Dalam hal kelancaran pengiriman, dokumen sama pentingnya dengan kargo itu sendiri. Salah satu dokumen penting yang Anda perlukan untuk memindahkan kargo baik domestik maupun internasional adalah surat pengiriman (consignment note). Tapi apa itu? Apa yang harus Anda tulis di dalamnya, dan mengapa itu sangat penting? Di Millennium Cargo, kami memiliki jawabannya.

Apa itu Surat Konsinyasi?

Surat pengiriman barang adalah dokumen hukum yang berfungsi sebagai bukti pengiriman antara pengirim (Anda) dan pengangkut. Dokumen ini merinci kargo yang Anda angkut dan berfungsi sebagai tanda terima dan kontrak untuk barang yang sedang dalam perjalanan.

Surat pengiriman standar mencakup:

• Rincian pengirim – Nama, alamat, dan informasi kontak relevan lainnya.
• Rincian penerima – Informasi kontak serupa untuk pihak yang menerima barang.
• Deskripsi barang – Termasuk jenis kargo, kuantitas, berat, dan informasi spesifikasi penting lainnya.
• Instruksi penanganan khusus – Pertimbangan untuk keamanan barang bernilai tinggi, kebutuhan pendinginan, dan pertimbangan lainnya.
• Lokasi pengambilan dan pengiriman – Lokasi awal dan akhir pengiriman.
• Rincian pengangkut – Informasi mengenai penyedia jasa transportasi yang menangani pengiriman.
• Nomor pelacakan/referensi – Pengidentifikasi unik yang digunakan untuk memantau pergerakan dan perkembangan kargo melalui sistem.

Mengapa Surat Konsinyasi Penting?

Surat pengiriman barang memiliki beberapa fungsi, antara lain:

• Memberikan perlindungan hukum – Pada dasarnya, surat pengiriman barang adalah bukti kontrak dan perjanjian antara Anda (sebagai pengirim barang) dan pengangkut. Surat ini menguraikan tanggung jawab masing-masing pihak dan mengurangi risiko perselisihan. Surat pengiriman barang merupakan dokumen penting untuk menangani kasus kerusakan, kehilangan kargo, atau keterlambatan pengiriman yang mahal.
• Pelacakan – Pengiriman modern sangat bergantung pada data pelacakan yang akurat. Surat pengiriman membantu kurir memantau pengiriman saat dalam perjalanan. Mereka, pada gilirannya, memberikan informasi ini kepada Anda secara real-time, memungkinkan Anda untuk melihat dengan tepat di mana barang Anda berada dan siapa yang bertanggung jawab atasnya. Sekali lagi, informasi pelacakan ini merupakan komponen penting dari klaim atau pengaduan di kemudian hari.
• Peraturan Kepabeanan – Saat memindahkan barang melintasi perbatasan, surat pengiriman merupakan bagian dari dokumen yang memastikan kelancaran proses kepabeanan. Perlu diingat bahwa barang yang dikirim secara internasional memerlukan dokumen hukum khusus yang melengkapi surat pengiriman dasar untuk memenuhi peraturan.
• Memperlancar proses dan memastikan pengiriman yang efisien – Surat pengiriman barang tidak hanya mengurangi kesalahan dan keterlambatan, tetapi juga memastikan barang Anda ditangani dengan benar dan dikirim sesuai harapan. Tanpa surat pengiriman, barang dapat menjadi 'tidak terlihat' oleh sistem pengiriman dan mudah hilang.

Jenis-Jenis Surat Konsinyasi

Surat pengiriman standar biasanya sudah cukup untuk penggunaan domestik, tetapi ketika kargo Anda dikirim secara internasional, beberapa dokumen berbeda digunakan. Dokumen hukum yang lebih formal ini memenuhi persyaratan surat pengiriman tetapi menambahkan bobot hukum tambahan melalui kerangka kerja yang lebih besar yang sesuai dengan semua peraturan transportasi internasional.

Bekerja sama dengan perusahaan pengiriman barang profesional seperti Millennium Cargo akan memastikan bahwa semua surat pengiriman Anda dirinci dengan benar dan versi hukum internasional yang sesuai akan diterapkan jika diperlukan.

Ini termasuk:

Surat Pengiriman CMR

Digunakan untuk transportasi darat, Surat Pengiriman CMR adalah dokumen yang mengikat secara hukum berdasarkan Konvensi CMR yang digunakan setiap kali kargo berbasis jalan Anda melintasi perbatasan. 

Surat pengiriman standar digunakan untuk transportasi domestik (nasional Inggris).

Surat Pengiriman CIM

Di bawah Konvensi tentang Pengangkutan Internasional melalui Kereta Api (COTIF) terdapat Surat Pengiriman CIM. Fungsinya mirip dengan CMR untuk penggunaan jalan raya, tetapi mencakup transportasi kereta api internasional.

Seperti halnya perjalanan darat, transportasi kereta api domestik juga dicakup dengan surat pengiriman dasar yang lebih sederhana.

Surat Muatan Udara (Air Waybill/AWB)

Saat Anda mengangkut kargo melalui udara, Anda memerlukan Air Waybill (AWB) untuk menggantikan surat pengiriman dasar Anda. Diperlukan untuk pengiriman barang melalui udara baik domestik maupun internasional, AWB adalah dokumen standar yang berfungsi sebagai kontrak pengangkutan dan sebagai tanda terima untuk barang yang diangkut.

Surat Muatan (Bill of Lading/BOL)

Bill of Lading (BOL) sangat penting untuk pengiriman barang melalui laut. Selain semua fungsi surat pengiriman, BOL memungkinkan pengalihan kepemilikan barang selama transit, yang sangat penting untuk kelancaran pengiriman barang melalui laut. Untuk memahami lebih lanjut tentang Bill of Lading, baca blog mendalam kami di sini .

Memenuhi Kewajiban Surat Pengiriman Anda dengan Millennium Cargo

Jika Anda ingin memahami seluk-beluk surat pengiriman barang, percayakan kepada para profesional. Di Millennium Cargo, kami telah menangani kompleksitas dokumen pengiriman internasional selama beberapa dekade – dan kami siap membantu Anda mengirimkan barang ke seluruh dunia dengan lancar.

Mengangkut barang Anda secara efisien ke seluruh dunia membutuhkan surat pengiriman – ini adalah dokumen mendasar yang mengubah kiriman Anda dari kotak atau peti yang tidak dikenal menjadi barang kargo legal yang terdaftar dengan benar, memiliki tujuan, dan tempat tujuan.

Baik Anda hanya memindahkan barang melalui jalan darat atau kereta api di seluruh Inggris Raya, atau menggunakan pengiriman multimodal untuk mengirimkan barang Anda ke negara yang berjarak ribuan mil, di Millennium Cargo, kami memiliki keahlian yang Anda butuhkan. 

Hubungi kami hari ini untuk mendapatkan akses ke sistem canggih kami, jaringan komprehensif, dan layanan pelanggan yang dipersonalisasi.