Que vous déplaciez des marchandises au Royaume-Uni ou à l’international, il est important de connaître parfaitement le processus d’expédition. Sinon, comment pouvez-vous vous assurer que vos envois arrivent là où ils doivent être en un seul morceau ?
Nous expliquons ici à quoi s’attendre tout au long du processus d’expédition.
Les rôles et responsabilités des personnes impliquées
Commençons par définir ce qu'est chaque parti et ce qu'il fait.
Expéditeur
L'expéditeur est la personne qui est responsable de l'emballage et de la préparation de l'envoi avant le transport.
Cela pourrait être vous. Ou encore, il peut s'agir d'un fournisseur qui vous envoie des pièces détachées pour le produit final que vous fabriquez et vendez. L'expéditeur prend en charge les frais d'expédition et signe le connaissement lorsque le transporteur arrive pour le récupérer.
Transitaire
Un transitaire s’occupe de tous les différents aspects du transport d’une expédition de son point d’origine à sa destination finale.
Cela signifie que les responsabilités d’un transitaire, qui peut être une personne ou une entreprise, sont vastes. Les transitaires trient la documentation, gèrent les risques, organisent un ou plusieurs transporteurs et recherchent les modes de transport les plus fiables et les plus rentables pour répondre à vos besoins.
Compagnie maritime/transporteur
Les transporteurs sont des particuliers ou des entreprises qui transportent physiquement vos marchandises d'un point A à un point B par voie terrestre, maritime ou aérienne. Et ils en sont légalement responsables pendant le transport.
Destinataire
Le destinataire est l'importateur et est responsable du paiement des droits et des frais de transport.
Le plus souvent, l'acheteur des marchandises est le destinataire.
Le processus d'expédition
Maintenant que nous avons trié les définitions, regardons comment tout cela fonctionne.
1 – La citation
Premièrement, l’importateur ou le destinataire commande les marchandises auprès du fournisseur ou de l’expéditeur.
L'acheteur demandera généralement un devis pouvant inclure une facture pro forma ; ce type de facture peut être sujet à changement. Une fois le devis donné le feu vert par l’acheteur, le fournisseur créera un bon de commande. Il s'agit d'un contrat qui décrit les détails de la commande et son coût.
2 – Incoterms
Le bon de commande doit indiquer lequel des nombreux incoterms il accepte.
Les Incoterms sont des codes internationalement reconnus qui détaillent les tâches, les risques et les coûts pour les acheteurs et les vendeurs d'une transaction d'expédition. Vous pouvez en savoir plus sur les raisons pour lesquelles nous utilisons les incoterms et ce qu'ils représentent dans ce blog .
Le bon ensemble d’incoterms doit être choisi pour la transaction. Dans le cas contraire, l’acheteur devra peut-être débourser plus d’argent durement gagné qu’il ne le pensait initialement.
Les incoterms déterminent également quelle partie est responsable de la recherche d’un transitaire. Pour les besoins de ce parcours, supposons que le destinataire a acheté des marchandises aux conditions EXW et qu'il est donc en charge de toutes les étapes du parcours de l'expédition.
3 – Choisissez un transitaire
Avec un bon de commande, l’acheteur doit désormais organiser le transport de sa marchandise. En faisant appel à un transitaire, ils s'affranchissent de tout le stress et de l'administration liés à l'organisation du transport eux-mêmes, car c'est le rôle du transitaire d'organiser la meilleure méthode et le meilleur itinéraire pour l'expédition.
Le transitaire exigera des documents du fournisseur. Ceux-ci peuvent inclure la liste de colisage, un certificat d’origine et un formulaire de marchandises dangereuses. (Vous ne savez pas ce que sont les marchandises dangereuses ? Lisez ceci ).
4 – Collecte des marchandises
L'une des responsabilités d'un transitaire est d'instruire un transporteur.
Une fois les marchandises emballées, le transporteur sera chargé de récupérer la marchandise à une heure précise et un jour précis.
5 – Connaissement
Lorsque le transporteur arrive, il émettra un connaissement, ou BoL. Ce document d'expédition logistique complexe joue un rôle essentiel dans le déplacement des marchandises car il s'agit d'un contrat entre toutes les parties, sert de preuve de propriété pendant le transport des marchandises et sert de preuve de réception à l'autre bout.
Pour plus d'informations sur le rôle de la BoL, cliquez ici .
6 – En mouvement
La prochaine étape est le voyage. Vos marchandises seront soigneusement chargées et acheminées par route, rail, mer ou air jusqu'à leur destination. S'ils quittent le pays, ils seront traités par les douanes d'exportation et mis en transit.
7 – Dédouanement
Lorsque votre envoi arrive dans son pays de destination, il doit d’abord être dédouané aux douanes d’importation avant de pouvoir continuer son chemin vers l’expéditeur.
Chaque pays a des règles différentes pour l'importation et l'exportation, ce qui signifie que les documents dont vous avez besoin peuvent varier, ainsi que le montant des droits et taxes. Pour en savoir plus sur ce à quoi vous attendre lors du dédouanement des marchandises, y compris les documents dont vous aurez généralement besoin et le temps que cela devrait prendre, lisez ce blog .
8 – Jour de livraison
La dernière étape après le dédouanement à l'importation est la poursuite du voyage vers l'adresse de livraison fournie par l'acheteur.
Suivi de votre cargaison
Le transit de vos marchandises peut être une période inquiétante. Et si quelque chose ne va pas ?
La technologie joue un rôle important dans le suivi et peut offrir une tranquillité d’esprit ainsi que des informations à l’avance sur les problèmes potentiels. Les entreprises de transport professionnelles doivent fournir un service de suivi robuste qui vous donnera une localisation en temps réel de l'endroit où se trouvent vos marchandises.
Problèmes inattendus
Parfois, des événements surviennent qui peuvent causer des problèmes avec la progression du voyage de votre envoi. Les situations qui entraînent des retards peuvent inclure :
Météo
Des conditions météorologiques défavorables peuvent empêcher les avions de décoller, les navires de transport d’être projetés en mer et les arbres de tomber et de bloquer des routes essentielles. Et tous ces cas peuvent entraîner d’énormes retards.
La congestion portuaire
Le trafic maritime, lorsque les porte-conteneurs doivent attendre à l'extérieur d'un port déjà plein, faute de place, peut avoir des conséquences désastreuses sur les délais de livraison.
Grèves
Qu'il s'agisse des travailleurs portuaires, des douaniers ou du personnel d'entrepôt, le manque de main d'œuvre ralentit considérablement le chargement, le déchargement et le traitement des envois.
Marchandises mal étiquetées et mal emballées
Les étiquettes d’expédition doivent être claires et correctes car elles contiennent des informations vitales sur votre cargaison. Cela signifie qu’un étiquetage inapproprié peut entraîner des retards douaniers ou même entraîner la perte définitive de vos colis.
Documentation incorrecte
Des documents manquants, des descriptions inexactes et une écriture floue ou illisible sont autant de choses qui peuvent mal tourner du côté des documents, et cela peut signifier que vos marchandises sont retenues pendant que vous recherchez les bons morceaux de papier – et payez pour ce privilège.
Circonstances extrêmes
Il arrive parfois des choses folles qui ont un effet papillon dans le monde du transport maritime. Avez-vous entendu parler du porte-conteneurs qui s'est échoué dans le Maryland, aux États-Unis ?
Événements mondiaux
Les événements qui se produisent partout dans le monde peuvent causer de gros problèmes aux exportateurs comme aux importateurs. La pandémie de COVID-19, par exemple, a fait monter en flèche les taux de fret et bloqué les conteneurs aux mauvais endroits, ce qui affecte encore aujourd’hui le secteur du transport maritime.
Même si la plupart des envois arrivent à temps et à destination, il est toujours possible que quelque chose se passe mal. Découvrez ce que vous devez faire si votre envoi est perdu ou endommagé dans ce blog.
Combien de temps cela devrait-il prendre?
OK OK. La question est un peu de savoir combien de temps dure un morceau de ficelle. Mais voici quelques approximations.
Les envois transportés par route peuvent arriver à destination extrêmement rapidement s’ils se trouvent au Royaume-Uni ou un peu plus loin en Europe. En porte-à-porte au Royaume-Uni, vos marchandises peuvent arriver n'importe où en quelques jours. Pour arriver en Allemagne, il faut compter jusqu'à 5 jours.
Le fret maritime est généralement le mode de transport le plus lent, les marchandises mettant jusqu'à 45 jours pour arriver à leur port de destination.
Le fret ferroviaire est plus rapide que l’expédition par porte-conteneurs, mais plus lent que l’avion. Le transport de marchandises par train prend généralement au moins quelques jours en fonction de la distance du trajet. Les voyages plus longs, comme de la Chine au Royaume-Uni, peuvent prendre des semaines.
Le transport de marchandises vers d’autres pays par avion est incroyablement rapide et les marchandises peuvent être transportées n’importe où dans le monde. Pour acheminer un envoi de la Chine vers le Royaume-Uni, il faut compter 4 à 8 jours.
Vous vous demandez combien de temps votre fret pourrait prendre ? Lisez ce blog .
Savoir à quoi vous attendre vous fera gagner du temps
Comprendre ce qui se passe pour acheminer vos marchandises d'un point A à un point B vous assurera d'être aussi préparé que possible, ce qui vous fera économiser du temps et de l'argent.
Mais l’expédition doit se dérouler sans stress, surtout si un transitaire s’occupe de tout pour vous.
Avez-vous des tâches administratives liées au fret à régler ? Laissez-nous vous aider. Contactez Millénaire dès aujourd'hui.