O sucesso de qualquer relacionamento profissional depende da qualidade da comunicação.

No setor do transporte de mercadorias, há muitas formas pelas quais a comunicação pode tornar-se turva e pouco clara, o que pode contribuir para atrasos e frustrações.

Neste blog, compartilharemos dicas de comunicação de fácil implementação para que você possa garantir que você e seu parceiro de carga desfrutem de um relacionamento duradouro e descomplicado.

Bom planejamento e preparação

Uma grande parte do cultivo de uma comunicação eficaz com o seu despachante é dedicar tempo e esforço à preparação das informações.

Detalhes da remessa

Comece sua relação de trabalho com o pé direito, tendo todos os detalhes de que você precisa em mãos quando falar com eles pela primeira vez. O que você está enviando? De onde vem e para onde vai e quando você precisa que chegue lá?

Compreender sua função e o que seu despachante precisará de você, como descrições precisas, especificações de peso e volume e informações especiais de manuseio, ajuda você a entrar na mesma página desde o início e manter as mesmas expectativas alcançáveis. 

Fornecer essas informações extensas antecipadamente significa que o estágio de cotação é muito mais rápido e infinitamente mais preciso, um benefício para vocês dois. Não há nada mais frustrante para um despachante do que montar uma cotação complexa apenas para descobrir que os prazos a tornam impossível e que uma nova precisa ser feita!

Conheça as regras

Ter uma compreensão de quaisquer regras e regulamentos específicos relativos à sua carga tornará o processo de cotação mais simples e fácil de entender. Você está enviando mercadorias perigosas? E quanto ao gado? Diferentes países têm regras diferentes sobre o envio de mercadorias específicas, portanto, faça sua lição de casa antes de solicitar uma cotação a um despachante e desenvolva uma comunicação eficaz com seu despachante desde o início.

Tenha comunicações abertas

Os despachantes não precisam de atualização diária, mas manter contato é realmente útil. 

Se alguma coisa mudar com os prazos ou locais, transmitir as informações o mais rápido possível significa que podemos ser proativos na adaptação de soluções e garantir que sua carga chegue a tempo onde precisa. 

É melhor nomear um único ponto de contato para uma comunicação eficaz com seu despachante. Quando diferentes pessoas nos contatam a respeito de uma remessa, as mensagens ficam facilmente confusas e as coisas podem rapidamente piorar. Muitos chefs e tudo mais!

Ao entrar em contato conosco, não tenha medo de fazer perguntas. Adoramos ajudar! Obter respostas quando você precisa delas significa que podemos acertar com mais rapidez e atender melhor às suas necessidades.  

Aqui estão alguns tópicos sobre os quais você pode querer nos perguntar…

Cobertura de seguro

Não sabe o que você está coberto? Perguntar! A maioria das remessas é entregue inteira ao destino, mas acidentes e incidentes podem acontecer. Deixe-nos ajudá-lo a garantir que sua remessa esteja protegida durante o transporte.

Modos mais rápidos

Precisa da sua carga com o seu cliente, tipo, ontem? Podemos encontrar a combinação de rota e modo mais rápida para garantir que suas mercadorias cheguem onde precisam estar o mais rápido possível.

Medidas Adicionais

Existem medidas especiais que podemos providenciar para remessas específicas. Entregas especiais? Frete acompanhado? Estamos protegendo você.  

Além de tudo isso, estamos aqui para ajudar. Se você não possui as informações ou documentação necessária, informe-nos. Talvez possamos indicar a direção certa.

Seja transparente

Sempre, sempre, sempre seja honesto conosco sobre o valor e o conteúdo da sua remessa. (Isso mesmo! Algumas pessoas tentam baratear as coisas subvalorizando e, sim, é realmente um plano terrível).

A comunicação eficaz com o seu despachante depende da colaboração, e a colaboração com nossos clientes funciona melhor quando temos confiança. Temos um enorme conhecimento especializado e podemos oferecer conselhos valiosos quando se trata de logística de transporte complicada, como liberação alfandegária e minimização de custos, entre outras coisas.

E para nos ajudar a ajudá-lo melhor, forneça-nos comentários construtivos quando necessário. Destacar quaisquer aborrecimentos nos ajuda a refinar a experiência do cliente e a melhorar os processos para todos os envolvidos.  

Trabalhe proativamente

No Millennium, somos rápidos a atualizar os nossos clientes sobre alterações de situação ou potenciais atrasos. Enquanto isso, por que não verificar se existem opções de rastreamento para suas remessas? Isso evita que você peça atualizações.  

Outra maneira de se envolver proativamente em uma comunicação eficaz com seu despachante é ligar para nós antes das próximas remessas.

Mais tempo = mais opções, e isso nos ajuda a planejar e priorizar com eficiência. 

Às vezes, eventos globais significativos têm um enorme impacto no transporte marítimo em todo o mundo, por isso gostaríamos que você trabalhasse conosco e elaborasse um plano de contingência. Embora isso raramente seja necessário, queremos que todas as eventualidades sejam cobertas, apenas por precaução.  

Comunicação eficaz constrói relacionamentos fortes

Com uma comunicação forte, clara e consistente, a dinâmica entre nós e nossos clientes é valiosa e fácil. Vocês trazem oportunidades para nós e nós trazemos enorme conhecimento e confiabilidade consistente.  

Nós precisamos um do outro! E quando se estabelece uma parceria com esta coexistência em mente, esta pode ser forte e duradoura.

A comunicação eficaz com o seu despachante facilita todo o processo. Para todos os envolvidos. É uma via de mão dupla, que exige premeditação e clareza para garantir que suas remessas sejam bem tratadas e que as operações ocorram sem problemas.

Procurando um despachante amigável e confiável? Não procure mais. Entre em contato com a Millennium hoje mesmo.