Deskripsi barang mungkin tampak seperti formalitas, tetapi sebenarnya memainkan peran penting dalam memastikan barang Anda sampai ke tujuan.

Di sini, kami akan membahas semua yang perlu Anda ketahui tentang deskripsi barang dan mengapa hal itu penting. 

Deskripsi Muatan: Gambaran Umum

Memberikan informasi yang akurat sepanjang perjalanan pengiriman sangat penting untuk proses yang lancar. Dan itu berarti setiap dokumen pengiriman harus jelas dan ringkas.

Salah satu contohnya adalah merinci jenis barang yang Anda kirim dengan benar dan akurat. Deskripsi barang Anda memberi tahu siapa pun yang membacanya tentang barang tersebut, terbuat dari apa, dan untuk apa digunakan. Deskripsi ini tercantum pada dokumen pengiriman penting seperti Bill of Lading dan faktur komersial. 

(Untuk informasi lebih lanjut tentang dokumen pengiriman penting, baca ini ).

Deskripsi barang berisi informasi yang dibutuhkan untuk memproses dan mengirimkan kargo Anda, dan berikut caranya. Apa yang perlu Anda sertakan dalam deskripsi barang Anda:

• Memberikan otoritas bea cukai semua yang mereka butuhkan untuk mendapatkan pajak dan bea masuk yang benar.
• Digunakan untuk memeriksa apakah barang yang Anda kirim dapat diizinkan masuk ke negara tujuan pengiriman. 
• Hal ini sangat penting untuk keperluan asuransi jika barang Anda rusak atau hilang.

Apa yang Harus Dicantumkan dalam Deskripsi Pengiriman Anda

Saat menulis deskripsi barang untuk kiriman Anda, Anda perlu menyertakan informasi sebanyak mungkin. 

Untuk menyusun deskripsi muatan yang komprehensif, tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Apa saja barang yang dimaksud? Jangan bertele-tele. Setiap detail penting. 
• Terbuat dari apa barang-barang tersebut? Sebutkan bahan-bahan yang digunakan dalam produk akhir.
• Barang-barang tersebut digunakan untuk apa? 
• Apakah ada ciri khas tertentu? Ini bisa berupa nama merek dan logo, nomor model, bentuk tertentu, dan sebagainya. 
• Seberapa berat barang-barang tersebut?
• Berapakah dimensi barang tersebut?
• Berapa nilai barang-barang tersebut?
• Ke mana barang-barang tersebut akan dikirimkan?

Dan ingat, harus jelas . Tulisan yang buram dan deskripsi yang mencakup angka, simbol, dan kode yang tidak relevan atau tidak bermakna dapat menyebabkan kebingungan di bea cukai dan berpotensi menyebabkan pemeriksaan dan penundaan yang tidak perlu.

Cara Menulis Deskripsi yang Akurat

Mari kita lihat beberapa contoh agar Anda lebih memahami deskripsi pengiriman barang yang baik.

Misalnya, Anda mengirimkan obeng. Memasukkan 'obeng' ke dalam deskripsi produk tidak akan memberikan gambaran yang akurat tentang barang Anda. Sebaliknya, pikirkan detailnya. 

Apakah obeng-obeng ini jenis segi enam, pipih, Torx, atau Philips? Apakah gagangnya berbeda warna? Apakah obeng-obeng ini dijual satuan atau dalam kemasan? 

Kemudian, gabungkan semua jawaban Anda untuk membentuk deskripsi yang dapat diterima seperti ini:

'Set obeng segi enam 7 buah dengan gagang hitam dalam wadah plastik transparan'.

Logika yang sama berlaku untuk apa pun yang Anda kirim, terlepas dari ukuran atau jenis barangnya. Jadi 'kaos' terlalu samar, tetapi 'kaos katun wanita kuning dengan logo burung merah di sisi kiri' adalah pilihan yang tepat. 'Mesin cuci' = buruk; tetapi 'Mesin cuci Indesit 8kg putih bukaan depan dengan 1400rpm, dimensi (cm) – T85 x L59,5 x D57,2' = fantastis.

Mengapa Informasi Akurat Itu Penting

Memberikan penjelasan yang jelas dan jujur ​​tentang sifat barang dan spesifikasinya merupakan bagian penting dari setiap proses pengiriman. Tanpa memberikan informasi yang akurat tentang pengiriman Anda, Anda berisiko mengalami masalah berikut.

Konsekuensi Hukum

Tanpa deskripsi barang yang akurat, Anda mungkin akan menghadapi masalah hukum yang serius.

Pengangkutan barang berbahaya, misalnya, diatur oleh tiga peraturan utama, dan barang harus dideklarasikan, dikemas, dan diberi label sesuai dengan klasifikasinya. (Baca selengkapnya tentang pengiriman barang berbahaya di sini ).

Jika Anda gagal memberi label barang berbahaya atau beracun dengan benar, Anda berisiko melanggar peraturan dan dapat dikenakan denda, tuntutan hukum, atau bahkan hukuman penjara. 

Pengiriman Tertunda

Memahami prosedur bea cukai sangat penting jika Anda mengirim barang secara internasional, dan deskripsi barang yang tidak akurat dapat menyebabkan penundaan besar di bea cukai. Hal ini karena deskripsi barang Anda memungkinkan petugas untuk mengklasifikasikan komoditas, menentukan bea dan pajak, serta memeriksa potensi pembatasan impor atau ekspor. 

Deskripsi pengiriman yang ditulis dengan buruk, baik itu alamat yang salah atau deskripsi produk yang tidak jelas, dapat menyebabkan penundaan karena pengiriman yang tidak dapat disaring secara efektif untuk risiko keamanan kemungkinan akan ditahan sampai diperiksa dengan memadai. 

Biaya Tambahan

Salah satu detail yang perlu Anda sertakan dalam deskripsi pengiriman barang adalah berat kargo Anda. 

Pencatatan berat yang tidak akurat dapat mengakibatkan pengiriman harus ditimbang ulang, dan hal ini tidak hanya memperlambat transportasi, tetapi juga dapat mengakibatkan biaya tambahan jika Anda meremehkan berat kargo Anda sejak awal. Hal ini karena bea dan pajak dihitung berdasarkan berat kotor dan klasifikasi barang. 

Kargo Hilang atau Rusak

Terkadang, hal-hal buruk bisa terjadi selama proses pengiriman. Baik itu kerusakan kargo akibat pengikatan yang tidak tepat, hilang di laut saat badai dahsyat, atau dicuri di tengah perjalanan, deskripsi yang jelas dan akurat dapat membantu Anda menemukan atau mendapatkan kembali barang Anda. 

Klaim Asuransi

Kejadian tak terduga dapat mengganggu pengiriman barang, baik sampai ke tujuan tepat waktu maupun sama sekali. Asuransi kargo melindungi Anda dari kerugian finansial ketika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan. 

Deskripsi pengiriman Anda yang lengkap dan detail memungkinkan penyedia asuransi untuk memberikan perlindungan terhadap kehilangan, kerusakan, dan pencurian barang selama transit. Cakupan bervariasi antar penyedia, tetapi polis asuransi kargo juga harus mencakup biaya keterlambatan pengiriman dan kegagalan pengiriman oleh pengangkut, serta bencana alam dan keadaan kahar (force majeure). 

Deskripsi Muatan Memang Membosankan Tapi Penting!

Akurasi sangat penting saat Anda menulis deskripsi barang kiriman.

Alih-alih menganggap deskripsi barang sebagai saran yang samar tentang isi barang Anda, definisikan ulang sebagai informasi yang akan Anda berikan jika Anda perlu melacak kargo Anda. Karena meskipun sebagian besar kiriman sampai ke tujuan dengan selamat, Anda tidak ingin mengambil risiko!

Butuh bantuan menentukan informasi penting apa yang harus disertakan dalam deskripsi barang Anda? Millennium dapat membantu! Hilangkan stres dan hubungi kami .