Pengiriman yang dilakukan ke seluruh dunia dapat menghadapi beberapa tantangan. Sama seperti kemacetan lalu lintas yang tidak terduga, penundaan juga tidak dapat dihindari.

Penundaan dapat mengganggu logistik yang Anda rencanakan dengan ahli, sehingga menyebabkan efek tidak langsung yang memengaruhi seluruh rantai pasokan Anda. Jadi apa yang bisa kamu lakukan?

Baca terus untuk mengetahui tentang penundaan pengiriman dan strategi untuk membantu Anda menangani tantangan tak terduga yang membuat Anda lengah.

Penyebab Umum Keterlambatan Pengiriman

Pertama, mari kita lihat beberapa alasan umum mengapa kiriman Anda mungkin mengalami penundaan.

Cuaca

Alam tidak dapat diprediksi, dan tidakkah kita menyadarinya? Badai dan angin kencang dapat menyebabkan kerusakan pada jalan raya dan rel kereta api, infrastruktur pelabuhan, bangunan gudang… Sebut saja. Kabut, panas ekstrem, salju – semua kondisi cuaca buruk bisa jadi tidak aman untuk bepergian dan mengatur ulang jadwal pengiriman Anda. 

Kemacetan Dan Kapasitas

Pelabuhan dan pusat transportasi bisa menjadi padat jika terlalu banyak kapal atau truk yang ingin masuk dan membongkar muatan pada saat yang bersamaan. Antrian kapal barang dan kendaraan menyebabkan keterlambatan bongkar muat dan transit berikutnya. 

Izin Bea Cukai

Bea Cukai bisa jadi rumit! Prosedur yang rumit, kesalahan dokumentasi, dan bahkan inspeksi itu sendiri dapat menyebabkan kiriman Anda tertahan di perbatasan. 

Kesulitan Teknis

Peralatan yang sudah tua bisa rusak, peralatan teknis bisa mengalami kegagalan fungsi, dan para pekerja bisa memilih untuk melakukan mogok kerja. Ada begitu banyak bagian yang bergerak di dunia pengangkutan; masalah di satu area dengan cepat berdampak pada area lainnya, sehingga mengganggu jadwal transportasi. 

Peristiwa Tak Terduga

Terkadang, sesuatu yang besar terjadi. Sama seperti runtuhnya jembatan Baltimore baru-baru ini, kejadian tak terduga seperti peristiwa dunia, bencana alam, dan kerusuhan politik dapat menimbulkan dampak besar dalam industri pelayaran.

Dampak Keterlambatan: Lebih Dari Sekadar Keterlambatan Pengiriman

Keterlambatan pengiriman memang tidak nyaman, tetapi masalahnya lebih dalam daripada keterlambatan pengiriman kargo Anda dari jadwal.

Keterlambatan pengiriman dapat menyebabkan…

Peningkatan Biaya

Penundaan dapat menyebabkan peningkatan biaya penyimpanan, tenggat waktu pengiriman yang terlewat, dan bahkan biaya penundaan keberangkatan. Demurrage mengacu pada waktu yang dihabiskan peti kemas di terminal pelabuhan sebelum dibawa ke tujuan berikutnya. (Baca lebih lanjut mengenai biaya penahanan dan demurrage di sini ).

Reputasi Rusak

Pengiriman yang terlambat dapat mengecewakan pelanggan, baik baru maupun lama, mengurangi kepercayaan mereka terhadap Anda sebagai penyedia dan berpotensi memengaruhi reputasi merek Anda. 

Gangguan Rantai Pasokan

Apa yang tampak seperti penundaan kecil dapat berdampak buruk pada keseluruhan rantai pasokan Anda. Dari jadwal produksi hingga manajemen inventaris, dan pada akhirnya menunjukkan keuntungan Anda, penundaan pengiriman cenderung semakin besar. 

Strategi Proaktif Untuk Meminimalkan Penundaan

Dengan pemahaman yang lebih baik tentang potensi gangguan, Anda dapat menjadi yang terdepan dengan bersiap menghadapi kemungkinan terburuk (dan mencapai yang terbaik). 

Berikut adalah empat strategi kuat yang didukung oleh Milenium untuk membantu Anda meminimalkan kemungkinan penundaan yang sangat buruk…

Rencanakan Untuk Yang Tak Terduga

Rencana darurat adalah teman Anda. Kami selalu mendorong bisnis untuk memiliki rencana cadangan jika terjadi gangguan yang tidak terduga. Tanpa rencana darurat (jangan khawatir, kami dapat membantu Anda membuatnya!), Anda berisiko terkena denda dan ketidakpuasan pelanggan. 

Pilih Mitra yang Andal

Bekerja dengan perusahaan ekspedisi, pengangkut, dan pemasok terkemuka. Lihat testimoni mereka, minta studi kasus, dan bicaralah dengan klien sebelumnya jika perlu; Anda ingin memastikan mitra Anda mengetahui apa yang harus dilakukan ketika tantangan muncul.

Periksa Dokumen Anda

Perhatikan setiap dokumen pengiriman yang terlibat dalam kiriman Anda untuk memeriksa kesalahan dan pastikan Anda memiliki dokumen yang Anda perlukan sebelumnya. Kesalahan dan dokumen yang hilang dapat menyebabkan hari-hari yang mudah dihindari. 

Awasi

Tetap up-to-date pada berita dunia. Memperoleh pengetahuan tentang hal-hal seperti prakiraan cuaca, peristiwa geopolitik, dan kondisi pelabuhan setempat memungkinkan Anda bersikap proaktif dalam menghadapi potensi gangguan dan menghemat waktu yang berharga. 

Mengelola Penundaan

Mari kita hadapi itu. Penundaan bisa saja terjadi, dan hal ini sangat membuat frustrasi – namun hal ini tidak harus berubah menjadi bencana. Berikut cara mengambil alih ketika kiriman Anda mengalami hambatan:

1. Menilai Situasinya

Apa yang menyebabkan penundaan? Berapa lama hal ini diperkirakan akan bertahan? Apa dampak potensialnya? Bersikaplah realistis; mengetahui rincian penundaan akan membantu Anda mendapatkan solusi.

2. Komunikasi Transparan

Memberikan pembaruan rutin untuk semua pihak, termasuk pemasok dan pelanggan, membuat semua orang mendapat informasi tentang situasi tersebut, menunjukkan komitmen Anda terhadap akuntabilitas, dan menjaga tingkat kepercayaan. 

3. Jelajahi Alternatif

Manfaatkan keahlian perusahaan ekspedisi Anda dengan meminta bantuan mereka dalam mencari solusi alternatif. Mereka akan dapat memandu Anda melalui opsi alternatif seperti pengiriman yang dipercepat, rute mundur, dan berbagai moda transportasi. 

4. Mengurangi Dampaknya

Minimalkan konsekuensi finansial dan operasional dari penundaan tersebut dengan mempelajari penyesuaian jadwal produksi dan penyimpanan sementara untuk pengiriman yang tertunda. 

5. Dokumentasikan Setiap Detail

Catat setiap elemen penundaan. Mulai dari mencatat penyebabnya hingga membuat catatan komunikasi, dan mulai mencatat solusi alternatif hingga biaya tambahan yang timbul, informasi ini akan sangat penting untuk potensi klaim asuransi dan penyelesaian sengketa. 

Mengubah Penundaan Menjadi Jalan Memutar

Keterlambatan pengiriman adalah bagian yang tidak dapat dihindari dalam perdagangan internasional, namun hal tersebut tidak harus mengganggu bisnis Anda. Dengan bersikap proaktif, berkomunikasi secara efektif, dan bermitra dengan perusahaan ekspedisi yang andal seperti Millennium Cargo, Anda dapat mengatasi tantangan ini dan menjaga rantai pasokan Anda tetap pada jalurnya.

Siap untuk menjaga rantai pasokan Anda tetap berjalan? Bersiaplah menghadapi tantangan pengiriman tak terduga dengan Millennium Cargo. Hubungi kami hari ini untuk memastikan pengiriman Anda tetap sesuai jalur.