Pengiriman barang ke seluruh dunia dapat menghadapi berbagai tantangan. Dan seperti halnya kemacetan lalu lintas yang tak terduga, keterlambatan bisa jadi tak terhindarkan.

Keterlambatan dapat mengacaukan perencanaan logistik Anda yang matang, menyebabkan efek domino yang memengaruhi seluruh rantai pasokan Anda. Jadi, apa yang dapat Anda lakukan?

Lanjutkan membaca untuk mempelajari tentang keterlambatan pengiriman dan strategi untuk membantu Anda mengatasi tantangan tak terduga yang membuat Anda lengah.

Penyebab Umum Keterlambatan Pengiriman

Pertama, mari kita lihat beberapa alasan umum mengapa pengiriman Anda mungkin mengalami keterlambatan.

Cuaca

Alam memang sulit diprediksi, dan kita semua mengetahuinya. Badai dan angin kencang dapat menyebabkan kerusakan pada jalan raya dan rel kereta api, infrastruktur pelabuhan, bangunan gudang… Sebutkan saja. Kabut, panas ekstrem, salju – semua kondisi cuaca buruk dapat membahayakan perjalanan dan menunda jadwal pengiriman Anda. 

Kemacetan dan Kapasitas

Pelabuhan dan pusat transportasi dapat menjadi padat ketika terlalu banyak kapal atau truk ingin masuk dan membongkar muatan pada saat yang bersamaan. Antrean kapal dan kendaraan pengangkut barang menyebabkan keterlambatan dalam pemuatan, pembongkaran, dan transit selanjutnya. 

Pembersihan Bea Cukai

Proses kepabeanan bisa rumit! Prosedur yang kompleks, kesalahan dokumentasi, dan bahkan inspeksi itu sendiri dapat menyebabkan kiriman Anda tertahan di perbatasan. 

Kesulitan Teknis

Peralatan yang sudah tua dapat rusak, peralatan teknis dapat mengalami malfungsi, dan pekerja dapat memilih untuk melakukan mogok kerja. Ada begitu banyak bagian yang bergerak dalam dunia pengangkutan barang; masalah di satu area dengan cepat memengaruhi semua area lainnya, mengganggu jadwal transportasi. 

Peristiwa Tak Terduga

Terkadang, sesuatu yang besar terjadi. Sama seperti runtuhnya jembatan Baltimore baru-baru ini, keadaan tak terduga seperti peristiwa dunia, bencana alam, dan gejolak politik dapat menyebabkan dampak berantai yang besar dalam industri pelayaran.

Dampak Keterlambatan: Lebih dari Sekadar Keterlambatan Pengiriman

Keterlambatan pengiriman memang merepotkan, tetapi masalahnya lebih dalam daripada sekadar kargo Anda yang sedikit terlambat dari jadwal.

Keterlambatan pengiriman dapat menyebabkan…

Peningkatan Biaya

Keterlambatan dapat menyebabkan peningkatan biaya penyimpanan, terlewatnya tenggat waktu pengiriman, dan bahkan biaya demurrage. Demurrage mengacu pada waktu yang dihabiskan kontainer di terminal pelabuhan sebelum dibawa ke tujuan berikutnya. (Baca lebih lanjut tentang biaya penahanan dan demurrage di sini ).

Reputasi yang Rusak

Keterlambatan pengiriman dapat membuat pelanggan, baik baru maupun lama, kecewa, mengurangi kepercayaan mereka kepada Anda sebagai penyedia layanan, dan berpotensi berdampak pada reputasi merek Anda. 

Gangguan Rantai Pasokan

Apa yang mungkin tampak seperti penundaan kecil dapat memiliki efek domino yang merugikan pada seluruh rantai pasokan Anda. Mulai dari jadwal produksi hingga manajemen inventaris, dan akhirnya berdampak pada laba bersih Anda, penundaan pengiriman cenderung menjadi masalah yang berlipat ganda. 

Strategi Proaktif untuk Meminimalkan Penundaan

Dengan pemahaman yang lebih baik tentang potensi gangguan, Anda dapat selangkah lebih maju dengan mempersiapkan diri untuk kemungkinan terburuk (dan mencapai hasil terbaik). 

Berikut empat strategi andal yang didukung oleh Milenium untuk membantu Anda meminimalkan kemungkinan penundaan yang menyebalkan…

Siapkan Diri untuk Hal-Hal Tak Terduga

Rencana darurat adalah sahabat Anda. Kami selalu mendorong bisnis untuk memiliki rencana cadangan jika terjadi gangguan yang tidak terduga. Tanpa rencana darurat (jangan khawatir, kami dapat membantu Anda membuatnya!), Anda berisiko dikenai denda dan ketidakpuasan pelanggan. 

Pilih Mitra yang Andal

Bekerja samalah dengan perusahaan pengiriman barang, pengangkut, dan pemasok yang bereputasi baik. Periksa testimoni mereka, mintalah studi kasus, dan bicaralah dengan klien sebelumnya jika perlu; Anda ingin memastikan mitra Anda tahu apa yang harus dilakukan ketika tantangan muncul.

Periksa Dokumen Anda

Mintalah orang lain untuk memeriksa setiap dokumen pengiriman yang terkait dengan kiriman Anda untuk memastikan tidak ada kesalahan dan Anda memiliki semua dokumen yang dibutuhkan sebelumnya. Kesalahan dan kekurangan dokumen dapat menyebabkan penundaan yang sebenarnya dapat dihindari. 

Awasi terus

Ikuti terus berita dunia terkini. Memperoleh pengetahuan tentang hal-hal seperti prakiraan cuaca, peristiwa geopolitik, dan kondisi pelabuhan setempat memungkinkan Anda untuk bersikap proaktif dalam menghadapi potensi gangguan dan menghemat waktu yang berharga. 

Mengelola Penundaan

Mari kita akui. Keterlambatan memang terjadi, dan itu sangat menjengkelkan – tetapi tidak harus berubah menjadi bencana. Berikut cara untuk mengambil kendali ketika pengiriman Anda mengalami kendala:

1. Menilai Situasi

Apa penyebab keterlambatan tersebut? Berapa lama diperkirakan akan berlangsung? Apa saja konsekuensi yang mungkin terjadi? Bersikaplah realistis; menguraikan detail keterlambatan akan membantu Anda menemukan solusi.

2. Komunikasi Transparan

Memberikan pembaruan berkala kepada semua pihak, termasuk pemasok dan pelanggan, membuat semua orang tetap terinformasi tentang situasi tersebut, menunjukkan komitmen Anda terhadap akuntabilitas, dan menjaga tingkat kepercayaan. 

3. Jelajahi Alternatif

Manfaatkan keahlian perusahaan pengiriman barang Anda dengan meminta bantuan mereka dalam mencari solusi alternatif. Mereka akan dapat membimbing Anda melalui opsi alternatif seperti pengiriman ekspres, rute cadangan, dan berbagai moda transportasi. 

4. Mengurangi Dampaknya

Minimalkan konsekuensi finansial dan operasional dari penundaan dengan menjajaki penyesuaian jadwal produksi dan penyimpanan sementara untuk pengiriman yang tertunda. 

5. Dokumentasikan Setiap Detail

Catat setiap elemen keterlambatan. Mulai dari mencatat penyebabnya hingga membuat catatan komunikasi, dan dari mencatat solusi alternatif hingga biaya tambahan yang dikeluarkan, informasi ini akan sangat penting untuk klaim asuransi dan penyelesaian sengketa di masa mendatang. 

Mengubah Penundaan Menjadi Pengalihan Rute

Keterlambatan pengiriman adalah bagian yang tak terhindarkan dari perdagangan internasional, tetapi hal itu tidak harus menggagalkan bisnis Anda. Dengan bersikap proaktif, berkomunikasi secara efektif, dan bermitra dengan perusahaan pengiriman barang yang andal seperti Millennium Cargo, Anda dapat mengatasi tantangan ini dan menjaga rantai pasokan Anda tetap berjalan sesuai rencana.

Siap menjaga rantai pasokan Anda tetap berjalan lancar? Bersiaplah menghadapi tantangan pengiriman yang tak terduga dengan Millennium Cargo. Hubungi kami hari ini untuk memastikan pengiriman Anda tetap sesuai rencana.