Sự thành công của bất kỳ mối quan hệ chuyên nghiệp nào đều phụ thuộc vào chất lượng giao tiếp.
Trong ngành vận tải hàng hóa, có rất nhiều cách khiến việc giao tiếp trở nên mơ hồ và không rõ ràng, dẫn đến chậm trễ và gây khó chịu.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ những mẹo giao tiếp dễ thực hiện để bạn có thể đảm bảo mối quan hệ lâu dài và suôn sẻ với đối tác vận chuyển hàng hóa của mình.
Lập kế hoạch và chuẩn bị tốt
Một phần quan trọng trong việc duy trì giao tiếp hiệu quả với công ty giao nhận vận tải là đầu tư thời gian và công sức vào việc chuẩn bị thông tin.
Chi tiết vận chuyển
Hãy bắt đầu mối quan hệ làm việc một cách thuận lợi bằng cách chuẩn bị đầy đủ thông tin cần thiết trước khi trao đổi. Bạn đang vận chuyển mặt hàng gì? Hàng xuất phát từ đâu và đi đến đâu, và khi nào bạn cần nhận được hàng?
Hiểu rõ vai trò của bạn và những yêu cầu mà công ty giao nhận vận tải cần từ bạn, chẳng hạn như mô tả chính xác, trọng lượng và thể tích cụ thể, cũng như thông tin về việc xử lý đặc biệt, sẽ giúp bạn và công ty hiểu rõ nhau ngay từ đầu và có những kỳ vọng giống nhau.
Việc cung cấp đầy đủ thông tin ngay từ đầu giúp giai đoạn báo giá nhanh hơn và chính xác hơn rất nhiều, mang lại lợi ích cho cả hai bên. Không có gì gây khó chịu hơn cho một công ty giao nhận vận tải khi lập một báo giá phức tạp chỉ để rồi phát hiện ra rằng thời gian thực hiện không cho phép, và cần phải lập lại báo giá mới!
Nắm rõ luật chơi
Hiểu rõ các quy tắc và quy định cụ thể liên quan đến hàng hóa của bạn sẽ giúp quá trình báo giá trở nên đơn giản và dễ hiểu hơn. Bạn có đang vận chuyển hàng hóa nguy hiểm không? Còn gia súc thì sao? Mỗi quốc gia có những quy định khác nhau về vận chuyển các loại hàng hóa cụ thể, vì vậy hãy tìm hiểu kỹ trước khi yêu cầu báo giá từ công ty giao nhận và thiết lập mối liên hệ hiệu quả với họ ngay từ đầu.
Hãy duy trì giao tiếp cởi mở
Các công ty giao nhận vận tải không cần phải cập nhật thông tin hàng ngày, nhưng việc giữ liên lạc thực sự rất hữu ích.
Nếu có bất kỳ thay đổi nào về thời gian hoặc địa điểm, việc thông báo càng sớm càng tốt sẽ giúp chúng tôi chủ động điều chỉnh các giải pháp và đảm bảo hàng hóa của bạn được vận chuyển đến nơi đúng thời hạn.
Tốt nhất là nên chỉ định một người liên lạc duy nhất để việc giao tiếp với công ty vận chuyển hàng hóa của bạn được hiệu quả. Khi nhiều người khác nhau liên hệ với chúng tôi về một lô hàng, thông tin dễ bị lẫn lộn và mọi việc có thể nhanh chóng trở nên tồi tệ. Quá nhiều người cùng làm thì dễ gây ra rắc rối!
Khi liên hệ với chúng tôi, đừng ngại đặt câu hỏi. Chúng tôi rất sẵn lòng giúp đỡ! Việc nhận được câu trả lời kịp thời giúp chúng tôi xử lý vấn đề nhanh hơn và đáp ứng nhu cầu của bạn tốt hơn.
Dưới đây là một số chủ đề mà bạn có thể muốn hỏi chúng tôi…
Bảo hiểm
Bạn không biết mình được bảo hiểm những gì? Hãy hỏi chúng tôi! Hầu hết các lô hàng đều được giao đến đích nguyên vẹn, nhưng tai nạn và sự cố vẫn có thể xảy ra. Hãy để chúng tôi giúp bạn đảm bảo lô hàng của bạn được bảo vệ trong quá trình vận chuyển.
Các chế độ nhanh nhất
Bạn cần hàng hóa đến tay khách hàng ngay lập tức? Chúng tôi có thể tìm ra tuyến đường và phương thức vận chuyển nhanh nhất để đảm bảo hàng hóa của bạn đến nơi cần đến nhanh nhất có thể.
Các biện pháp bổ sung
Chúng tôi có thể sắp xếp các biện pháp đặc biệt cho những lô hàng cụ thể. Giao hàng đặc biệt? Vận chuyển hàng hóa có người đi kèm? Chúng tôi đều có thể đáp ứng.
Ngoài ra, chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ. Nếu bạn không có thông tin hoặc tài liệu cần thiết, hãy cho chúng tôi biết. Chúng tôi có thể hướng dẫn bạn đúng hướng.
Hãy minh bạch
Hãy luôn, luôn, luôn trung thực với chúng tôi về giá trị và nội dung kiện hàng của bạn. (Đúng vậy! Một số người cố gắng mua hàng rẻ hơn bằng cách khai báo giá trị thấp hơn thực tế, và đúng là đó là một kế hoạch tồi tệ).
Giao tiếp hiệu quả với đơn vị giao nhận vận tải của bạn đòi hỏi sự hợp tác, và sự hợp tác với khách hàng của chúng tôi sẽ hiệu quả nhất khi chúng ta có sự tin tưởng. Chúng tôi sở hữu kinh nghiệm chuyên môn sâu rộng và có thể đưa ra những lời khuyên hữu ích về các vấn đề hậu cần vận chuyển phức tạp như thủ tục hải quan và giảm thiểu chi phí, cùng nhiều vấn đề khác.
Và để giúp chúng tôi phục vụ bạn tốt hơn, vui lòng cung cấp phản hồi mang tính xây dựng khi cần thiết. Việc nêu bật bất kỳ điều gì khiến bạn khó chịu sẽ giúp chúng tôi hoàn thiện trải nghiệm khách hàng và cải thiện quy trình cho tất cả mọi người.
Làm việc chủ động
Tại Millennium, chúng tôi luôn nhanh chóng cập nhật cho khách hàng về những thay đổi tình hình hoặc sự chậm trễ tiềm tàng. Trong lúc đó, tại sao bạn không kiểm tra xem có tùy chọn theo dõi đơn hàng của mình không? Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian gọi điện hỏi về tình trạng đơn hàng.
Một cách khác để bạn chủ động duy trì liên lạc hiệu quả với công ty giao nhận vận tải là gọi điện cho chúng tôi trước khi các lô hàng sắp được vận chuyển.
Nhiều thời gian hơn đồng nghĩa với nhiều lựa chọn hơn, và điều này giúp chúng ta lập kế hoạch và ưu tiên công việc một cách hiệu quả.
Đôi khi, những sự kiện toàn cầu quan trọng có tác động rất lớn đến ngành vận tải biển trên toàn thế giới, vì vậy chúng tôi mong muốn được hợp tác với quý vị để lập kế hoạch dự phòng. Mặc dù điều này hiếm khi cần thiết, nhưng chúng tôi muốn đảm bảo mọi tình huống đều được đề phòng.
Giao tiếp hiệu quả xây dựng mối quan hệ bền chặt
Với sự giao tiếp mạnh mẽ, rõ ràng và nhất quán, mối quan hệ giữa chúng tôi và khách hàng trở nên hiệu quả và dễ dàng. Khách hàng mang đến cơ hội cho chúng tôi, còn chúng tôi mang đến nguồn chuyên môn dồi dào và sự tin cậy bền vững.
Chúng ta cần nhau! Và khi bạn xây dựng mối quan hệ đối tác dựa trên tinh thần cùng tồn tại này, đó có thể là một mối quan hệ bền chặt và lâu dài.
Giao tiếp hiệu quả với công ty giao nhận vận tải sẽ giúp toàn bộ quá trình trở nên dễ dàng hơn, cho tất cả mọi người. Đó là mối quan hệ hai chiều, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và sự rõ ràng để đảm bảo hàng hóa của bạn được xử lý tốt và hoạt động diễn ra suôn sẻ.
Bạn đang tìm kiếm một công ty giao nhận thân thiện và đáng tin cậy? Không cần tìm đâu xa. Hãy liên hệ với Millennium ngay hôm nay.