La documentation relative au transport de marchandises peut sembler un labyrinthe de formulaires et de jargon, mais bien la remplir est essentiel pour garantir que vos marchandises arrivent à destination – en toute sécurité, légalement et à temps.

Même si vous confiez vos expéditions à des experts comme nous, certains aspects restent à votre connaissance. Comprendre toute la documentation nécessaire vous permet également de suivre le processus logistique, ce qui facilite la planification et l'organisation.

Dans cet article, nous passerons en revue les documents essentiels, les erreurs de documentation les plus courantes et comment vous assurer que vos envois passent la douane sans encombre.

Les personnes clés du processus

Revenons un instant aux fondamentaux. Pour transporter des marchandises d'un point A à un point B, trois rôles principaux interviennent… Mais qui est qui ?

L'expéditeur, le expéditeur ou l'exportateur

En termes simples, l'expéditeur est celui qui expédie les marchandises. Il prépare les marchandises pour le transport et organise lui-même ce dernier, soit en contactant directement les transporteurs, soit par l'intermédiaire d'un transitaire.

Le destinataire ou le récepteur

Le destinataire réceptionne la marchandise. Il peut s'agir de l'acheteur, mais ce n'est pas toujours le cas. Après avoir pris physiquement possession du chargement à destination, le destinataire inspecte l'envoi pour s'assurer que la marchandise est présente et conforme, puis signe le bon de livraison.

Le transitaire

Les transitaires sont des experts du transport maritime qui gèrent la complexité de l'acheminement des marchandises. Ils choisissent et organisent les meilleurs itinéraires et transporteurs, négocient les tarifs, prennent en charge le groupage de marchandises, suivent les expéditions et gèrent la documentation afin que les entreprises puissent se concentrer sur leur cœur de métier. 

Différents documents seront nécessaires à différentes étapes du processus d'expédition, ce qui rendra chaque personne clé responsable de certains aspects.

Documents d'expédition importants (et qui en est responsable)

Nous avons présenté les différents intervenants. Ensuite, nous allons passer en revue les documents clés nécessaires et indiquer à qui ils appartiennent.

Expéditeur (Exportateur)

L'expéditeur est responsable de…

• Préparation et fourniture d'une facture commerciale . Ce document indique la nature des marchandises expédiées et leur valeur, ainsi que les informations nécessaires au calcul des droits et taxes à payer.
• Création d'une liste de colisage . La liste de colisage fournit des informations supplémentaires sur le contenu de chaque colis, palette ou conteneur.
• Fournir un certificat d'origine , si nécessaire. Ce certificat indique le lieu de fabrication ou de production des marchandises et permet de déterminer les droits de douane. Il atteste également auprès des douanes que l'envoi est conforme à la réglementation du pays importateur.
• Des documents d'exportation supplémentaires , tels que des licences ou des permis d'exportation, sont nécessaires. Les documents requis dépendent de la réglementation du pays de destination et du type de marchandises expédiées.

Destinataire (Importateur)

La personne ou l'entreprise qui reçoit les marchandises à destination doit se munir de tous les documents d'importation requis par la réglementation douanière de son pays. Ces documents peuvent inclure…

• Une licence d'importation . Il s'agit d'un document officiel autorisant le destinataire à importer des marchandises spécifiques dans le pays.
• Les documents de conformité réglementaire , tels que les certificats ou les résultats de tests, varient selon le type de marchandises. Ils garantissent que les marchandises sont conformes à la réglementation locale.
• Documents d'enregistrement de produit , le cas échéant, pour des produits comme les produits chimiques et électroniques.

Transitaire (C'est nous, chez Millennium Cargo)

Les transitaires prennent en charge une grande partie des formalités administratives importantes, vous évitant ainsi d'avoir à le faire. Les documents dont nous nous occupons comprennent :

Connaissement

C'est généralement le transitaire qui émet le connaissement (ou lettre de transport). Ce document, le plus important du système juridique d'expédition, fait office de contrat entre toutes les parties. Pour en savoir plus sur les connaissements, consultez cet article de blog .

Déclarations en douane

Notre travail consiste également à préparer et à soumettre les déclarations en douane pour l'importation et l'exportation, en veillant à ce que les expéditions soient conformes à toutes les réglementations en vigueur dans les deux pays. 

Lettre de crédit (L/C)

Ce document financier garantit le paiement à l'exportateur ou au vendeur. Il est essentiel de ne pas se tromper ! Émis par une banque pour le compte de l'acheteur ou de l'importateur, ce document vous est utile pour comprendre et gérer vos transactions en toute sécurité. 

Autres documents

Les transitaires comme Millennium peuvent également apporter leur aide pour d'autres documents tels que les certificats d'assurance ou les certificats d'inspection. 

Remarque importante : Bien qu’il s’agisse de directives générales, la responsabilité de chaque document peut varier selon les Incoterms. Les Incoterms définissent les tâches, les risques et les coûts pour les acheteurs et les vendeurs d’une transaction de transport maritime et figurent sur le connaissement. Pour en savoir plus sur les Incoterms, cliquez ici .

Documents pour des types d'expéditions spécifiques

Certains envois nécessiteront des documents supplémentaires. 

Marchandises dangereuses

Une documentation spécialisée, notamment les fiches de données de sécurité (FDS) et les déclarations de marchandises dangereuses, est requise pour les matières dangereuses. Cela permet de garantir que ces marchandises peuvent être manipulées et transportées en toute sécurité.

Expéditions à température contrôlée

Vous aurez besoin de registres de température et d'autres documents pour les denrées périssables. Ces denrées doivent être conservées à température optimale pendant le transport afin d'éviter toute altération.

Exigences douanières spécifiques

Certains pays ont des exigences spécifiques pour certains produits. Par exemple…

• Si vous expédiez des plantes ou des produits agricoles, vous aurez probablement besoin d'un certificat phytosanitaire prouvant qu'ils sont exempts de parasites et de maladies. 
• Les certificats de production sont souvent exigés pour l'expédition de marchandises soumises à des normes ou des contrôles de qualité spécifiques. Des produits pharmaceutiques et médicaux aux jouets pour enfants, les exemples sont nombreux. 

Le plus important est de se rappeler que chaque pays a ses propres règles, il est donc essentiel de savoir ce dont vous avez besoin.

Erreurs courantes dans la documentation relative au transport de marchandises et comment les éviter

Des erreurs dans la documentation relative au transport de marchandises peuvent entraîner des retards importants et l'insatisfaction des clients. Voici les problèmes les plus courants et comment garantir un déroulement optimal…

Informations inexactes

Des informations inexactes peuvent entraîner des retards douaniers, le rejet d'envois, des amendes, des pénalités, des problèmes de conformité, des problèmes d'assurance et, bien sûr, des retards de livraison. 

Il est essentiel de revérifier tous les détails, y compris les descriptions des produits, les quantités et les valeurs.

Documents manquants

Les conséquences d'un dossier manquant sont importantes : les retards douaniers sont stressants et les pénalités coûteuses ! 

La planification est essentielle pour garantir que chacun connaisse ses responsabilités et que chaque document soit préparé et soumis à la bonne étape du processus d'expédition.

Soumission tardive

Un envoi tardif peut perturber le processus d'expédition et engendrer des coûts supplémentaires.

Ouf, tout préparer, ça représente beaucoup de travail, n'est-ce pas ? C'est pourquoi tant d'entreprises de transport maritime font appel à des transitaires. 

Maîtrisez-vous la documentation relative au transport de marchandises ?

Une documentation précise et fournie à temps est essentielle au bon déroulement du transport de marchandises. En procédant correctement, vous évitez les coûts supplémentaires et les retards imprévus qui peuvent vous coûter du temps et de l'argent. 

Millennium Cargo, experts en documentation de transport de marchandises ! Besoin d’aide pour gérer vos expéditions ? Contactez-nous dès aujourd’hui !