Транспортно-экспедиционная документация может показаться лабиринтом форм и жаргона, но ее правильное оформление является ключом к тому, чтобы ваши товары прибыли в пункт назначения – безопасно, законно и вовремя.

Даже если вы передаете доставку таким экспертам, как мы, есть аспекты, о которых вам нужно знать. Понимание всей необходимой документации также позволит вам быть в курсе логистического процесса, что может помочь вам в планировании и составлении графиков.

В этом блоге мы рассмотрим основные документы, наиболее распространенные ошибки в документации и то, как обеспечить бесперебойное прохождение ваших грузов через таможню.

Ключевые люди в процессе

Давайте на минутку вернемся к основам. При доставке груза из А в Б есть три основные роли… Но кто есть кто?

Грузоотправитель, отправитель или экспортер

Проще говоря, грузоотправитель – это тот, кто отправляет товар. Они подготавливают товар к перевозке и организуют саму перевозку, либо самостоятельно обращаясь к перевозчикам, либо через экспедитора.

Грузополучатель или Получатель

Грузополучатель получает товар. Грузополучателем может быть покупатель, но не всегда. После физического получения груза в пункте назначения грузополучатель проверяет груз на наличие и исправность товара и подписывает квитанции о доставке.

Экспедитор

Экспедиторы – это эксперты в области судоходства, которые справляются со сложностями транспортировки товаров. Они выбирают и организуют лучшие маршруты и комбинации перевозчиков, договариваются о тарифах, обеспечивают консолидацию грузов, отслеживают поставки и обрабатывают документацию, чтобы предприятия могли сосредоточиться на своих основных операциях. 

На разных этапах процесса доставки потребуются разные документы, поэтому каждое ключевое лицо будет отвечать за некоторые аспекты.

Важная транспортная документация (и кто за нее несет ответственность)

Мы рассмотрели, кто есть кто. Далее мы рассмотрим ключевые документы, которые необходимы на этом пути и в чьем списке задач они находятся.

Грузоотправитель (Экспортер)

Отправитель несет ответственность за…

• Подготовка и предоставление подробного и точного коммерческого счета . В этом документе указано, что отправляется и сколько стоят товары, а также информация, которая используется для расчета стоимости пошлин и налогов, которые необходимо уплатить.
• Создание упаковочного листа . В упаковочном листе представлена ​​дополнительная информация о содержимом каждой упаковки, поддона или контейнера.
• Предоставление сертификата происхождения , если требуется. COI декларируют, где товары были произведены или произведены, что помогает определять тарифы и пошлины. Они также сообщают таможне, что груз соответствует правилам страны-импортера.
• Дополнительные экспортные документы , такие как экспортные лицензии или разрешения. То, что требуется, будет зависеть от правил и положений страны назначения, а также типа отправляемого товара.

Грузополучатель (Импортер)

Физическое или юридическое лицо, получающее товары в пункте назначения, должно предоставить все импортные документы , если этого требуют таможенные правила его страны. К ним могут относиться…

• Лицензия на импорт . Это официальный документ, разрешающий грузополучателю ввозить в страну определенные товары.
• Документы о соответствии нормативным требованиям , такие как сертификаты или результаты испытаний, в зависимости от типа товара. Это гарантирует, что товары соответствуют местным нормам.
• Регистрационные документы на продукцию , при необходимости, на такие вещи, как химикаты и электроника.

Экспедитор (это мы в Millennium Cargo)

Экспедиторы берут на себя огромный объем важной документации, поэтому вам не придется этого делать. Документация, за которую мы отвечаем, включает в себя:

Коносамент

Экспедитор обычно выдает коносамент или BoL. Это наиболее важный юридический транспортный документ, который действует как договор между всеми сторонами. Вы можете прочитать больше о BoL в этом блоге .

Таможенные декларации

Наша работа также заключается в подготовке и подаче таможенных деклараций как на импорт, так и на экспорт, обеспечивая соответствие поставок всем соответствующим правилам обеих стран. 

Аккредитив (аккредитив)

Этот финансовый документ гарантирует оплату экспортеру или продавцу. Никто не хочет ошибиться! Он выдается банком от имени покупателя или импортера, и мы помогаем вам понять документ и управлять им, чтобы обеспечить безопасность вашей транзакции. 

Другая документация

Экспедиторы, такие как Millennium, также могут помочь с другими документами, такими как страховые сертификаты или акты проверки. 

Важное примечание: хотя это общие рекомендации, лица, ответственные за каждый документ, могут различаться в зависимости от Инкотермс. В Инкотермс излагаются задачи, риски и затраты для покупателей и продавцов при транспортировке, и их можно найти в BoL. Узнайте больше об Инкотермс здесь .

Документы для отдельных видов отправлений

Для некоторых поставок потребуется дополнительная документация. 

Опасные грузы

Для опасных материалов требуется специальная документация, включая паспорта безопасности материалов (MSDS) и декларации об опасных грузах. Это гарантирует безопасную обработку и транспортировку товаров.

Перевозки с контролируемой температурой

Для скоропортящихся продуктов вам понадобятся температурные журналы и другие документы. Скоропортящиеся продукты во время перевозки должны храниться при оптимальной температуре во избежание порчи.

Таможенные требования

В некоторых странах существуют особые требования к определенным товарам. Например…

• Если вы отправляете растения или сельскохозяйственную продукцию, вам, скорее всего, понадобится фитосанитарный сертификат, подтверждающий отсутствие вредителей и болезней. 
• Сертификаты производства часто требуются для отгрузки товаров, которые должны соответствовать определенным стандартам или мерам контроля качества. От фармацевтических препаратов и медицинских товаров до детских игрушек — существует множество разных типов. 

Самое главное, что следует помнить, — это то, что в разных странах действуют разные правила, поэтому очень важно знать, что вам нужно.

Распространенные ошибки при оформлении грузовой документации и как их избежать

Ошибки в грузовой документации могут привести к огромным задержкам и недовольству клиентов. Вот наиболее распространенные проблемы и способы, которые помогут обеспечить бесперебойную работу…

Неточная информация

Неточная информация может стать причиной задержек на таможне, отклонения груза, штрафов, пени, проблем с соблюдением требований, проблем со страховкой и, конечно же, задержек доставки. 

Очень важно перепроверить все детали, включая описания продуктов, количество и стоимость.

Отсутствующие документы

Последствия отсутствия документов очень велики: задержки на таможне вызывают стресс, а штрафы обходятся дорого! 

Планирование необходимо для того, чтобы каждый знал, за что он несет ответственность, и чтобы каждый документ был подготовлен и отправлен на нужном этапе процесса доставки.

Поздняя подача

Несвоевременная подача может нарушить процесс доставки и повлечь за собой дополнительные расходы.

Уф, подготовить все это — это огромная работа, не так ли? Вот почему так много судоходных компаний полагаются на помощь экспедиторов. 

Есть ли у вас информация о грузовой документации?

Точная и своевременная документация обеспечивает бесперебойную работу по экспедированию грузов. Правильное решение означает, что вы избежите дополнительных затрат и неприятных задержек, которые в конечном итоге могут стоить вам времени и денег. 

Millennium Cargo – эксперты в области грузовой документации! Нужна наша помощь в управлении процессом перевозки? Дайте нам крик сегодня.