La documentación de transporte de mercancías puede parecer un laberinto de formularios y jerga, pero realizarla correctamente es clave para garantizar que sus mercancías lleguen a su destino de forma segura, legal y a tiempo.
Incluso si delega sus envíos en expertos como nosotros, habrá aspectos que deberá conocer. Comprender toda la documentación necesaria también le permitirá estar al tanto del proceso logístico, lo que puede ayudarle con la planificación y la programación.
En este blog, repasaremos los documentos esenciales, los errores de documentación más comunes y cómo puede garantizar que sus envíos pasen por la aduana sin problemas.
Las personas clave en el proceso
Volvamos a lo básico por un momento. Al transportar carga de A a B, hay tres roles principales... ¿Pero quién es quién?
El remitente, remitente o exportador
En pocas palabras, el expedidor es quien envía la mercancía. Prepara la mercancía para el transporte y organiza el transporte, ya sea contactando directamente con los transportistas o a través de un agente de carga.
El destinatario o receptor
El consignatario recibe la mercancía. Puede ser el comprador, pero no siempre. Tras recibir físicamente la carga en su destino, el consignatario inspecciona el envío para garantizar que la mercancía esté presente y correcta, y firma los recibos de entrega.
El transportista
Los transitarios son expertos en envíos que gestionan las complejidades del transporte de mercancías. Seleccionan y organizan las mejores combinaciones de rutas y transportistas, negocian tarifas, gestionan la consolidación de carga, rastrean los envíos y gestionan la documentación para que las empresas puedan centrarse en sus operaciones principales.
Se necesitarán diferentes documentos en las distintas etapas del proceso de envío, lo que hará que cada persona clave sea responsable de algunos aspectos.
Documentación de envío importante (y quién es responsable de ella)
Ya hemos hablado de quién es quién. A continuación, repasaremos los documentos clave necesarios y en qué lista de tareas se encuentran.
Transportista (Exportador)
El remitente es responsable de…
- factura comercial detallada y precisa . Este documento describe el material enviado y su valor, así como la información utilizada para calcular el valor de los aranceles e impuestos a pagar.
- Creación de una lista de empaque . La lista de empaque proporciona más detalles del contenido de cada paquete, palé o contenedor.
- Proporcionar un certificado de origen , si es necesario. Los COI declaran dónde se fabricaron o produjeron las mercancías, lo que ayuda a determinar los aranceles y derechos. También informan a la aduana que un envío cumple con la normativa del país importador.
- Documentos de exportación adicionales , como licencias o permisos de exportación. Los requisitos dependerán de las normas y regulaciones del país de destino y del tipo de mercancía enviada.
Consignatario (Importador)
La persona o empresa que recibe las mercancías en su destino debe tramitar todos los documentos de importación requeridos por la normativa aduanera de su país. Estos pueden incluir…
- Licencia de importación . Es un documento oficial que permite al consignatario importar mercancías específicas al país.
- Documentos de cumplimiento normativo , como certificados o resultados de pruebas, según el tipo de mercancía. Estos garantizan que la mercancía cumple con la normativa local.
- Documentos de registro de productos , si se requieren, para cosas como productos químicos y electrónicos.
Agente de carga (Somos nosotros en Millennium Cargo)
Los transportistas se encargan de gran parte de la documentación importante para que usted no tenga que hacerlo. La documentación de la que nos encargamos incluye:
Guía de carga
El transportista suele ser quien emite el conocimiento de embarque (BdE). Este es el documento de transporte legal más importante y funciona como contrato entre todas las partes. Puede leer más sobre los BdE en este blog .
Declaraciones aduaneras
También es nuestro trabajo preparar y presentar declaraciones aduaneras tanto para la importación como para la exportación, asegurándonos de que los envíos cumplan con todas las regulaciones pertinentes para ambos países.
Carta de crédito (L/C)
Este documento financiero garantiza el pago al exportador o vendedor. ¡Nadie quiere equivocarse! Lo emite un banco en nombre del comprador o importador, y le ayudamos a comprender y gestionar el documento para garantizar la seguridad de su transacción.
Otra documentación
Los transportistas como Millennium también pueden ayudar con otros documentos como certificados de seguro o certificados de inspección.
Nota importante: Si bien estas son directrices generales, la responsabilidad de cada documento puede variar según los Incoterms. Los Incoterms establecen las tareas, los riesgos y los costes para compradores y vendedores en una transacción de envío y se pueden encontrar en la Lista de Operaciones (BoL). Obtenga más información sobre los Incoterms aquí .
Documentos para tipos específicos de envíos
Algunos envíos requerirán documentación adicional.
Mercancías peligrosas
Se requiere documentación especializada para materiales peligrosos, como Fichas de Datos de Seguridad (FDS) y declaraciones de mercancías peligrosas. Esto garantiza que las mercancías se manipulen y transporten de forma segura.
Envíos con temperatura controlada
Necesitará registros de temperatura y otros documentos para productos perecederos. Estos productos deben mantenerse a una temperatura óptima durante el transporte para evitar su deterioro.
Requisitos específicos de aduanas
Algunos países tienen requisitos específicos para ciertos productos. Por ejemplo…
- Si envía plantas o productos agrícolas, probablemente necesitará un certificado fitosanitario para demostrar que están libres de plagas y enfermedades.
- Los certificados de producción suelen exigirse para el envío de mercancías que deben cumplir con estándares específicos o medidas de control de calidad. Desde productos farmacéuticos y médicos hasta juguetes infantiles, existen muchos tipos diferentes.
Lo más importante a recordar es que cada país tiene reglas diferentes, por lo que es fundamental saber lo que necesitas.
Errores comunes en la documentación del transporte de mercancías y cómo evitarlos
Cometer errores con la documentación del transporte puede causar grandes retrasos y clientes insatisfechos. Aquí te presentamos los problemas más comunes y cómo puedes garantizar que todo funcione a la perfección
Información inexacta
La información inexacta puede causar retrasos en la aduana, rechazo de envíos, multas, sanciones, problemas de cumplimiento, problemas con el seguro y, por supuesto, retrasos en la entrega.
Es esencial verificar todos los detalles, incluidas las descripciones de los productos, las cantidades y los valores.
Documentos faltantes
Las consecuencias de faltar documentación son altas: los retrasos en la aduana son estresantes y las sanciones son costosas
La planificación es esencial para garantizar que todos sepan de qué son responsables y que cada documento se prepare y envíe en la etapa correcta del proceso de envío.
Envío tardío
El envío tardío puede interrumpir el proceso de envío y generar costos adicionales.
Uf, prepararlo todo parece mucho trabajo, ¿verdad? Por eso tantas navieras confían en la ayuda de los transportistas.
¿Tiene usted bajo control la documentación del transporte?
Una documentación precisa y oportuna facilita el transporte de mercancías. Una correcta gestión evita costes adicionales y los temidos retrasos que pueden acabar costándole tiempo y dinero.
¡Millennium Cargo es experto en documentación de carga! ¿Necesita ayuda con la gestión del proceso de carga? Contáctenos hoy mismo.