Les descriptions de fret peuvent sembler une simple formalité, mais elles jouent en réalité un rôle essentiel pour acheminer vos marchandises à destination.

Nous passons ici en revue tout ce que vous devez savoir sur les descriptions de fret et leur importance. 

Descriptions des marchandises : un aperçu

Fournir des informations précises tout au long du transport est essentiel pour un processus fluide. Cela signifie que chaque document d'expédition doit être clair et concis.

Par exemple, il est essentiel de décrire précisément le type de marchandises expédiées. Cette description indique à toute personne qui la consulte la nature des articles, leur composition et leur usage. Elle figure sur des documents d'expédition indispensables tels que le connaissement et la facture commerciale. 

(Pour en savoir plus sur les documents d'expédition importants, lisez ceci ).

La description du fret contient les informations nécessaires au traitement et à la livraison de votre cargaison. Voici comment procéder : Éléments à inclure dans votre description du fret :

• Fournit aux autorités douanières tout ce dont elles ont besoin pour percevoir les taxes et droits corrects.
• Permet de vérifier si les articles que vous expédiez peuvent être autorisés à entrer dans le pays de destination. 
• C'est extrêmement important à des fins d'assurance, au cas où vos biens seraient endommagés ou disparaîtraient.

Ce que votre description de fret doit inclure

Lorsque vous rédigez la description du fret pour votre envoi, vous devez inclure autant d'informations que raisonnablement possible. 

Pour établir une description complète du fret, posez-vous les questions suivantes :

• Quels sont les produits ? Soyez précis. Chaque détail compte. 
• De quoi sont faits ces produits ? Énumérez les matériaux qui entrent dans la composition du produit final.
• À quoi servent ces marchandises ? 
• Existe-t-il des caractéristiques distinctives ? ​​Il peut s’agir de marques et de logos, de numéros de modèle, de formes spécifiques, etc. 
• Quel est le poids des marchandises ?
• Quelles sont les dimensions des marchandises ?
• Quelle est la valeur des marchandises ?
• Où les marchandises sont-elles livrées ?

Et n'oubliez pas, cela doit être clair . Une écriture illisible et des descriptions contenant des chiffres, des symboles et des codes non pertinents ou insignifiants peuvent engendrer de la confusion à la douane et potentiellement des contrôles et des retards inutiles.

Comment rédiger une description précise

Passons en revue quelques exemples pour que vous ayez une meilleure idée de ce qu'est une bonne description de fret.

Imaginez que vous expédiez des tournevis. Indiquer simplement « tournevis » dans la description du produit ne suffit pas à décrire précisément vos articles. Pensez plutôt aux détails. 

S'agit-il de tournevis hexagonaux, plats, Torx ou Philips ? Les manches sont-ils de couleurs différentes ? Sont-ils vendus à l'unité ou en paquets ? 

Ensuite, rassemblez toutes vos réponses pour former une description acceptable comme celle-ci :

« Coffrets de 7 tournevis hexagonaux avec manches noirs dans des étuis en plastique transparent ».

La même logique s'applique à tout ce que vous expédiez, quelles que soient sa taille ou sa nature. Ainsi, « t-shirts » est beaucoup trop vague, mais « t-shirts jaunes en coton pour femmes avec un logo d'oiseau rouge sur le côté gauche » est parfait. « Machines à laver » = à éviter ; mais « Machines à laver blanches Indesit 8 kg à chargement frontal, 1 400 tr/min, dimensions (cm) : H 85 x L 59,5 x P 57,2 » = idéal.

Pourquoi l'exactitude de l'information est importante

Fournir une description claire et honnête de la nature des marchandises et de leurs spécifications est essentiel pour tout envoi. Sans informations précises, vous vous exposez aux problèmes suivants.

Conséquences juridiques

Sans une description précise de vos marchandises, vous pourriez rencontrer de graves problèmes juridiques.

Le transport de matières dangereuses, par exemple, est régi par trois réglementations principales, et les marchandises doivent être déclarées, emballées et étiquetées conformément à leur classification. (Pour en savoir plus sur l'expédition de marchandises dangereuses, cliquez ici ).

Si vous n'étiquetez pas correctement les marchandises dangereuses, vous risquez d'enfreindre la réglementation et de vous voir infliger une amende, des poursuites judiciaires, voire une peine de prison. 

Livraison retardée

Le respect des procédures douanières est essentiel pour l'expédition internationale de marchandises, et des descriptions de fret inexactes peuvent engendrer d'importants retards en douane. En effet, la description de vos marchandises permet aux agents de les classer, de calculer les droits et taxes applicables et de vérifier l'existence d'éventuelles restrictions à l'importation ou à l'exportation. 

Des descriptions de fret mal rédigées, qu'il s'agisse d'une adresse incorrecte ou d'une description de produit vague, peuvent entraîner des retards car les envois qui ne peuvent pas être efficacement contrôlés en matière de risques de sécurité sont susceptibles d'être retenus jusqu'à ce qu'ils soient correctement inspectés. 

Frais supplémentaires

L'un des détails que vous devez inclure dans la description de votre fret est le poids de votre cargaison. 

Des enregistrements de poids inexacts peuvent entraîner une nouvelle pesée de l'envoi, ce qui non seulement ralentit le transport, mais peut également engendrer des frais supplémentaires si le poids initial de votre cargaison était inférieur à la réalité. En effet, les droits et taxes sont calculés en fonction du poids brut et de la classification des marchandises. 

Marchandises perdues ou endommagées

Il arrive parfois que des problèmes surviennent lors du transport. Que votre cargaison soit endommagée par un arrimage inadéquat, perdue en mer lors d'une violente tempête ou volée en cours de route, des descriptions claires et précises peuvent vous aider à retrouver ou à récupérer vos biens. 

Réclamations d'assurance

Des imprévus peuvent empêcher les expéditions d'arriver à destination à temps, voire de les acheminer tout court. L'assurance transport de marchandises vous protège contre les pertes financières en cas de problème. 

Une description précise et détaillée de votre envoi permet aux assureurs de vous couvrir contre la perte, les dommages et le vol de vos marchandises pendant le transport. La couverture varie selon les assureurs, mais une assurance transport de marchandises devrait également vous couvrir en cas de retard de livraison, de non-livraison par le transporteur, de catastrophes naturelles ou de force majeure. 

Les descriptions des marchandises sont ennuyeuses, mais importantes !

La précision est essentielle lors de la rédaction de vos descriptions de fret.

Au lieu de considérer la description du fret comme une vague indication de son contenu, voyez-la plutôt comme l'information que vous fourniriez pour localiser votre cargaison. Car même si la grande majorité des envois arrivent à destination sans encombre, mieux vaut ne pas prendre de risques !

Besoin d'aide pour déterminer les informations importantes à inclure dans la description de votre fret ? Millennium peut vous aider ! Simplifiez-vous la vie et contactez-nous .