O sucesso de qualquer relação profissional depende da qualidade da comunicação.

No setor de transporte de cargas, existem muitas maneiras pelas quais a comunicação pode se tornar confusa e pouco clara, o que pode contribuir para atrasos e frustração.

Neste blog, vamos compartilhar dicas de comunicação fáceis de implementar para que você possa garantir que você e seu parceiro de frete desfrutem de um relacionamento duradouro e descomplicado.

Bom planejamento e preparação

Uma parte essencial para cultivar uma comunicação eficaz com seu agente de carga é dedicar tempo e esforço à preparação das informações.

Detalhes do envio

Comece sua relação de trabalho com o pé direito, tendo todos os detalhes necessários em mãos no primeiro contato. O que você está enviando? De onde vem e para onde vai, e quando precisa que chegue?

Compreender o seu papel e o que o seu transitário precisará de si, como descrições precisas, especificações de peso e volume e informações sobre manuseamento especial, ajuda-o a alinhar-se desde o início e a ter expectativas realistas. 

Fornecer essas informações detalhadas antecipadamente significa que a etapa de cotação é muito mais rápida e infinitamente mais precisa, um benefício para ambos. Não há nada mais frustrante para um agente de carga do que elaborar uma cotação complexa apenas para descobrir que os prazos a tornam impossível e que uma nova precisa ser feita!

Conheça as regras

Compreender as regras e regulamentações específicas relativas à sua carga tornará o processo de cotação mais simples e fácil de entender. Você está enviando mercadorias perigosas? E animais vivos? Cada país tem regras diferentes para o transporte de mercadorias específicas, portanto, pesquise antes de solicitar uma cotação a um agente de carga e estabeleça uma comunicação eficaz com ele desde o início.

Mantenha uma comunicação aberta

Os transitários não precisam de reuniões diárias, mas manter contato é realmente útil. 

Caso haja alguma alteração nos prazos ou locais, repassar a informação o mais rápido possível nos permitirá ser proativos na adaptação de soluções e garantir que sua carga chegue ao destino no prazo. 

O ideal é designar um único ponto de contato para uma comunicação eficaz com seu agente de carga. Quando diferentes pessoas entram em contato conosco a respeito de uma remessa, a comunicação pode ficar confusa e as coisas podem rapidamente sair do controle. Afinal, são muitas pessoas envolvidas em uma mesma tarefa!

Ao entrar em contato conosco, não hesite em fazer perguntas. Adoramos ajudar! Obter respostas quando você precisa significa que podemos resolver tudo mais rapidamente e atender melhor às suas necessidades. 

Aqui estão alguns tópicos sobre os quais você pode querer nos perguntar…

Cobertura de seguro

Não sabe o que está coberto pelo seu seguro? Pergunte! A maioria das remessas chega ao destino intacta, mas acidentes e incidentes podem acontecer. Deixe-nos ajudar você a garantir que sua remessa esteja protegida durante o transporte.

Modos mais rápidos

Precisa que sua carga chegue ao seu cliente o mais rápido possível? Podemos encontrar a rota e o meio de transporte mais rápidos para garantir que suas mercadorias cheguem ao destino o quanto antes.

Medidas adicionais

Podemos tomar medidas especiais para determinados envios. Entregas especiais? Transporte acompanhado? Nós cuidamos de tudo. 

Além disso, estamos aqui para ajudar. Se você não tiver as informações ou a documentação necessária, avise-nos. Podemos orientá-lo da melhor forma.

Seja transparente

Seja sempre, sempre, sempre honesto conosco sobre o valor e o conteúdo da sua remessa. (Isso mesmo! Algumas pessoas tentam conseguir produtos mais baratos subestimando o valor, e sim, essa é uma péssima ideia).

A comunicação eficaz com seu agente de carga depende da colaboração, e a colaboração com nossos clientes funciona melhor quando há confiança mútua. Possuímos vasta experiência e podemos oferecer consultoria valiosa em questões complexas de logística de transporte, como desembaraço aduaneiro e minimização de custos, entre outros.

E para nos ajudar a atendê-lo melhor, forneça-nos feedback construtivo sempre que necessário. Destacar quaisquer problemas nos ajuda a aprimorar a experiência do cliente e melhorar os processos para todos os envolvidos. 

Trabalhe proativamente

Na Millennium, informamos nossos clientes rapidamente sobre mudanças na situação ou possíveis atrasos. Enquanto isso, que tal verificar se há opções de rastreamento para suas remessas? Isso evita que você precise ligar para pedir informações. 

Outra forma de você se comunicar proativamente e de forma eficaz com seu agente de carga é nos ligar antes dos próximos embarques.

Mais tempo significa mais opções, e isso nos ajuda a planejar e priorizar com eficiência. 

Por vezes, eventos globais significativos têm um enorme impacto no transporte marítimo mundial, pelo que gostaríamos que colaborasse connosco na elaboração de um plano de contingência. Embora este plano seja raramente necessário, queremos estar preparados para todas as eventualidades, por precaução. 

A comunicação eficaz constrói relacionamentos sólidos

Com uma comunicação forte, clara e consistente, a dinâmica entre nós e nossos clientes é valiosa e fácil. Vocês nos trazem oportunidades, e nós contribuímos com vasta experiência e confiabilidade constante. 

Precisamos uns dos outros! E quando se constrói uma parceria com essa coexistência em mente, ela pode ser forte e duradoura.

Uma comunicação eficaz com seu agente de carga facilita todo o processo para todos os envolvidos. É uma via de mão dupla, que exige planejamento prévio e clareza para garantir que suas remessas sejam manuseadas corretamente e que as operações ocorram sem problemas.

Procura uma transportadora amigável e confiável? Não procure mais. Entre em contato com a Millennium hoje mesmo.