Saat memindahkan barang dari A ke B, ada lebih banyak hal yang perlu dipikirkan daripada sekadar bagaimana barang tersebut akan sampai di sana.

Siapa yang bertanggung jawab atas kiriman barang di setiap tahap perjalanan? Siapa yang harus mengurus asuransi dan dokumen-dokumennya? Dan siapa yang harus membayar apa?

Perkenalkan Incoterms. Singkatan dari International Commercial Terms, Incoterms adalah seperangkat aturan perdagangan standar yang dikembangkan oleh Kamar Dagang Internasional. Diakui secara internasional, Incoterms mendefinisikan siapa yang bertanggung jawab atas apa selama proses pengiriman global.

Memilih Incoterms terbaik untuk pengiriman internasional sangat penting karena dapat secara langsung memengaruhi waktu pengiriman, biaya keseluruhan, tanggung jawab risiko, dan kelancaran rantai pasokan Anda. ICC sendiri menyatakan, “Kesalahan dalam menerapkan aturan Incoterms® dapat menyebabkan biaya tak terduga, penundaan, dan perselisihan.”

Jadi, bagaimana Anda tahu Incoterms mana yang harus digunakan? Dalam panduan untuk eksportir ini, kami akan membahas peran Incoterms, tujuan penggunaannya, dan Incoterms terbaik untuk pengiriman internasional. 

Apa Sebenarnya Fungsi Incoterms?

Incoterms menjelaskan tanggung jawab pembeli dan penjual dalam perdagangan internasional, menghilangkan kebingungan dan kesalahan penempatan tanggung jawab, serta memperjelas ekspektasi. 

Mereka menguraikan tiga elemen kunci dari pelayaran global:

• Siapa yang mengatur dan membayar biaya pengiriman?
• Di mana risiko berpindah dari penjual ke pembeli
• Siapa yang menangani bea cukai ekspor/impor?

11 Incoterms

Berikut ringkasan Incoterms itu sendiri. Anda dapat membaca lebih lanjut tentangnya di sini .

• EXW (Ex Works)
• FCA (Free Carrier)
• CPT (Carriage Paid To/Biaya Pengiriman Ditanggung)
• CIP (Carriage and Insurance Paid To) 
• DPU (Dikirim di Tempat Bongkar Muat)
• DAP (Pengantaran di Tempat)
• DDP (Delivered Duty Paid)

Empat hal berikutnya khusus untuk angkutan Laut dan Perairan Darat:

• FAS (Gratis di Samping Kapal)
• FOB (Free On Board)
• CFR (Biaya dan Pengiriman)
• CIF (Biaya, Asuransi, dan Pengiriman)

Contoh Penggunaan Incoterms

Dengan EXW (Ex Works), pembeli bertanggung jawab atas hampir semua elemen proses pengiriman, termasuk pengaturan dan pembayaran transportasi, asuransi, dan semua dokumen. Penjual hanya perlu menyediakan barang untuk diambil.

Sebaliknya, penjual menangani hampir semuanya di bawah DDP (Delivery Duty Paid). Berdasarkan Incoterm ini, penjual mengurus pengiriman, bea cukai, pajak, dan pengantaran langsung ke depan pintu pembeli. Yang perlu dilakukan pembeli hanyalah menunggu pengiriman.

Sekarang, mari kita lihat CIF (Cost, Insurance and Freight) dan FCA (Free Carrier). Dalam FCA, penjual mengangkut barang ke lokasi yang telah ditentukan, dan pada titik itu, tanggung jawab atas pengiriman beralih dari penjual ke pembeli. CIF menetapkan bahwa penjual mengurus asuransi dan membayar sebagian besar perjalanan kargo, tetapi risikonya beralih ke pembeli segera setelah barang dimuat ke kapal.

Faktor-faktor yang Perlu Dipertimbangkan Saat Memilih Istilah yang Tepat

Menentukan Incoterms terbaik untuk pengiriman internasional bergantung pada situasi Anda, termasuk seberapa besar tanggung jawab yang ingin Anda pikul dan metode yang akan Anda gunakan untuk mengirimkan barang Anda. 

Mari kita bahas beberapa faktor kunci dalam menentukan mana yang akan digunakan…

Moda Transportasi

Beberapa Incoterms hanya berlaku untuk moda transportasi tertentu. FOB (Free on Board) dan CIF (Cost, Insurance and Freight) hanya dapat diterapkan pada angkutan laut. Yang lainnya, seperti EXW (Ex Works), FCA (Free Carrier), dan CPT (Carriage Paid To) dapat digunakan untuk moda transportasi apa pun, atau campuran – ini disebut transportasi multimodal .

Tingkat Pengalaman 

Baru terjun ke perdagangan internasional? Mungkin Anda adalah bisnis kecil yang tidak memiliki modal atau kemampuan logistik untuk mendukung tingkat tanggung jawab yang tinggi (terutama jika terjadi masalah). 

Unsur lain dalam menentukan Incoterms terbaik untuk pengiriman internasional adalah mengukur tingkat pengalaman bisnis Anda. Untuk bisnis yang lebih kecil, mungkin lebih aman untuk memilih DDP (Delivery Duty Paid). Berdasarkan ketentuan DDP, penjual bertanggung jawab atas semua biaya, risiko, dan tugas yang terlibat dalam pengiriman barang dari negara asalnya ke lokasi yang telah ditentukan di negara pembeli.

Importir dan eksportir yang berpengalaman atau berskala besar seringkali ingin mempertahankan kendali lebih besar, menggunakan istilah seperti EXW atau FOB. Hal ini sangat efektif jika mereka memiliki mitra pengiriman tepercaya yang sudah lama bekerja sama dan tim logistik internal. Di bawah EXW, semua tanggung jawab atas biaya dan risiko pengangkutan barang berada di tangan pembeli, sedangkan di bawah FOB, penjual harus secara fisik memuat barang ke kapal yang telah ditentukan. Setelah dimuat, pembeli memikul tanggung jawab atas semua biaya dan risiko.

Toleransi Risiko dan Pengendalian Biaya

Sebagian perusahaan rela membayar lebih untuk mengurangi tanggung jawab dan menanggung beban stres dari proses pengiriman barang yang kompleks. Sementara yang lain lebih memilih untuk memiliki kendali penuh atas biaya dan bersedia menanggung lebih banyak risiko untuk mencapainya. 

EXW adalah salah satu Incoterms terbaik untuk pengiriman internasional dalam skenario ini karena memberikan pembeli kendali penuh, meskipun hal ini juga disertai dengan tanggung jawab penuh. 

Peraturan Negara Tujuan

Beberapa negara memiliki peraturan impor, kebijakan bea cukai, dan prosedur pajak khusus, yang dapat memengaruhi Incoterms yang Anda gunakan untuk bertransaksi. 

Salah satu contohnya adalah di beberapa wilayah di dunia, importir harus disebut sebagai deklaran , dan dengan demikian, istilah seperti DDP (Delivery Duty Paid) tidak dapat digunakan secara legal. Berdasarkan DDP, penjual bertanggung jawab penuh untuk mengirimkan barang hingga ke lokasi pembeli, termasuk membayar bea masuk, pajak, dan mengurus bea cukai di negara pembeli. Di wilayah-wilayah ini, penjual luar negeri seringkali tidak dapat secara legal menyelesaikan dokumen impor atau membayar bea masuk atas nama pembeli tanpa kehadiran di lokasi tersebut.

Infrastruktur Logistik yang Tersedia 

Dukungan logistik apa yang Anda miliki? Menjawab pertanyaan ini akan membantu Anda menentukan Incoterms terbaik untuk pengiriman internasional. 

Jika Anda memiliki gudang, agen bea cukai, atau perusahaan pengiriman barang, Incoterms seperti FCA dan DAP mungkin cocok. Namun, tanpa infrastruktur yang memadai, memberikan tanggung jawab lebih kepada penjual dengan istilah seperti DDP mungkin lebih tepat.

Incoterms yang Paling Umum & Kapan Menggunakannya

Sebagian besar bisnis cenderung berpegang pada sejumlah Incoterms yang umum digunakan. 

• EXW (Ex Works)

Pembeli menangani semuanya berdasarkan EXW, termasuk asuransi, pengiriman, dan bea cukai. EXW paling cocok untuk pengirim berpengalaman dengan sistem yang andal. 

• FCA (Free Carrier)

Berdasarkan FCA, penjual menyerahkan barang kepada pengangkut pembeli. Hal ini memungkinkan rencana transportasi yang fleksibel dan pengiriman multimodal, atau di mana pembeli menginginkan kendali atas bagian utama perjalanan. 

• CIF (Cost, Insurance, Freight)
  Dalam skema CIF, penjual membayar semua biaya hingga barang sampai di pelabuhan, dan kemudian pembeli menanggung risiko setelah barang berada di kapal. Istilah ini biasanya dipilih untuk sebagian besar pengiriman barang melalui laut.
• DDP (Delivered Duty Paid)

Penjual menangani semuanya, memikul tanggung jawab penuh atas pajak, bea masuk, pengiriman, dan pengurusan bea cukai di bawah DDP. Ini cocok untuk bisnis yang menginginkan kendali penuh dan tidak ingin ada kejutan yang tidak menyenangkan.

Berikut adalah beberapa Incoterms yang paling umum digunakan untuk pengiriman internasional di antara sebagian besar pedagang internasional.

Sebagai rangkuman, berikut kutipan yang tepat dari Dimerco, sebuah perusahaan pengiriman barang global:

“Tidak ada Incoterm yang sempurna. Incoterm terbaik adalah yang sesuai dengan kemampuan dan strategi Anda.”

Jebakan yang Harus Dihindari

Menentukan Incoterms terbaik untuk pengiriman internasional bisa sangat membingungkan. Namun, memilih istilah yang salah dapat menyebabkan kebingungan, penundaan, dan pengeluaran tak terduga. 

Berikut tiga jebakan utama:

• Gunakan istilah khusus laut untuk pengiriman barang melalui udara. Incoterms khusus laut tidak boleh digunakan untuk pengiriman berbasis darat atau multimodal.
• Menyetujui DDP (Delivery in Duty) ketika Anda tidak memahami aturan impor. Hal ini dapat menyebabkan masalah bea cukai atau penundaan di tempat tujuan.
• Tidak menyelaraskan tim internal atau dokumentasi dengan Incoterms yang telah disepakati. Hal ini dapat menyebabkan kebingungan yang mahal di kemudian hari. 

Tapi jangan khawatir! Millennium akan selalu mendukungmu.

Bagaimana Millennium Membantu Anda Memilih Jangka Waktu yang Tepat

Incoterms bisa membingungkan, dan Millennium dapat menyederhanakan prosesnya untuk Anda.

Kami mulai dengan menilai tujuan, pengalaman, dan jenis pengiriman Anda, lalu mengarahkan Anda ke jangka waktu yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.

Apa pun yang Anda butuhkan, kami akan menjelaskan implikasi dari Incoterm pilihan Anda secara jelas dan komprehensif sehingga Anda tidak akan pernah terkejut dengan hasilnya. Dan untuk membuat pengalaman ini semudah mungkin, Millennium juga mendukung Anda dalam mengurus dokumen, bea cukai, dan rute yang sesuai dengan Incoterm yang bersangkutan. 

Pahami Incoterms dengan Tepat untuk Kesuksesan Pengiriman

Incoterms lebih dari sekadar akronim teknis. Incoterms membentuk biaya, risiko, dan kendali Anda saat mengirim barang secara internasional, jadi sangat penting untuk memilih Incoterms yang tepat. 

Tidak yakin Incoterms mana yang terbaik untuk pengiriman internasional? Bicaralah dengan tim di Millennium Cargo – kami akan membantu Anda melakukannya dengan benar sejak awal.