Las descripciones de la carga pueden parecer una formalidad, pero en realidad desempeñan un papel vital para que sus mercancías lleguen a su destino.

Aquí repasamos todo lo que necesita saber sobre las descripciones de carga y por qué son importantes. 

Descripciones de carga: descripción general

Proporcionar información precisa durante todo el viaje de envío es fundamental para optimizar el proceso. Y eso significa que cada documento de envío debe ser claro y conciso.

Un ejemplo de ello es detallar de forma correcta y precisa el tipo de productos que envía. La descripción de tus productos le dice a cualquiera que la lea qué son los artículos, de qué están hechos y para qué se utilizan. Esta descripción aparece en documentos de envío cruciales, como el conocimiento de embarque y la factura comercial.  

(Para obtener más información sobre documentos de envío importantes, lea esto ).

La descripción del flete contiene la información necesaria para procesar y entregar su carga, y aquí le explicamos cómo hacerlo. Qué incluye en la descripción de su flete:

• Proporciona a las autoridades aduaneras todo lo que necesitan para obtener los impuestos y aranceles correctos.
• Se utiliza para comprobar si a los artículos que envía se les puede otorgar acceso al país al que realiza el envío. 
• Es increíblemente importante a efectos del seguro en caso de que sus bienes se dañen o se pierdan.

Lo que debe incluir la descripción de su carga

Cuando escribe la descripción del flete para su envío, debe incluir tanta información como sea razonablemente posible. 

Para compilar una descripción completa del flete, hágase estas preguntas:

• ¿Cuáles son los bienes? No seas vago. Cada detalle importa.  
• ¿De qué están hechos los productos? Enumere los materiales que forman parte del producto final.
• ¿Para qué se utilizan los bienes? 
• ¿Hay alguna característica distintiva? Podrían ser nombres de marcas y logotipos, números de modelo, formas específicas, etc.  
• ¿Qué peso tienen los productos?
• ¿Cuáles son las dimensiones de los productos?
• ¿Cuánto valen los productos?
• ¿Dónde se entregan las mercancías?

Y recuerda, debe quedar claro . La escritura borrosa y las descripciones que incluyen números, símbolos y códigos que no son relevantes o significativos pueden generar confusión en la aduana e inspecciones y demoras potencialmente innecesarias.

Cómo escribir una descripción precisa

Repasemos algunos ejemplos para que tenga una mejor idea de una buena descripción de la carga.

Digamos que estás enviando destornilladores. Introducir "destornilladores" en el área de descripción del producto no proporciona una descripción precisa de sus productos. En lugar de eso, piense en los detalles.  

¿Son destornilladores hexagonales, planos, torx o philips? ¿Las manijas son de diferentes colores? ¿Son destornilladores individuales o paquetes?  

Luego, junte todas sus respuestas para formar una descripción aceptable como esta:

'Juegos de destornilladores hexagonales de 7 piezas con mangos negros en estuches de plástico transparente'.

La misma lógica se aplica a cualquier cosa que envíe, sin importar el tamaño o la naturaleza de la mercancía. Así que "camisetas" es demasiado vago, pero "camisetas amarillas de algodón para mujer con el logo del pájaro rojo en el lado izquierdo" es bueno. 'Lavadoras' = malas; pero 'Lavadoras de carga frontal Indesit blancas de 8 kg con 1400 rpm, dimensiones (cm) - Al 85 x An 59,5 x Pr 57,2' = fantásticas.

Por qué es importante la información precisa

Dar una explicación clara y honesta de la naturaleza de los productos y sus especificaciones es una parte fundamental de cualquier proceso de envío. Sin proporcionar información precisa sobre sus envíos, corre el riesgo de que surjan los siguientes problemas.

Ramificaciones legales

Sin una descripción precisa de sus productos, podría encontrarse con serios problemas legales.

El movimiento de mercancías peligrosas, por ejemplo, se rige por tres normas principales y las mercancías deben declararse, embalarse y etiquetarse según su clasificación. (Lea más sobre el envío de mercancías peligrosas aquí ).

Si no etiqueta correctamente las mercancías peligrosas o peligrosas, corre el riesgo de infringir las normas y podría recibir una multa, un proceso judicial o incluso una pena de prisión. 

Entrega tardía

Navegar por los procedimientos aduaneros es esencial si envía mercancías a nivel internacional, y las descripciones de carga inexactas pueden causar grandes retrasos en la aduana. Esto se debe a que la descripción de sus productos permite a los funcionarios clasificar el producto, determinar derechos e impuestos y verificar posibles restricciones de importación o exportación.  

Las descripciones de carga mal escritas, ya sea una dirección incorrecta o una descripción vaga del producto, pueden causar retrasos porque los envíos que no pueden ser examinados eficazmente para detectar riesgos de seguridad probablemente se retendrán hasta que se inspeccionen adecuadamente. 

Cargos adicionales

Uno de los detalles que debe incluir en la descripción de su flete es el peso de su carga. 

Los registros de peso inexactos pueden hacer que sea necesario volver a pesar el envío, y esto no solo ralentiza el transporte, sino que también puede generar cargos adicionales si no alcanzó el peso de su carga en primer lugar. Esto se debe a que los derechos e impuestos se calculan en función del peso bruto y la clasificación de las mercancías.  

Carga perdida o dañada

A veces, algo sale mal durante el proceso de envío. Ya sea que su carga se dañe debido a un amarre inadecuado, se pierda en el mar durante una tormenta tumultuosa o sea robada a mitad del viaje, las descripciones claras y precisas pueden ayudarlo a encontrar o reclamar sus mercancías.  

Reclamos de seguro

Los acontecimientos imprevistos pueden afectar a que los envíos lleguen a donde deben llegar a tiempo o no lleguen. El seguro de carga lo protege de pérdidas financieras cuando algo sale mal.  

Una descripción sólida y detallada de su envío permite a los proveedores de seguros brindar cobertura contra pérdida, daño y robo de mercancías durante el tránsito. La cobertura varía según el proveedor, pero una póliza de seguro de carga también debería cubrir los costos de envío retrasados ​​y la falta de entrega por parte del transportista, así como desastres naturales y fuerza mayor.  

¡Las descripciones de carga son aburridas pero importantes!

La precisión es importante al escribir las descripciones de su carga.

En lugar de pensar en la descripción del flete como una sugerencia vaga de lo que hay en su flete, redefínala como la información que daría si necesitara rastrear su carga. Porque aunque la gran mayoría de los envíos llegan a su destino de forma segura, ¡tú no quieres correr riesgos!

¿Necesita ayuda para determinar qué información importante incluir en la descripción de su carga? ¡Millennium puede ayudar! Libérate del estrés y ponte en contacto .