Le succès de toute relation professionnelle repose sur la qualité de la communication.

Dans le secteur du fret, la communication peut devenir confuse et floue de nombreuses manières, ce qui peut contribuer aux retards et à la frustration.

Dans ce blog, nous allons partager des conseils de communication faciles à mettre en œuvre afin que vous puissiez garantir que vous et votre partenaire de fret profitiez d'une relation durable et simple.

Bonne planification et préparation

Une grande partie de l’entretien d’une communication efficace avec votre transitaire consiste à consacrer du temps et des efforts à la préparation des informations.

Détails de l'envoi

Démarrez votre relation de travail du bon pied en ayant tous les détails dont vous avez besoin à portée de main lorsque vous leur parlez pour la première fois. Qu'expédiez-vous ? D’où vient-il et où va-t-il, et quand en avez-vous besoin pour y arriver ?

Comprendre votre rôle et ce que votre transitaire attendra de vous, comme des descriptions précises, des détails sur le poids et le volume et des informations de manutention spéciale, vous aide à être rapidement sur la même longueur d'onde et à avoir les mêmes attentes réalisables. 

En fournissant ces informations détaillées dès le départ, l’étape de devis est beaucoup plus rapide et infiniment plus précise, un avantage pour vous deux. Il n'y a rien de plus frustrant pour un transitaire que d'établir un devis complexe et de se rendre compte que les délais rendent cela impossible et qu'il faut en faire un nouveau !

Connaître les règles

Avoir une compréhension de toutes les règles et réglementations spécifiques concernant votre cargaison rendra le processus de devis plus simple et plus facile à comprendre. Vous expédiez des marchandises dangereuses ? Et le bétail ? Différents pays ont des règles différentes concernant l'expédition de marchandises spécifiques, alors faites vos devoirs avant de demander un devis à un transitaire et développez une communication efficace avec votre transitaire dès le début.

Avoir des communications ouvertes

Les transitaires n’ont pas besoin d’un rattrapage quotidien, mais garder le contact est vraiment utile. 

Si quelque chose change en fonction des délais ou des lieux, transmettre l'information le plus rapidement possible signifie que nous pouvons être proactifs en adaptant les solutions et en garantissant que votre marchandise arrive à temps là où elle doit être. 

Il est préférable de désigner un point de contact unique pour une communication efficace avec votre transitaire. Lorsque différentes personnes nous contactent au sujet d’un envoi, les messages sont facilement confus et les choses peuvent rapidement mal tourner. Trop de chefs et tout ça !

Lorsque vous nous contactez, n'hésitez pas à poser des questions. Nous aimons aider ! Obtenir des réponses lorsque vous en avez besoin signifie que nous pouvons y parvenir plus rapidement et mieux répondre à vos besoins.  

Voici quelques sujets sur lesquels vous pourriez nous poser des questions…

Couverture d'assurance

Vous ne savez pas de quoi vous êtes couvert ? Demander! La plupart des expéditions sont livrées à destination en un seul morceau, mais des accidents et des incidents peuvent survenir. Laissez-nous vous aider à garantir que votre envoi est protégé pendant le transport.

Modes les plus rapides

Vous avez besoin de votre cargaison avec votre client, comme hier ? Nous pouvons rechercher l’itinéraire et la combinaison de modes les plus rapides pour garantir que vos marchandises arrivent là où elles doivent être le plus rapidement possible.

Mesures supplémentaires

Il existe des mesures spéciales que nous pouvons organiser pour des expéditions particulières. Des livraisons spéciales ? Fret accompagné ? Nous avons ce qu'il vous faut.  

En plus de tout cela, nous sommes là pour vous aider. Si vous ne disposez pas des informations ou de la documentation dont vous avez besoin, dites-le-nous. Nous pourrons peut-être vous orienter dans la bonne direction.

Soyez transparent

Soyez toujours, toujours, honnête avec nous quant à la valeur et au contenu de votre envoi. (C'est vrai ! Certaines personnes essaient d'obtenir des choses moins chères en les sous-évaluant, et oui, c'est en effet un plan terrible).

Une communication efficace avec votre transitaire passe par la collaboration, et la collaboration avec nos clients fonctionne mieux lorsque nous avons confiance. Nous disposons d'une vaste expertise et pouvons offrir de précieux conseils en matière de logistique d'expédition délicate, comme le dédouanement et la minimisation des coûts, entre autres.

Et pour nous aider à mieux vous aider, faites-nous part de vos commentaires constructifs si nécessaire. Mettre en évidence les inconvénients nous aide à affiner notre expérience client et à améliorer les processus pour toutes les personnes impliquées.  

Travailler de manière proactive

Chez Millennium, nous informons rapidement nos clients des changements de situation ou des retards potentiels. En attendant, pourquoi ne pas vérifier s’il existe des options de suivi pour vos envois ? Cela vous évite d'appeler pour des mises à jour.  

Une autre façon de communiquer de manière proactive et efficace avec votre transitaire est de nous appeler avant les expéditions à venir.

Plus de temps = plus d'options, ce qui nous aide à planifier et à prioriser efficacement. 

Parfois, des événements mondiaux importants ont un impact énorme sur le transport maritime dans le monde entier. Nous aimerions donc que vous travailliez avec nous et élaboriez un plan d'urgence. Bien que cela soit rarement nécessaire, nous souhaitons que toutes les éventualités soient couvertes, juste au cas où.  

Une communication efficace construit des relations solides

Avec une communication forte, claire et cohérente, la dynamique entre nous et nos clients est précieuse et facile. Vous nous apportez des opportunités, et nous apportons une énorme expertise et une fiabilité constante.  

Nous avons besoin les uns des autres ! Et lorsque vous forgez un partenariat en gardant cette coexistence à l’esprit, celui-ci peut être solide et durable.

Une communication efficace avec votre transitaire facilite l’ensemble du processus. Pour toutes les personnes impliquées. Il s'agit d'une voie à double sens, qui nécessite réflexion et clarté pour garantir que vos expéditions sont bien traitées et que les opérations se déroulent sans problème.

Vous recherchez un transitaire sympathique et fiable ? Cherchez pas plus loin. Contactez Millennium dès aujourd’hui.