Keterlambatan pengiriman memang membuat frustrasi dan memakan biaya, namun kabar baiknya adalah banyak penundaan yang sebenarnya bisa dihindari.

Namun mengapa penundaan bisa terjadi? Apa yang salah dengan pengiriman? Dan bagaimana cara mengatasi masalah yang muncul?

Mari selami penyebab paling umum keterlambatan persalinan dan apa yang dapat Anda lakukan untuk mencegahnya.

Peristiwa Global

Mulai dari pandemi hingga bencana cuaca, peristiwa global dapat memberikan dampak serius jika Anda mengirimkan barang. Bahkan peristiwa yang bersifat lokal seperti penutupan pelabuhan dapat menimbulkan dampak yang luas, seperti penumpukan barang yang signifikan sehingga memperlambat jalur pelayaran secara global.

Mari kita lihat contoh terbaru. Pada bulan Maret 2024, sebuah jembatan besar runtuh di pelabuhan Baltimore. Ini mungkin tidak terdengar seperti peristiwa global, namun pelabuhan ini adalah salah satu pelabuhan tersibuk di AS. Sekitar selusin kapal kargo terjebak di dalam pelabuhan dan tidak dapat berangkat, dan lebih banyak lagi yang harus mengalihkan rute mereka dari pelabuhan yang sekarang tidak dapat digunakan.

Runtuhnya jembatan menyebabkan terhambatnya pergerakan barang global dan kemacetan di pelabuhan-pelabuhan alternatif. Pengalihan rute kapal ke pelabuhan lain, dan penundaan pengiriman itu sendiri, menyebabkan masalah logistik bagi perusahaan pelayaran dan kenaikan biaya.

Peristiwa lain yang sedang berlangsung termasuk serentetan serangan di Laut Merah, yang diperkirakan akan terus berlanjut hingga tahun 2025. Serangan terhadap kapal-kapal yang melintasi Laut Merah menyebabkan lalu lintas melalui Terusan Suez berkurang drastis, sehingga perusahaan pelayaran memilih untuk menambah waktu perjalanan mereka lebih dari seminggu. waktu untuk memastikan barang-barang mereka tetap utuh.

Bagaimana Merencanakan ke Depan

Berikut beberapa cara untuk menghindari keterlambatan pengiriman yang umum terjadi akibat peristiwa global.

• Fokus pada ketahanan. Daripada mencoba mengendalikan apa yang terjadi, yang tidak mungkin terjadi, berkonsentrasilah pada kemampuan Anda untuk beradaptasi dengan cepat terhadap peristiwa yang muncul .
• Diversifikasi pemasok. Jangan menaruh semua telur Anda dalam satu keranjang secara geografis.  
• Komunikasi adalah kuncinya. Jangan meremehkan manfaat komunikasi yang baik dengan pengirim barang Anda. Mereka harus terus memberi Anda informasi terbaru tentang situasi yang sedang terjadi sehingga meskipun barang Anda terhenti, Anda memiliki gambaran tentang apa yang terjadi dan dapat mengelola bisnis Anda dengan tepat.

Permasalahan Rantai Pasokan

Rantai pasokan dapat mempunyai banyak aspek dan masing-masing aspek mempunyai potensi kerentanan. Mulai dari backlog hingga kemacetan di pelabuhan, masalah rantai pasokan dapat menyebabkan penundaan yang serius.  

Berikut adalah beberapa contoh masalah yang mungkin Anda temui…

Pelabuhan yang menerima volume kargo lebih tinggi dari perkiraan dapat mengalami kemacetan. Hal ini juga dapat disebabkan oleh infrastruktur yang tidak memadai dan kekurangan tenaga kerja. Kemacetan berarti kapal harus menunggu lebih lama untuk dibongkar, sehingga menyebabkan penundaan.

Dokumentasi yang salah atau tidak lengkap, serta jumlah staf yang sedikit, dapat menyebabkan penundaan di bea cukai. 

Pertimbangkan hal-hal seperti pergudangan, gangguan pada jaringan transportasi, dan rantai pasokan yang kompleks dan Anda dapat melihat bagaimana efek domino tercipta dengan cepat. 

Bagaimana Merencanakan ke Depan

Berikut adalah tiga cara yang dapat Anda lakukan untuk bersiap menghadapi hambatan rantai pasokan untuk menghindari penundaan…

• Distribusikan inventaris. Pertimbangkan untuk menyimpan stok di beberapa gudang atau pusat pemenuhan.
• Tingkat persediaan pengaman. Rencanakan terlebih dahulu dan hitung stok penyangga, untuk berjaga-jaga.
• Hubungan pemasok. Memelihara hubungan dekat dengan banyak pemasok untuk meningkatkan fleksibilitas selama kekurangan pasokan.

Kegagalan Mekanis

Terkadang, manusia tidak ada hubungannya dengan masalah tersebut, dan itu bersifat mekanis. Kerusakan kapal, pesawat, kereta api, dan truk sering kali terjadi. Bahkan masalah kecil pada satu kendaraan atau kapal dapat menyebabkan penundaan besar.

Bagaimana Merencanakan ke Depan

Jadi, apa yang dapat Anda lakukan untuk bersiap menghadapi kegagalan mekanis?

• Itu siapa yang kamu kenal. Atau setidaknya siapa yang diketahui oleh pengirim barang Anda! Sebaiknya bekerja sama dengan perusahaan ekspedisi yang memiliki jaringan luas, seperti Millennium, sehingga Anda dapat berganti operator jika diperlukan.
• Komunikasi sangat penting. Pelacakan waktu nyata dan pembaruan rutin dari pengirim Anda berarti Anda dapat mengatur segala sesuatunya.

Cuaca ekstrim

Hal ini mungkin tidak sering terjadi, namun kejadian cuaca ekstrem dapat dan memang menyebabkan gangguan pengiriman. Dan kita tidak hanya berbicara tentang badai salju dan badai; panas yang ekstrim dapat menyebabkan aspal mencair atau memicu kebakaran hutan yang menyebabkan gangguan pada jaringan transportasi.

Bagaimana Merencanakan ke Depan

Mari kita lihat cara mengatasi masalah cuaca dan menghindari penundaan.

• Gunakan alat perkiraan. Manfaatkan alat perkiraan cerdas untuk memantau kondisi cuaca.
• Rencanakan rute darurat. Gunakan jasa ekspedisi yang andal yang dapat merencanakan rute alternatif jika terjadi gangguan cuaca.
• Dapatkan asuransi! Asuransi pengangkutan dapat mengimbangi potensi kerugian yang disebabkan oleh penundaan cuaca.

Dokumen yang Salah

Ada banyak sekali jenis dokumen berbeda yang diperlukan selama proses pengiriman. Untuk memastikan kiriman Anda tiba di tujuan tepat waktu, Anda harus memastikan bahwa Anda tidak hanya menyediakan yang benar , tetapi juga dokumen tanpa kesalahan apa pun.

Satu digit salah maka seluruh kiriman Anda mungkin tersesat.

Kesalahan umum pada dokumen pengiriman meliputi;

• Daftar pengepakan tidak ada
• Kelas pengangkutan salah
• Informasi Bill of Lading salah
• Alamat pengiriman atau informasi kontak salah
• Berat/jumlah palet salah
• Deskripsi produk tidak ada
• Nilai salah atau hilang
• Ketidaktepatan pengarsipan di tempat tujuan atau asal

Bagaimana Menghindarinya

Keterlambatan pengiriman mempunyai dampak buruk yang merugikan. Inilah cara Anda dapat membantu menghindari dokumentasi yang salah.

• Dapatkan otomatis. Proses digital dan paket perangkat lunak mengurangi kesalahan manusia.
• Pastikan proses pelabelan Anda jelas. 
• Bermitra dengan perusahaan ekspedisi yang memiliki reputasi baik. Pengetahuan ahli seorang pengirim barang mengurangi beban Anda untuk melakukan semuanya dengan benar.

Hindari Keterlambatan Pengiriman, Kurangi Biaya, dan Buat Pelanggan Senang

Penundaan dapat menyebabkan pelanggan tidak puas, rusaknya reputasi, dan kerugian bisnis. Beberapa penundaan tidak dapat dihindari, namun tips berikut akan membantu Anda mengelola penundaan yang dapat dihindari.

Mencari pengirim barang ramah yang selalu siap dihubungi? Hubungi Millennium untuk mengetahui bagaimana kami dapat membantu hari ini.