Les descriptions de fret peuvent sembler une formalité, mais elles jouent en réalité un rôle essentiel dans l’acheminement de vos marchandises vers leur destination.

Nous passons ici en revue tout ce que vous devez savoir sur les descriptions de fret et pourquoi elles sont importantes. 

Descriptions du fret : un aperçu

Fournir des informations précises tout au long d’un parcours d’expédition est essentiel à un processus rationalisé. Cela signifie que chaque document d’expédition doit être clair et concis.

Un tel exemple consiste à détailler correctement et avec précision le type de marchandises que vous expédiez. La description de vos produits indique à quiconque la lit quels sont les articles, de quoi ils sont fabriqués et à quoi ils servent. Cette description figure sur les documents d'expédition essentiels tels que le connaissement et la facture commerciale.  

(Pour en savoir plus sur les documents d'expédition importants, lisez ceci ).

La description du fret contient les informations nécessaires au traitement et à la livraison de votre marchandise, et voici comment procéder. Ce que vous incluez dans la description de votre fret :

• Fournit aux autorités douanières tout ce dont elles ont besoin pour obtenir les taxes et droits corrects.
• Est utilisé pour vérifier si les articles que vous expédiez peuvent avoir accès au pays vers lequel vous expédiez. 
• C’est extrêmement important à des fins d’assurance au cas où vos biens seraient endommagés ou disparaîtraient.

Ce que votre description de fret doit inclure

Lorsque vous rédigez la description du fret de votre envoi, vous devez inclure autant d'informations que raisonnablement possible. 

Pour rédiger une description complète du fret, posez-vous ces questions :

• Quelles sont les marchandises ? Ne soyez pas vague. Chaque détail compte.  
• De quoi sont fabriqués les produits ? Énumérez les matériaux qui entrent dans la composition du produit final.
• A quoi servent les biens ? 
• Y a-t-il des particularités ? Il peut s'agir de noms de marque et de logos, de numéros de modèle, de formes spécifiques, etc.  
• Quel est le poids des marchandises ?
• Quelles sont les dimensions des marchandises ?
• Combien valent les marchandises ?
• Où les marchandises sont-elles livrées ?

Et rappelez-vous, cela doit être clair . Des écritures et des descriptions tachées comprenant des chiffres, des symboles et des codes qui ne sont pas pertinents ou significatifs peuvent entraîner une confusion aux douanes et des inspections et des retards potentiellement inutiles.

Comment rédiger une description précise

Passons en revue quelques exemples afin que vous ayez une meilleure idée d'une bonne description de fret.

Disons que vous expédiez des tournevis. La saisie de « tournevis » dans la zone de description du produit ne permet pas d'obtenir un compte rendu précis de vos marchandises. Pensez plutôt aux détails.  

S'agit-il de tournevis hexagonaux, à tête plate, Torx ou Philips ? Les poignées sont-elles de couleurs différentes ? S'agit-il de tournevis simples ou de packs ?  

Ensuite, rassemblez toutes vos réponses pour former une description acceptable comme celle-ci :

"Jeu de 7 tournevis hexagonaux avec poignées noires dans un étui en plastique transparent".

La même logique s’applique à tout ce que vous expédiez, quelle que soit la taille ou la nature des marchandises. Donc, « t-shirts » est beaucoup trop vague, mais « t-shirts en coton jaunes pour femmes avec un logo d'oiseau rouge sur le côté gauche » est une bonne chose. « Machines à laver » = mauvais ; mais « Machines à laver blanches Indesit 8 kg à chargement frontal avec 1 400 tr/min, dimensions (cm) – H85 x L59,5 x P57,2 » = fantastique.

Pourquoi des informations précises sont importantes

Donner un compte rendu clair et honnête de la nature des marchandises et de leurs spécifications est un élément essentiel de tout processus d'expédition. Sans fournir des informations précises sur vos expéditions, vous risquez de rencontrer les problèmes suivants.

Conséquences juridiques

Sans une description précise de vos biens, vous pourriez rencontrer de sérieux problèmes juridiques.

Le déplacement de matières dangereuses, par exemple, est régi par trois réglementations principales, et les marchandises doivent être déclarées, emballées et étiquetées selon leur classification. (En savoir plus sur l'expédition de marchandises dangereuses ici ).

Si vous n'étiquetez pas correctement les marchandises dangereuses ou dangereuses, vous risquez d'enfreindre la réglementation et pourriez être passible d'une amende, de poursuites voire d'une peine de prison. 

Livraison retardée

S'y retrouver dans les procédures douanières est essentiel si vous expédiez des marchandises à l'international, et des descriptions de fret inexactes peuvent entraîner d'énormes retards à la douane. En effet, la description de vos marchandises permet aux autorités de classer les marchandises, de déterminer les droits et taxes et de vérifier d'éventuelles restrictions à l'importation ou à l'exportation.  

Des descriptions de fret mal rédigées, qu'il s'agisse d'une adresse incorrecte ou d'une description de produit vague, peuvent entraîner des retards, car les expéditions qui ne peuvent pas être efficacement contrôlées quant aux risques de sécurité sont susceptibles d'être retenues jusqu'à ce qu'elles soient correctement inspectées. 

Frais supplémentaires

L’un des détails que vous devez inclure dans la description de votre fret est le poids de votre cargaison. 

Des enregistrements de poids inexacts peuvent nécessiter un nouveau pesage de l'envoi, ce qui non seulement ralentit le transport, mais peut également entraîner des frais supplémentaires si vous n'atteignez pas le poids de votre marchandise en premier lieu. En effet, les droits et taxes sont calculés en fonction du poids brut et de la classification des marchandises.  

Cargaison perdue ou endommagée

Parfois, les choses tournent mal pendant le processus d’expédition. Que votre cargaison soit endommagée en raison d'un arrimage inapproprié, perdue en mer lors d'une tempête tumultueuse ou volée en cours de voyage, des descriptions claires et précises peuvent vous aider à retrouver ou à récupérer vos marchandises.  

Les réclamations d'assurance

Des événements imprévus peuvent perturber l’arrivée des expéditions à temps, voire pas du tout, là où elles doivent être. L’assurance cargo vous protège des pertes financières en cas de problème.  

Une description solide et détaillée de votre envoi permet aux assureurs de fournir une couverture contre la perte, les dommages et le vol des marchandises pendant le transport. La couverture varie selon les fournisseurs, mais une police d'assurance cargo devrait également vous couvrir pour les frais d'expédition retardés et la non-livraison par un transporteur, ainsi que pour les catastrophes naturelles et les cas de force majeure.  

Les descriptions de fret sont ennuyeuses mais importantes !

La précision est importante lorsque vous rédigez vos descriptions de fret.

Plutôt que de considérer la description du fret comme une vague suggestion de ce qu'il y a dans votre fret, redéfinissez-la comme l'information que vous donneriez si vous aviez besoin de retrouver votre cargaison. Car même si la grande majorité des envois arrivent à destination en toute sécurité, vous ne voulez pas prendre de risque !

Besoin d'aide pour déterminer quelles informations importantes inclure dans la description de votre fret ? Millenium peut vous aider ! Éliminez le stress et contactez-nous .