เอกสารเกี่ยวกับการขนส่งสินค้าอาจดูเหมือนเป็นเขาวงกตของแบบฟอร์มและศัพท์เฉพาะ แต่การจัดทำเอกสารให้ถูกต้องเป็นกุญแจสำคัญในการรับประกันว่าสินค้าของคุณจะถึงที่หมายอย่างปลอดภัย ถูกต้องตามกฎหมาย และตรงเวลา.

แม้ว่าคุณจะมอบหมายงานขนส่งให้ผู้เชี่ยวชาญอย่างเราแล้วก็ตาม ก็ยังมีบางแง่มุมที่คุณจำเป็นต้องรู้ การเข้าใจเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดจะช่วยให้คุณติดตามกระบวนการโลจิสติกส์ได้อย่างใกล้ชิด ซึ่งจะช่วยคุณในการวางแผนและกำหนดตารางเวลาได้.

ในบทความนี้ เราจะกล่าวถึงเอกสารสำคัญ ข้อผิดพลาดด้านเอกสารที่พบบ่อยที่สุด และวิธีที่คุณสามารถทำให้การขนส่งสินค้าของคุณผ่านด่านศุลกากรได้อย่างราบรื่น.

บุคคลสำคัญในกระบวนการนี้

ลองย้อนกลับไปที่พื้นฐานสักครู่ เมื่อขนส่งสินค้าจากจุด A ไปยังจุด B มีบทบาทหลักอยู่สามบทบาท… แต่ใครเป็นใครกันแน่?

ผู้ส่งสินค้า ผู้ส่ง หรือผู้ส่งออก

กล่าวโดยง่าย ผู้ส่งสินค้าคือผู้ที่ส่งสินค้า พวกเขาเตรียมสินค้าสำหรับการขนส่งและจัดการเรื่องการขนส่งเอง ไม่ว่าจะโดยการติดต่อผู้ให้บริการขนส่งโดยตรงหรือผ่านตัวแทนขนส่งสินค้า.

ผู้รับสินค้า หรือผู้รับปลายทาง

ผู้รับสินค้าจะได้รับสินค้า ผู้รับสินค้าอาจเป็นผู้ซื้อ แต่ไม่จำเป็นเสมอไป หลังจากได้รับสินค้าที่ปลายทางแล้ว ผู้รับสินค้าจะตรวจสอบสินค้าเพื่อให้แน่ใจว่าสินค้าครบถ้วนและถูกต้อง จากนั้นจึงลงนามในใบรับสินค้า.

ผู้ให้บริการขนส่งสินค้า

ผู้ให้บริการขนส่งสินค้าเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการขนส่งที่จัดการความซับซ้อนของการขนส่งสินค้า พวกเขาเลือกและจัดหาเส้นทางและผู้ขนส่งที่ดีที่สุด เจรจาต่อรองอัตราค่าขนส่ง จัดการเรื่องการรวมสินค้า ติดตามการขนส่ง และจัดการเอกสาร เพื่อให้ธุรกิจสามารถมุ่งเน้นไปที่การดำเนินงานหลักได้. 

ในแต่ละขั้นตอนของกระบวนการขนส่ง จะต้องใช้เอกสารที่แตกต่างกัน ทำให้แต่ละคนมีหน้าที่รับผิดชอบในส่วนต่างๆ กัน.

เอกสารสำคัญเกี่ยวกับการขนส่ง (และผู้รับผิดชอบเอกสารเหล่านั้น)

เราได้กล่าวถึงบุคคลสำคัญต่างๆ ไปแล้ว ต่อไปเราจะมาดูเอกสารสำคัญที่จำเป็นต้องใช้ตลอดกระบวนการ และระบุว่าเอกสารเหล่านั้นอยู่ในความรับผิดชอบของใครบ้าง.

ผู้ส่งสินค้า (ผู้ส่งออก)

ผู้ส่งสินค้ามีหน้าที่รับผิดชอบในเรื่อง…

• ใบแจ้งหนี้การค้า ที่ละเอียดและถูกต้อง เอกสารนี้ครอบคลุมถึงสินค้าที่จัดส่งและมูลค่าของสินค้า รวมถึงข้อมูลที่ใช้ในการคำนวณมูลค่าภาษีและอากรที่ต้องชำระ
• การจัดทำ รายการบรรจุภัณฑ์ รายการบรรจุภัณฑ์จะให้รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งของที่บรรจุอยู่ในแต่ละห่อ แต่ละพาเลท หรือแต่ละตู้คอนเทนเนอร์
• การจัดเตรียม ใบรับรองแหล่งกำเนิดสินค้า หากจำเป็น ใบรับรองแหล่งกำเนิดสินค้าจะระบุสถานที่ผลิตสินค้า ซึ่งช่วยในการกำหนดอัตราภาษีและอากร นอกจากนี้ยังแจ้งให้ศุลกากรทราบว่าสินค้าที่จัดส่งนั้นเป็นไปตามข้อกำหนดของประเทศผู้นำเข้า
• เอกสารส่งออกเพิ่มเติม เช่น ใบอนุญาตส่งออก หรือเอกสารอนุญาตต่างๆ จำนวนเอกสารที่จำเป็นจะขึ้นอยู่กับกฎระเบียบของประเทศปลายทางและประเภทของสินค้าที่ส่งออก

ผู้รับสินค้า (ผู้นำเข้า)

บุคคลหรือธุรกิจที่รับสินค้า ณ ปลายทางจะต้องจัดเตรียม เอกสารนำเข้า หากระเบียบศุลกากรของประเทศนั้นๆ กำหนดไว้ เอกสารเหล่านั้นอาจรวมถึง…

• ใบ อนุญาตนำเข้า นี่คือเอกสารทางการที่อนุญาตให้ผู้รับสินค้าสามารถนำเข้าสินค้าบางชนิดเข้ามาในประเทศได้
• เอกสารแสดงการปฏิบัติตามกฎระเบียบ เช่น ใบรับรองหรือผลการทดสอบ ขึ้นอยู่กับประเภทของสินค้า เอกสารเหล่านี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าสินค้าเป็นไปตามข้อกำหนดของกฎหมายท้องถิ่น
• เอกสารการขึ้นทะเบียนผลิตภัณฑ์ หากจำเป็น สำหรับสินค้าประเภทสารเคมีและอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์

ผู้ให้บริการขนส่งสินค้า (นั่นคือเรา บริษัท Millennium Cargo)

บริษัทตัวแทนขนส่งสินค้าจะจัดการเอกสารสำคัญจำนวนมากให้คุณโดยที่คุณไม่ต้องทำเอง เอกสารที่เราดูแลนั้นรวมถึง:

ใบเบิก

โดยปกติแล้ว บริษัทตัวแทนขนส่งสินค้าจะเป็นผู้ที่ออกใบตราส่งสินค้า (Bill of Lading หรือ BoL) ซึ่งเป็นเอกสารทางกฎหมายที่สำคัญที่สุดเกี่ยวกับการขนส่งสินค้า และทำหน้าที่เป็นสัญญาผูกพันระหว่างทุกฝ่าย คุณสามารถอ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ BoL ได้ใน บล็อก นี้

ใบสำแดงสินค้าศุลกากร

หน้าที่ของเราอีกประการหนึ่งคือการเตรียมและยื่นเอกสารศุลกากรทั้งสำหรับการนำเข้าและส่งออก เพื่อให้แน่ใจว่าการขนส่งสินค้าเป็นไปตามกฎระเบียบที่เกี่ยวข้องทั้งหมดของทั้งสองประเทศ. 

หนังสือรับรองเครดิต (L/C)

เอกสารทางการเงินฉบับนี้รับประกันการชำระเงินให้กับผู้ส่งออกหรือผู้ขาย ไม่มีใครอยากทำผิดพลาดในเรื่องนี้! เอกสารนี้ออกโดยธนาคารในนามของผู้ซื้อหรือผู้นำเข้า และเราจะช่วยคุณทำความเข้าใจและจัดการเอกสารนี้เพื่อให้แน่ใจว่าการทำธุรกรรมของคุณปลอดภัย. 

เอกสารอื่นๆ

บริษัทตัวแทนขนส่งสินค้าอย่าง Millennium อาจช่วยจัดเตรียมเอกสารอื่นๆ เช่น ใบรับรองการประกันภัย หรือใบรับรองการตรวจสอบได้เช่นกัน. 

หมายเหตุสำคัญ: แม้ว่านี่จะเป็นแนวทางทั่วไป แต่ผู้รับผิดชอบเอกสารแต่ละฉบับอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับ Incoterms Incoterms กำหนดหน้าที่ ความเสี่ยง และต้นทุนสำหรับผู้ซื้อและผู้ขายในการทำธุรกรรมการขนส่ง และสามารถดูได้ในใบตราส่งสินค้า (BoL) ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Incoterms ได้ที่ นี่

เอกสารสำหรับประเภทการขนส่งเฉพาะเจาะจง

สินค้าบางรายการอาจต้องใช้เอกสารเพิ่มเติม. 

สินค้าอันตราย

วัสดุอันตรายจำเป็นต้องมีเอกสารเฉพาะทาง เช่น เอกสารข้อมูลความปลอดภัยของวัสดุ (MSDS) และเอกสารแจ้งรายการสินค้าอันตราย เพื่อให้มั่นใจได้ว่าสินค้าเหล่านั้นจะได้รับการจัดการและขนส่งอย่างปลอดภัย.

การขนส่งสินค้าควบคุมอุณหภูมิ

คุณจะต้องมีบันทึกอุณหภูมิและเอกสารอื่นๆ สำหรับสินค้าที่เน่าเสียง่าย สินค้าที่เน่าเสียง่ายต้องเก็บรักษาไว้ที่อุณหภูมิที่เหมาะสมระหว่างการขนส่งเพื่อป้องกันการเน่าเสีย.

ข้อกำหนดเฉพาะของศุลกากร

บางประเทศมีข้อกำหนดเฉพาะสำหรับสินค้าบางประเภท ตัวอย่างเช่น…

• หากคุณขนส่งพืชหรือผลิตภัณฑ์ทางการเกษตร คุณอาจต้องมีใบรับรองสุขอนามัยพืชเพื่อพิสูจน์ว่าพืชหรือผลิตภัณฑ์เหล่านั้นปลอดจากศัตรูพืชและโรค. 
• โดยทั่วไปแล้ว ใบรับรองการผลิตมักจำเป็นสำหรับการจัดส่งสินค้าที่ต้องเป็นไปตามมาตรฐานหรือมาตรการควบคุมคุณภาพเฉพาะเจาะจง มีสินค้าหลากหลายประเภท ตั้งแต่ยาและผลิตภัณฑ์ทางการแพทย์ ไปจนถึงของเล่นเด็ก. 

สิ่งสำคัญที่สุดที่ต้องจำไว้คือแต่ละประเทศมีกฎระเบียบที่แตกต่างกัน ดังนั้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องรู้ว่าคุณต้องการอะไร.

ข้อผิดพลาดทั่วไปในการจัดทำเอกสารขนส่งสินค้า และวิธีหลีกเลี่ยง

การทำผิดพลาดเกี่ยวกับเอกสารการขนส่งสินค้าอาจทำให้เกิดความล่าช้าอย่างมากและลูกค้าไม่พอใจ นี่คือปัญหาที่พบบ่อยที่สุดและวิธีที่คุณสามารถทำให้ทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่น…

ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง

ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องอาจทำให้เกิดความล่าช้าทางศุลกากร การปฏิเสธการรับสินค้า ค่าปรับ บทลงโทษ ปัญหาด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ปัญหาด้านประกันภัย และแน่นอนว่ารวมถึงความล่าช้าในการส่งมอบสินค้าด้วย. 

จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องตรวจสอบรายละเอียดทั้งหมดอีกครั้ง รวมถึงคำอธิบายผลิตภัณฑ์ ปริมาณ และราคา.

เอกสารหาย

ผลที่ตามมาจากการไม่ยื่นเอกสารนั้นร้ายแรงมาก – ความล่าช้าของศุลกากรสร้างความเครียด และค่าปรับก็แพง! 

การวางแผนเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนรู้ว่าตนเองมีหน้าที่รับผิดชอบอะไร และเอกสารทุกฉบับได้รับการจัดเตรียมและส่งในขั้นตอนที่ถูกต้องของกระบวนการจัดส่ง.

การส่งงานล่าช้า

การส่งเอกสารล่าช้าอาจทำให้กระบวนการจัดส่งหยุดชะงักและก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม.

โอ้โห การเตรียมทุกอย่างให้พร้อมดูเหมือนจะเป็นงานหนักมากเลยใช่ไหมล่ะ? นั่นแหละคือเหตุผลที่บริษัทขนส่งหลายแห่งพึ่งพาตัวแทนขนส่งสินค้ามาช่วย. 

คุณเข้าใจเรื่องเอกสารการขนส่งสินค้าดีแค่ไหน?

เอกสารที่ถูกต้องและทันเวลาจะช่วยให้การขนส่งสินค้าเป็นไปอย่างราบรื่น การจัดเตรียมเอกสารให้ถูกต้องจะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมและความล่าช้าที่ไม่พึงประสงค์ ซึ่งอาจทำให้คุณเสียเวลาและเงินได้. 

Millennium Cargo คือผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารการขนส่งสินค้า! ต้องการความช่วยเหลือในการจัดการกระบวนการขนส่งสินค้าหรือไม่? ติดต่อเราได้เลย วันนี้