Là một người giao nhận hàng hóa trong thế giới ngày nay, bạn có thể cảm thấy mọi thứ đang thay đổi nhanh hơn khả năng theo kịp. Căng thẳng chính trị, các quy định mới về môi trường, các hiệp định thương mại thay đổi và sự phát triển nhanh chóng của công nghệ khiến công việc giao nhận hàng hóa đôi khi giống như việc điều hướng thời tiết khó lường trên biển. Phút trước còn bình yên với tầm nhìn bao quát đường chân trời, phút sau bạn đã ở giữa tâm bão, chật vật giữ vững lộ trình.
Bạn định hướng thế nào trong những điều kiện thay đổi nhanh chóng như vậy?
Đó chính xác là nội dung mà blog này sẽ khám phá…
Mặc dù các kỹ năng truyền thống vẫn đóng vai trò quan trọng, các nhà giao nhận vận tải hiện đại cần kết hợp những giá trị truyền thống này với phương pháp tiếp cận hiện đại hơn. Kiến thức chuyên môn, giao tiếp tự tin, hiểu biết về công nghệ số và khả năng giữ bình tĩnh dưới áp lực là những yếu tố thiết yếu. Và để doanh nghiệp của bạn phát triển mạnh mẽ, bạn cần những người có thể quản lý các vấn đề thực tế của việc vận chuyển mà vẫn cung cấp dịch vụ hỗ trợ con người truyền thống .
Hãy đọc tiếp để khám phá cách các công ty giao nhận hàng hóa đầu tư vào con người và truyền thông, cùng với các quy trình hiện đại, có thể định vị mình để ứng phó với mọi tình huống xảy ra tiếp theo.
Kỹ năng giao tiếp và quan hệ khách hàng mạnh mẽ
Không có gì bí mật khi nói rằng giao tiếp tốt giúp xây dựng mối quan hệ bền chặt hơn. Khi hàng hóa đi qua nhiều cảng, hãng vận tải và đối tác, thông điệp rất dễ trở nên không rõ ràng, truyền đạt sai lệch hoặc bị sai lệch do dịch thuật. Việc bỏ lỡ cập nhật hoặc hướng dẫn không rõ ràng có thể dẫn đến phát sinh thêm chi phí và chậm trễ, và trong lĩnh vực vận tải hàng hóa, các vấn đề có thể nhanh chóng trở thành vấn đề lớn.
Để giúp tránh điều này, các công ty giao nhận hàng hóa nên:
- Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, rõ ràng và dễ dịch.
- Cung cấp thông tin cập nhật cho khách hàng trước khi họ yêu cầu.
- Trả lời câu hỏi sớm nhất có thể, kiên nhẫn và rõ ràng.
- Có kênh liên lạc mở với các nhà mạng và đối tác nước ngoài.
- Đưa ra sự trấn an và đồng cảm khi có vấn đề bất ngờ xảy ra.
Là một doanh nghiệp gia đình với hàng chục năm kinh nghiệm, tại Millennium Cargo , chúng tôi hiểu rằng những cuộc trò chuyện chân thành, dịch vụ tận tâm và mối quan hệ xây dựng trên nền tảng tin cậy là vô cùng quan trọng. Việc đảm bảo liên hệ trực tiếp và tạo điều kiện cho khách hàng dễ dàng trao đổi với các nhân viên xử lý hàng hóa chuyên nghiệp có thể giúp họ cảm thấy những lo lắng của mình là chính đáng và bạn thực sự muốn giúp đỡ.
Giải quyết vấn đề và quản lý khủng hoảng
Giao nhận hàng hóa luôn tiềm ẩn những thách thức bất ngờ, với những gián đoạn thường xuyên xảy ra. Thời tiết, tắc nghẽn cảng, đình công, kiểm tra hải quan và thay đổi hãng vận tải vào phút chót là những vấn đề mà một công ty giao nhận hàng hóa phải thường xuyên xử lý.
Mặc dù bạn có thể xem dự báo vận chuyển , nhưng rất khó để mọi việc diễn ra đúng hướng, nhưng có một số điều bạn có thể làm để mọi việc diễn ra suôn sẻ mà không bị gián đoạn quá nhiều:
- Giữ bình tĩnh – nói thì dễ hơn làm trong một số tình huống, nhưng giữ đầu óc tỉnh táo sẽ giúp bạn thấy được điều gì cần phải xảy ra tiếp theo.
- Đừng trì hoãn – hãy đánh giá vấn đề một cách nhanh chóng và chính xác để đưa ra giải pháp phù hợp cho tất cả mọi người nhằm giảm thiểu sự chậm trễ.
- Hãy thực tế – chỉ những giải pháp mà bạn thực sự có thể thực hiện mới giúp cải thiện mọi thứ.
- Giao tiếp với khách hàng – không ai muốn bị bỏ rơi trong bóng tối và khách hàng sẽ phản hồi tốt hơn khi bạn trung thực và thẳng thắn.
Lần tới khi bạn gặp phải tình huống container bị kẹt tại một cảng biển đông đúc, thay đổi giờ cất cánh, hoặc hàng hóa bị kẹt tại hải quan để kiểm tra thêm, hãy nhớ giữ bình tĩnh, kiểm tra tất cả các lựa chọn và cập nhật thông tin cho khách hàng. Tại Millennium Cargo, chúng tôi đã xử lý hầu hết mọi tình huống bạn có thể nghĩ đến và có đủ nguồn lực cần thiết để đơn giản hóa mọi việc và tránh những rắc rối không đáng có.
Hiểu về các quy định và tuân thủ quốc tế
Là một nhà giao nhận vận tải, bạn sẽ nhận thấy các quy tắc vận chuyển toàn cầu đang ngày càng phức tạp. Không chỉ vậy, mọi thứ, từ thủ tục hải quan và lệnh trừng phạt đến quy định về môi trường và tiêu chuẩn an toàn, đều có thể thay đổi mà không có hoặc rất ít cảnh báo.
Bạn có biết rằng kể từ ngày 1 tháng 1 năm 2025, Bộ luật IMSBC về hàng hóa đã bổ sung các danh mục an toàn mới cho các mặt hàng như Sắt khử trực tiếp (DRI) không? Không chỉ vậy, nhiều sửa đổi khác đã được thực hiện vào tháng 6 năm nay, sẽ có hiệu lực từ ngày 1 tháng 1 năm 2027. Có rất nhiều điều cần phải cập nhật!
Để giúp tuân thủ, điều cần thiết là:
- Hiểu các quy định quốc tế.
- Hãy cập nhật mọi thay đổi.
- Đảm bảo tài liệu chính xác.
- Giúp hướng dẫn khách hàng của bạn hiểu rõ các quy tắc phức tạp.
Nguy cơ mắc lỗi giấy tờ rất cao, đặc biệt là khi các quốc gia có quy định khác nhau về giao nhận hàng hóa. Một sai sót nhỏ cũng có thể gây thiệt hại cả về tài chính lẫn thời gian. Việc hợp tác với một công ty như chúng tôi, với mạng lưới toàn cầu, có thể giúp bạn dẫn đầu và đưa hàng hóa đến đúng nơi, đúng lúc.
Kiến thức số (Không quá chuyên sâu về kỹ thuật)
Đừng lo, chúng tôi sẽ không bỏ công việc vận tải hàng hóa để chuyển sang lĩnh vực CNTT, nhưng không thể phủ nhận rằng kiến thức công nghệ đang ngày càng trở nên thiết yếu trong lĩnh vực của chúng tôi. Chúng tôi hy vọng nó sẽ không bao giờ thay thế con người, nhưng để công nghệ được trân trọng đúng mức, chúng tôi tin rằng công nghệ có thể giúp giảm thiểu sai sót, tăng tốc quy trình và cải thiện giao tiếp quốc tế.
Năm kỹ năng số quan trọng mà tất cả những người giao nhận hàng hóa cần có bao gồm khả năng;
- Sử dụng phần mềm theo dõi hiệu quả
- Xử lý và xử lý tài liệu kỹ thuật số
- Giao tiếp thông qua hệ thống trực tuyến an toàn
- Làm việc với các cổng thông tin kỹ thuật số của nhà mạng và đối tác
- Đảm bảo tính chính xác, tính bảo mật và an ninh trên toàn hệ thống.
Việc cân bằng giữa việc sử dụng công nghệ đáng tin cậy với sự quan tâm cá nhân sẽ đảm bảo rằng khách hàng của bạn sẽ nhận được thông tin kỹ thuật số mới nhất mà không làm mất đi sự kết nối giữa con người với doanh nghiệp của bạn.
Đàm phán và Quản lý quan hệ nhà cung cấp
Khách hàng của bạn có thể không nhận ra điều này, nhưng đàm phán là một phần rất quan trọng của nghề giao nhận vận tải. Khi giá cước tăng giảm thất thường như sóng biển, năng lực vận chuyển trở nên eo hẹp và không gian trở nên hạn hẹp; việc xây dựng mối quan hệ lâu dài với các hãng vận tải là điều cần thiết.
Tại sao?
Việc có đối tác vận tải lâu dài giúp việc thương lượng giá cước, đảm bảo chỗ trống và cân bằng chi phí và độ tin cậy trở nên dễ dàng hơn. Nếu bạn chọn hợp tác với chúng tôi , kinh nghiệm, kiến thức và chuyên môn sâu rộng của chúng tôi trong lĩnh vực vận tải đồng nghĩa với việc chúng tôi đã xây dựng được mối quan hệ bền chặt với các hãng vận tải, những người luôn tin tưởng và sẵn sàng hợp tác với chúng tôi ngay cả khi thiếu chỗ trống.
Khả năng thích ứng và học tập liên tục
Cho dù đó là yêu cầu mới của khách hàng, các sự kiện toàn cầu bất ngờ hay những thay đổi trong thủ tục giấy tờ tại cảng, bạn sẽ biết rằng ngành công nghiệp này hiếm khi giữ nguyên trạng thái trong thời gian dài. Sự thay đổi đã trở thành tiêu chuẩn cho các công ty giao nhận vận tải và chuỗi cung ứng của họ, và để phản ứng phù hợp đòi hỏi khả năng thích ứng. Điều này có nghĩa là:
- Luôn cởi mở với những cách làm việc mới
- Học các quy trình mới một cách nhanh chóng
- Phản ứng nhanh với những thay đổi cục bộ và toàn cầu
- Cập nhật kiến thức liên quan đến ngành thường xuyên
- Điều chỉnh theo các quy định và cách làm việc mới.
Không giống như các công ty giao nhận lớn thường gặp phải sự chậm trễ trong việc ra quyết định và triển khai do các quy trình nội bộ phức tạp, kéo dài và chậm chạp, tại Millennium Cargo, bản chất doanh nghiệp gia đình của chúng tôi có nghĩa là chúng tôi có thể phản ứng nhanh chóng, hiệu quả và linh hoạt khi mọi thứ thay đổi.
Nhận thức văn hóa và hợp tác toàn cầu
Khi làm việc với những người ở nhiều múi giờ khác nhau, với cách làm việc và phong cách giao tiếp khác nhau, rất dễ xảy ra hiểu lầm do bất đồng ngôn ngữ và hiểu lầm trong giao tiếp. Việc hiểu rõ những khác biệt văn hóa này giúp các công ty giao nhận vận tải tránh được hiểu lầm và xây dựng mối quan hệ đối tác bền chặt.
Nhận thức về văn hóa giúp:
- Giữ cho giao tiếp tôn trọng và hiệu quả
- Tôn trọng và hiểu những cách làm việc khác nhau
- Quản lý kỳ vọng
- Xây dựng lòng tin
- Hợp tác liền mạch.
Bằng cách xây dựng quan hệ đối tác quốc tế vững mạnh, chúng tôi hiểu rõ hơn cách các quốc gia khác nhau quản lý hậu cần, giúp việc phối hợp trở nên suôn sẻ hơn và đáng tin cậy hơn cho khách hàng.
Tương lai của ngành vận tải hàng hóa vẫn tập trung vào con người
Khi thế giới logistics tiếp tục phát triển, các nhà giao nhận vận tải sẽ cần có khả năng giao tiếp xuất sắc, khả năng giải quyết vấn đề, hiểu biết về kỹ thuật số, kiến thức chuyên ngành cập nhật và sự hiểu biết xuyên biên giới. Mặc dù công nghệ có thể hỗ trợ điều này, nhưng nó sẽ không bao giờ thay thế được tầm quan trọng của dịch vụ khách hàng cá nhân và các mối quan hệ chân thành.
Tại Millennium Cargo, chúng tôi kết hợp các phương pháp làm việc hiện đại với các giá trị truyền thống tốt đẹp để đảm bảo mối quan hệ lâu dài bằng cách mang đến cho khách hàng sự tự tin và rõ ràng mà họ cần.
Nếu bạn đang muốn hợp tác với một công ty có thể giúp bạn điều hướng ngành vận tải hàng hóa phức tạp, hãy liên hệ ngay hôm nay.