Dokumentasi pengiriman barang mungkin tampak seperti bentuk dan jargon yang membingungkan, namun melakukannya dengan benar adalah kunci untuk memastikan barang Anda tiba di tujuan – dengan aman, sah, dan tepat waktu.

Bahkan jika Anda menyerahkan pengiriman Anda kepada ahli seperti kami, ada beberapa aspek yang perlu Anda ketahui. Memahami semua dokumentasi yang diperlukan juga membuat Anda selalu mengetahui proses logistik, yang dapat membantu Anda dalam perencanaan dan penjadwalan.

Di blog ini, kami akan membahas dokumen-dokumen penting, kesalahan dokumentasi yang paling umum, dan bagaimana Anda dapat memastikan kiriman Anda melewati bea cukai tanpa hambatan.

Orang-Orang Penting Dalam Proses Ini

Mari kita kembali ke dasar sebentar. Saat mengangkut kargo dari A ke B, ada tiga peran utama… Tapi siapa siapa?

Pengirim, Pengirim Atau Eksportir

Sederhananya, pengirim adalah orang yang mengirimkan barang. Mereka menyiapkan barang untuk diangkut dan mengatur pengangkutannya sendiri, baik dengan menghubungi pengangkut sendiri atau melalui perusahaan ekspedisi.

Penerima Barang, Atau Penerima

Penerima barang menerima barangnya. Penerima barang mungkin adalah pembelinya, tetapi tidak selalu. Setelah kargo diterima secara fisik di tempat tujuannya, penerima barang memeriksa kiriman untuk memastikan barang ada dan benar serta menandatangani tanda terima pengiriman.

Pengangkut Barang

Freight forwarder adalah ahli pelayaran yang mengelola kompleksitas pengangkutan barang. Mereka memilih dan mengatur kombinasi rute dan operator terbaik, menegosiasikan tarif, menanggung konsolidasi pengangkutan, melacak pengiriman, dan menangani dokumentasi sehingga bisnis dapat fokus pada operasi inti. 

Dokumen yang berbeda akan diperlukan pada tahapan proses pengiriman yang berbeda, sehingga setiap orang penting bertanggung jawab atas beberapa aspek.

Dokumentasi Pengiriman Penting (Dan Siapa yang Bertanggung Jawab)

Kami telah membahas siapa itu siapa. Selanjutnya, kita akan membahas dokumen-dokumen penting yang diperlukan sepanjang proses dan daftar tugas siapa yang memuatnya.

Pengirim (Ekspor)

Pengirim bertanggung jawab untuk…

• faktur komersial yang rinci dan akurat . Dokumen ini mencakup apa yang dikirim dan berapa nilai barangnya, serta informasi yang digunakan untuk menghitung nilai bea dan pajak yang perlu dibayar.
• Membuat daftar pengepakan . Daftar pengepakan memberikan rincian lebih lanjut tentang isi setiap paket, palet atau wadah.
• Memberikan surat keterangan asal , jika diperlukan. COI menyatakan di mana barang dibuat atau diproduksi, membantu menentukan tarif dan bea. Mereka juga menyampaikan kepada bea cukai bahwa kiriman tersebut mematuhi peraturan negara pengimpor.
• Dokumen ekspor tambahan , seperti lisensi atau izin ekspor. Apa yang diperlukan akan tergantung pada peraturan dan peraturan negara tujuan serta jenis barang yang dikirim.

Penerima Barang (Importir)

Individu atau badan usaha yang menerima barang di tempat tujuan harus melampirkan semua dokumen impor jika diwajibkan oleh peraturan bea cukai negaranya. Ini mungkin termasuk…

• Lisensi impor . Ini adalah dokumen resmi yang mengizinkan penerima barang untuk mengimpor barang tertentu ke negara tersebut.
• Dokumen kepatuhan terhadap peraturan , seperti sertifikat atau hasil pengujian, bergantung pada jenis barang. Ini memastikan barang tersebut mematuhi peraturan setempat.
• Dokumen registrasi produk , jika diperlukan, untuk hal-hal seperti bahan kimia dan elektronik.

Freight Forwarder (Itulah Kami di Millennium Cargo)

Perusahaan ekspedisi mengurus sebagian besar dokumen penting sehingga Anda tidak perlu melakukannya. Dokumentasi yang kami tangani meliputi:

Daftar muatan kapal

Perusahaan pengirim barang biasanya yang menerbitkan Bill of Lading, atau BoL. Ini adalah dokumen pengiriman legal yang paling penting dan bertindak sebagai kontrak antara semua pihak. Anda dapat membaca lebih lanjut tentang BoL di blog .

Deklarasi Pabean

Tugas kami juga adalah mempersiapkan dan menyerahkan deklarasi bea cukai untuk impor dan ekspor, memastikan bahwa pengiriman mematuhi semua peraturan yang relevan untuk kedua negara. 

Surat Kredit (L/C)

Dokumen keuangan ini menjamin pembayaran kepada eksportir atau penjual. Tidak ada yang mau melakukan kesalahan ini! Dokumen ini diterbitkan oleh bank atas nama pembeli, atau importir, dan kami membantu Anda memahami dan mengelola dokumen tersebut untuk memastikan transaksi Anda aman. 

Dokumentasi Lainnya

Perusahaan ekspedisi seperti Millennium mungkin juga membantu dengan dokumen lain seperti sertifikat asuransi atau sertifikat inspeksi. 

Catatan Penting: Meskipun ini adalah pedoman umum, siapa yang bertanggung jawab atas setiap dokumen mungkin berbeda-beda tergantung pada Incoterms. Incoterms menjabarkan tugas, risiko dan biaya bagi pembeli dan penjual transaksi pengiriman dan dapat ditemukan di BoL. Cari tahu lebih lanjut tentang Incoterms di sini .

Dokumen Untuk Jenis Pengiriman Tertentu

Beberapa pengiriman memerlukan dokumentasi tambahan. 

Barang berbahaya

Dokumentasi khusus, termasuk Lembar Data Keamanan Material (MSDS) dan deklarasi barang berbahaya, diperlukan untuk bahan berbahaya. Hal ini memastikan barang dapat ditangani dan diangkut dengan aman.

Pengiriman dengan Suhu Terkendali

Anda memerlukan catatan suhu dan dokumen lain untuk barang yang mudah rusak. Barang yang mudah rusak harus disimpan pada suhu optimal selama transit untuk menghindari kerusakan.

Persyaratan Khusus Kepabeanan

Beberapa negara mempunyai persyaratan khusus untuk barang tertentu. Misalnya…

• Jika Anda mengirimkan tanaman atau produk pertanian, Anda mungkin memerlukan sertifikat fitosanitasi untuk membuktikan bahwa tanaman atau produk tersebut bebas dari hama dan penyakit. 
• Sertifikat produksi sering kali diperlukan untuk mengirimkan barang yang harus memenuhi standar atau tindakan pengendalian kualitas tertentu. Dari obat-obatan dan produk kesehatan hingga mainan anak-anak, ada banyak jenisnya. 

Hal yang paling penting untuk diingat adalah setiap negara mempunyai peraturan yang berbeda, jadi penting untuk mengetahui apa yang Anda butuhkan.

Kesalahan Umum Dalam Dokumentasi Pengangkutan dan Cara Menghindarinya

Membuat kesalahan dengan dokumentasi pengiriman dapat menyebabkan penundaan besar dan pelanggan tidak senang. Berikut adalah masalah paling umum dan bagaimana Anda dapat menjaga semuanya berjalan lancar…

Informasi yang Tidak Akurat

Informasi yang tidak akurat dapat menyebabkan keterlambatan bea cukai, penolakan pengiriman, denda, penalti, masalah kepatuhan, masalah dengan asuransi dan, tentu saja, penundaan pengiriman. 

Penting untuk memeriksa ulang semua detail, termasuk deskripsi produk, jumlah, dan nilai.

Dokumen Hilang

Konsekuensi dari hilangnya dokumen sangatlah besar – penundaan di bea cukai menimbulkan stres dan denda yang mahal! 

Perencanaan sangat penting untuk memastikan semua orang mengetahui apa yang menjadi tanggung jawab mereka dan setiap dokumen disiapkan dan diserahkan pada tahap proses pengiriman yang tepat.

Pengiriman Terlambat

Keterlambatan pengiriman dapat mengganggu proses pengiriman dan menimbulkan biaya tambahan.

Fiuh, menyiapkan segala sesuatunya terdengar seperti banyak pekerjaan, bukan? Itu sebabnya banyak perusahaan pelayaran bergantung pada perusahaan ekspedisi untuk membantu. 

Sudahkah Anda Menguasai Dokumentasi Pengangkutan?

Dokumentasi yang akurat dan tepat waktu membuat kelancaran dalam pengiriman barang. Melakukannya dengan benar berarti Anda menghindari biaya tambahan dan penundaan yang menakutkan yang dapat menghabiskan waktu dan uang Anda. 

Millennium Cargo adalah ahli dokumentasi pengiriman! Butuh bantuan kami untuk mengelola proses pengiriman? Beri kami teriakan hari ini.