Dokumentasi pengiriman barang mungkin tampak seperti labirin formulir dan istilah teknis, tetapi memahaminya dengan benar adalah kunci untuk memastikan barang Anda sampai ke tujuan dengan aman, sesuai hukum, dan tepat waktu.

Meskipun Anda menyerahkan pengiriman kepada para ahli seperti kami, tetap ada beberapa aspek yang perlu Anda ketahui. Memahami semua dokumentasi yang dibutuhkan juga akan membuat Anda selalu mengetahui proses logistik, yang dapat membantu Anda dalam perencanaan dan penjadwalan.

Dalam blog ini, kita akan membahas dokumen-dokumen penting, kesalahan dokumentasi yang paling umum, dan bagaimana Anda dapat memastikan pengiriman Anda melewati bea cukai tanpa hambatan.

Tokoh-Tokoh Kunci dalam Proses

Mari kita kembali ke dasar sejenak. Saat mengangkut kargo dari A ke B, ada tiga peran utama… Tapi siapa yang mana?

Pengirim, Pengirim atau Eksportir

Sederhananya, pengirim adalah pihak yang mengirimkan barang. Mereka mempersiapkan barang untuk diangkut dan mengatur pengangkutan itu sendiri, baik dengan menghubungi perusahaan pengangkut sendiri atau melalui perusahaan pengiriman barang (freight forwarder).

Penerima Barang, atau Pihak Penerima

Penerima barang menerima barang tersebut. Penerima barang mungkin adalah pembeli, tetapi tidak selalu. Setelah secara fisik menerima kargo di tempat tujuan, penerima barang memeriksa kiriman untuk memastikan barang-barang tersebut ada dan sesuai, lalu menandatangani tanda terima pengiriman.

Perusahaan Pengiriman Barang

Perusahaan pengiriman barang (freight forwarder) adalah ahli pengiriman yang mengelola kompleksitas pengangkutan barang. Mereka memilih dan mengatur kombinasi rute dan operator terbaik, menegosiasikan tarif, menangani konsolidasi pengiriman, melacak pengiriman, dan mengurus dokumentasi sehingga bisnis dapat fokus pada operasi inti. 

Dokumen yang berbeda akan dibutuhkan pada tahapan yang berbeda dalam proses pengiriman, sehingga setiap orang kunci bertanggung jawab atas beberapa aspek tertentu.

Dokumen Pengiriman Penting (Dan Siapa yang Bertanggung Jawab Atasnya)

Kita sudah membahas siapa saja yang terlibat. Selanjutnya, kita akan membahas dokumen-dokumen penting yang dibutuhkan selama proses berlangsung dan siapa yang bertanggung jawab atas dokumen-dokumen tersebut.

Pengirim (Eksportir)

Pengirim bertanggung jawab atas…

• Menyiapkan dan menyediakan faktur komersial . Dokumen ini mencakup barang yang dikirim dan nilai barang tersebut, serta informasi yang digunakan untuk menghitung nilai bea dan pajak yang perlu dibayarkan.
• Membuat daftar kemasan . Daftar kemasan memberikan detail lebih lanjut tentang isi setiap paket, palet, atau kontainer.
• Menyediakan sertifikat asal barang , jika diperlukan. Sertifikat asal barang menyatakan di mana barang tersebut dibuat atau diproduksi, membantu menentukan tarif dan bea masuk. Sertifikat ini juga mengkomunikasikan kepada bea cukai bahwa pengiriman tersebut sesuai dengan peraturan negara pengimpor.
• Dokumen ekspor tambahan , seperti lisensi atau izin ekspor. Persyaratan akan bergantung pada peraturan dan ketentuan negara tujuan serta jenis barang yang dikirim.

Penerima barang (Importir)

Individu atau bisnis yang menerima barang di tempat tujuan wajib melengkapi semua dokumen impor jika dipersyaratkan oleh peraturan bea cukai negara mereka. Dokumen-dokumen ini mungkin termasuk…

• Surat izin impor . Ini adalah dokumen resmi yang mengizinkan penerima barang untuk mengimpor barang-barang tertentu ke negara tersebut.
• Dokumen kepatuhan regulasi , seperti sertifikat atau hasil uji, tergantung pada jenis barangnya. Dokumen-dokumen ini memastikan barang tersebut sesuai dengan peraturan setempat.
• Dokumen pendaftaran produk , jika diperlukan, untuk barang-barang seperti bahan kimia dan elektronik.

Perusahaan Ekspedisi Barang (Itu Kami di Millennium Cargo)

Perusahaan pengiriman barang (freight forwarder) mengurus sebagian besar dokumen penting sehingga Anda tidak perlu repot. Dokumen yang kami tangani meliputi:

Daftar muatan kapal

Perusahaan pengiriman barang biasanya yang menerbitkan Bill of Lading, atau BoL. Ini adalah dokumen pengiriman legal terpenting dan berfungsi sebagai kontrak antara semua pihak. Anda dapat membaca lebih lanjut tentang BoL di blog .

Deklarasi Bea Cukai

Tugas kami juga meliputi menyiapkan dan mengirimkan deklarasi bea cukai untuk impor dan ekspor, memastikan bahwa pengiriman tersebut mematuhi semua peraturan yang relevan untuk kedua negara. 

Surat Kredit (L/C)

Dokumen keuangan ini menjamin pembayaran kepada eksportir atau penjual. Tidak ada yang ingin salah dalam hal ini! Dokumen ini diterbitkan oleh bank atas nama pembeli, atau importir, dan kami membantu Anda memahami dan mengelola dokumen ini untuk memastikan transaksi Anda aman. 

Dokumentasi Lainnya

Perusahaan pengiriman barang seperti Millennium mungkin juga dapat membantu dengan dokumen lain seperti sertifikat asuransi atau sertifikat inspeksi. 

Catatan Penting: Meskipun ini adalah pedoman umum, siapa yang bertanggung jawab atas setiap dokumen dapat bervariasi tergantung pada Incoterms. Incoterms menjabarkan tugas, risiko, dan biaya bagi pembeli dan penjual dalam transaksi pengiriman dan dapat ditemukan pada Bill of Lading (BoL). Pelajari lebih lanjut tentang Incoterms di sini .

Dokumen untuk Jenis Pengiriman Tertentu

Beberapa pengiriman akan memerlukan dokumentasi tambahan. 

Barang Berbahaya

Dokumentasi khusus, termasuk Lembar Data Keselamatan Bahan (MSDS) dan deklarasi barang berbahaya, diperlukan untuk bahan berbahaya. Hal ini memastikan barang dapat ditangani dan diangkut dengan aman.

Pengiriman dengan Kontrol Suhu

Anda akan memerlukan catatan suhu dan dokumen lain untuk barang yang mudah rusak. Barang yang mudah rusak harus disimpan pada suhu optimal selama pengiriman untuk menghindari pembusukan.

Persyaratan Khusus Bea Cukai

Beberapa negara memiliki persyaratan khusus untuk barang-barang tertentu. Misalnya…

• Jika Anda mengirimkan tanaman atau produk pertanian, Anda mungkin memerlukan sertifikat fitosanitari untuk membuktikan bahwa produk tersebut bebas dari hama dan penyakit. 
• Sertifikat produksi seringkali diperlukan untuk mengirimkan barang yang harus memenuhi standar atau langkah pengendalian mutu tertentu. Mulai dari produk farmasi dan medis hingga mainan anak-anak, terdapat banyak jenis sertifikat yang berbeda. 

Hal terpenting yang perlu diingat adalah bahwa setiap negara memiliki peraturan yang berbeda, jadi sangat penting untuk mengetahui apa yang Anda butuhkan.

Kesalahan Umum dalam Dokumentasi Pengiriman Barang dan Cara Menghindarinya

Kesalahan dalam pengurusan dokumen pengiriman barang dapat menyebabkan penundaan besar dan pelanggan yang tidak puas. Berikut adalah masalah yang paling umum dan bagaimana Anda dapat menjaga agar semuanya berjalan lancar…

Informasi Tidak Akurat

Informasi yang tidak akurat dapat menyebabkan keterlambatan bea cukai, penolakan pengiriman, denda, hukuman, masalah kepatuhan, masalah dengan asuransi dan, tentu saja, keterlambatan pengiriman. 

Penting untuk memeriksa kembali semua detail, termasuk deskripsi produk, jumlah, dan nilai.

Dokumen Hilang

Konsekuensi dari hilangnya dokumen sangat besar – penundaan bea cukai sangat menegangkan dan dendanya mahal! 

Perencanaan sangat penting untuk memastikan setiap orang mengetahui tanggung jawabnya dan setiap dokumen disiapkan dan diserahkan pada tahap yang tepat dalam proses pengiriman.

Pengajuan Terlambat

Pengajuan yang terlambat dapat mengganggu proses pengiriman dan menimbulkan biaya tambahan.

Wah, menyiapkan semuanya terdengar seperti pekerjaan yang banyak, ya? Itulah mengapa banyak perusahaan pengiriman mengandalkan perusahaan pengforwardan barang untuk membantu. 

Apakah Anda sudah menguasai dokumentasi pengiriman barang?

Dokumentasi yang akurat dan tepat waktu sangat penting untuk kelancaran pengiriman barang. Dengan melakukan hal yang benar, Anda dapat menghindari biaya tambahan dan penundaan yang tidak diinginkan yang dapat merugikan Anda waktu dan uang. 

Millennium Cargo adalah ahli dokumentasi pengiriman barang! Butuh bantuan kami dalam mengelola proses pengiriman barang? Hubungi kami hari ini.