Việc giao hàng chậm trễ gây khó chịu và tốn kém, nhưng tin tốt là phần lớn trong số đó có thể tránh được.

Nhưng tại sao lại xảy ra tình trạng chậm trễ? Điều gì có thể xảy ra sai sót với một lô hàng? Và làm thế nào bạn có thể giải quyết bất kỳ vấn đề nào phát sinh?

Hãy cùng tìm hiểu những nguyên nhân phổ biến nhất gây ra tình trạng giao hàng chậm trễ và những việc bạn có thể làm để ngăn chặn chúng.

Sự kiện toàn cầu

Từ đại dịch đến thiên tai, các sự kiện toàn cầu có thể gây ra những trở ngại nghiêm trọng nếu bạn đang vận chuyển hàng hóa. Ngay cả một sự kiện cục bộ như việc đóng cửa cảng cũng có thể gây ra hậu quả trên diện rộng, chẳng hạn như tình trạng ùn tắc đáng kể làm chậm các tuyến vận chuyển trên toàn cầu.

Hãy xem xét một ví dụ gần đây. Vào tháng 3 năm 2024, một cây cầu lớn đã bị sập tại cảng Baltimore. Điều này có thể không phải là một sự kiện toàn cầu, nhưng cảng này là một trong những cảng biển nhộn nhịp nhất ở Hoa Kỳ. Khoảng một chục tàu chở hàng đã bị mắc kẹt bên trong cảng, không thể rời đi, và nhiều tàu khác phải chuyển hướng tuyến đường để tránh cảng hiện không thể sử dụng được.

Vụ sập cầu đã gây ra sự chậm trễ ngay lập tức trong việc vận chuyển hàng hóa toàn cầu và tắc nghẽn tại các cảng thay thế. Việc chuyển hướng tàu đến các cảng khác, cùng với sự chậm trễ trong chính các lô hàng, đã gây ra các vấn đề về hậu cần cho các công ty vận tải biển và làm tăng chi phí.

Các sự kiện đang diễn ra khác bao gồm hàng loạt vụ tấn công ở Biển Đỏ, dự kiến ​​sẽ tiếp diễn đến năm 2025. Các vụ tấn công vào tàu thuyền đi qua Biển Đỏ khiến giao thông qua kênh đào Suez bị giảm mạnh, các công ty vận tải biển phải kéo dài thời gian hành trình thêm hơn một tuần để đảm bảo hàng hóa của họ được an toàn.

Cách lập kế hoạch trước

Dưới đây là một số cách để tránh tình trạng chậm trễ vận chuyển thường gặp do các sự kiện toàn cầu gây ra.

• Hãy tập trung vào khả năng thích ứng. Thay vì cố gắng kiểm soát những gì xảy ra, điều không thể, hãy tập trung vào khả năng thích nghi nhanh chóng của bạn với những sự kiện phát sinh.
• Đa dạng hóa nhà cung cấp. Đừng đặt tất cả trứng vào một giỏ ở cùng một khu vực địa lý. 
• Giao tiếp là chìa khóa. Đừng đánh giá thấp lợi ích của việc giao tiếp tốt với công ty vận chuyển của bạn. Họ nên cập nhật cho bạn về tình hình diễn biến để ngay cả khi hàng hóa của bạn bị kẹt, bạn vẫn nắm được tình hình và có thể quản lý công việc kinh doanh của mình cho phù hợp.

Sự tắc nghẽn chuỗi cung ứng

Chuỗi cung ứng có nhiều khía cạnh và mỗi khía cạnh đều tiềm ẩn rủi ro. Từ tình trạng tồn đọng hàng hóa đến tắc nghẽn cảng, các vấn đề trong chuỗi cung ứng có thể dẫn đến sự chậm trễ nghiêm trọng. 

Dưới đây là một vài ví dụ về các vấn đề bạn có thể gặp phải…

Các cảng có lượng hàng hóa vận chuyển vượt quá dự kiến ​​có thể bị tắc nghẽn. Điều này cũng có thể do cơ sở hạ tầng không đầy đủ và thiếu hụt lao động. Tắc nghẽn đồng nghĩa với việc tàu phải chờ lâu hơn để dỡ hàng, gây ra sự chậm trễ.

Hồ sơ không chính xác hoặc không đầy đủ, cũng như số lượng nhân viên ít, có thể dẫn đến tình trạng chậm trễ tại hải quan. 

Hãy xem xét các yếu tố như kho bãi, sự gián đoạn trong các tuyến vận tải và chuỗi cung ứng phức tạp, bạn sẽ thấy hiệu ứng domino được tạo ra nhanh chóng như thế nào. 

Cách lập kế hoạch trước

Dưới đây là ba cách bạn có thể chuẩn bị cho các sự cố trong chuỗi cung ứng để tránh bị chậm trễ…

• Phân bổ hàng tồn kho. Cân nhắc việc lưu trữ hàng hóa tại nhiều kho hoặc trung tâm phân phối khác nhau.
• Mức dự trữ an toàn. Lập kế hoạch trước và tính toán lượng hàng dự trữ, phòng trường hợp cần thiết.
• Quan hệ với nhà cung cấp. Xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với nhiều nhà cung cấp để tăng tính linh hoạt trong trường hợp thiếu hàng.

Hỏng hóc cơ khí

Đôi khi, vấn đề không phải do con người gây ra, mà là do máy móc. Hỏng hóc tàu thuyền, máy bay, xe lửa và xe tải không phải là chuyện hiếm gặp. Ngay cả một vấn đề nhỏ với một phương tiện hoặc con tàu cũng có thể dẫn đến sự chậm trễ lớn.

Cách lập kế hoạch trước

Vậy, bạn có thể làm gì để chuẩn bị cho trường hợp máy móc gặp sự cố?

• Quan trọng là bạn quen biết ai. Hoặc ít nhất là người mà công ty giao nhận vận tải của bạn quen biết! Tốt nhất là nên làm việc với một công ty giao nhận vận tải có mạng lưới rộng khắp, giống như Millennium, để bạn có thể thay đổi hãng vận chuyển nếu cần.
• Giao tiếp là yếu tố then chốt. Theo dõi thời gian thực và cập nhật thường xuyên từ đơn vị vận chuyển giúp bạn quản lý tốt hơn phần việc của mình.

Thời tiết khắc nghiệt

Mặc dù không thường xuyên xảy ra, nhưng các hiện tượng thời tiết cực đoan có thể và thực sự gây ra gián đoạn vận chuyển hàng hóa. Và chúng ta không chỉ nói về bão tuyết và giông bão; nhiệt độ cực cao có thể làm tan chảy mặt đường nhựa hoặc gây ra cháy rừng, dẫn đến gián đoạn các tuyến giao thông.

Cách lập kế hoạch trước

Hãy cùng xem cách khắc phục các vấn đề do thời tiết gây ra và tránh bị chậm trễ.

• Sử dụng các công cụ dự báo. Hãy tận dụng các công cụ dự báo thông minh để theo dõi điều kiện thời tiết.
• Lập kế hoạch các tuyến đường dự phòng. Sử dụng một đơn vị vận chuyển đáng tin cậy có thể lập kế hoạch các tuyến đường thay thế trong trường hợp thời tiết xấu gây gián đoạn.
• Hãy mua bảo hiểm! Bảo hiểm hàng hóa có thể bù đắp những tổn thất tiềm tàng do chậm trễ thời tiết gây ra.

Giấy tờ sai

Có rất nhiều loại giấy tờ khác nhau cần thiết trong suốt quá trình vận chuyển. Để đảm bảo lô hàng của bạn đến đích đúng thời hạn, bạn phải chắc chắn cung cấp không chỉ đúng giấy tờ mà còn không có bất kỳ sai sót nào.

Chỉ cần một chữ số sai, toàn bộ lô hàng của bạn có thể bị thất lạc.

Những lỗi thường gặp trên giấy tờ vận chuyển bao gồm:

• Danh sách đóng gói bị thiếu
• Hạng vận chuyển hàng hóa không chính xác
• Thông tin vận đơn không chính xác
• Địa chỉ giao hàng hoặc thông tin liên hệ không chính xác
• Sai trọng lượng/số lượng pallet
• Thiếu mô tả sản phẩm
• Giá trị không chính xác hoặc bị thiếu
• Sai sót trong việc khai báo điểm đến hoặc điểm xuất phát

Cách tránh

Việc chậm trễ vận chuyển gây ra những hậu quả tốn kém. Dưới đây là cách bạn có thể giúp tránh những sai sót trong chứng từ.

• Hãy tự động hóa. Các quy trình kỹ thuật số và phần mềm giúp giảm thiểu lỗi do con người gây ra.
• Hãy đảm bảo quy trình ghi nhãn của bạn rõ ràng. 
• Hãy hợp tác với một công ty giao nhận vận tải uy tín. Kiến thức chuyên môn của công ty giao nhận sẽ giảm bớt gánh nặng cho bạn trong việc đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.

Tránh tình trạng giao hàng chậm trễ, giảm chi phí và giữ chân khách hàng hài lòng

Sự chậm trễ có thể gây ra sự bất mãn cho khách hàng, làm tổn hại đến uy tín và gây thiệt hại về tài chính cho doanh nghiệp. Một số sự chậm trễ là không thể tránh khỏi, nhưng những lời khuyên này sẽ giúp bạn quản lý những sự chậm trễ có thể tránh được.

Bạn đang tìm kiếm một công ty giao nhận thân thiện, luôn sẵn sàng hỗ trợ qua điện thoại? Hãy liên hệ với Millennium để tìm hiểu cách chúng tôi có thể giúp bạn ngay hôm nay.