Keterlambatan pengiriman sangat menjengkelkan dan mahal, tetapi kabar baiknya adalah banyak dari keterlambatan tersebut dapat dihindari.

Namun mengapa terjadi penundaan? Apa saja yang bisa salah dengan pengiriman? Dan bagaimana Anda dapat mengatasi masalah yang muncul?

Mari kita bahas penyebab paling umum dari keterlambatan pengiriman dan apa yang dapat Anda lakukan untuk mencegahnya.

Peristiwa Global

Mulai dari pandemi hingga bencana alam, peristiwa global dapat menimbulkan masalah serius jika Anda mengirimkan barang. Bahkan peristiwa lokal seperti penutupan pelabuhan dapat memiliki konsekuensi yang meluas, seperti penumpukan signifikan yang memperlambat jalur pengiriman secara global.

Mari kita lihat contoh terkini. Pada Maret 2024, sebuah jembatan besar runtuh di pelabuhan Baltimore. Ini mungkin tidak terdengar seperti peristiwa global, tetapi pelabuhan tersebut adalah salah satu pelabuhan tersibuk di AS. Sekitar selusin kapal kargo terjebak di dalam pelabuhan dan tidak dapat keluar, sementara lebih banyak lagi yang harus mengubah rute mereka dari pelabuhan yang sekarang tidak dapat digunakan.

Runtuhnya jembatan tersebut menyebabkan penundaan langsung dalam pergerakan barang global dan kemacetan di pelabuhan alternatif. Pengalihan rute kapal ke pelabuhan lain, dan penundaan pengiriman itu sendiri, menyebabkan masalah logistik bagi perusahaan pelayaran dan kenaikan biaya.

Peristiwa lain yang sedang berlangsung termasuk serangkaian serangan di Laut Merah, yang diperkirakan akan berlanjut hingga tahun 2025. Serangan terhadap kapal yang melintasi Laut Merah menyebabkan lalu lintas melalui Terusan Suez sangat berkurang, dengan perusahaan pelayaran memilih untuk menambah lebih dari seminggu waktu perjalanan mereka untuk memastikan barang-barang mereka tetap utuh.

Cara Merencanakan ke Depan

Berikut beberapa cara untuk menghindari keterlambatan pengiriman yang umum terjadi akibat peristiwa global.

• Fokuslah pada ketahanan. Alih-alih mencoba mengendalikan apa yang terjadi, yang mana itu mustahil, konsentrasikan diri pada kemampuan Anda untuk beradaptasi dengan cepat terhadap peristiwa yang muncul .
• Diversifikasi pemasok. Jangan menaruh semua telur Anda dalam satu keranjang secara geografis. 
• Komunikasi adalah kunci. Jangan remehkan manfaat komunikasi yang baik dengan perusahaan pengiriman barang Anda. Mereka harus terus memberi Anda informasi terbaru tentang situasi yang sedang berlangsung sehingga meskipun barang Anda tertahan, Anda memiliki gambaran tentang apa yang terjadi dan dapat mengelola bisnis Anda sesuai dengan situasi tersebut.

Hambatan Rantai Pasokan

Rantai pasokan dapat memiliki banyak aspek dan masing-masing merupakan potensi kerentanan. Mulai dari penundaan pengiriman hingga kemacetan pelabuhan, masalah rantai pasokan dapat menyebabkan keterlambatan serius. 

Berikut beberapa contoh masalah yang mungkin Anda temui…

Pelabuhan yang mengalami volume kargo lebih tinggi dari yang diperkirakan dapat menjadi padat. Hal ini juga dapat disebabkan oleh infrastruktur yang tidak memadai dan kekurangan tenaga kerja. Kepadatan berarti kapal harus menunggu lebih lama untuk dibongkar, sehingga menyebabkan penundaan.

Dokumentasi yang salah atau tidak lengkap, serta jumlah staf yang kurang, dapat menyebabkan penundaan di bea cukai. 

Pertimbangkan hal-hal seperti pergudangan, gangguan pada jalur transportasi, dan rantai pasokan yang kompleks, dan Anda dapat melihat bagaimana efek domino tercipta, dan dengan cepat. 

Cara Merencanakan ke Depan

Berikut tiga cara yang dapat Anda lakukan untuk mempersiapkan diri menghadapi hambatan rantai pasokan guna menghindari penundaan…

• Distribusikan persediaan. Pertimbangkan untuk menyimpan stok di beberapa gudang atau pusat pemenuhan pesanan.
• Tingkat stok pengaman. Rencanakan dan hitung stok penyangga, untuk berjaga-jaga.
• Hubungan dengan pemasok. Jalin hubungan dekat dengan banyak pemasok untuk meningkatkan fleksibilitas selama kekurangan pasokan.

Kegagalan Mekanis

Terkadang, manusia tidak ada hubungannya dengan masalah tersebut, dan itu bersifat mekanis. Kerusakan pada kapal, pesawat, kereta api, dan truk bukanlah hal yang jarang terjadi. Bahkan masalah kecil pada satu kendaraan atau kapal dapat berujung pada penundaan besar.

Cara Merencanakan ke Depan

Jadi, apa yang dapat Anda lakukan untuk mempersiapkan diri menghadapi kerusakan mekanis?

• Ini soal siapa yang Anda kenal. Atau setidaknya siapa yang dikenal oleh perusahaan pengiriman barang Anda! Sebaiknya bekerja sama dengan perusahaan pengiriman barang yang memiliki jaringan luas, seperti Millennium, sehingga Anda dapat mengganti pengangkut jika diperlukan.
• Komunikasi sangat penting. Pelacakan secara real-time dan pembaruan berkala dari perusahaan pengiriman barang Anda berarti Anda dapat mengelola bagian Anda.

Cuaca Ekstrem

Meskipun mungkin tidak sering terjadi, peristiwa cuaca ekstrem dapat dan memang menyebabkan gangguan pengiriman. Dan kita tidak hanya berbicara tentang badai salju dan badai; panas ekstrem dapat menyebabkan aspal meleleh atau memicu kebakaran hutan yang menyebabkan gangguan pada jalur transportasi.

Cara Merencanakan ke Depan

Mari kita lihat bagaimana cara mengatasi masalah cuaca dan menghindari penundaan.

• Gunakan alat prakiraan cuaca. Manfaatkan alat prakiraan cuaca cerdas untuk memantau kondisi cuaca.
• Rencanakan rute cadangan. Gunakan jasa pengiriman barang yang andal yang dapat merencanakan rute alternatif jika terjadi gangguan cuaca.
• Dapatkan asuransi! Asuransi pengiriman barang dapat menutupi potensi kerugian yang disebabkan oleh penundaan akibat cuaca.

Dokumen yang Salah

Ada banyak sekali jenis dokumen yang dibutuhkan selama proses pengiriman. Untuk memastikan kiriman Anda sampai ke tujuan tepat waktu, Anda harus memastikan bahwa Anda tidak hanya menyediakan yang benar , tetapi juga dokumen tanpa kesalahan sama sekali.

Satu angka yang salah dan seluruh kiriman Anda bisa hilang.

Kesalahan umum pada dokumen pengiriman meliputi;

• Daftar kemasan hilang
• Kelas pengiriman yang salah
• Informasi Bill of Lading yang salah
• Alamat pengiriman atau informasi kontak salah
• Berat/jumlah palet salah
• Deskripsi produk hilang
• Nilai salah atau hilang
• Ketidakakuratan dalam pengajuan di tempat tujuan atau tempat asal

Cara Menghindari

Keterlambatan pengiriman memiliki dampak berantai yang mahal. Berikut cara Anda dapat membantu menghindari kesalahan dokumentasi.

• Lakukan otomatisasi. Proses digital dan paket perangkat lunak mengurangi kesalahan manusia.
• Pastikan proses pelabelan Anda jelas. 
• Bermitralah dengan perusahaan pengiriman barang yang bereputasi baik. Pengetahuan ahli dari perusahaan pengiriman barang akan mengurangi beban Anda untuk memastikan semuanya berjalan dengan benar.

Hindari Keterlambatan Pengiriman, Kurangi Biaya, dan Jaga Kepuasan Pelanggan

Keterlambatan dapat menyebabkan pelanggan tidak puas, reputasi rusak, dan kerugian finansial bagi bisnis. Beberapa keterlambatan memang tidak dapat dihindari, tetapi tips ini akan membantu Anda mengelola keterlambatan yang dapat dihindari.

Sedang mencari jasa pengiriman barang yang ramah dan selalu siap dihubungi? Hubungi Millennium untuk mengetahui bagaimana kami dapat membantu Anda hari ini.