phí cạnh tàu)
• FOB (Giao hàng trên tàu)
• CFR (Giá thành và cước phí)
• CIF (Giá thành, Bảo hiểm và Cước vận chuyển)

Ví dụ về việc sử dụng Incoterms trong thực tế

Với điều khoản EXW (Ex Works), người mua chịu trách nhiệm gần như mọi khía cạnh của quá trình vận chuyển, bao gồm việc tổ chức và thanh toán chi phí vận chuyển, bảo hiểm và tất cả các thủ tục giấy tờ. Người bán chỉ cần chuẩn bị hàng hóa để người mua đến nhận.

Ngược lại, người bán gần như lo liệu mọi thứ. Theo điều khoản Incoterm này, người bán chịu trách nhiệm vận chuyển, thông quan, thuế và giao hàng tận nhà cho người mua. Người mua chỉ cần chờ nhận hàng.

Bây giờ, chúng ta hãy xem xét CIF (Giá thành, Bảo hiểm và Cước phí) và FCA (Giao hàng cho người vận chuyển). Theo FCA, người bán vận chuyển hàng hóa đến một địa điểm đã được xác định trước, và tại thời điểm đó, trách nhiệm đối với lô hàng chuyển từ người bán sang người mua. CIF quy định rằng người bán chịu trách nhiệm về bảo hiểm và thanh toán cho chặng vận chuyển chính của hàng hóa, nhưng rủi ro được chuyển sang người mua ngay khi hàng hóa được chất lên tàu.

Các yếu tố cần xem xét khi lựa chọn thuật ngữ phù hợp

Việc xác định Incoterms phù hợp nhất cho các lô hàng quốc tế phụ thuộc vào hoàn cảnh của bạn, bao gồm mức độ trách nhiệm bạn muốn gánh chịu và phương thức vận chuyển hàng hóa bạn sẽ sử dụng. 

Hãy cùng điểm qua một số yếu tố quan trọng để xác định nên sử dụng loại nào…

Phương thức vận chuyển

Một số điều khoản Incoterms chỉ áp dụng cho các phương thức vận tải cụ thể. FOB (Free on Board) và CIF (Cost, Insurance and Freight) chỉ có thể áp dụng cho vận tải đường biển. Các điều khoản khác, chẳng hạn như EXW (Ex Works), FCA (Free Carrier) và CPT (Carriage Paid To) có thể được sử dụng cho bất kỳ phương thức vận tải nào, hoặc kết hợp nhiều phương thức – điều này được gọi là vận tải đa phương thức .

Trình độ kinh nghiệm 

Mới tham gia vào thương mại quốc tế? Có lẽ bạn là một doanh nghiệp nhỏ không có đủ vốn hoặc khả năng hậu cần để đảm bảo mức độ trách nhiệm cao (đặc biệt là nếu xảy ra sự cố). 

Một yếu tố khác trong việc lựa chọn Incoterms tốt nhất cho các lô hàng quốc tế là đánh giá mức độ kinh nghiệm của doanh nghiệp bạn. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, lựa chọn DDP (Delivery Duty Paid) có thể an toàn hơn. Theo điều khoản DDP, người bán chịu trách nhiệm về tất cả các chi phí, rủi ro và nhiệm vụ liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa từ nước xuất xứ đến một địa điểm đã được xác định trước tại quốc gia của người mua.

Các nhà nhập khẩu và xuất khẩu có kinh nghiệm hoặc quy mô lớn thường muốn duy trì nhiều quyền kiểm soát hơn, sử dụng các điều khoản như EXW hoặc FOB. Điều này đặc biệt hiệu quả nếu họ có các đối tác vận chuyển lâu năm đáng tin cậy và đội ngũ hậu cần nội bộ. Theo EXW, mọi trách nhiệm về chi phí và rủi ro vận chuyển hàng hóa thuộc về người mua, còn theo FOB, người bán phải trực tiếp bốc hàng lên tàu đã được chỉ định trước. Sau khi hàng được bốc lên, người mua chịu trách nhiệm về mọi chi phí và rủi ro.

Khả năng chấp nhận rủi ro và kiểm soát chi phí

Một số công ty sẵn lòng trả nhiều tiền hơn để giảm bớt trách nhiệm và gánh vác áp lực của các quy trình vận chuyển hàng hóa phức tạp. Những công ty khác lại muốn kiểm soát hoàn toàn chi phí và sẵn sàng chấp nhận rủi ro cao hơn để đạt được điều đó. 

EXW là một trong những điều khoản Incoterms tốt nhất cho các lô hàng quốc tế trong trường hợp này vì nó cho phép người mua toàn quyền kiểm soát, mặc dù điều này cũng đi kèm với toàn bộ trách nhiệm. 

Quy định của nước đến

Một số quốc gia có các quy định nhập khẩu, chính sách hải quan và thủ tục thuế riêng, có thể ảnh hưởng đến các điều khoản Incoterms mà bạn sử dụng để giao dịch. 

Ví dụ, ở một số khu vực trên thế giới, người nhập khẩu phải được gọi là người khai báo , và do đó, các thuật ngữ như DDP (Delivery Duty Paid - Giao hàng đã thanh toán thuế) không được sử dụng hợp pháp. Theo DDP, người bán chịu hoàn toàn trách nhiệm vận chuyển hàng hóa đến tận địa điểm của người mua, bao gồm cả việc thanh toán thuế nhập khẩu, thuế và xử lý thủ tục hải quan tại quốc gia của người mua. Tại những khu vực này, người bán ở nước ngoài thường không thể hoàn tất các thủ tục nhập khẩu hoặc thanh toán thuế thay mặt người mua một cách hợp pháp nếu không có sự hiện diện tại địa phương.

Cơ sở hạ tầng hậu cần hiện có 

Bạn có những hỗ trợ hậu cần nào? Trả lời câu hỏi này sẽ giúp bạn xác định được Incoterms tốt nhất cho các lô hàng quốc tế. 

Nếu bạn có kho bãi, đại lý hải quan hoặc công ty giao nhận vận tải, các điều khoản Incoterms như FCA và DAP có thể phù hợp. Tuy nhiên, nếu không có cơ sở hạ tầng phù hợp, việc giao cho người bán nhiều trách nhiệm hơn với điều khoản như DDP có thể thích hợp hơn.

Các điều khoản Incoterms thông dụng nhất và thời điểm sử dụng chúng

Hầu hết các doanh nghiệp thường tuân thủ một số điều khoản Incoterms thông dụng. 

• EXW (Giao hàng tại xưởng)

Theo điều khoản EXW, người mua chịu trách nhiệm mọi thứ, bao gồm bảo hiểm, vận chuyển và thủ tục hải quan. EXW phù hợp nhất với những người gửi hàng có kinh nghiệm và hệ thống vận hành mạnh mẽ của riêng họ. 

• FCA (Hãng vận chuyển miễn phí)

Theo FCA (Final Account Assessment), người bán giao hàng cho đơn vị vận chuyển của người mua. Điều này cho phép lập kế hoạch vận chuyển linh hoạt và vận chuyển đa phương thức, hoặc khi người mua muốn kiểm soát phần chính của hành trình. 

• CIF (Giá thành, Bảo hiểm, Cước phí):
  Theo điều khoản CIF, người bán thanh toán mọi chi phí cho đến khi hàng hóa đến cảng, và sau đó người mua chịu rủi ro một khi hàng hóa đã được chất lên tàu. Điều khoản này thường được lựa chọn cho hầu hết các lô hàng vận chuyển bằng đường biển.
• DDP (Giao hàng đã thanh toán thuế)

Theo hình thức DDP, người bán sẽ lo liệu mọi thứ, chịu hoàn toàn trách nhiệm về thuế, phí hải quan, giao hàng và thủ tục thông quan. Điều này phù hợp với các doanh nghiệp muốn kiểm soát hoàn toàn mọi việc và tránh những bất ngờ khó chịu.

Đây là một số điều khoản Incoterms được sử dụng phổ biến nhất cho các lô hàng quốc tế trong số phần lớn các nhà giao dịch quốc tế.

Tóm lại, đây là một câu nói thích hợp từ Dimerco, một công ty vận tải hàng hóa toàn cầu:

“Không có điều khoản Incoterm nào hoàn hảo. Điều khoản tốt nhất là điều khoản phù hợp với khả năng và chiến lược của bạn.”

Những cạm bẫy cần tránh

Việc lựa chọn Incoterms phù hợp nhất cho các lô hàng quốc tế có thể rất khó khăn. Nhưng việc chọn sai điều khoản có thể dẫn đến nhầm lẫn, chậm trễ và chi phí phát sinh ngoài dự kiến. 

Dưới đây là ba sai lầm phổ biến nhất:

• Sử dụng các điều khoản chỉ dành cho vận tải đường biển cho vận tải hàng không. Không nên sử dụng các điều khoản Incoterms dành riêng cho vận tải đường biển cho các lô hàng vận chuyển đường bộ hoặc đa phương thức.
• Việc đồng ý sử dụng điều khoản DDP khi bạn chưa quen thuộc với các quy định nhập khẩu có thể gây ra các vấn đề về hải quan hoặc chậm trễ tại điểm đến.
• Việc không thống nhất các nhóm nội bộ hoặc tài liệu với các điều khoản Incoterms đã được thỏa thuận có thể dẫn đến những nhầm lẫn tốn kém về sau. 

Nhưng đừng lo lắng! Millennium sẽ hỗ trợ bạn.

Millennium giúp bạn lựa chọn thời hạn phù hợp như thế nào?

Các điều khoản Incoterms có thể gây khó hiểu, và Millennium có thể đơn giản hóa quy trình này cho bạn.

Chúng tôi bắt đầu bằng việc đánh giá mục tiêu, kinh nghiệm và loại hình vận chuyển của bạn, sau đó sẽ hướng bạn đến thời hạn phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.

Dù bạn đang tìm kiếm điều gì, chúng tôi sẽ giải thích rõ ràng và đầy đủ những tác động của điều khoản Incoterm mà bạn đã chọn để bạn không bao giờ bị bất ngờ về kết quả. Và để trải nghiệm của bạn được thoải mái nhất có thể, Millennium cũng hỗ trợ bạn trong việc hoàn tất thủ tục giấy tờ, thông quan và định tuyến phù hợp với điều khoản Incoterm đã nêu. 

Nắm vững Incoterms để thành công trong vận chuyển hàng hóa

Incoterms không chỉ là những từ viết tắt kỹ thuật. Chúng định hình chi phí, rủi ro và khả năng kiểm soát của bạn khi vận chuyển hàng hóa quốc tế, vì vậy việc lựa chọn đúng Incoterms là vô cùng quan trọng. 

Bạn không chắc chắn Incoterms nào là tốt nhất cho các lô hàng quốc tế? Hãy liên hệ với đội ngũ của Millennium Cargo – chúng tôi sẽ giúp bạn lựa chọn đúng ngay từ lần đầu tiên.