Les documents d’expédition de fret peuvent ressembler à un labyrinthe de formulaires et de jargon, mais il est essentiel de bien les obtenir pour garantir que vos marchandises arrivent à destination – en toute sécurité, légalement et à temps.

Même si vous confiez votre expédition à des experts comme nous, vous devrez connaître certains aspects. Comprendre toute la documentation nécessaire vous permet également de rester au courant du processus logistique, ce qui peut vous aider dans la planification et l'ordonnancement.

Dans ce blog, nous passerons en revue les documents essentiels, les erreurs de documentation les plus courantes et comment vous pouvez garantir que vos envois passent la douane sans accroc.

Les personnes clés dans le processus

Revenons à l'essentiel pendant une minute. Lors du transport d'une marchandise d'un point A à un point B, il y a trois rôles principaux… Mais qui est qui ?

L'expéditeur, l'expéditeur ou l'exportateur

En termes simples, l'expéditeur est celui qui expédie la marchandise. Ils préparent les marchandises pour le transport et organisent eux-mêmes le transport, soit en contactant eux-mêmes les transporteurs, soit par l'intermédiaire d'un transitaire.

Le destinataire ou le destinataire

Le destinataire reçoit la marchandise. Le destinataire peut être l’acheteur, mais pas toujours. Après avoir physiquement mis la main sur la marchandise à destination, le destinataire inspecte l'envoi pour s'assurer que la marchandise est présente et correcte et signe les récépissés de livraison.

Le transitaire

Les transitaires sont des experts en transport maritime qui gèrent les complexités du transport de marchandises. Ils choisissent et organisent les meilleures combinaisons d'itinéraires et de transporteurs, négocient les tarifs, couvrent le regroupement du fret, suivent les expéditions et gèrent la documentation afin que les entreprises puissent se concentrer sur leurs opérations principales. 

Différents documents seront nécessaires à différentes étapes du processus d’expédition, rendant chaque personne clé responsable de certains aspects.

Documentation d'expédition importante (et qui en est responsable)

Nous avons couvert qui est qui. Ensuite, nous allons parcourir les documents clés qui sont nécessaires tout au long du processus et dont ils figurent sur la liste des tâches.

Expéditeur (exportateur)

L’expéditeur est responsable de…

• facture commerciale détaillée et précise . Ce document couvre ce qui est expédié et la valeur des marchandises, ainsi que les informations utilisées pour calculer la valeur des droits et taxes à payer.
• Création d'une liste de colisage . La liste de colisage fournit des détails supplémentaires sur le contenu de chaque colis, palette ou conteneur.
• Fournir un certificat d'origine , si nécessaire. Les COI déclarent où les marchandises ont été fabriquées ou produites, aidant ainsi à déterminer les tarifs et les droits. Ils communiquent également aux douanes qu'un envoi est conforme à la réglementation du pays importateur.
• Documents d'exportation supplémentaires , tels que des licences ou des permis d'exportation. Ce qui est requis dépendra des règles et réglementations du pays de destination et du type de marchandises envoyées.

Destinataire (importateur)

La personne ou l'entreprise qui reçoit les marchandises à destination doit couvrir tous les documents d'importation si la réglementation douanière de son pays l'exige. Ceux-ci pourraient inclure…

• Une licence d'importation . Il s'agit d'un document officiel permettant au destinataire d'importer des marchandises spécifiques dans le pays.
• Documents de conformité réglementaire , comme les certificats ou les résultats de tests, selon le type de marchandise. Ceux-ci garantissent que les marchandises sont conformes aux réglementations locales.
• Documents d'enregistrement des produits , si nécessaire, pour des produits tels que les produits chimiques et l'électronique.

Transitaire (C'est nous chez Millennium Cargo)

Les transitaires s'occupent d'une grande partie des formalités administratives importantes afin que vous n'ayez pas à le faire. La documentation dont nous sommes en charge comprend :

Connaissement

Le transitaire est généralement celui qui émet le connaissement, ou BoL. Il s’agit du document d’expédition légal le plus important et fait office de contrat entre toutes les parties. Vous pouvez en savoir plus sur les BoL dans ce blog .

Déclarations en douane

C'est également notre travail de préparer et de soumettre les déclarations en douane pour l'importation et l'exportation, en veillant à ce que les expéditions soient conformes à toutes les réglementations en vigueur dans les deux pays. 

Lettre de crédit (L/C)

Ce document financier garantit le paiement à l'exportateur ou au vendeur. Personne ne veut se tromper ! Il est délivré par une banque au nom de l'acheteur ou de l'importateur, et nous vous aidons à comprendre et à gérer le document pour garantir la sécurité de votre transaction. 

Autres documents

Les transitaires comme Millennium peuvent également vous aider avec d'autres documents tels que les certificats d'assurance ou les certificats d'inspection. 

Remarque importante : bien qu'il s'agisse de directives générales, le responsable de chaque document peut varier en fonction des Incoterms. Les Incoterms définissent les tâches, les risques et les coûts pour les acheteurs et les vendeurs d'une transaction d'expédition et peuvent être consultés sur la BoL. Apprenez-en davantage sur les Incoterms ici .

Documents pour des types spécifiques d'envois

Certaines expéditions nécessiteront des documents supplémentaires. 

Marchandises dangereuses

Une documentation spécialisée, y compris des fiches de données de sécurité (MSDS) et des déclarations de marchandises dangereuses, est requise pour les matières dangereuses. Cela garantit que les marchandises peuvent être manipulées et transportées en toute sécurité.

Expéditions à température contrôlée

Vous aurez besoin de registres de température et d'autres documents pour les denrées périssables. Les marchandises périssables doivent être conservées à une température optimale pendant le transport pour éviter leur détérioration.

Exigences spécifiques aux douanes

Certains pays ont des exigences spécifiques pour certains produits. Par exemple…

• Si vous expédiez des plantes ou des produits agricoles, vous aurez probablement besoin d'un certificat phytosanitaire prouvant qu'ils sont exempts de parasites et de maladies. 
• Des certificats de production sont souvent requis pour expédier des marchandises qui doivent répondre à des normes ou à des mesures de contrôle de qualité spécifiques. Des produits pharmaceutiques et médicaux aux jouets pour enfants, il en existe de nombreux types différents. 

La chose la plus importante à retenir est que différents pays ont des règles différentes, il est donc crucial de savoir ce dont vous avez besoin.

Erreurs courantes liées à la documentation du fret et comment les éviter

Faire des erreurs avec les documents de transport peut entraîner d’énormes retards et des clients mécontents. Voici les problèmes les plus courants et comment vous pouvez assurer que tout se passe bien…

Informations inexactes

Des informations inexactes peuvent entraîner des retards douaniers, le rejet des expéditions, des amendes, des pénalités, des problèmes de conformité, des problèmes d'assurance et, bien sûr, des retards de livraison. 

Il est essentiel de revérifier tous les détails, y compris les descriptions des produits, les quantités et les valeurs.

Documents manquants

Les conséquences de l’absence de documents sont nombreuses : les retards douaniers sont stressants et les pénalités sont coûteuses ! 

La planification est essentielle pour garantir que chacun sache de quoi il est responsable et que chaque document est préparé et soumis à la bonne étape du processus d'expédition.

Soumission tardive

Une soumission tardive peut perturber le processus d’expédition et entraîner des frais supplémentaires.

Ouf, tout préparer semble demander beaucoup de travail, n'est-ce pas ? C'est pourquoi tant de compagnies maritimes comptent sur l'aide des transitaires. 

Avez-vous une idée de la documentation de fret ?

Une documentation précise et opportune facilite la navigation dans le transport de fret. Bien faire les choses signifie que vous évitez des coûts supplémentaires et des retards redoutés qui peuvent finir par vous coûter du temps et de l’argent. 

Millennium Cargo est un expert en documentation de fret ! Besoin de notre aide pour gérer le processus de fret ? Appelez-nous aujourd'hui.