Khi bạn vận chuyển hàng hóa từ A đến B, có nhiều điều cần phải suy nghĩ hơn là chỉ cách thức vận chuyển hàng hóa.

Ai chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa ở mỗi giai đoạn của hành trình? Ai sẽ lo liệu bảo hiểm và thủ tục giấy tờ? Và ai sẽ chi trả những khoản nào?

Hãy tìm hiểu Incoterms. Viết tắt của International Commercial Terms (Điều khoản Thương mại Quốc tế), Incoterms là một bộ quy tắc thương mại tiêu chuẩn do Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) phát triển. Được công nhận trên toàn thế giới, Incoterms xác định ai chịu trách nhiệm về việc gì trong quá trình vận chuyển toàn cầu.

Việc lựa chọn Incoterms® phù hợp nhất cho các lô hàng quốc tế là rất quan trọng vì nó có thể ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian giao hàng, tổng chi phí, trách nhiệm pháp lý và sự vận hành trơn tru của chuỗi cung ứng. Chính ICC cũng tuyên bố: "Việc áp dụng sai quy tắc Incoterms® có thể dẫn đến chi phí, sự chậm trễ và tranh chấp không mong muốn."

Vậy, làm thế nào để biết nên sử dụng Incoterms nào? Trong hướng dẫn dành cho nhà xuất khẩu này, chúng tôi sẽ tìm hiểu vai trò của Incoterms, mục đích của chúng và những Incoterms tốt nhất cho các lô hàng quốc tế. 

Incoterms thực sự có tác dụng gì?

Incoterms nêu rõ trách nhiệm của người mua và người bán trong thương mại quốc tế, loại bỏ sự nhầm lẫn và trách nhiệm không đúng chỗ, đồng thời làm rõ các kỳ vọng. 

Họ phác thảo ba yếu tố chính của vận chuyển toàn cầu:

• Ai sắp xếp và trả tiền vận chuyển
• Nơi rủi ro chuyển từ người bán sang người mua
• Ai xử lý thủ tục thông quan xuất nhập khẩu?

11 điều khoản Incoterms

Sau đây là tóm tắt về Incoterms. Bạn có thể đọc thêm về chúng tại đây .

• EXW (Giao tại xưởng)
• FCA (Nhà vận chuyển miễn phí)
• CPT (Cước phí trả cho)
• CIP (Cước phí vận chuyển và bảo hiểm trả cho) 
• DPU (Giao hàng tại nơi đã dỡ hàng)
• DAP (Giao hàng tận nơi)
• DDP (Giao hàng đã nộp thuế)

Bốn lĩnh vực tiếp theo dành riêng cho vận tải đường biển và đường thủy nội địa:

• FAS (Miễn phí dọc theo tàu)
• FOB (Giao hàng tận nơi)
• CFR (Giá thành và cước phí)
• CIF (Giá thành, Bảo hiểm và Cước phí)

Ví dụ về Incoterms đang được sử dụng

Với điều kiện EXW (Giao tại xưởng), người mua chịu trách nhiệm cho hầu hết mọi khâu của quy trình vận chuyển, bao gồm tổ chức và thanh toán chi phí vận chuyển, bảo hiểm và mọi thủ tục giấy tờ. Người bán chỉ cần chuẩn bị hàng hóa để nhận.

Ngược lại, người bán xử lý hầu hết mọi việc theo điều kiện DDP (Giao hàng đã trả thuế). Theo Incoterm này, người bán sẽ lo liệu việc vận chuyển, thông quan, thuế và giao hàng tận nhà người mua. Người mua chỉ cần chờ nhận hàng.

Bây giờ, hãy cùng xem xét CIF (Giá thành, Bảo hiểm và Cước phí) và FCA (Giao cho người vận chuyển). Theo FCA, người bán vận chuyển hàng hóa đến một địa điểm đã định trước, và tại thời điểm đó, trách nhiệm vận chuyển hàng hóa chuyển từ người bán sang người mua. CIF quy định rằng người bán chịu trách nhiệm mua bảo hiểm và chi trả cho chặng đường chính của hàng hóa, nhưng rủi ro được chuyển sang người mua ngay sau khi hàng hóa được xếp lên tàu.

Các yếu tố cần xem xét khi chọn thuật ngữ phù hợp

Việc xác định điều khoản Incoterms tốt nhất cho các lô hàng quốc tế phụ thuộc vào tình hình của bạn, bao gồm mức độ trách nhiệm bạn muốn đảm nhận và phương pháp bạn sẽ sử dụng để vận chuyển hàng hóa của mình. 

Chúng ta hãy cùng xem xét một số yếu tố chính để xác định nên sử dụng…

Phương thức vận chuyển

Một số điều khoản Incoterms chỉ áp dụng cho một số phương thức vận tải nhất định. FOB (Giao hàng lên tàu) và CIF (Tiền hàng, Bảo hiểm và Cước phí) chỉ áp dụng cho vận tải đường biển. Một số điều khoản khác, chẳng hạn như EXW (Giao tại xưởng), FCA (Giao cho người chuyên chở) và CPT (Cước phí trả tới) có thể được sử dụng cho bất kỳ phương thức vận tải nào, hoặc kết hợp cả hai – đây được gọi là vận tải đa phương thức .

Mức độ kinh nghiệm 

Bạn mới tham gia thương mại quốc tế? Có lẽ bạn là một doanh nghiệp nhỏ, không có đủ vốn hoặc năng lực hậu cần để đảm nhiệm những trách nhiệm lớn (đặc biệt là khi có sự cố xảy ra). 

Một yếu tố khác trong việc lựa chọn Incoterms tốt nhất cho các lô hàng quốc tế là đánh giá mức độ kinh nghiệm của doanh nghiệp bạn. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, có thể an toàn hơn khi chọn điều kiện DDP (Giao hàng đã trả thuế). Theo điều khoản DDP, người bán chịu trách nhiệm về mọi chi phí, rủi ro và công việc liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa từ quốc gia xuất xứ đến địa điểm đã định trước tại quốc gia của người mua.

Các nhà nhập khẩu và xuất khẩu có kinh nghiệm hoặc quy mô lớn thường muốn kiểm soát chặt chẽ hơn, sử dụng các điều khoản như EXW hoặc FOB. Điều này đặc biệt hiệu quả nếu họ có đối tác vận chuyển uy tín lâu năm và đội ngũ hậu cần nội bộ. Theo EXW, mọi trách nhiệm xử lý chi phí và rủi ro vận chuyển hàng hóa thuộc về người mua, và theo FOB, người bán phải tự tay chất hàng lên tàu đã định trước. Sau khi hàng được chất lên tàu, người mua chịu trách nhiệm về mọi chi phí và rủi ro.

Khẩu vị rủi ro và kiểm soát chi phí

Một số công ty sẵn sàng trả thêm tiền để giảm bớt trách nhiệm và gánh vác áp lực của quy trình vận chuyển hàng hóa phức tạp. Những công ty khác muốn kiểm soát toàn bộ chi phí và sẵn sàng chấp nhận rủi ro cao hơn để đạt được điều đó. 

EXW là một trong những điều khoản Incoterms tốt nhất cho các lô hàng quốc tế trong trường hợp này vì nó trao cho người mua toàn quyền kiểm soát, mặc dù điều này đi kèm với toàn bộ trách nhiệm. 

Quy định của quốc gia đích

Một số quốc gia có quy định nhập khẩu, chính sách hải quan và thủ tục thuế cụ thể có thể ảnh hưởng đến Incoterms mà bạn sử dụng để giao dịch. 

Một ví dụ là ở một số khu vực trên thế giới, người nhập khẩu phải được gọi là người khai báo , và do đó, các điều khoản như DDP (Giao hàng đã nộp thuế) không được phép sử dụng hợp pháp. Theo DDP, người bán chịu toàn bộ trách nhiệm giao hàng đến tận địa điểm của người mua, bao gồm cả việc nộp thuế nhập khẩu, thuế và xử lý thủ tục thông quan tại quốc gia của người mua. Tại những khu vực này, người bán ở nước ngoài thường không thể hoàn tất thủ tục nhập khẩu hoặc nộp thuế thay mặt người mua một cách hợp pháp nếu không có sự hiện diện tại địa phương.

Cơ sở hạ tầng hậu cần có sẵn 

Bạn có những hỗ trợ hậu cần nào? Trả lời câu hỏi này sẽ giúp bạn tìm ra điều khoản Incoterms tốt nhất cho các lô hàng quốc tế. 

Nếu bạn có kho bãi, đại lý hải quan hoặc công ty giao nhận vận tải, các điều khoản Incoterms như FCA và DAP có thể phù hợp. Tuy nhiên, nếu không có cơ sở hạ tầng phù hợp, việc trao thêm trách nhiệm cho người bán với điều khoản như DDP có thể phù hợp hơn.

Các điều khoản Incoterm phổ biến nhất và khi nào nên sử dụng chúng

Hầu hết các doanh nghiệp có xu hướng lựa chọn một số điều khoản Incoterms thường được sử dụng. 

• EXW (Giao tại xưởng)

Người mua sẽ lo liệu mọi việc theo điều kiện EXW, bao gồm bảo hiểm, vận chuyển và hải quan. EXW phù hợp nhất với những người giao hàng có kinh nghiệm và hệ thống vận hành mạnh mẽ. 

• FCA (Nhà vận chuyển miễn phí)

Theo FCA, người bán giao hàng cho hãng vận tải của người mua. Điều này cho phép linh hoạt trong việc lập kế hoạch vận chuyển và vận chuyển đa phương thức, hoặc khi người mua muốn kiểm soát phần lớn hành trình. 

• CIF (Giá thành, Bảo hiểm, Cước phí)
  Theo CIF, người bán thanh toán mọi chi phí cho đến khi hàng hóa đến cảng, và sau đó người mua chịu rủi ro khi hàng hóa đã lên tàu. Điều khoản này thường được lựa chọn cho hầu hết các lô hàng vận tải đường biển.
• DDP (Giao hàng đã nộp thuế)

Người bán sẽ lo liệu mọi việc, chịu toàn bộ trách nhiệm về thuế, phí, giao hàng và thủ tục hải quan theo điều kiện DDP. Điều này phù hợp với các doanh nghiệp muốn kiểm soát toàn diện và không gặp bất kỳ bất ngờ khó chịu nào.

Đây là một số điều khoản Incoterm được sử dụng phổ biến nhất cho các lô hàng quốc tế trong phần lớn các thương nhân quốc tế.

Tóm lại, đây là một trích dẫn thích hợp từ Dimerco, một công ty vận tải hàng hóa toàn cầu:

“Không có Incoterm nào hoàn hảo. Incoterm tốt nhất là Incoterm phù hợp với năng lực và chiến lược của bạn.”

Những cạm bẫy cần tránh

Việc tìm ra điều khoản Incoterms tốt nhất cho các lô hàng quốc tế có thể rất khó khăn. Tuy nhiên, việc chọn sai điều khoản có thể dẫn đến nhầm lẫn, chậm trễ và phát sinh chi phí ngoài dự kiến. 

Sau đây là ba cạm bẫy hàng đầu:

• Sử dụng các điều khoản chỉ áp dụng cho vận tải hàng không. Không nên sử dụng Incoterms dành riêng cho vận tải đường biển cho vận tải đường bộ hoặc đa phương thức.
• Đồng ý sử dụng DDP khi bạn không quen thuộc với các quy định nhập khẩu. Điều này có thể gây ra các vấn đề về hải quan hoặc chậm trễ tại điểm đến.
• Không thống nhất các nhóm nội bộ hoặc tài liệu với các điều khoản Incoterms đã thỏa thuận. Điều này có thể dẫn đến những nhầm lẫn tốn kém về sau. 

Nhưng đừng lo! Millennium sẽ hỗ trợ bạn.

Millennium giúp bạn chọn đúng thuật ngữ như thế nào

Incoterms có thể gây nhầm lẫn và Millennium có thể đơn giản hóa quy trình này cho bạn.

Chúng tôi bắt đầu bằng cách đánh giá mục tiêu, kinh nghiệm và loại hình vận chuyển của bạn, sau đó hướng dẫn bạn đến kỳ hạn phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.

Dù bạn đang tìm kiếm điều gì, chúng tôi sẽ giải thích rõ ràng và đầy đủ về các tác động của Incoterm bạn đã chọn để bạn không bao giờ phải bất ngờ với kết quả. Và để trải nghiệm của bạn được thoải mái nhất có thể, Millennium cũng hỗ trợ bạn sắp xếp giấy tờ, thủ tục hải quan và lộ trình phù hợp với Incoterm đó. 

Áp dụng Incoterms đúng cách để vận chuyển thành công

Incoterms không chỉ là những từ viết tắt mang tính kỹ thuật. Chúng định hình chi phí, rủi ro và khả năng kiểm soát của bạn khi vận chuyển hàng hóa quốc tế, vì vậy việc lựa chọn đúng thuật ngữ là rất quan trọng. 

Bạn chưa chắc chắn Incoterms nào là tốt nhất cho các lô hàng quốc tế? Hãy liên hệ với đội ngũ Millennium Cargo – chúng tôi sẽ giúp bạn lựa chọn chính xác ngay từ lần đầu tiên.