貨物輸送に関する書類は、書類や専門用語が入り組んだ迷路のように思えるかもしれませんが、正しく書類を作成することが、商品を安全に、合法的に、時間通りに目的地に確実に届ける鍵となります。
私たちのような専門家に配送を任せる場合でも、知っておく必要がある側面があります。必要なすべての文書を理解すると、物流プロセスの最新情報を把握できるようになり、計画とスケジュール設定に役立ちます。
このブログでは、重要な書類、最も一般的な書類の間違い、貨物が滞りなく税関を確実に通過できるようにする方法について説明します。
プロセスにおける主要人物
少し基本に立ち返ってみましょう。 A から B に荷物を運ぶとき、主な役割は 3 つあります。しかし、誰が誰でしょうか?
荷送人、送信者または輸出者
簡単に言えば、荷送人は商品を送る人です。彼らは、運送業者自身に連絡するか、運送業者を通じて、輸送用の商品を準備し、輸送そのものを手配します。
荷受人または受取人
荷受人が商品を受け取ります。荷受人が購入者である場合もありますが、必ずしもそうとは限りません。荷受人は目的地で貨物を物理的に受け取った後、荷物が存在し、正しいことを確認するために荷物を検査し、受領書に署名します。
貨物運送業者
貨物運送業者は、複雑な商品輸送を管理する輸送の専門家です。彼らは、企業が中核業務に集中できるように、最適なルートと運送業者の組み合わせを選択して整理し、料金の交渉、混載貨物のカバー、出荷の追跡、書類の処理を行います。
出荷プロセスのさまざまな段階でさまざまな書類が必要になるため、各キーパーソンがいくつかの側面を担当することになります。
重要な配送書類 (およびその責任者)
誰が誰であるかをカバーしました。次に、その過程で必要となる主要な文書と、その文書がタスク リストに含まれている文書を確認していきます。
荷主（輸出者）
荷送人の責任は…
- 詳細かつ正確な商業請求書。この文書には、何が出荷されるのか、商品の価値はいくらなのか、また支払う必要がある関税や税金の額を計算するために使用される情報が記載されています。
- パッキングリストの作成。パッキングリストには、各パッケージ、パレット、またはコンテナの内容の詳細が記載されています。
- 原産地証明書を提供します。 COI は商品がどこで製造または生産されたかを宣言し、関税や関税の決定に役立ちます。また、貨物が輸入国の規制に準拠していることを税関に伝えます。
- 追加の輸出書類(輸出ライセンスや許可など)。必要なものは、目的地の国の規則や規制、送られる商品の種類によって異なります。
荷受人（輸入者）
目的地で商品を受け取る個人または企業は、自国の税関規制で要求されている場合、輸入書類これらには以下が含まれる可能性があります…
- 輸入ライセンス。これは荷受人が特定の商品をその国に輸入することを許可する公式文書です。
- 商品の種類に応じて、証明書やテスト結果などの規制遵守文書これらにより、商品が現地の規制に準拠していることが保証されます。
- 化学製品や電子機器などの製品登録書類
貨物運送業者 (それがミレニアム・カーゴの私たちです)
貨物運送業者が膨大な量の重要な書類をカバーしてくれるので、あなたはその必要がありません。私たちが担当するドキュメントには次のものが含まれます。
船荷証券
通常、運送業者が船荷証券 (BoL) を発行します。これは最も重要な法的配送書類であり、すべての当事者間の契約として機能します。 ブログをご覧ください。
税関申告
また、輸出入両方の税関申告書を作成して提出し、貨物が両国の関連規制をすべて遵守していることを確認するのも私たちの仕事です。
信用状 (L/C)
この財務書類は、輸出者または販売者への支払いを保証します。誰もこれを誤解したくありません。これは購入者または輸入者に代わって銀行によって発行され、お客様の取引が安全であることを確認するために、当社が文書の理解と管理をお手伝いします。
その他のドキュメント
ミレニアムのような貨物運送業者は、保険証明書や検査証明書などの他の書類の作成もサポートしてくれる場合があります。
重要な注意:これらは一般的なガイドラインですが、各文書の責任者はインコタームズによって異なる場合があります。インコタームズは、海運取引の買い手と売り手のタスク、リスク、コストを規定しており、BoL で確認できます。、こちらをご覧ください。
特定の種類の貨物に関する書類
一部の貨物には追加の書類が必要になります。
危ない物
危険物については、製品安全データシート (MSDS) や危険物申告書などの特殊な文書が必要です。これにより、商品の取り扱いと輸送を安全に行うことができます。
温度管理された発送
生鮮品の場合は、温度記録やその他の書類が必要になります。生鮮品は、腐敗を避けるために輸送中に最適な温度に保たれなければなりません。
税関特有の要件
一部の国では、特定の商品に対して特定の要件が定められています。例えば…
- 植物や農産物を出荷する場合は、害虫や病気が付着していないことを証明する植物検疫証明書が必要になる可能性があります。
- 特定の基準または品質管理基準を満たす必要がある商品を出荷するには、多くの場合、製造証明書が必要です。医薬品・医療品から子供用おもちゃまで、その種類は多岐にわたります。
覚えておくべき最も重要なことは、国によってルールが異なるため、何が必要かを知ることが重要であるということです。
貨物書類に関するよくある間違いとその回避方法
貨物書類に誤りがあると、大幅な遅延や顧客の不満を引き起こす可能性があります。ここでは、最も一般的な問題と、すべてをスムーズに実行し続ける方法を示します。
不正確な情報
不正確な情報は、税関の遅延、出荷拒否、罰金、罰則、コンプライアンス問題、保険の問題、そしてもちろん配達遅延を引き起こす可能性があります。
製品の説明、数量、金額など、すべての詳細を再確認することが重要です。
紛失した書類
書類漏れの影響は大きく、税関での遅延はストレスとなり、罰金は高額になります。
全員が自分の責任を理解し、出荷プロセスの適切な段階ですべての文書が準備され、提出されるようにするには、計画が不可欠です。
提出が遅れた場合
提出が遅れると、配送プロセスが中断され、追加費用が発生する可能性があります。
ふーん、すべてを準備するのは大変そうですよね？そのため、多くの運送会社が運送業者の支援に依存しています。
貨物に関する書類は理解できましたか?
正確かつタイムリーな文書化により、貨物輸送がスムーズに進みます。正しく行うことは、時間とお金の損失につながる可能性のある追加コストや恐ろしい遅延を回避することを意味します。
Millennium Cargo は貨物書類の専門家です。貨物プロセスの管理について当社のサポートが必要ですか?ぜひ声をかけてください。