Thủ tục giấy tờ vận chuyển hàng hóa có vẻ như là một mê cung gồm nhiều biểu mẫu và thuật ngữ chuyên ngành, nhưng việc hoàn thành đúng thủ tục là chìa khóa để đảm bảo hàng hóa của bạn đến đích một cách an toàn, hợp pháp và đúng thời hạn.
Ngay cả khi bạn giao phó việc vận chuyển cho các chuyên gia như chúng tôi, vẫn sẽ có những khía cạnh bạn cần biết. Hiểu rõ tất cả các giấy tờ cần thiết cũng giúp bạn nắm bắt được toàn bộ quy trình hậu cần, từ đó hỗ trợ việc lập kế hoạch và sắp xếp lịch trình.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về các giấy tờ cần thiết, những lỗi sai phổ biến nhất khi làm thủ tục giấy tờ và cách đảm bảo lô hàng của bạn thông quan suôn sẻ.
Những người chủ chốt trong quá trình này
Hãy cùng quay lại những điều cơ bản một chút. Khi vận chuyển hàng hóa từ A đến B, có ba vai trò chính… Nhưng ai là ai?
Người gửi hàng, người xuất khẩu
Nói một cách đơn giản, người gửi hàng là người chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa. Họ chuẩn bị hàng hóa để vận chuyển và tự sắp xếp việc vận chuyển, bằng cách liên hệ trực tiếp với các hãng vận chuyển hoặc thông qua một công ty giao nhận vận tải.
Người nhận hàng hoặc người nhận
Người nhận hàng tiếp nhận hàng hóa. Người nhận hàng có thể là người mua, nhưng không phải lúc nào cũng vậy. Sau khi trực tiếp nhận hàng tại điểm đến, người nhận hàng kiểm tra lô hàng để đảm bảo hàng hóa đầy đủ và đúng loại, sau đó ký vào biên nhận giao hàng.
Người giao nhận hàng hóa
Các công ty giao nhận vận tải là những chuyên gia vận chuyển hàng hóa, quản lý sự phức tạp của việc vận chuyển hàng hóa. Họ lựa chọn và sắp xếp các tuyến đường và hãng vận chuyển tối ưu nhất, đàm phán giá cước, thu xếp hàng hóa gom nhóm, theo dõi lô hàng và xử lý các thủ tục giấy tờ để doanh nghiệp có thể tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi.
Các loại giấy tờ khác nhau sẽ cần thiết ở các giai đoạn khác nhau của quy trình vận chuyển, do đó mỗi người chủ chốt sẽ chịu trách nhiệm về một số khía cạnh nhất định.
Các giấy tờ vận chuyển quan trọng (và ai chịu trách nhiệm về chúng)
Chúng ta đã tìm hiểu ai là ai. Tiếp theo, chúng ta sẽ xem xét các tài liệu quan trọng cần thiết trong suốt quá trình và chúng nằm trong danh sách nhiệm vụ của ai.
Người gửi hàng (Người xuất khẩu)
Người gửi hàng chịu trách nhiệm về…
- hóa đơn thương mại chi tiết và chính xác . Tài liệu này bao gồm thông tin về hàng hóa được vận chuyển và giá trị hàng hóa, cũng như thông tin được sử dụng để tính toán giá trị thuế và phí phải trả.
- Lập danh sách đóng gói . Danh sách đóng gói cung cấp thêm chi tiết về nội dung của từng kiện hàng, pallet hoặc container.
- Cung cấp giấy chứng nhận xuất xứ , nếu được yêu cầu. Giấy chứng nhận xuất xứ (COI) cho biết hàng hóa được sản xuất ở đâu, giúp xác định thuế quan và phí hải quan. Chúng cũng thông báo cho hải quan rằng lô hàng tuân thủ các quy định của nước nhập khẩu.
- Các giấy tờ xuất khẩu bổ sung , chẳng hạn như giấy phép xuất khẩu hoặc giấy phép chứng nhận. Những giấy tờ cần thiết sẽ phụ thuộc vào quy định của quốc gia đến và loại hàng hóa được gửi đi.
Người nhận hàng (Nhà nhập khẩu)
Cá nhân hoặc doanh nghiệp nhận hàng tại điểm đến cần phải chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ nhập khẩu theo yêu cầu của quy định hải quan nước họ. Những giấy tờ này có thể bao gồm…
- Giấy phép nhập khẩu . Đây là một tài liệu chính thức cho phép người nhận hàng nhập khẩu các mặt hàng cụ thể vào nước.
- Các tài liệu tuân thủ quy định , chẳng hạn như giấy chứng nhận hoặc kết quả kiểm tra, tùy thuộc vào loại hàng hóa. Chúng đảm bảo hàng hóa tuân thủ các quy định địa phương.
- Các giấy tờ đăng ký sản phẩm , nếu cần, đối với các mặt hàng như hóa chất và thiết bị điện tử.
Công ty giao nhận vận tải (Đó là chúng tôi tại Millennium Cargo)
Các công ty giao nhận vận tải sẽ đảm nhiệm phần lớn các thủ tục giấy tờ quan trọng để bạn không phải lo lắng. Các giấy tờ mà chúng tôi phụ trách bao gồm:
Vận đơn
Thông thường, người giao nhận hàng hóa là người phát hành vận đơn (Bill of Lading, hay BoL). Đây là chứng từ vận chuyển pháp lý quan trọng nhất và đóng vai trò như một hợp đồng giữa tất cả các bên. Bạn có thể tìm hiểu thêm về BoL trong bài viết .
Tờ khai hải quan
Nhiệm vụ của chúng tôi cũng bao gồm chuẩn bị và nộp tờ khai hải quan cho cả hàng nhập khẩu và xuất khẩu, đảm bảo các lô hàng tuân thủ tất cả các quy định liên quan của cả hai quốc gia.
Thư tín dụng (L/C)
Chứng từ tài chính này đảm bảo thanh toán cho người xuất khẩu hoặc người bán. Không ai muốn mắc sai lầm với chứng từ này! Nó được ngân hàng phát hành thay mặt người mua hoặc người nhập khẩu, và chúng tôi giúp bạn hiểu và quản lý chứng từ này để đảm bảo giao dịch của bạn được an toàn.
Tài liệu khác
Các công ty giao nhận vận tải như Millennium cũng có thể hỗ trợ các loại giấy tờ khác như giấy chứng nhận bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận kiểm định.
Lưu ý quan trọng: Mặc dù đây là những hướng dẫn chung, nhưng trách nhiệm đối với từng tài liệu có thể khác nhau tùy thuộc vào Incoterms. Incoterms quy định các nhiệm vụ, rủi ro và chi phí cho người mua và người bán trong một giao dịch vận chuyển và có thể được tìm thấy trên vận đơn (BoL). Tìm hiểu thêm về Incoterms tại đây .
Các loại giấy tờ cần thiết cho từng loại lô hàng cụ thể
Một số lô hàng sẽ yêu cầu thêm giấy tờ.
Hàng hóa nguy hiểm
Các tài liệu chuyên biệt, bao gồm Bảng dữ liệu an toàn vật liệu (MSDS) và tờ khai hàng hóa nguy hiểm, là bắt buộc đối với các vật liệu nguy hiểm. Điều này đảm bảo hàng hóa có thể được xử lý và vận chuyển một cách an toàn.
Vận chuyển kiểm soát nhiệt độ
Bạn sẽ cần nhật ký nhiệt độ và các tài liệu khác cho hàng hóa dễ hư hỏng. Hàng hóa dễ hư hỏng phải được bảo quản ở nhiệt độ tối ưu trong quá trình vận chuyển để tránh bị hỏng.
Yêu cầu cụ thể của hải quan
Một số quốc gia có những yêu cầu cụ thể đối với một số mặt hàng nhất định. Ví dụ…
- Nếu bạn vận chuyển cây trồng hoặc sản phẩm nông nghiệp, bạn có thể cần giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật để chứng minh chúng không bị nhiễm sâu bệnh.
- Giấy chứng nhận sản xuất thường được yêu cầu để vận chuyển hàng hóa phải đáp ứng các tiêu chuẩn hoặc biện pháp kiểm soát chất lượng cụ thể. Từ dược phẩm và sản phẩm y tế đến đồ chơi trẻ em, có rất nhiều loại khác nhau.
Điều quan trọng nhất cần nhớ là mỗi quốc gia có những quy định khác nhau, vì vậy điều cần thiết là bạn phải biết mình cần những gì.
Những lỗi thường gặp trong chứng từ vận chuyển hàng hóa và cách tránh chúng
Những sai sót trong việc lập chứng từ vận chuyển hàng hóa có thể gây ra sự chậm trễ lớn và làm khách hàng không hài lòng. Dưới đây là những vấn đề thường gặp nhất và cách bạn có thể khắc phục để mọi việc diễn ra suôn sẻ…
Thông tin không chính xác
Thông tin không chính xác có thể gây ra chậm trễ hải quan, từ chối lô hàng, phạt tiền, các vấn đề tuân thủ, rắc rối với bảo hiểm và, tất nhiên, chậm trễ giao hàng.
Việc kiểm tra kỹ lưỡng tất cả các chi tiết, bao gồm mô tả sản phẩm, số lượng và giá trị, là vô cùng cần thiết.
Tài liệu bị thiếu
Việc thiếu giấy tờ có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng – việc chậm trễ tại hải quan gây căng thẳng và phí phạt rất đắt đỏ!
Việc lập kế hoạch là rất cần thiết để đảm bảo mọi người đều biết trách nhiệm của mình và mọi tài liệu đều được chuẩn bị và nộp đúng thời điểm trong quá trình vận chuyển.
Nộp muộn
Nộp hồ sơ muộn có thể làm gián đoạn quá trình vận chuyển và phát sinh thêm chi phí.
Chà, việc chuẩn bị mọi thứ nghe có vẻ tốn nhiều công sức, phải không? Đó là lý do tại sao rất nhiều công ty vận chuyển dựa vào các công ty giao nhận vận tải để hỗ trợ.
Bạn đã nắm vững các thủ tục giấy tờ vận chuyển hàng hóa chưa?
Việc lập hồ sơ chính xác và kịp thời giúp cho quá trình vận chuyển hàng hóa diễn ra suôn sẻ. Làm đúng quy trình sẽ giúp bạn tránh được các chi phí phát sinh và những sự chậm trễ không mong muốn, có thể gây thiệt hại về thời gian và tiền bạc.
Millennium Cargo là chuyên gia về chứng từ vận chuyển hàng hóa! Bạn cần chúng tôi hỗ trợ quản lý quy trình vận chuyển hàng hóa? Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay.