Оформление экспедиторской документации может показаться лабиринтом форм и профессионального жаргона, но правильное ее составление является ключом к обеспечению безопасной, законной и своевременной доставки ваших товаров в пункт назначения.

Даже если вы доверяете доставку таким экспертам, как мы, вам все равно нужно будет знать некоторые важные моменты. Понимание всей необходимой документации также позволит вам быть в курсе логистического процесса, что поможет в планировании и составлении графика.

В этом блоге мы рассмотрим необходимые документы, наиболее распространенные ошибки при оформлении документов и способы обеспечения беспроблемного прохождения таможенного контроля для ваших отправлений.

Ключевые лица в этом процессе

Давайте на минуту вернёмся к основам. При доставке груза из пункта А в пункт Б есть три основных участника… Но кто есть кто?

Отправитель, грузоотправитель или экспортер

Проще говоря, отправителем является тот, кто доставляет товар. Он подготавливает товар к транспортировке и организует саму перевозку, либо связываясь с перевозчиками самостоятельно, либо через экспедитора.

Получатель груза

Получатель груза получает товар. Получателем может быть покупатель, но не всегда. После физической доставки груза в пункт назначения получатель осматривает груз, чтобы убедиться в его наличии и соответствии описанию, и подписывает расписку о доставке.

Экспедитор

Экспедиторы — это эксперты в области грузоперевозок, которые справляются со сложностями транспортировки товаров. Они выбирают и организуют оптимальные комбинации маршрутов и перевозчиков, ведут переговоры о тарифах, занимаются консолидацией грузов, отслеживанием отправлений и оформлением документации, чтобы предприятия могли сосредоточиться на основной деятельности. 

На разных этапах процесса доставки потребуются различные документы, поэтому каждый ключевой сотрудник будет отвечать за определенные аспекты.

Важная отгрузочная документация (и кто за неё отвечает)

Мы уже рассмотрели, кто есть кто. Далее мы перейдем к ключевым документам, которые понадобятся на этом пути, и разберем, в чьих списках задач они находятся.

Грузоотправитель (экспортер)

Ответственность за… несет отправитель

• Подготовка и предоставление подробного и точного коммерческого счета-фактуры . Этот документ содержит информацию о том, что отгружается и какова стоимость товара, а также информацию, используемую для расчета суммы пошлин и налогов, подлежащих уплате.
• Составление упаковочного листа . Упаковочный лист содержит подробную информацию о содержимом каждой упаковки, поддона или контейнера.
• Предоставление сертификата происхождения , если это требуется. Сертификаты происхождения указывают, где были произведены товары, что помогает определить тарифы и пошлины. Они также сообщают таможне, что груз соответствует правилам страны-импортера.
• Дополнительные экспортные документы , такие как экспортные лицензии или разрешения. Необходимые документы будут зависеть от правил и положений страны назначения, а также от типа отправляемых товаров.

Получатель груза (импортер)

Физическое или юридическое лицо, получающее товары в пункте назначения, должно оформить все необходимые импортные документы в соответствии с таможенными правилами своей страны. К ним могут относиться…

• Импортная лицензия . Это официальный документ, разрешающий получателю ввозить в страну определенные товары.
• Документы, подтверждающие соответствие нормативным требованиям , такие как сертификаты или результаты испытаний, в зависимости от типа товара. Они гарантируют соответствие товара местным нормам.
• документы о регистрации продукции , например, химических веществ и электроники.

Экспедиторская компания (это мы, Millennium Cargo)

Экспедиторы берут на себя огромный объем важной документации, избавляя вас от необходимости этим заниматься. В число документов, за которые мы отвечаем, входят:

Коносамент

Обычно коносамент (Bill of Lading, BoL) выдает экспедитор. Это важнейший юридический документ, касающийся морских перевозок, и он служит договором между всеми сторонами. Подробнее о коносаментах можно прочитать в этом блоге .

Таможенные декларации

В наши обязанности также входит подготовка и подача таможенных деклараций как на импорт, так и на экспорт, обеспечение соответствия грузов всем действующим нормам обеих стран. 

Аккредитив (L/C)

Этот финансовый документ гарантирует оплату экспортеру или продавцу. Никто не хочет ошибиться с ним! Он выдается банком от имени покупателя или импортера, и мы поможем вам разобраться в этом документе и правильно им управлять, чтобы ваша сделка была безопасной. 

Другая документация

Экспедиторские компании, такие как Millennium, также могут помочь с другими документами, например, страховыми сертификатами или сертификатами инспекции. 

Важное примечание: Хотя это общие рекомендации, ответственность за каждый документ может варьироваться в зависимости от правил Инкотермс. Инкотермс определяют задачи, риски и затраты для покупателей и продавцов в рамках морской сделки и содержатся в коносаменте. Подробнее об Инкотермс можно узнать здесь .

Документы для конкретных видов грузов

Для некоторых отправлений потребуется дополнительная документация. 

Опасные грузы

Для опасных материалов требуется специальная документация, включая паспорта безопасности материалов (MSDS) и декларации об опасных грузах. Это гарантирует безопасное обращение и транспортировку груза.

Транспортировка грузов с регулируемой температурой

Для скоропортящихся товаров вам понадобятся журналы учета температуры и другие документы. Во время транспортировки скоропортящиеся товары необходимо хранить при оптимальной температуре, чтобы избежать порчи.

Таможенные требования

В некоторых странах существуют особые требования к определенным товарам. Например…

• При отправке растений или сельскохозяйственной продукции вам, скорее всего, потребуется фитосанитарный сертификат, подтверждающий отсутствие вредителей и болезней. 
• Сертификаты на продукцию часто требуются для отгрузки товаров, которые должны соответствовать определенным стандартам или мерам контроля качества. Это касается самых разных товаров, от фармацевтических и медицинских изделий до детских игрушек. 

Самое важное, что нужно помнить, это то, что в разных странах действуют разные правила, поэтому крайне важно знать, что именно вам необходимо.

Распространенные ошибки в оформлении грузовой документации и как их избежать

Ошибки в оформлении грузовой документации могут привести к огромным задержкам и недовольству клиентов. Вот наиболее распространенные проблемы и способы обеспечения бесперебойной работы…

Неточная информация

Неточная информация может привести к задержкам на таможне, отказу в приеме груза, штрафам, санкциям, проблемам с соблюдением нормативных требований, проблемам со страхованием и, конечно же, задержкам доставки. 

Крайне важно тщательно проверить все детали, включая описание товара, количество и стоимость.

Отсутствующие документы

Последствия отсутствия необходимых документов весьма серьезны: задержки на таможне вызывают стресс, а штрафы обходятся дорого! 

Планирование крайне важно для того, чтобы каждый знал, за что он отвечает, и чтобы каждый документ был подготовлен и представлен на соответствующем этапе процесса отгрузки.

Поздняя подача

Несвоевременная подача документов может нарушить процесс доставки и повлечь за собой дополнительные расходы.

Уф, подготовка всего этого звучит как большая работа, не правда ли? Именно поэтому многие транспортные компании полагаются на помощь экспедиторов. 

Вы разбираетесь в документации по грузоперевозкам?

Точное и своевременное оформление документации обеспечивает бесперебойную работу в сфере экспедирования грузов. Правильное оформление позволяет избежать дополнительных затрат и неприятных задержек, которые в конечном итоге обходятся вам временем и деньгами. 

Компания Millennium Cargo — эксперт в области оформления грузовой документации! Нужна наша помощь в управлении процессом грузоперевозок? Свяжитесь с нами сегодня.