فریٹ فارورڈنگ ڈاکومنٹیشن فارم اور جارجن کی بھولبلییا کی طرح لگ سکتی ہے، لیکن اسے درست کرنا اس بات کو یقینی بنانے کی کلید ہے کہ آپ کا سامان محفوظ طریقے سے، قانونی طور پر اور وقت پر پہنچ جائے۔

یہاں تک کہ اگر آپ اپنی شپنگ ہم جیسے ماہرین کے حوالے کر رہے ہیں، تو ایسے پہلو ہوں گے جن کے بارے میں آپ کو جاننے کی ضرورت ہے۔ تمام ضروری دستاویزات کو سمجھنا بھی آپ کو لاجسٹکس کے عمل سے باخبر رکھتا ہے، جس سے آپ کو منصوبہ بندی اور شیڈولنگ میں مدد مل سکتی ہے۔

اس بلاگ میں، ہم ضروری دستاویزات پر جائیں گے، دستاویزات کی سب سے عام غلطیاں اور آپ کس طرح اپنی ترسیل کو کسٹم کے ذریعے بغیر کسی رکاوٹ کے یقینی بنا سکتے ہیں۔

اس عمل میں کلیدی لوگ

آئیے اسے ایک منٹ کے لیے بنیادی باتوں پر واپس لے جائیں۔ A سے B تک کارگو حاصل کرتے وقت، تین اہم کردار ہوتے ہیں… لیکن کون ہے؟

بھیجنے والا، بھیجنے والا یا برآمد کنندہ

بالکل آسان، شپر وہی ہے جو سامان بھیجتا ہے۔ وہ نقل و حمل کے لیے سامان تیار کرتے ہیں اور نقل و حمل کا خود انتظام کرتے ہیں، یا تو خود کیریئر سے رابطہ کرکے یا فریٹ فارورڈر کے ذریعے۔

بھیجنے والا، یا وصول کنندہ

بھیجنے والا سامان وصول کرتا ہے۔ سامان بھیجنے والا خریدار ہو سکتا ہے، لیکن ہمیشہ نہیں۔ کارگو کو اس کی منزل پر جسمانی طور پر پکڑنے کے بعد، کنسائنی شپمنٹ کا معائنہ کرتا ہے تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ سامان موجود ہے اور درست ہے اور ترسیل کی رسیدوں پر دستخط کرتا ہے۔

فریٹ فارورڈر

فریٹ فارورڈرز شپنگ کے ماہرین ہیں جو سامان کی نقل و حمل کی پیچیدگیوں کا انتظام کرتے ہیں۔ وہ بہترین روٹ اور کیریئر کے امتزاج کا انتخاب اور اہتمام کرتے ہیں، نرخوں پر گفت و شنید کرتے ہیں، فریٹ کنسولیڈیشن کا احاطہ کرتے ہیں، ترسیل کو ٹریک کرتے ہیں اور دستاویزات کو ہینڈل کرتے ہیں تاکہ کاروبار بنیادی کاموں پر توجہ مرکوز کر سکیں۔ 

شپنگ کے عمل کے مختلف مراحل پر مختلف دستاویزات کی ضرورت ہوگی، جس سے ہر ایک اہم شخص کو کچھ پہلوؤں کا ذمہ دار بنایا جائے گا۔

اہم شپنگ دستاویزات (اور اس کے لیے کون ذمہ دار ہے)

ہم نے احاطہ کیا ہے کون کون ہے۔ اس کے بعد، ہم ان کلیدی دستاویزات کو دیکھنے جا رہے ہیں جن کی راستے میں ضرورت ہے اور جن کی ٹاسک لسٹ پر وہ ہیں۔

شپر (برآمد کنندہ)

بھیجنے والا ذمہ دار ہے…

• ایک تفصیلی اور درست تجارتی انوائس ۔ یہ دستاویز اس بات کا احاطہ کرتی ہے کہ کیا بھیجا جا رہا ہے اور سامان کی قیمت کتنی ہے، ساتھ ہی وہ معلومات جو ڈیوٹیوں اور ٹیکسوں کی قیمت کا حساب لگانے کے لیے استعمال کی جاتی ہیں جن کی ادائیگی کی ضرورت ہے۔
• پیکنگ لسٹ بنانا ۔ پیکنگ کی فہرست ہر پیکج، پیلیٹ یا کنٹینر کے مواد کی مزید تفصیلات فراہم کرتی ہے۔
• اگر ضرورت ہو تو اصل کا سرٹیفکیٹ فراہم کرنا COI اعلان کرتے ہیں کہ سامان کہاں بنایا یا تیار کیا گیا، ٹیرف اور ڈیوٹی کا تعین کرنے میں مدد کرتا ہے۔ وہ کسٹمز کو یہ بھی بتاتے ہیں کہ کھیپ درآمد کرنے والے ملک کے ضوابط کے مطابق ہے۔
• اضافی برآمدی دستاویزات ، جیسے برآمدی لائسنس یا اجازت نامہ۔ جس چیز کی ضرورت ہے اس کا انحصار منزل کے ملک کے قواعد و ضوابط اور بھیجے جانے والے سامان کی قسم پر ہوگا۔

بھیجنے والا (درآمد کنندہ)

اپنی منزل پر سامان وصول کرنے والے فرد یا کاروبار کو اپنے ملک کے کسٹم ضوابط کے مطابق درآمدی دستاویزات کا ان میں شامل ہوسکتا ہے…

• ایک درآمدی لائسنس ۔ یہ ایک سرکاری دستاویز ہے جو کنسائنی کو ملک میں مخصوص سامان درآمد کرنے کی اجازت دیتی ہے۔
• ریگولیٹری تعمیل کے دستاویزات ، جیسے سرٹیفکیٹ یا ٹیسٹ کے نتائج، سامان کی قسم پر منحصر ہے۔ یہ یقینی بناتے ہیں کہ سامان مقامی ضوابط کے مطابق ہے۔
• کیمیکلز اور الیکٹرانکس جیسی چیزوں کے لیے اگر ضرورت ہو تو پروڈکٹ کے رجسٹریشن کے دستاویزات

فریٹ فارورڈر (یہ ملینیم کارگو میں ہم ہیں)

فریٹ فارورڈرز اہم کاغذی کارروائی کا ایک بہت بڑا حصہ احاطہ کرتے ہیں تاکہ آپ کو اس کی ضرورت نہ پڑے۔ جن دستاویزات کے ہم ذمہ دار ہیں ان میں شامل ہیں:

بل آف لڈنگ

فریٹ فارورڈر عام طور پر وہ ہوتا ہے جو بل آف لیڈنگ، یا BoL جاری کرتا ہے۔ یہ سب سے اہم قانونی شپنگ دستاویز ہے اور تمام فریقین کے درمیان ایک معاہدے کے طور پر کام کرتی ہے۔ بلاگ میں BoLs کے بارے میں مزید پڑھ سکتے ہیں ۔

کسٹم اعلامیہ

درآمد اور برآمد دونوں کے لیے کسٹم ڈیکلریشن تیار کرنا اور جمع کروانا بھی ہمارا کام ہے، اس بات کو یقینی بناتے ہوئے کہ ترسیل دونوں ممالک کے لیے تمام متعلقہ ضوابط کی تعمیل کرتی ہے۔ 

لیٹر آف کریڈٹ (L/C)

یہ مالیاتی دستاویز برآمد کنندہ یا بیچنے والے کو ادائیگی کی ضمانت دیتا ہے۔ کوئی بھی اس کو غلط نہیں کرنا چاہتا! یہ خریدار، یا درآمد کنندہ کی جانب سے بینک کے ذریعے جاری کیا جاتا ہے، اور ہم آپ کو اس بات کو یقینی بنانے کے لیے دستاویز کو سمجھنے اور اس کا نظم کرنے میں مدد کرتے ہیں کہ آپ کا لین دین محفوظ ہے۔ 

دیگر دستاویزات

ملینیم جیسے فریٹ فارورڈرز دیگر دستاویزات جیسے انشورنس سرٹیفکیٹس یا معائنہ کے سرٹیفکیٹس میں بھی مدد کر سکتے ہیں۔ 

اہم نوٹ: جب کہ یہ عمومی رہنما خطوط ہیں، ہر دستاویز کے لیے کون ذمہ دار ہے انکوٹرمز کے لحاظ سے مختلف ہو سکتے ہیں۔ Incoterms ایک شپنگ ٹرانزیکشن کے خریداروں اور فروخت کنندگان کے کاموں، خطرات اور اخراجات کو بیان کرتے ہیں اور BoL پر مل سکتے ہیں۔ یہاں Incoterms کے بارے میں مزید معلومات حاصل کریں ۔

شپمنٹ کی مخصوص اقسام کے لیے دستاویزات

کچھ ترسیل کے لیے اضافی دستاویزات کی ضرورت ہوگی۔ 

خطرناک اشیاء

خطرناک مواد کے لیے خصوصی دستاویزات، بشمول میٹریل سیفٹی ڈیٹا شیٹس (MSDS) اور خطرناک اشیا کے اعلانات کی ضرورت ہے۔ یہ یقینی بناتا ہے کہ سامان کو محفوظ طریقے سے سنبھالا اور منتقل کیا جاسکتا ہے۔

درجہ حرارت پر قابو پانے والی ترسیل

خراب ہونے والے سامان کے لیے آپ کو درجہ حرارت کے نوشتہ جات اور دیگر دستاویزات کی ضرورت ہوگی۔ خراب ہونے والی اشیاء کو ٹرانزٹ کے دوران زیادہ سے زیادہ درجہ حرارت پر رکھنا چاہیے تاکہ خراب ہونے سے بچا جا سکے۔

کسٹم سے متعلق مخصوص تقاضے

کچھ ممالک میں مخصوص اشیا کے لیے مخصوص تقاضے ہوتے ہیں۔ مثال کے طور پر…

• اگر آپ پودوں یا زرعی مصنوعات کی ترسیل کر رہے ہیں، تو ممکنہ طور پر آپ کو یہ ثابت کرنے کے لیے فائیٹو سینیٹری سرٹیفکیٹ کی ضرورت ہوگی کہ وہ کیڑوں اور بیماریوں سے پاک ہیں۔ 
• پروڈکشن سرٹیفکیٹ اکثر سامان بھیجنے کے لیے درکار ہوتے ہیں جو مخصوص معیارات یا کوالٹی کنٹرول کے اقدامات پر پورا اترتے ہیں۔ دواسازی اور طبی مصنوعات سے لے کر بچوں کے کھلونوں تک، بہت سی مختلف اقسام ہیں۔ 

یاد رکھنے کی سب سے اہم بات یہ ہے کہ مختلف ممالک کے مختلف قوانین ہیں، اس لیے یہ جاننا ضروری ہے کہ آپ کو کیا ضرورت ہے۔

فریٹ دستاویزات کے ساتھ عام غلطیاں اور ان سے کیسے بچنا ہے۔

مال بردار دستاویزات کے ساتھ غلطیاں کرنا بھاری تاخیر اور ناخوش صارفین کا سبب بن سکتا ہے۔ یہاں سب سے زیادہ عام مسائل ہیں اور آپ ہر چیز کو آسانی سے کیسے چلا سکتے ہیں…

غلط معلومات

غلط معلومات کسٹم میں تاخیر، کھیپ کو مسترد کرنے، جرمانے، جرمانے، تعمیل کے مسائل، انشورنس کے مسائل اور یقیناً ترسیل میں تاخیر کا سبب بن سکتی ہے۔ 

مصنوعات کی تفصیل، مقدار اور اقدار سمیت تمام تفصیلات کو دوبار چیک کرنا ضروری ہے۔

لاپتہ دستاویزات

گمشدہ کاغذی کارروائی کے نتائج زیادہ ہیں - کسٹمز میں تاخیر دباؤ کا باعث ہے اور جرمانے مہنگے ہیں! 

منصوبہ بندی اس بات کو یقینی بنانے کے لیے ضروری ہے کہ ہر کسی کو معلوم ہو کہ وہ کس چیز کے لیے ذمہ دار ہیں اور ہر ایک دستاویز شپنگ کے عمل کے صحیح مرحلے پر تیار اور جمع کرائی گئی ہے۔

دیر سے جمع کروانا

دیر سے جمع کرانے سے شپنگ کے عمل میں خلل پڑ سکتا ہے اور اضافی اخراجات اٹھانا پڑ سکتے ہیں۔

افف، سب کچھ تیار کرنا بہت کام لگتا ہے، ہے نا؟ اسی لیے بہت ساری شپنگ کمپنیاں مدد کے لیے فریٹ فارورڈرز پر انحصار کرتی ہیں۔ 

کیا آپ کو فریٹ ڈاکومنٹیشن پر کوئی ہینڈل مل گیا ہے؟

درست اور بروقت دستاویزات فریٹ فارورڈنگ میں ہموار جہاز رانی کا باعث بنتی ہیں۔ اسے درست کرنے کا مطلب ہے کہ آپ اضافی اخراجات اور خوفناک تاخیر سے بچتے ہیں جس سے آپ کا وقت اور پیسہ خرچ ہو سکتا ہے۔ 

ملینیم کارگو مال بردار دستاویزات کے ماہرین ہیں! مال برداری کے عمل کو منظم کرنے میں ہماری مدد کی ضرورت ہے؟ آج ہمیں ایک چیخ دو