เอกสารการส่งต่อค่าระวางอาจดูเหมือนเป็นความสับสนวุ่นวายของแบบฟอร์มและศัพท์เฉพาะ แต่การทำให้ถูกต้องเป็นกุญแจสำคัญในการทำให้มั่นใจว่าสินค้าของคุณจะมาถึงจุดหมายปลายทางอย่างปลอดภัย ถูกกฎหมาย และตรงเวลา

แม้ว่าคุณจะส่งมอบการจัดส่งให้กับผู้เชี่ยวชาญเช่นเรา แต่ก็ยังมีแง่มุมต่างๆ ที่คุณจำเป็นต้องรู้ การทำความเข้าใจเอกสารทั้งหมดที่จำเป็นยังช่วยให้คุณไม่พลาดกระบวนการโลจิสติกส์ ซึ่งสามารถช่วยคุณในการวางแผนและกำหนดเวลาได้

ในบล็อกนี้ เราจะพูดถึงเอกสารสำคัญ ข้อผิดพลาดด้านเอกสารที่พบบ่อยที่สุด และวิธีที่คุณสามารถรับประกันว่าพัสดุของคุณแล่นผ่านศุลกากรได้อย่างไร้ปัญหา

บุคคลสำคัญในกระบวนการ

ลองกลับไปสู่พื้นฐานสักครู่ เมื่อขนส่งสินค้าจาก A ไป B มีสามบทบาทหลัก... แต่ใครคือใคร?

ผู้ส่ง ผู้ส่ง หรือผู้ส่งออก

พูดง่ายๆ ก็คือผู้ส่งสินค้าคือผู้ส่งสินค้า พวกเขาเตรียมสินค้าเพื่อการขนส่งและจัดเตรียมการขนส่งเองไม่ว่าจะโดยการติดต่อกับผู้ขนส่งเองหรือผ่านบริษัทขนส่งสินค้า

ผู้รับตราส่งหรือผู้รับ

ผู้รับตราส่งได้รับสินค้า ผู้รับตราส่งอาจเป็นผู้ซื้อแต่ไม่เสมอไป หลังจากรับสินค้าที่ปลายทางแล้ว ผู้รับตราส่งจะตรวจสอบการขนส่งเพื่อให้แน่ใจว่ามีสินค้าอยู่และถูกต้องและลงนามในใบเสร็จรับเงิน

ผู้ส่งสินค้า

ผู้ส่งสินค้าเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการขนส่งที่จัดการความซับซ้อนในการขนส่งสินค้า พวกเขาเลือกและจัดระเบียบเส้นทางและผู้ให้บริการขนส่งที่ดีที่สุด เจรจาอัตรา ครอบคลุมการรวมค่าขนส่ง ติดตามการจัดส่ง และจัดการเอกสารเพื่อให้ธุรกิจมุ่งเน้นไปที่การดำเนินงานหลักได้ 

เอกสารที่แตกต่างกันจำเป็นต้องใช้ในขั้นตอนต่างๆ ของกระบวนการจัดส่ง ทำให้แต่ละบุคคลสำคัญต้องรับผิดชอบในบางแง่มุม

เอกสารการจัดส่งที่สำคัญ (และใครเป็นผู้รับผิดชอบ)

เราได้กล่าวถึงใครเป็นใคร ต่อไป เราจะดูเอกสารสำคัญที่จำเป็นระหว่างทางและรายการงานของเอกสารเหล่านั้น

ผู้ส่งสินค้า (ผู้ส่งออก)

ผู้จัดส่งมีหน้าที่...

• จัดทำและจัดทำ ใบกำกับสินค้าเชิงพาณิชย์ ต้อง เอกสารนี้ครอบคลุมถึงสิ่งที่กำลังจัดส่งและมูลค่าของสินค้า ตลอดจนข้อมูลที่ใช้ในการคำนวณมูลค่าอากรและภาษีที่ต้องชำระ
• การสร้าง รายการบรรจุ ภัณฑ์ รายการบรรจุภัณฑ์จะให้รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งของในแต่ละบรรจุภัณฑ์ พาเลท หรือคอนเทนเนอร์
• จัดทำ ใบรับรองแหล่งกำเนิดสินค้า หากจำเป็น COI จะแจ้งสถานที่ผลิตหรือผลิตสินค้า ซึ่งช่วยในการกำหนดอัตราภาษีและอากร พวกเขายังสื่อสารกับศุลกากรว่าพัสดุนั้นเป็นไปตามกฎระเบียบของประเทศผู้นำเข้า
• เอกสารการส่งออกเพิ่มเติม เช่น ใบอนุญาตส่งออกหรือใบอนุญาต สิ่งที่จำเป็นจะขึ้นอยู่กับกฎและข้อบังคับของประเทศปลายทางและประเภทของสินค้าที่จัดส่ง

ผู้รับมอบ (ผู้นำเข้า)

บุคคลหรือธุรกิจที่ได้รับสินค้าที่ปลายทางจะต้องครอบคลุม เอกสารนำเข้า หากกฎระเบียบศุลกากรของประเทศของตนกำหนดไว้ สิ่งเหล่านี้อาจรวมถึง...

• ใบ อนุญาตนำเข้า . นี่เป็นเอกสารอย่างเป็นทางการที่อนุญาตให้ผู้รับตราส่งนำเข้าสินค้าเฉพาะเข้ามาในประเทศได้
• เอกสารการปฏิบัติตามกฎระเบียบ เช่น ใบรับรองหรือผลการทดสอบ ขึ้นอยู่กับประเภทของสินค้า สิ่งเหล่านี้ทำให้มั่นใจได้ว่าสินค้าเป็นไปตามข้อบังคับท้องถิ่น
• เอกสารการลงทะเบียนผลิตภัณฑ์ สำหรับสิ่งต่างๆ เช่น สารเคมีและอิเล็กทรอนิกส์ หากจำเป็น

ผู้ส่งสินค้า (นั่นคือพวกเราที่ Millennium Cargo)

ผู้ส่งสินค้าครอบคลุมเอกสารสำคัญจำนวนมหาศาล โดยที่คุณไม่จำเป็นต้องทำ เอกสารที่เรารับผิดชอบประกอบด้วย:

ใบเบิก

ผู้ส่งสินค้ามักจะเป็นผู้ออกใบตราส่งหรือ BoL นี่เป็นเอกสารการจัดส่งทางกฎหมายที่สำคัญที่สุดและทำหน้าที่เป็นสัญญาระหว่างทุกฝ่าย คุณสามารถอ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ BoL ได้ใน บล็อก นี้

ประกาศศุลกากร

นอกจากนี้ ยังเป็นหน้าที่ของเราในการจัดเตรียมและส่งใบศุลกากรสำหรับทั้งการนำเข้าและการส่งออก เพื่อให้แน่ใจว่าการจัดส่งจะเป็นไปตามกฎระเบียบที่เกี่ยวข้องทั้งหมดสำหรับทั้งสองประเทศ 

เล็ตเตอร์ออฟเครดิต (L/C)

เอกสารทางการเงินนี้รับประกันการชำระเงินให้กับผู้ส่งออกหรือผู้ขาย ไม่มีใครอยากให้เรื่องนี้ผิด! เอกสารนี้ออกโดยธนาคารในนามของผู้ซื้อหรือผู้นำเข้า และเราช่วยให้คุณเข้าใจและจัดการเอกสารเพื่อให้แน่ใจว่าธุรกรรมของคุณปลอดภัย 

เอกสารอื่นๆ

ผู้ส่งสินค้าเช่น Millennium อาจช่วยเหลือเกี่ยวกับเอกสารอื่น ๆ เช่นใบรับรองการประกันภัยหรือใบรับรองการตรวจสอบ 

หมายเหตุสำคัญ: แม้ว่าสิ่งเหล่านี้จะเป็นแนวทางทั่วไป แต่ใครเป็นผู้รับผิดชอบเอกสารแต่ละฉบับอาจแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับ Incoterms Incoterms กำหนดงาน ความเสี่ยง และต้นทุนสำหรับผู้ซื้อและผู้ขายของธุรกรรมการจัดส่ง และสามารถดูได้ใน BoL ค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Incoterms ที่ นี่

เอกสารสำหรับประเภทการจัดส่งเฉพาะ

การจัดส่งบางรายการจะต้องมีเอกสารเพิ่มเติม 

สินค้าอันตราย

จำเป็นต้องมีเอกสารเฉพาะทาง รวมถึงเอกสารข้อมูลความปลอดภัยของวัสดุ (MSDS) และใบสำแดงสินค้าอันตราย ที่จำเป็นสำหรับวัสดุอันตราย เพื่อให้มั่นใจว่าสินค้าสามารถจัดการและขนส่งได้อย่างปลอดภัย

การจัดส่งที่มีการควบคุมอุณหภูมิ

คุณจะต้องมีบันทึกอุณหภูมิและเอกสารอื่นๆ สำหรับสินค้าที่เน่าเสียง่าย สินค้าที่เน่าเสียง่ายจะต้องเก็บไว้ที่อุณหภูมิที่เหมาะสมระหว่างการขนส่งเพื่อหลีกเลี่ยงการเน่าเสีย

ข้อกำหนดเฉพาะทางศุลกากร

บางประเทศมีข้อกำหนดเฉพาะสำหรับสินค้าบางประเภท ตัวอย่างเช่น…

• หากคุณขนส่งพืชหรือผลิตภัณฑ์ทางการเกษตร คุณจะต้องมีใบรับรองสุขอนามัยพืชเพื่อพิสูจน์ว่าปราศจากศัตรูพืชและโรค 
• ใบรับรองการผลิตมักจำเป็นต้องใช้ในการจัดส่งสินค้าที่ต้องเป็นไปตามมาตรฐานเฉพาะหรือมาตรการควบคุมคุณภาพ ตั้งแต่ยาและผลิตภัณฑ์ทางการแพทย์ไปจนถึงของเล่นเด็ก มีหลายประเภท 

สิ่งสำคัญที่สุดที่ต้องจำไว้คือประเทศต่างๆ มีกฎที่แตกต่างกัน ดังนั้นการรู้ว่าคุณต้องการอะไรจึงเป็นสิ่งสำคัญ

ข้อผิดพลาดทั่วไปเกี่ยวกับเอกสารการขนส่งสินค้าและวิธีการหลีกเลี่ยง

การทำผิดพลาดกับเอกสารการขนส่งสินค้าอาจทำให้เกิดความล่าช้าอย่างมากและทำให้ลูกค้าไม่พอใจ ต่อไปนี้เป็นปัญหาที่พบบ่อยที่สุดและวิธีที่คุณสามารถทำให้ทุกอย่างทำงานได้อย่างราบรื่น...

ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง

ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องอาจทำให้เกิดความล่าช้าด้านศุลกากร การปฏิเสธการจัดส่ง ค่าปรับ บทลงโทษ ปัญหาการปฏิบัติตามข้อกำหนด ปัญหาเกี่ยวกับการประกันภัย และแน่นอนว่าทำให้เกิดความล่าช้าในการจัดส่ง 

จำเป็นต้องตรวจสอบรายละเอียดทั้งหมดอีกครั้ง รวมถึงคำอธิบายผลิตภัณฑ์ ปริมาณ และมูลค่า

เอกสารที่หายไป

ผลที่ตามมาของการขาดเอกสารมีสูง – ความล่าช้าของศุลกากรสร้างความตึงเครียดและค่าปรับมีราคาแพง! 

การวางแผนถือเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนรู้ว่าตนรับผิดชอบอะไร และเอกสารทุกฉบับได้รับการจัดเตรียมและส่งในขั้นตอนที่ถูกต้องของกระบวนการจัดส่ง

ส่งช้า

การส่งล่าช้าอาจขัดขวางกระบวนการจัดส่งและทำให้เกิดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

วุ้ย การเตรียมทุกอย่างให้พร้อมฟังดูเหมือนเป็นงานหนักใช่ไหมล่ะ? นั่นเป็นสาเหตุที่บริษัทขนส่งจำนวนมากต้องพึ่งพาผู้ส่งสินค้าเพื่อช่วยเหลือ 

คุณมีเอกสารเกี่ยวกับการขนส่งสินค้าแล้วหรือยัง?

เอกสารที่ถูกต้องและทันเวลาช่วยให้การเดินเรือในการส่งต่อสินค้าเป็นไปอย่างราบรื่น การทำให้ถูกต้องหมายความว่าคุณหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมและความล่าช้าอันน่าสยดสยองซึ่งอาจทำให้คุณต้องเสียเวลาและเงิน 

Millennium Cargo เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารการขนส่งสินค้า! ต้องการความช่วยเหลือจากเราในการจัดการกระบวนการขนส่งสินค้าหรือไม่? ให้เราตะโกน ในวันนี้