Sebagai perusahaan pengiriman barang di dunia saat ini, rasanya segala sesuatunya berubah lebih cepat daripada yang dapat Anda ikuti. Ketegangan politik, peraturan lingkungan yang baru, perubahan perjanjian perdagangan, dan perkembangan teknologi yang pesat membuat pengiriman barang terasa seperti berlayar di tengah cuaca yang tak terduga di laut. Tenang sejenak dengan pandangan cakrawala yang jernih, lalu di saat berikutnya Anda berada di tengah badai, berjuang untuk tetap di jalur.

Bagaimana Anda menavigasi jalan melalui kondisi yang berubah begitu cepat?

Itulah tepatnya yang dibahas blog ini…

Meskipun keterampilan tradisional tetap memainkan peran penting, perusahaan pengiriman barang modern perlu memadukan nilai-nilai tradisional ini dengan pendekatan yang lebih modern. Pengetahuan teknis, komunikasi yang percaya diri, pengetahuan digital, dan kemampuan untuk tetap tenang di bawah tekanan sangatlah penting. Dan agar bisnis Anda berkembang, Anda membutuhkan orang-orang yang mampu mengelola kepraktisan pengiriman sambil tetap memberikan dukungan manusiawi yang prima .

Teruslah membaca untuk mengetahui bagaimana perusahaan pengiriman barang yang berinvestasi pada orang dan komunikasi, di samping proses masa kini, dapat memposisikan diri untuk menavigasi apa pun yang akan terjadi selanjutnya.

Keterampilan Komunikasi dan Hubungan Pelanggan yang Kuat

Bukan rahasia lagi bahwa komunikasi yang baik membantu membangun hubungan yang lebih erat. Dengan barang yang melewati berbagai pelabuhan, operator, dan mitra, pesan mudah menjadi tidak jelas, salah komunikasi, atau salah terjemahan. Pembaruan yang terlewat atau instruksi yang tidak jelas dapat menyebabkan biaya tambahan dan penundaan waktu, dan dalam dunia pengiriman barang, masalah dapat dengan cepat berkembang menjadi masalah besar.

Untuk membantu menghindari hal ini, perusahaan pengiriman barang harus:

• Gunakan bahasa yang sederhana, jelas, dan dapat diterjemahkan.
• Berikan pelanggan informasi terbaru bahkan sebelum mereka bertanya.
• Tanggapi pertanyaan sesegera mungkin, dengan kesabaran dan kejelasan.
• Miliki jalur komunikasi yang terbuka dengan operator dan mitra di luar negeri.
• Tawarkan kepastian dan empati saat masalah tak terduga muncul.

Sebagai bisnis keluarga dengan pengalaman puluhan tahun, di Millennium Cargo , kami tahu bahwa percakapan yang tulus, layanan personal, dan hubungan yang dibangun atas dasar kepercayaan sangatlah penting. Memastikan kontak langsung dan memungkinkan pelanggan Anda untuk berbicara dengan mudah dengan petugas penanganan kargo profesional dapat membantu mereka merasa bahwa kekhawatiran mereka valid dan bahwa Anda benar-benar ingin membantu.

Pemecahan Masalah dan Manajemen Krisis

Pengiriman barang penuh dengan tantangan tak terduga, dengan gangguan yang lebih sering terjadi. Cuaca buruk, kemacetan pelabuhan, pemogokan, pemeriksaan bea cukai, dan pergantian operator di menit-menit terakhir adalah hal-hal yang harus dihadapi oleh perusahaan pengiriman barang secara berkala.

Meskipun Anda dapat melihat prakiraan pengiriman , sulit untuk menjaga semuanya bergerak ke arah yang benar, tetapi ada hal-hal yang dapat Anda lakukan untuk memperlancar pengiriman tanpa terlalu banyak gangguan:

• Tetap tenang – lebih mudah diucapkan daripada dilakukan dalam beberapa situasi, tetapi menjaga pikiran tetap jernih akan membantu Anda melihat apa yang perlu terjadi selanjutnya.
• Jangan menunda sesuatu – nilai masalah dengan cepat dan akurat untuk menemukan solusi yang dapat diterima semua pihak guna mengurangi penundaan.
• Bersikaplah praktis – hanya solusi yang benar-benar dapat Anda terapkan yang akan membantu membuat keadaan menjadi lebih baik.
• Berkomunikasilah dengan pelanggan Anda – tidak ada seorang pun yang suka dibiarkan dalam kegelapan, dan pelanggan Anda akan merespons lebih baik jika Anda bersikap jujur ​​dan terbuka.

Lain kali Anda mengalami kontainer yang tertahan di pelabuhan yang sangat padat, perubahan jadwal keberangkatan, atau pengiriman barang tertahan di bea cukai untuk pemeriksaan lebih lanjut, ingatlah untuk tetap tenang, periksa semua opsi, dan terus beri kabar terbaru kepada pelanggan Anda. Di Millennium Cargo, kami telah menangani hampir semua situasi yang Anda bayangkan dan memiliki sumber daya yang dibutuhkan untuk menjaga semuanya tetap sederhana dan menghindari kerumitan yang tidak perlu.

Memahami Peraturan dan Kepatuhan Internasional

Sebagai freight forwarder, Anda pasti menyadari bahwa peraturan pengiriman global semakin rumit. Tidak hanya itu, segala hal mulai dari prosedur dan sanksi bea cukai hingga peraturan lingkungan dan standar keselamatan dapat berubah tanpa peringatan.

Tahukah Anda bahwa sejak 1 Januari 2025, Kode IMSBC untuk kargo memuat kategori keselamatan baru untuk barang-barang seperti Direct Reduced Iron (DRI)? Tidak hanya itu, lebih banyak amandemen telah dibuat pada bulan Juni tahun ini, yang akan berlaku mulai 1 Januari 2027. Banyak hal yang harus diikuti!

Untuk membantu tetap patuh, penting untuk:

• Memahami peraturan internasional.
• Terus perbarui diri Anda dengan semua perubahan.
• Pastikan dokumentasinya akurat.
• Bantu memandu pelanggan Anda melalui aturan yang rumit.

Risiko kesalahan administrasi cukup tinggi, terutama jika setiap negara memiliki aturan pengiriman barang yang berbeda. Kesalahan kecil bisa sangat merugikan, baik dari segi keuangan maupun waktu. Bermitra dengan perusahaan seperti kami yang memiliki jaringan global dapat membantu Anda tetap unggul dan mengirimkan barang Anda ke tempat yang dibutuhkan, tepat waktu.

Literasi Digital (Tanpa Terlalu Teknis)

Jangan khawatir, kami tidak akan meninggalkan pekerjaan pengiriman barang kami untuk peran TI, tetapi tidak dapat dipungkiri bahwa pengetahuan teknologi semakin penting di sektor kami. Kami harap pengetahuan teknologi tidak akan pernah menggantikan manusia, tetapi sebagai bentuk apresiasi, teknologi dapat membantu mengurangi kesalahan, mempercepat proses, dan meningkatkan komunikasi internasional.

Lima keterampilan digital utama yang harus dimiliki semua perusahaan pengiriman barang meliputi kemampuan untuk;

1. Gunakan perangkat lunak pelacakan secara efektif
2. Menangani dan memproses dokumentasi digital
3. Berkomunikasi melalui sistem online yang aman
4. Bekerja dengan portal digital operator dan mitra
5. Pastikan keakuratan, kerahasiaan, dan keamanan di seluruh sistem.

Menyeimbangkan penggunaan teknologi yang andal dengan sentuhan pribadi memastikan bahwa pelanggan Anda akan menerima informasi digital terkini tanpa kehilangan hubungan manusia dengan bisnis Anda.

Negosiasi dan Manajemen Hubungan Operator

Pelanggan Anda mungkin tidak menyadarinya, tetapi negosiasi adalah bagian penting dari menjadi freight forwarder. Ketika tarif naik turun seperti ombak di laut, kapasitas menjadi terbatas, dan ruang menjadi terbatas; hubungan jangka panjang dengan operator sangatlah penting. 

Mengapa?

Memiliki mitra pengiriman barang jangka panjang memudahkan negosiasi tarif, mengamankan ruang, serta menyeimbangkan biaya dan keandalan. Jika Anda memilih bermitra dengan kami , kekayaan pengalaman, pengetahuan, dan keahlian kami di bidang pengiriman barang menunjukkan bahwa kami telah membangun hubungan yang kuat dengan para operator kami, yang memercayai kami dan akan bekerja sama dengan kami bahkan ketika ruang terbatas.

Kemampuan Beradaptasi dan Pembelajaran Berkelanjutan

Baik itu kebutuhan pelanggan baru, peristiwa global yang tak terduga, atau perubahan dokumen pelabuhan, Anda akan tahu bahwa industri ini jarang bertahan lama. Perubahan telah menjadi standar bagi perusahaan freight forwarder dan rantai pasokan mereka, dan untuk bereaksi dengan tepat dibutuhkan kemampuan beradaptasi. Ini berarti:

• Tetap terbuka terhadap cara kerja baru
• Mempelajari proses baru dengan cepat
• Bereaksi cepat terhadap perubahan lokal dan global
• Memperbarui pengetahuan terkait industri secara berkala
• Menyesuaikan diri dengan peraturan dan cara baru dalam melakukan sesuatu.

Tidak seperti perusahaan pengiriman barang besar yang sering menghadapi keterlambatan dalam pengambilan keputusan dan penerapan karena proses internal yang rumit, panjang dan lambat, di Millennium Cargo, sifat bisnis keluarga kami berarti kami mampu bereaksi dengan cepat, efisien dan fleksibel ketika terjadi perubahan.

Kesadaran Budaya dan Kolaborasi Global

Ketika Anda bekerja dengan orang-orang yang berbeda zona waktu, dengan cara kerja dan gaya komunikasi yang berbeda-beda, kesalahan penerjemahan dan miskomunikasi dapat terjadi dengan mudah. ​​Memahami perbedaan budaya ini membantu perusahaan freight forwarder menghindari kesalahpahaman dan mendukung kemitraan yang kuat.

Kesadaran budaya membantu untuk:

• Jaga komunikasi tetap hormat dan efektif
• Menghormati dan memahami berbagai cara kerja
• Kelola ekspektasi 
• Membangun kepercayaan
• Kolaborasi yang mulus.

Dengan membangun kemitraan internasional yang kuat, kami lebih memahami bagaimana berbagai negara mengelola logistik, membuat koordinasi lebih lancar dan lebih dapat diandalkan bagi pelanggan.

Masa Depan Jasa Pengiriman Barang Masih Berpusat pada Manusia

Seiring dunia logistik terus berkembang, perusahaan pengiriman barang perlu memiliki kemampuan komunikasi yang baik, kemampuan memecahkan masalah, pengetahuan digital, pengetahuan industri terkini, dan pemahaman lintas batas. Meskipun teknologi dapat mendukung hal ini, teknologi tidak akan pernah menggantikan pentingnya layanan pelanggan personal dan hubungan antarmanusia yang tulus.

Di Millennium Cargo, kami menggabungkan cara-cara modern dalam melakukan sesuatu dengan nilai-nilai tradisional lama yang baik yang memastikan hubungan jangka panjang dengan memberikan pelanggan keyakinan dan kejelasan yang mereka butuhkan.

Jika Anda ingin bermitra dengan perusahaan yang dapat membantu Anda menavigasi industri kargo yang kompleks, jangan cari yang lain lagi dan hubungi kami hari ini.