La documentazione per la spedizione delle merci potrebbe sembrare un labirinto di moduli e termini tecnici, ma gestirla correttamente è fondamentale per garantire che le merci arrivino a destinazione in modo sicuro, legale e puntuale.

Anche se affidi le tue spedizioni a esperti come noi, ci saranno aspetti che dovrai conoscere. Conoscere tutta la documentazione necessaria ti aiuterà anche a rimanere aggiornato sul processo logistico, il che può aiutarti nella pianificazione e nella programmazione.

In questo blog esamineremo i documenti essenziali, gli errori di documentazione più comuni e come puoi garantire che le tue spedizioni superino la dogana senza intoppi.

Le persone chiave nel processo

Torniamo alle basi per un attimo. Quando si trasporta un carico da A a B, ci sono tre ruoli principali... Ma chi è chi?

Il mittente, lo spedizioniere o l'esportatore

In parole povere, lo spedizioniere è colui che spedisce la merce. Prepara la merce per il trasporto e ne organizza il trasporto, contattando direttamente i trasportatori o tramite uno spedizioniere.

Il destinatario o il destinatario

Il destinatario riceve la merce. Il destinatario potrebbe essere l'acquirente, ma non sempre. Dopo aver preso fisicamente possesso della merce a destinazione, il destinatario ispeziona la spedizione per assicurarsi che la merce sia presente e corretta e firma le ricevute di consegna.

Lo spedizioniere

Gli spedizionieri sono esperti di spedizioni che gestiscono le complessità del trasporto merci. Scelgono e organizzano le migliori combinazioni di rotte e vettori, negoziano le tariffe, si occupano del consolidamento delle merci, monitorano le spedizioni e gestiscono la documentazione, consentendo alle aziende di concentrarsi sulle operazioni principali. 

Nelle diverse fasi del processo di spedizione saranno necessari documenti diversi, rendendo ogni persona chiave responsabile di alcuni aspetti.

Documentazione di spedizione importante (e chi ne è responsabile)

Abbiamo parlato di chi è chi. Ora esamineremo i documenti chiave necessari lungo il percorso e di chi sono inseriti nell'elenco delle attività.

Spedizioniere (Esportatore)

Lo spedizioniere è responsabile di…

• fattura commerciale dettagliata e accurata . Questo documento specifica cosa viene spedito e quanto vale la merce, oltre a fornire informazioni utili per calcolare l'importo di dazi e tasse da pagare.
• Creazione di una lista di imballaggio . La lista di imballaggio fornisce ulteriori dettagli sul contenuto di ogni pacco, pallet o contenitore.
• Fornire un certificato di origine , se richiesto. I COI dichiarano dove le merci sono state fabbricate o prodotte, contribuendo a determinare tariffe e dazi. Comunicano inoltre alla dogana che una spedizione è conforme alle normative del paese importatore.
• Documenti di esportazione aggiuntivi , come licenze o permessi di esportazione. I documenti richiesti dipenderanno dalle normative e dai regolamenti del paese di destinazione e dal tipo di merce spedita.

Destinatario (importatore)

Il privato o l'azienda che riceve la merce a destinazione deve provvedere a tutti i documenti di importazione richiesti dalle normative doganali del proprio Paese. Questi potrebbero includere...

• Una licenza di importazione . Si tratta di un documento ufficiale che consente al destinatario di importare merci specifiche nel Paese.
• Documenti di conformità normativa , come certificati o risultati di test, a seconda del tipo di merce. Questi garantiscono che la merce sia conforme alle normative locali.
• Documenti di registrazione del prodotto , se richiesti, per prodotti quali prodotti chimici ed elettronici.

Spedizioniere (siamo noi di Millennium Cargo)

Gli spedizionieri si occupano di una gran quantità di documenti importanti, così non devi farlo tu. La documentazione di cui ci occupiamo include:

Polizza di carico

Di solito è lo spedizioniere a emettere la Polizza di Carico, o BoL. Si tratta del documento di spedizione legale più importante e costituisce un contratto tra tutte le parti. Per saperne di più sulle BoL, consulta questo blog .

Dichiarazioni doganali

È nostro compito anche preparare e presentare le dichiarazioni doganali sia per l'importazione che per l'esportazione, assicurandoci che le spedizioni siano conformi a tutte le normative vigenti in entrambi i Paesi. 

Lettera di credito (L/C)

Questo documento finanziario garantisce il pagamento all'esportatore o al venditore. Nessuno vuole sbagliarsi! Viene emesso da una banca per conto dell'acquirente o dell'importatore e noi ti aiutiamo a comprendere e gestire il documento per garantire la sicurezza della tua transazione. 

Altra documentazione

Gli spedizionieri come Millennium potrebbero anche fornire assistenza per altri documenti, come certificati assicurativi o certificati di ispezione. 

Nota importante: sebbene queste siano linee guida generali, la responsabilità di ciascun documento può variare a seconda degli Incoterms. Gli Incoterms definiscono i compiti, i rischi e i costi per acquirenti e venditori di una transazione di spedizione e sono disponibili sul BoL. Per saperne di più sugli Incoterms, clicca qui .

Documenti per tipi specifici di spedizioni

Per alcune spedizioni sarà necessaria documentazione aggiuntiva. 

Merci pericolose

Per i materiali pericolosi è richiesta una documentazione specifica, tra cui schede di sicurezza (MSDS) e dichiarazioni di merci pericolose. Ciò garantisce che le merci possano essere movimentate e trasportate in sicurezza.

Spedizioni a temperatura controllata

Per i prodotti deperibili, saranno necessari registri delle temperature e altri documenti. I prodotti deperibili devono essere mantenuti a temperatura ottimale durante il trasporto per evitarne il deterioramento.

Requisiti specifici doganali

Alcuni paesi hanno requisiti specifici per determinati beni. Ad esempio..

• Se spedisci piante o prodotti agricoli, probabilmente avrai bisogno di un certificato fitosanitario per dimostrare che sono esenti da parassiti e malattie. 
• I certificati di produzione sono spesso richiesti per la spedizione di merci che devono soddisfare specifici standard o misure di controllo qualità. Dai prodotti farmaceutici e medicali ai giocattoli per bambini, ne esistono di molti tipi diversi. 

La cosa più importante da ricordare è che ogni Paese ha regole diverse, quindi è fondamentale sapere di cosa si ha bisogno.

Errori comuni nella documentazione del trasporto merci e come evitarli

Commettere errori nella documentazione di trasporto può causare enormi ritardi e clienti insoddisfatti. Ecco i problemi più comuni e come fare in modo che tutto proceda senza intoppi..

Informazioni inaccurate

Informazioni inesatte possono causare ritardi doganali, rifiuti di spedizione, multe, sanzioni, problemi di conformità, problemi con l'assicurazione e, naturalmente, ritardi nella consegna. 

È essenziale ricontrollare tutti i dettagli, comprese le descrizioni dei prodotti, le quantità e i valori.

Documenti mancanti

Le conseguenze della mancanza di documenti sono elevate: i ritardi doganali sono stressanti e le sanzioni sono costose! 

La pianificazione è essenziale per garantire che tutti sappiano di cosa sono responsabili e che ogni singolo documento venga preparato e inviato nella fase corretta del processo di spedizione.

Invio tardivo

L'invio tardivo può interrompere il processo di spedizione e comportare costi aggiuntivi.

Uffa, preparare tutto sembra un lavoro enorme, vero? Ecco perché così tante compagnie di spedizione si affidano agli spedizionieri. 

Hai una conoscenza approfondita della documentazione relativa al trasporto merci?

Una documentazione accurata e tempestiva semplifica le operazioni di spedizione. Gestirla correttamente significa evitare costi aggiuntivi e temuti ritardi che possono farvi perdere tempo e denaro. 

Millennium Cargo è esperta in documentazione di trasporto merci! Hai bisogno del nostro aiuto per gestire il processo di trasporto? Contattaci oggi stesso.