Sự chậm trễ vận chuyển gây khó chịu và tốn kém, nhưng tin tốt là nhiều trường hợp trong số đó có thể tránh được.

Nhưng tại sao sự chậm trễ lại xảy ra? Điều gì có thể xảy ra với một lô hàng? Và làm thế nào bạn có thể giải quyết mọi vấn đề phát sinh?

Hãy cùng tìm hiểu những nguyên nhân phổ biến nhất dẫn đến việc giao hàng trễ và những gì bạn có thể làm để ngăn chặn chúng.

Sự kiện toàn cầu

Từ đại dịch đến thảm họa thời tiết, các sự kiện toàn cầu có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến công việc của bạn nếu bạn vận chuyển hàng hóa. Ngay cả một sự kiện cục bộ như đóng cửa cảng cũng có thể gây ra hậu quả lan rộng, chẳng hạn như tồn đọng đáng kể làm chậm các tuyến vận chuyển trên toàn cầu.

Hãy xem một ví dụ gần đây. Vào tháng 3 năm 2024, một cây cầu lớn ở cảng Baltimore bị sập. Điều này nghe có vẻ không giống một sự kiện toàn cầu, nhưng cảng này là một trong những bến cảng nhộn nhịp nhất ở Hoa Kỳ. Khoảng chục tàu chở hàng bị mắc kẹt bên trong cảng không thể rời đi, trong đó nhiều tàu khác phải chuyển hướng khỏi cảng hiện không thể sử dụng được.

Vụ sập cầu đã dẫn đến sự chậm trễ ngay lập tức trong việc di chuyển hàng hóa toàn cầu và tắc nghẽn tại các cảng thay thế. Việc định tuyến lại tàu đến các cảng khác và sự chậm trễ trong việc vận chuyển đã gây ra các vấn đề hậu cần cho các công ty vận tải và tăng chi phí.

Các sự kiện đang diễn ra khác bao gồm hàng loạt các cuộc tấn công ở Biển Đỏ, dự kiến ​​sẽ tiếp tục kéo dài đến năm 2025. Các cuộc tấn công vào các tàu đi qua Biển Đỏ có nghĩa là giao thông qua Kênh đào Suez bị giảm sút nghiêm trọng, và các công ty vận tải biển chọn kéo dài thêm hơn một tuần cho hành trình của họ. thời gian để đảm bảo hàng hóa của họ vẫn còn nguyên vẹn.

Cách lên kế hoạch trước

Dưới đây là một số cách để tránh tình trạng chậm trễ vận chuyển thường gặp do các sự kiện toàn cầu gây ra.

• Tập trung vào khả năng phục hồi. Thay vì cố gắng kiểm soát những gì xảy ra, điều này là không thể, hãy tập trung vào khả năng thích ứng nhanh chóng với những sự kiện phát sinh.
• Đa dạng hóa nhà cung cấp. Đừng bỏ tất cả trứng vào một giỏ về mặt địa lý.  
• Giao tiếp là chìa khóa. Đừng đánh giá thấp lợi ích của việc liên lạc tốt với người giao nhận của bạn. Họ phải cập nhật cho bạn về tình hình đang diễn ra để ngay cả khi hàng hóa của bạn bị kẹt, bạn vẫn biết được chuyện gì đang xảy ra và có thể quản lý công việc kinh doanh của mình một cách phù hợp.

Nắm giữ chuỗi cung ứng

Chuỗi cung ứng có thể có nhiều khía cạnh và mỗi khía cạnh đều tiềm ẩn một lỗ hổng. Từ tồn đọng đến tắc nghẽn cảng, các vấn đề về chuỗi cung ứng có thể dẫn đến sự chậm trễ nghiêm trọng.  

Dưới đây là một số ví dụ về các vấn đề bạn có thể gặp phải…

Các cảng có khối lượng hàng hóa cao hơn dự kiến ​​có thể bị tắc nghẽn. Điều này cũng có thể được gây ra bởi cơ sở hạ tầng không đầy đủ và thiếu lao động. Tắc nghẽn nghĩa là tàu phải đợi lâu hơn để được dỡ hàng, gây chậm trễ.

Tài liệu không chính xác hoặc không đầy đủ cũng như số lượng nhân viên thấp có thể dẫn đến tình trạng ứ đọng tại hải quan. 

Hãy xem xét những thứ như kho bãi, sự gián đoạn trong liên kết vận tải và chuỗi cung ứng phức tạp và bạn có thể thấy hiệu ứng domino được tạo ra nhanh chóng như thế nào. 

Cách lên kế hoạch trước

Dưới đây là ba cách bạn có thể chuẩn bị cho việc tạm dừng chuỗi cung ứng để tránh sự chậm trễ…

• Phân phối hàng tồn kho. Hãy cân nhắc việc lưu trữ hàng hóa trên nhiều kho hàng hoặc trung tâm xử lý đơn hàng.
• Mức tồn kho an toàn. Lập kế hoạch trước và tính toán lượng dự trữ đệm để đề phòng.
• Các mối quan hệ nhà cung cấp. Nuôi dưỡng mối quan hệ chặt chẽ với nhiều nhà cung cấp để tăng tính linh hoạt trong thời gian thiếu hụt.

Lỗi cơ khí

Đôi khi, con người không liên quan gì đến vấn đề đó, và đó chỉ là vấn đề máy móc. Sự cố tàu thủy, máy bay, tàu hỏa và xe tải không phải là chưa từng xảy ra. Ngay cả một sự cố nhỏ với một phương tiện hoặc con tàu cũng có thể gây ra sự chậm trễ lớn.

Cách lên kế hoạch trước

Vì vậy, bạn có thể làm gì để chuẩn bị cho sự cố máy móc?

• Đó là người bạn biết. Hoặc ít nhất người giao nhận hàng hóa của bạn biết! Tốt nhất bạn nên làm việc với một công ty giao nhận vận tải có mạng lưới rộng khắp, giống như Millennium, để bạn có thể thay đổi nhà vận chuyển nếu cần.
• Giao tiếp là rất quan trọng. Theo dõi thời gian thực và cập nhật thường xuyên từ nhà giao nhận của bạn có nghĩa là bạn có thể quản lý mọi việc của mình.

Thời tiết khác nghiệt

Nó có thể không xảy ra thường xuyên, nhưng các hiện tượng thời tiết khắc nghiệt có thể và thực sự gây ra sự gián đoạn vận chuyển. Và chúng ta không chỉ nói về bão tuyết; nhiệt độ cực cao có thể khiến đường nhựa tan chảy hoặc đốt cháy các đám cháy rừng gây xáo trộn các tuyến giao thông.

Cách lên kế hoạch trước

Hãy xem cách giải quyết các vấn đề về thời tiết và tránh sự chậm trễ.

• Sử dụng các công cụ dự báo. Tận dụng các công cụ dự báo thông minh để theo dõi điều kiện thời tiết.
• Lập kế hoạch các tuyến đường dự phòng. Sử dụng một người giao nhận đáng tin cậy, người có thể lên kế hoạch cho các tuyến đường thay thế trong trường hợp thời tiết xấu.
• Được bảo hiểm! Bảo hiểm vận chuyển hàng hóa có thể bù đắp những tổn thất tiềm ẩn do sự chậm trễ do thời tiết.

Giấy tờ sai

Có rất nhiều loại tài liệu khác nhau được yêu cầu trong suốt quá trình vận chuyển. Để đảm bảo lô hàng của bạn đến đích kịp thời, bạn phải đảm bảo rằng bạn cung cấp không chỉ chính xác mà còn cả giấy tờ không có bất kỳ sai sót nào.

Sai một chữ số và toàn bộ lô hàng của bạn có thể bị sai lệch.

Những lỗi điển hình trong thủ tục giấy tờ vận chuyển bao gồm;

• Thiếu danh sách đóng gói
• Hạng hàng hóa không chính xác
• Thông tin vận đơn sai
• Địa chỉ giao hàng hoặc thông tin liên hệ không chính xác
• Trọng lượng/số lượng pallet sai
• Thiếu mô tả sản phẩm
• Giá trị không chính xác hoặc bị thiếu
• Không chính xác trong việc nộp hồ sơ tại nơi đến hoặc nơi đi

Làm sao để tránh

Sự chậm trễ vận chuyển có tác động dây chuyền tốn kém. Đây là cách bạn có thể giúp tránh tài liệu sai.

• Nhận tự động. Các quy trình kỹ thuật số và gói phần mềm giúp giảm thiểu lỗi của con người.
• Đảm bảo quy trình ghi nhãn của bạn rõ ràng. 
• Hợp tác với nhà giao nhận vận tải uy tín. Kiến thức chuyên môn của người giao nhận sẽ giảm bớt gánh nặng cho bạn trong việc giải quyết mọi việc.

Tránh sự chậm trễ vận chuyển, giảm chi phí và khiến khách hàng hài lòng

Sự chậm trễ có thể khiến khách hàng bất mãn, danh tiếng bị tổn hại và doanh nghiệp mất tiền. Một số sự chậm trễ là không thể tránh khỏi, nhưng những lời khuyên này sẽ giúp bạn quản lý những sự chậm trễ có thể tránh được.

Bạn đang tìm kiếm một người giao nhận thân thiện, người luôn ở cuối điện thoại? Hãy liên hệ với Millennium để tìm hiểu xem chúng tôi có thể trợ giúp như thế nào ngay hôm nay.