Nakliye işlemlerine ilişkin belgeler, karmaşık formlar ve teknik terimlerden oluşan bir labirent gibi görünebilir, ancak doğru şekilde hazırlanması, mallarınızın varış noktasına güvenli, yasal ve zamanında ulaşmasını sağlamanın anahtarıdır.

Gönderim işlemlerinizi bizim gibi uzmanlara devretseniz bile, bilmeniz gereken bazı hususlar olacaktır. Gerekli tüm belgeleri anlamak, lojistik sürecinden haberdar olmanızı sağlar ve bu da planlama ve zamanlama konusunda size yardımcı olabilir.

Bu blogda, olmazsa olmaz belgeleri, en yaygın belge hatalarını ve gönderilerinizin gümrükten sorunsuz bir şekilde geçmesini nasıl sağlayabileceğinizi ele alacağız.

Süreçteki Kilit Kişiler

Şimdi biraz temel bilgilere geri dönelim. Kargoyu A noktasından B noktasına taşırken üç ana rol vardır… Peki kim kimdir?

Gönderici, İhracatçı

Basitçe ifade etmek gerekirse, gönderici malları gönderen kişidir. Malları taşımaya hazırlar ve taşımayı ya doğrudan taşıyıcılarla iletişime geçerek ya da bir nakliye acentesi aracılığıyla organize eder.

Alıcı veya Teslim Alan

Alıcı, malları teslim alır. Alıcı, alıcı da olabilir, ancak her zaman değil. Alıcı, varış noktasında kargoyu fiziksel olarak teslim aldıktan sonra, malların eksiksiz ve doğru olduğundan emin olmak için gönderiyi inceler ve teslimat makbuzlarını imzalar.

Nakliyeci

Nakliye acenteleri, malların taşınmasının karmaşıklığını yöneten nakliye uzmanlarıdır. En iyi rota ve taşıyıcı kombinasyonlarını seçer ve organize eder, fiyatlar konusunda pazarlık yapar, yük konsolidasyonunu sağlar, gönderileri takip eder ve belge işlemlerini halleder; böylece işletmeler temel faaliyetlerine odaklanabilir. 

Sevkiyat sürecinin farklı aşamalarında farklı belgelere ihtiyaç duyulacak ve bu nedenle her kilit kişi bazı hususlardan sorumlu olacaktır.

Önemli Sevkiyat Belgeleri (Ve Bunlardan Kim Sorumlu)

Kim kimdir konusunu ele aldık. Şimdi, süreç boyunca ihtiyaç duyulacak önemli belgeleri ve bunların hangi görev listesinde yer aldığını inceleyeceğiz.

Gönderici (İhracatçı)

Gönderici şunlardan sorumludur…

• ticari fatura hazırlamak ve sunmak . Bu belge, gönderilen malların içeriğini ve değerini, ayrıca ödenmesi gereken gümrük vergileri ve diğer vergilerin değerini hesaplamak için kullanılan bilgileri kapsar.
• Paketleme listesi oluşturma . Paketleme listesi, her paketin, paletin veya konteynerin içeriğine ilişkin daha ayrıntılı bilgi sağlar.
• menşe belgesi sağlanmalıdır . Menşe belgeleri, malların nerede üretildiğini veya imal edildiğini beyan ederek gümrük vergileri ve harçlarının belirlenmesine yardımcı olur. Ayrıca, bir sevkiyatın ithalatçı ülkenin düzenlemelerine uygun olduğunu gümrüğe bildirir.
• ek ihracat belgeleri . Nelerin gerekli olacağı, varış ülkesinin kurallarına ve düzenlemelerine ve gönderilen malların türüne bağlı olacaktır.

Alıcı (İthalatçı)

Malları varış noktasında teslim alan kişi veya işletme, ülkesinin gümrük düzenlemeleri gerektiriyorsa ithalat belgelerini

• İthalat lisansı . Bu, alıcının belirli malları ülkeye ithal etmesine izin veren resmi bir belgedir.
• Ürün türüne bağlı olarak sertifikalar veya test sonuçları gibi mevzuata uygunluk belgeleri
• Kimyasallar ve elektronik ürünler gibi şeyler için gerekliyse, ürün kayıt belgeleri

Nakliye ve Taşımacılık Şirketi (Biz, Millennium Cargo)

Nakliye firmaları, sizin uğraşmanıza gerek kalmaması için önemli evrak işlerinin büyük bir bölümünü üstlenir. Bizim sorumlu olduğumuz belgeler şunlardır:

Konşimento

Nakliye acentesi genellikle konşimentoyu (BoL) düzenleyen taraftır. Bu, en önemli yasal nakliye belgesidir ve tüm taraflar arasında bir sözleşme görevi görür. Konşimentolar hakkında daha fazla bilgiyi bu blogda okuyabilirsiniz .

Gümrük Beyannameleri

Ayrıca, hem ithalat hem de ihracat için gümrük beyannamelerini hazırlamak ve sunmak, gönderilerin her iki ülkenin ilgili tüm düzenlemelerine uygun olduğundan emin olmak da bizim görevimizdir. 

Akreditif (L/C)

Bu finansal belge, ihracatçıya veya satıcıya ödemenin yapılacağını garanti eder. Kimse bu konuda hata yapmak istemez! Alıcı veya ithalatçı adına bir banka tarafından düzenlenir ve biz de işleminizin güvenli olduğundan emin olmak için belgeyi anlamanıza ve yönetmenize yardımcı oluyoruz. 

Diğer Belgeler

Millennium gibi nakliye firmaları, sigorta sertifikaları veya muayene sertifikaları gibi diğer belgeler konusunda da yardımcı olabilirler. 

Önemli Not: Bunlar genel yönergeler olsa da, her belgeden kimin sorumlu olduğu Incoterms'e bağlı olarak değişebilir. Incoterms, bir nakliye işleminde alıcılar ve satıcılar için görevleri, riskleri ve maliyetleri belirler ve sevk irsaliyesinde bulunabilir. Incoterms hakkında daha fazla bilgiyi burada .

Belirli Gönderi Türlerine İlişkin Belgeler

Bazı gönderiler ek belgeler gerektirecektir. 

Tehlikeli Maddeler

Tehlikeli maddeler için, Malzeme Güvenlik Bilgi Formları (MSDS) ve tehlikeli madde beyanları da dahil olmak üzere özel dokümantasyon gereklidir. Bu, maddelerin güvenli bir şekilde elleçlenmesini ve taşınmasını sağlar.

Sıcaklık Kontrollü Sevkiyatlar

Bozulabilir ürünler için sıcaklık kayıtlarına ve diğer belgelere ihtiyacınız olacak. Bozulabilir ürünlerin bozulmasını önlemek için taşıma sırasında optimum sıcaklıkta tutulması gerekir.

Gümrüğe Özgü Gereksinimler

Bazı ülkelerin belirli mallar için özel gereksinimleri vardır. Örneğin…

• Bitki veya tarım ürünleri gönderiyorsanız, bunların zararlılardan ve hastalıklardan arınmış olduğunu kanıtlamak için büyük olasılıkla bir bitki sağlığı sertifikasına ihtiyacınız olacaktır. 
• Üretim sertifikaları, belirli standartları veya kalite kontrol önlemlerini karşılaması gereken malların sevkiyatı için sıklıkla gereklidir. İlaçlardan ve tıbbi ürünlerden çocuk oyuncaklarına kadar birçok farklı türü vardır. 

Unutulmaması gereken en önemli şey, farklı ülkelerin farklı kurallara sahip olmasıdır; bu nedenle neye ihtiyacınız olduğunu bilmek çok önemlidir.

Nakliye Belgelerinde Sık Yapılan Hatalar ve Bunlardan Nasıl Kaçınılır

Nakliye belgelerinde yapılan hatalar büyük gecikmelere ve mutsuz müşterilere yol açabilir. İşte en sık karşılaşılan sorunlar ve her şeyin sorunsuz ilerlemesini nasıl sağlayabileceğiniz…

Yanlış Bilgi

Yanlış bilgiler gümrük gecikmelerine, gönderi reddine, para cezalarına, yaptırımlara, uyumluluk sorunlarına, sigorta problemlerine ve elbette teslimat gecikmelerine neden olabilir. 

Ürün açıklamaları, miktarları ve değerleri de dahil olmak üzere tüm ayrıntıları iki kez kontrol etmek çok önemlidir.

Kayıp Belgeler

Eksik evrakların sonuçları ağırdır – gümrük gecikmeleri streslidir ve cezalar pahalıdır! 

Planlama, herkesin sorumluluklarının ne olduğunu bilmesini ve her bir belgenin sevkiyat sürecinin doğru aşamasında hazırlanıp gönderilmesini sağlamak için çok önemlidir.

Geç Gönderim

Geç teslimat, gönderim sürecini aksatabilir ve ek maliyetlere yol açabilir.

Vay canına, her şeyi hazırlamak çok fazla iş gibi görünüyor, değil mi? İşte bu yüzden birçok nakliye şirketi, yardım almak için nakliye acentelerine başvuruyor. 

Nakliye belgeleri konusunda bilginiz var mı?

Nakliye işlemlerinde doğru ve zamanında belgeleme, sorunsuz bir süreç sağlar. Doğru yapmak, ek maliyetlerden ve zaman ve para kaybına yol açabilecek istenmeyen gecikmelerden kaçınmanızı sağlar. 

Millennium Cargo, kargo dokümantasyonu konusunda uzmandır! Kargo sürecini yönetmede yardıma mı ihtiyacınız var? Bugün bizimle iletişime geçin