La documentazione per la spedizione delle merci potrebbe sembrare un labirinto di moduli e termini tecnici, ma gestirla correttamente è fondamentale per garantire che le tue merci arrivino a destinazione in modo sicuro, legale e puntuale.

Anche se affidi la spedizione a esperti come noi, ci saranno degli aspetti che dovrai conoscere. Comprendere tutta la documentazione necessaria ti mantiene inoltre aggiornato sul processo logistico, il che può aiutarti con la pianificazione e la programmazione.

In questo blog esamineremo i documenti essenziali, gli errori di documentazione più comuni e come puoi garantire che le tue spedizioni passino la dogana senza intoppi.

Le persone chiave nel processo

Torniamo alle origini per un minuto. Quando si trasporta la merce da A a B, ci sono tre ruoli principali... Ma chi è chi?

Lo spedizioniere, il mittente o l'esportatore

Molto semplicemente, lo spedizioniere è colui che spedisce la merce. Preparano la merce per il trasporto e organizzano il trasporto stesso, contattando direttamente i trasportatori o tramite uno spedizioniere.

Il destinatario, o destinatario

Il destinatario riceve la merce. Il destinatario potrebbe essere l'acquirente, ma non sempre. Dopo aver preso fisicamente in consegna il carico a destinazione, il destinatario ispeziona la spedizione per assicurarsi che la merce sia presente e corretta e firma le ricevute di consegna.

Lo spedizioniere

Gli spedizionieri sono esperti di spedizioni che gestiscono le complessità del trasporto delle merci. Scelgono e organizzano le migliori combinazioni di percorso e corriere, negoziano le tariffe, coprono il consolidamento delle merci, monitorano le spedizioni e gestiscono la documentazione in modo che le aziende possano concentrarsi sulle operazioni principali. 

Saranno necessari documenti diversi nelle diverse fasi del processo di spedizione, rendendo ciascuna persona chiave responsabile di alcuni aspetti.

Documentazione importante sulla spedizione (e chi ne è responsabile)

Abbiamo coperto chi è chi. Successivamente, esamineremo i documenti chiave necessari lungo il percorso e il cui elenco di attività si trovano.

Spedizioniere (esportatore)

Lo spedizioniere è responsabile di...

• fattura commerciale dettagliata e accurata . Questo documento copre cosa viene spedito e quanto vale la merce, nonché le informazioni utilizzate per calcolare il valore dei dazi e delle tasse da pagare.
• Creazione di una lista di cose da portare con sé . La bolla di accompagnamento fornisce ulteriori dettagli sul contenuto di ciascun collo, pallet o contenitore.
• Fornire certificato di origine , se richiesto. I COI dichiarano dove i beni sono stati fabbricati o prodotti, contribuendo a determinare tariffe e dazi. Comunicano inoltre alla dogana che una spedizione è conforme alle normative del paese importatore.
• Documenti di esportazione aggiuntivi , come licenze o permessi di esportazione. Ciò che è richiesto dipenderà dalle norme e dai regolamenti del paese di destinazione e dal tipo di merce inviata.

Destinatario (importatore)

L'individuo o l'azienda che riceve la merce a destinazione deve coprire tutti i documenti di importazione se richiesto dalle normative doganali del proprio paese. Questi potrebbero includere…

• Una licenza di importazione . Questo è un documento ufficiale che consente al destinatario di importare merci specifiche nel paese.
• Documenti di conformità normativa , come certificati o risultati di test, a seconda del tipo di merce. Ciò garantisce che le merci siano conformi alle normative locali.
• Documenti di registrazione del prodotto , se richiesti, per prodotti chimici ed elettronici.

Spedizioniere (Siamo noi di Millennium Cargo)

Gli spedizionieri si occupano di un'enorme quantità di pratiche burocratiche importanti in modo che tu non debba farlo tu. La documentazione di cui ci occupiamo comprende:

Polizza di carico

Lo spedizioniere è solitamente colui che emette la polizza di carico, o BoL. Questo è il documento di spedizione legale più importante e funge da contratto tra tutte le parti. Puoi leggere di più sui BoL in questo blog .

Dichiarazioni doganali

È nostro compito anche preparare e presentare dichiarazioni doganali sia per l'importazione che per l'esportazione, assicurandoci che le spedizioni siano conformi a tutte le normative pertinenti per entrambi i paesi. 

Lettera di credito (L/C)

Questo documento finanziario garantisce il pagamento all'esportatore o al venditore. Nessuno vuole sbagliare! Viene emesso da una banca per conto dell'acquirente o dell'importatore e noi ti aiutiamo a comprendere e gestire il documento per garantire che la tua transazione sia sicura. 

Altra documentazione

Gli spedizionieri come Millennium potrebbero anche aiutare con altri documenti come certificati assicurativi o certificati di ispezione. 

Nota importante: sebbene queste siano linee guida generali, chi è responsabile di ciascun documento può variare a seconda degli Incoterms. Gli Incoterms stabiliscono i compiti, i rischi e i costi per gli acquirenti e i venditori di una transazione di spedizione e possono essere trovati sulla BoL. Scopri di più sugli Incoterms qui .

Documenti per tipi specifici di spedizioni

Alcune spedizioni richiederanno documentazione aggiuntiva. 

Beni pericolosi

Per i materiali pericolosi è necessaria documentazione specializzata, comprese le schede di sicurezza dei materiali (MSDS) e le dichiarazioni di merci pericolose. Ciò garantisce che la merce possa essere movimentata e trasportata in sicurezza.

Spedizioni a temperatura controllata

Avrai bisogno dei registri della temperatura e di altri documenti per le merci deperibili. Le merci deperibili devono essere mantenute a temperatura ottimale durante il trasporto per evitare deterioramenti.

Requisiti specifici doganali

Alcuni paesi hanno requisiti specifici per determinati beni. Per esempio…

• Se spedisci piante o prodotti agricoli, probabilmente avrai bisogno di un certificato fitosanitario per dimostrare che sono esenti da parassiti e malattie. 
• I certificati di produzione sono spesso richiesti per spedire merci che devono soddisfare standard specifici o misure di controllo qualità. Dai prodotti farmaceutici e medici ai giocattoli per bambini, ce ne sono molti tipi diversi. 

La cosa più importante da ricordare è che paesi diversi hanno regole diverse, quindi è fondamentale sapere di cosa hai bisogno.

Errori comuni nella documentazione di trasporto e come evitarli

Commettere errori con la documentazione del trasporto può causare enormi ritardi e clienti insoddisfatti. Ecco i problemi più comuni e come puoi far sì che tutto funzioni senza problemi...

Informazioni imprecise

Informazioni imprecise possono causare ritardi doganali, rifiuto della spedizione, multe, sanzioni, problemi di conformità, problemi con l'assicurazione e, ovviamente, ritardi nella consegna. 

È essenziale ricontrollare tutti i dettagli, comprese le descrizioni dei prodotti, le quantità e i valori.

Documenti mancanti

Le conseguenze della mancanza di documenti sono elevate: i ritardi doganali sono stressanti e le sanzioni sono costose! 

La pianificazione è essenziale per garantire che tutti sappiano di cosa sono responsabili e che ogni singolo documento venga preparato e inviato nella fase corretta del processo di spedizione.

Presentazione tardiva

L'invio tardivo può interrompere il processo di spedizione e comportare costi aggiuntivi.

Uff, preparare tutto sembra un sacco di lavoro, non è vero? Ecco perché così tante compagnie di navigazione si affidano agli spedizionieri per ricevere aiuto. 

Hai un controllo sulla documentazione del trasporto?

Una documentazione accurata e tempestiva facilita la navigazione nel trasporto merci. Fare le cose nel modo giusto significa evitare costi aggiuntivi e temuti ritardi che possono costarti tempo e denaro. 

Millennium Cargo è un esperto nella documentazione delle merci! Hai bisogno del nostro aiuto per gestire il processo di trasporto? Fateci un fischio oggi.