貨物輸送書類は、フォームや専門用語の迷路のように見えるかもしれませんが、正しく作成することが、商品が安全に、合法的に、時間通りに目的地に到着することを保証する鍵となります。.
私たちのような専門家に配送を任せる場合でも、知っておくべき点がいくつかあります。必要な書類をすべて把握しておくことで、物流プロセス全体を把握でき、計画やスケジュールの策定に役立ちます。.
このブログでは、必須書類、最も一般的な書類ミス、そして荷物が問題なく通関できるようにする方法について説明します。.
プロセスの主要人物
ちょっと基本に立ち返りましょう。貨物をA地点からB地点まで輸送する際には、主に3つの役割があります…でも、それぞれの役割は？
発送者、差出人、または輸出者
簡単に言えば、荷送人は商品を送る人です。荷送人は、運送業者に直接連絡するか、貨物運送業者を通じて、商品を輸送の準備と輸送の手配を行います。.
受取人または受取人
荷受人は商品を受け取ります。荷受人は買主である場合もありますが、必ずしもそうとは限りません。目的地で貨物を実際に受け取った後、荷受人は貨物を検査し、商品に間違いがないか確認し、配達受領書に署名します。.
貨物運送業者
貨物輸送業者は、複雑な貨物輸送を管理する輸送のエキスパートです。最適なルートと運送業者の組み合わせを選定・手配し、運賃交渉、貨物の混載、貨物の追跡、書類処理などを行い、企業がコア業務に集中できるようサポートします。.
出荷プロセスのさまざまな段階でさまざまな書類が必要になるため、各主要人物がいくつかの側面について責任を負うことになります。.
重要な配送書類（およびその責任者）
関係者については既に説明しました。次に、途中で必要となる主要な書類と、それらが誰のタスクリストに含まれているかを見ていきます。.
荷送人（輸出者）
発送者は以下の責任を負います…
- 詳細かつ正確な商業請求書。この書類には、出荷される商品の内容と価値、そして支払うべき関税や税金の計算に使用される情報が記載されています。
- 梱包明細書の作成。梱包明細書には、各パッケージ、パレット、またはコンテナの内容の詳細が記載されます。
- 原産地証明書を提出します。原産地証明書は、商品の製造地または生産地を明示し、関税や税金の決定に役立ちます。また、税関に対し、貨物が輸入国の規制に準拠していることを伝えます。
- の追加の輸出書類。必要な書類は、仕向国の規則や規制、そして送る商品の種類によって異なります。
荷受人（輸入者）
目的地で商品を受け取る個人または企業は、自国の税関規制で要求される場合、輸入書類
- 輸入許可証。これは、荷受人が特定の品物を国内に輸入することを許可する公式文書です。
- 商品の種類に応じて、証明書や試験結果などの規制遵守文書が必要
- 化学薬品や電子機器などの製品登録書類
貨物運送業者（ミレニアムカーゴ）
貨物運送業者は、お客様の手間を省くため、膨大な量の重要な書類手続きを代行いたします。当社が担当する書類には、以下のものが含まれます。
船荷証券
通常、貨物運送業者が船荷証券（BoL）を発行します。これは最も重要な法的輸送書類であり、すべての当事者間の契約として機能します。BoLの詳細については、こちらのブログ。
税関申告書
輸入と輸出の両方について税関申告書を作成して提出し、出荷品が両国の関連規制に準拠していることを確認するのも私たちの仕事です。.
信用状（L/C）
この金融文書は、輸出者または販売者への支払いを保証するものです。誰もこの書類を間違えたくありません！この書類は、買い手または輸入者に代わって銀行が発行します。私たちは、取引の安全性を確保するために、この書類の理解と管理をお手伝いします。.
その他のドキュメント
Millennium のような貨物運送業者は、保険証明書や検査証明書などの他の書類の取得についてもサポートしてくれる場合があります。.
重要事項：これらは一般的なガイドラインですが、各書類の責任者はインコタームズによって異なります。インコタームズは、海上取引における買手と売手の責任、リスク、費用を規定しており、船荷証券（BoL）に記載されています。インコタームズの詳細については、こちらを。
特定の種類の貨物に関する書類
一部の出荷には追加の書類が必要になります。.
危険物
危険物については、製品安全データシート（MSDS）や危険物申告書などの専門的な文書が必要です。これにより、物品の安全な取り扱いと輸送が保証されます。.
温度管理された出荷
生鮮食品には温度記録やその他の書類が必要です。生鮮食品は、腐敗を防ぐため、輸送中は最適な温度に保たれなければなりません。.
税関特有の要件
一部の国では、特定の商品に対して特別な要件が設けられています。例えば…
- 植物や農産物を輸送する場合は、害虫や病気がないことを証明する植物検疫証明書が必要になる可能性があります。.
- 特定の基準や品質管理基準を満たす必要がある商品を出荷する際には、生産証明書が必要となることがよくあります。医薬品や医療製品から子供のおもちゃまで、その種類は多岐にわたります。.
覚えておくべき最も重要なことは、国によってルールが異なるため、何が必要かを把握することが非常に重要だということです。.
貨物書類作成におけるよくある間違いとその回避方法
貨物書類の不備は、大きな遅延や顧客の不満につながる可能性があります。ここでは、よくある問題と、スムーズな手続きを進めるための方法をご紹介します。
不正確な情報
情報が不正確な場合、通関の遅れ、出荷拒否、罰金、罰則、コンプライアンス問題、保険の問題、そしてもちろん配達の遅れが生じる可能性があります。.
製品の説明、数量、価値など、すべての詳細を再確認することが重要です。.
不足している書類
書類の紛失による影響は大きいです。税関の遅延はストレスとなり、罰金も高額になります。
全員が自分の責任を把握し、すべての文書が出荷プロセスの適切な段階で準備され、提出されるようにするためには、計画を立てることが不可欠です。.
遅延提出
提出が遅れると配送プロセスが中断され、追加費用が発生する可能性があります。.
うーん、準備って大変そうですよね？だからこそ、多くの運送会社は貨物運送業者に頼っているんです。.
貨物の書類は把握していますか?
正確かつタイムリーな書類作成は、貨物輸送をスムーズに進めるための重要な要素です。書類作成を適切に行うことで、追加コストや遅延を回避し、時間と費用の無駄をなくすことができます。.
ミレニアム・カーゴは貨物書類作成のエキスパートです！貨物輸送プロセスの管理でお困りですか？お問い合わせください。