Le descrizioni delle merci potrebbero sembrare una formalità, ma in realtà svolgono un ruolo fondamentale nel portare le tue merci a destinazione.

Qui esamineremo tutto ciò che devi sapere sulle descrizioni delle merci e sul perché sono importanti. 

Descrizioni del trasporto: una panoramica

Fornire informazioni accurate durante il viaggio di spedizione è fondamentale per semplificare il processo. Ciò significa che ogni singolo documento di spedizione deve essere chiaro e conciso.

Uno di questi esempi è dettagliare il tipo di merce che stai spedendo in modo corretto e accurato. La descrizione della tua merce dice a chiunque la legga cosa sono gli articoli, di cosa sono fatti e a cosa servono. Questa descrizione è presente su documenti di spedizione cruciali come la polizza di carico e la fattura commerciale.  

(Per ulteriori informazioni sui documenti di spedizione importanti, leggi questo ).

La descrizione del trasporto contiene le informazioni necessarie per elaborare e consegnare il carico ed ecco come. Cosa includi nella descrizione del trasporto:

• Fornisce alle autorità doganali tutto ciò di cui hanno bisogno per ottenere le tasse e i dazi corretti.
• Viene utilizzato per verificare se agli articoli che stai spedendo può essere concesso l'accesso al Paese in cui stai spedendo. 
• È incredibilmente importante ai fini assicurativi nel caso in cui i tuoi beni vengano danneggiati o vadano persi.

Cosa deve includere la descrizione del trasporto

Quando scrivi la descrizione del trasporto della tua spedizione, devi includere quante più informazioni ragionevolmente possibile. 

Per compilare una descrizione completa del trasporto, poniti queste domande:

• Quali sono le merci? Non essere vago. Ogni dettaglio conta.  
• Di cosa sono fatti i prodotti? Elenca i materiali che compongono il prodotto finale.
• A cosa servono i beni? 
• Ci sono caratteristiche distintive? Potrebbero essere nomi di marchi e loghi, numeri di modello, forme specifiche e così via.  
• Quanto pesa la merce?
• Quali sono le dimensioni della merce?
• Quanto vale la merce?
• Dove viene consegnata la merce?

E ricorda, deve essere chiaro . Scritte sbavate e descrizioni che includono numeri, simboli e codici non pertinenti o significativi possono creare confusione alla dogana e ispezioni e ritardi potenzialmente inutili.

Come scrivere una descrizione accurata

Esaminiamo alcuni esempi per farti un'idea migliore di una buona descrizione del trasporto.

Supponiamo che tu stia spedendo cacciaviti. L'inserimento di "cacciaviti" nell'area della descrizione del prodotto non consente un resoconto accurato della merce. Pensa invece ai dettagli.  

Sono cacciaviti esagonali, a testa piatta, torx o Philips? Le maniglie sono di colori diversi? Sono cacciaviti singoli o a confezione?  

Quindi, metti insieme le tue risposte per formare una descrizione accettabile come questa:

'Set di cacciaviti esagonali da 7 pezzi con manici neri in custodie di plastica trasparente'.

La stessa logica si applica a tutto ciò che spedisci, indipendentemente dalle dimensioni o dalla natura della merce. Quindi "t-shirt" è troppo vago, ma "t-shirt di cotone gialle da donna con il logo dell'uccello rosso sul lato sinistro" va bene. 'Lavatrici' = pessime; ma "Lavatrici bianche Indesit a carica frontale da 8 kg con 1400 giri/min, dimensioni (cm) – A85 x L59,5 x P57,2" = fantastica.

Perché informazioni accurate sono importanti

Fornire un resoconto chiaro e onesto della natura delle merci e delle loro specifiche è una parte fondamentale di qualsiasi processo di spedizione. Senza fornire informazioni accurate sulle spedizioni, rischi che si verifichino i seguenti problemi.

Ramificazioni legali

Senza una descrizione accurata dei tuoi beni potresti riscontrare seri problemi legali.

Lo spostamento di merci pericolose, ad esempio, è regolato da tre norme principali e le merci devono essere dichiarate, imballate ed etichettate in base alla loro classificazione. (Leggi ulteriori informazioni sulla spedizione di merci pericolose qui ).

Se non etichetti correttamente le merci pericolose o pericolose, rischi di infrangere le normative e potresti ricevere una multa, un procedimento giudiziario o addirittura una pena detentiva. 

Consegna ritardata

Gestire le procedure doganali è essenziale se spedisci merci a livello internazionale e descrizioni imprecise delle merci possono causare enormi ritardi alla dogana. Questo perché la descrizione delle tue merci consente ai funzionari di classificare la merce, determinare dazi e tasse e verificare potenziali restrizioni all'importazione o all'esportazione.  

Descrizioni delle merci scritte in modo inadeguato, che si tratti di un indirizzo errato o di una descrizione vaga del prodotto, possono causare ritardi perché è probabile che le spedizioni che non possono essere efficacemente controllate per i rischi per la sicurezza vengano trattenute fino a quando non siano adeguatamente ispezionate. 

Spese aggiuntive

Uno dei dettagli che devi includere nella descrizione del trasporto è il peso del carico. 

Registrazioni del peso imprecise possono comportare la necessità di pesare nuovamente la spedizione e questo non solo rallenta il trasporto, ma può comportare costi aggiuntivi se il peso del carico è inferiore a quello previsto. Questo perché i dazi e le tasse vengono calcolati in base al peso lordo e alla classificazione delle merci.  

Carico smarrito o danneggiato

A volte, durante il processo di spedizione, le cose vanno storte. Se il tuo carico viene danneggiato a causa di un ancoraggio improprio, perso in mare durante una tempesta tumultuosa o rubato durante il viaggio, descrizioni chiare e accurate possono aiutarti a trovare o recuperare le tue merci.  

Reclami assicurativi

Eventi imprevisti possono compromettere il fatto che le spedizioni arrivino puntuali o non arrivino affatto dove devono essere. L'assicurazione del carico ti protegge dalle perdite finanziarie quando le cose vanno male.  

Una descrizione solida e dettagliata della spedizione consente agli assicuratori di fornire copertura contro perdita, danni e furto di merci durante il trasporto. La copertura varia a seconda del fornitore, ma una polizza assicurativa del carico dovrebbe coprire anche i costi di spedizione ritardati e la mancata consegna da parte del corriere, nonché i disastri naturali e le cause di forza maggiore.  

Le descrizioni delle merci sono noiose ma importanti!

La precisione è importante quando scrivi le descrizioni delle merci.

Piuttosto che pensare alla descrizione del carico come un vago suggerimento di cosa c'è nel tuo carico, ridefiniscilo come l'informazione che forniresti se avessi bisogno di rintracciare il tuo carico. Perché anche se la stragrande maggioranza delle spedizioni arriva sana e salva a destinazione, voi non volete correre rischi!

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