Sự thành công của bất kỳ mối quan hệ nghề nghiệp nào đều phụ thuộc vào chất lượng giao tiếp.
Trong ngành vận tải hàng hóa, có nhiều cách khiến việc giao tiếp có thể trở nên lộn xộn và không rõ ràng, điều này có thể góp phần gây ra sự chậm trễ và thất vọng.
Trong blog này, chúng tôi sẽ chia sẻ các mẹo giao tiếp dễ thực hiện để bạn có thể đảm bảo rằng bạn và đối tác vận chuyển hàng hóa của mình có được mối quan hệ lâu dài và không phức tạp.
Lập kế hoạch và chuẩn bị tốt
Một phần quan trọng trong việc nuôi dưỡng giao tiếp hiệu quả với người giao nhận vận tải của bạn là dành thời gian và công sức để chuẩn bị thông tin.
Thông tin Giao hàng
Hãy khởi đầu mối quan hệ công việc của bạn một cách thuận lợi bằng cách chuẩn bị sẵn tất cả thông tin chi tiết bạn cần khi lần đầu nói chuyện với họ. Bạn đang vận chuyển những gì? Nó đến từ đâu và đi đến đâu, và khi nào bạn cần nó để đến đó?
Hiểu vai trò của bạn và những gì người giao nhận vận tải sẽ cần ở bạn, chẳng hạn như mô tả chính xác, trọng lượng và khối lượng cụ thể cũng như thông tin xử lý đặc biệt, sẽ giúp bạn hiểu rõ sớm và duy trì những kỳ vọng có thể đạt được tương tự.
Việc cung cấp trước thông tin rộng rãi này có nghĩa là giai đoạn báo giá sẽ nhanh hơn và chính xác hơn rất nhiều, điều này mang lại lợi ích cho cả hai bạn. Không có gì khó chịu hơn đối với một người giao nhận vận tải hơn là tập hợp một báo giá phức tạp chỉ để tìm ra khoảng thời gian khiến việc đó không thể thực hiện được và cần phải thực hiện một báo giá mới!
Biết các quy tắc
Hiểu biết về bất kỳ quy tắc và quy định cụ thể nào xung quanh hàng hóa của bạn sẽ giúp quá trình báo giá trở nên đơn giản và dễ hiểu hơn. Bạn đang vận chuyển hàng nguy hiểm? Còn chăn nuôi thì sao? Các quốc gia khác nhau có các quy định khác nhau về việc vận chuyển hàng hóa cụ thể, vì vậy, bạn hãy nghiên cứu kỹ trước khi yêu cầu người giao nhận báo giá và phát triển giao tiếp hiệu quả với người giao nhận hàng hóa của bạn ngay từ đầu.
Có liên lạc mở
Các nhà giao nhận vận tải không cần cập nhật thông tin hàng ngày nhưng việc giữ liên lạc thực sự hữu ích.
Nếu có bất cứ điều gì thay đổi về mặt thời gian hoặc địa điểm, việc chuyển thông tin nhanh nhất có thể nghĩa là chúng tôi có thể chủ động điều chỉnh các giải pháp và đảm bảo hàng hóa của bạn đến nơi cần đến đúng giờ.
Tốt nhất bạn nên chỉ định một đầu mối liên hệ duy nhất để liên lạc hiệu quả với người giao nhận vận tải của bạn. Khi những người khác liên hệ với chúng tôi về một lô hàng, tin nhắn sẽ dễ bị lộn xộn và mọi thứ có thể nhanh chóng đi xuống. Quá nhiều đầu bếp và tất cả những thứ đó!
Khi bạn liên hệ với chúng tôi, đừng ngại đặt câu hỏi. Chúng tôi muốn giúp đỡ! Nhận được câu trả lời khi bạn cần có nghĩa là chúng tôi có thể đưa ra câu trả lời nhanh hơn và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của bạn.
Dưới đây là một số chủ đề bạn có thể muốn hỏi chúng tôi về…
Bảo hiểm
Không biết bạn được bảo hiểm vì điều gì? Hỏi! Hầu hết các lô hàng đều được giao đến nơi nguyên vẹn nhưng tai nạn và sự cố vẫn có thể xảy ra. Hãy để chúng tôi giúp bạn đảm bảo lô hàng của bạn được bảo vệ trong quá trình vận chuyển.
Chế độ nhanh nhất
Cần hàng hóa của bạn với khách hàng của bạn, giống như ngày hôm qua? Chúng tôi có thể tìm kiếm sự kết hợp giữa tuyến đường và phương thức nhanh nhất để đảm bảo hàng hóa của bạn đến nơi cần đến nhanh nhất có thể.
Các biện pháp bổ sung
Có những biện pháp đặc biệt mà chúng tôi có thể sắp xếp cho các lô hàng cụ thể. Giao hàng đặc biệt? Vận chuyển hàng hóa đi kèm? Chúng tôi đã bảo vệ bạn.
Ngoài tất cả những điều đó, chúng tôi sẵn sàng trợ giúp. Nếu bạn không có thông tin hoặc tài liệu bạn cần, hãy cho chúng tôi biết. Chúng tôi có thể chỉ cho bạn đi đúng hướng.
Hãy minh bạch
Luôn luôn trung thực với chúng tôi về giá trị và nội dung lô hàng của bạn. (Đúng vậy! Một số người cố gắng mua những thứ rẻ hơn bằng cách định giá thấp, và vâng, đó thực sự là một kế hoạch khủng khiếp).
Giao tiếp hiệu quả với người giao nhận vận tải của bạn đi kèm với sự cộng tác và sự cộng tác với khách hàng của chúng tôi sẽ hoạt động tốt nhất khi chúng tôi tin tưởng. Chúng tôi có kiến thức chuyên môn sâu rộng và có thể đưa ra lời khuyên có giá trị khi liên quan đến các vấn đề hậu cần vận chuyển phức tạp như thông quan và giảm thiểu chi phí, cùng nhiều vấn đề khác.
Và để giúp chúng tôi trợ giúp bạn tốt hơn, hãy cung cấp cho chúng tôi phản hồi mang tính xây dựng khi cần thiết. Nêu bật bất kỳ vấn đề khó chịu nào giúp chúng tôi tinh chỉnh trải nghiệm của khách hàng và cải thiện quy trình cho tất cả những người có liên quan.
Làm việc chủ động
Tại Millennium, chúng tôi nhanh chóng cập nhật cho khách hàng những thay đổi về tình hình hoặc sự chậm trễ có thể xảy ra. Trong lúc chờ đợi, tại sao không kiểm tra xem liệu có tùy chọn theo dõi nào cho lô hàng của bạn không? Điều này giúp bạn không phải gọi điện để cập nhật.
Một cách khác để bạn có thể chủ động giao tiếp hiệu quả với nhà giao nhận vận tải của mình là gọi cho chúng tôi trước về các chuyến hàng sắp tới.
Nhiều thời gian hơn = nhiều lựa chọn hơn và điều này giúp chúng ta lập kế hoạch và ưu tiên một cách hiệu quả.
Đôi khi, các sự kiện quan trọng trên toàn cầu có tác động rất lớn đến việc vận chuyển trên toàn thế giới, vì vậy, chúng tôi muốn bạn hợp tác với chúng tôi và đưa ra kế hoạch dự phòng. Mặc dù điều này hiếm khi cần thiết nhưng chúng tôi muốn đề phòng mọi tình huống có thể xảy ra.
Giao tiếp hiệu quả xây dựng mối quan hệ bền chặt
Với khả năng giao tiếp mạnh mẽ, rõ ràng và nhất quán, sự năng động giữa chúng tôi và khách hàng trở nên có giá trị và dễ dàng. Bạn mang đến cơ hội cho chúng tôi và chúng tôi mang đến lượng chuyên môn khổng lồ và độ tin cậy nhất quán.
Chúng ta cần có nhau! Và khi bạn hình thành mối quan hệ hợp tác với sự cùng tồn tại này, nó có thể trở thành một mối quan hệ bền chặt và lâu dài.
Giao tiếp hiệu quả với người giao nhận hàng hóa của bạn giúp toàn bộ quá trình trở nên dễ dàng hơn. Đối với tất cả mọi người tham gia. Đó là con đường hai chiều, đòi hỏi sự suy tính trước và sự rõ ràng để đảm bảo lô hàng của bạn được xử lý tốt và hoạt động diễn ra suôn sẻ.
Bạn đang tìm kiếm một nhà giao nhận thân thiện, đáng tin cậy? Không cần tìm đâu xa. Hãy liên hệ với Millennium ngay hôm nay.