La documentación del transporte de carga puede parecer un laberinto de formularios y jerga, pero hacerlo bien es clave para garantizar que sus mercancías lleguen a su destino de forma segura, legal y puntual.

Incluso si entrega su envío a expertos como nosotros, habrá aspectos que deberá conocer. Comprender toda la documentación necesaria también lo mantiene informado sobre el proceso logístico, lo que puede ayudarlo con la planificación y la programación.

En este blog, repasaremos los documentos esenciales, los errores de documentación más comunes y cómo puede garantizar que sus envíos pasen por la aduana sin problemas.

Las personas clave en el proceso

Volvamos a lo básico por un minuto. A la hora de llevar carga de A a B, hay tres roles principales... ¿Pero quién es quién?

El remitente, remitente o exportador

En pocas palabras, el transportista es quien envía la mercancía. Preparan la mercancía para el transporte y organizan el propio transporte, ya sea contactando con los propios transportistas o a través de un transitario.

El consignatario o receptor

El destinatario recibe la mercancía. El destinatario puede ser el comprador, pero no siempre. Después de apoderarse físicamente de la carga en su destino, el destinatario inspecciona el envío para asegurarse de que la mercancía esté presente y sea correcta y firma los recibos de entrega.

El agente de carga

Los transitarios son expertos en envíos que gestionan las complejidades del transporte de mercancías. Eligen y organizan las mejores combinaciones de rutas y transportistas, negocian tarifas, cubren la consolidación de carga, rastrean los envíos y manejan la documentación para que las empresas puedan concentrarse en las operaciones principales. 

Se necesitarán diferentes documentos en diferentes etapas del proceso de envío, lo que hará que cada persona clave sea responsable de algunos aspectos.

Documentación de envío importante (y quién es responsable de ella)

Hemos cubierto quién es quién. A continuación, repasaremos los documentos clave que se necesitan a lo largo del camino y en cuya lista de tareas se encuentran.

Transportista (Exportador)

El transportista es responsable de...

• Elaborar y proporcionar una factura comercial . Este documento cubre lo que se envía y el valor de los bienes, así como la información que se utiliza para calcular el valor de los aranceles e impuestos que deben pagarse.
• Creando una lista de empaque . La lista de embalaje proporciona más detalles del contenido de cada paquete, palet o contenedor.
• Proporcionar un certificado de origen , si es necesario. Los COI declaran dónde se fabricaron o produjeron los bienes, lo que ayuda a determinar los aranceles y derechos. También comunican a la aduana que un envío cumple con las regulaciones del país importador.
• Documentos extra de exportación , como licencias o permisos de exportación. Lo que se requiere dependerá de las reglas y regulaciones del país de destino y del tipo de mercancías que se envían.

Destinatario (Importador)

La persona o empresa que recibe la mercancía en su destino debe cubrir todos los documentos de importación si así lo exigen las regulaciones aduaneras de su país. Estos podrían incluir…

• Una licencia de importación . Este es un documento oficial que permite al destinatario importar mercancías específicas al país.
• Documentos de cumplimiento normativo , como certificados o resultados de pruebas, según el tipo de mercancía. Estos garantizan que los productos cumplan con las regulaciones locales.
• Documentos de registro de productos , si son necesarios, para elementos como productos químicos y electrónicos.

Agente de carga (somos nosotros en Millennium Cargo)

Los transitarios cubren una gran cantidad de trámites importantes para que usted no tenga que hacerlo. La documentación de la que estamos a cargo incluye:

Guía de carga

El transitario suele ser quien emite el conocimiento de embarque o BoL. Este es el documento de envío legal más importante y actúa como un contrato entre todas las partes. Puedes leer más sobre BoLs en este blog .

Declaraciones personalizadas

También es nuestro trabajo preparar y presentar declaraciones de aduana tanto para importación como para exportación, asegurándonos de que los envíos cumplan con todas las regulaciones relevantes para ambos países. 

Carta de Crédito (L/C)

Este documento financiero garantiza el pago al exportador o vendedor. ¡Nadie quiere equivocarse! Lo emite un banco en nombre del comprador o importador, y le ayudamos a comprender y gestionar el documento para garantizar que su transacción sea segura. 

Otra documentación

Los transitarios como Millennium también pueden ayudar con otros documentos como certificados de seguro o certificados de inspección. 

Nota importante: si bien estas son pautas generales, quién es responsable de cada documento puede variar según los Incoterms. Los Incoterms establecen las tareas, riesgos y costos para los compradores y vendedores de una transacción de envío y se pueden encontrar en el BoL. Obtenga más información sobre los Incoterms aquí .

Documentos para tipos específicos de envíos

Algunos envíos requerirán documentación adicional. 

Mercancías peligrosas

Para los materiales peligrosos se requiere documentación especializada, incluidas hojas de datos de seguridad de materiales (MSDS) y declaraciones de mercancías peligrosas. Esto garantiza que las mercancías puedan manipularse y transportarse de forma segura.

Envíos con temperatura controlada

Necesitará registros de temperatura y otros documentos para productos perecederos. Los productos perecederos deben mantenerse a una temperatura óptima durante el tránsito para evitar que se estropeen.

Requisitos específicos de aduanas

Algunos países tienen requisitos específicos para ciertos productos. Por ejemplo…

• Si envía plantas o productos agrícolas, probablemente necesitará un certificado fitosanitario para demostrar que están libres de plagas y enfermedades. 
• A menudo se requieren certificados de producción para enviar productos que deben cumplir estándares específicos o medidas de control de calidad. Desde productos farmacéuticos y médicos hasta juguetes para niños, existen muchos tipos diferentes. 

Lo más importante que debes recordar es que cada país tiene reglas diferentes, por lo que es crucial saber lo que necesitas.

Errores comunes con la documentación de transporte y cómo evitarlos

Cometer errores con la documentación del flete puede provocar grandes retrasos y clientes descontentos. Estos son los problemas más comunes y cómo puedes mantener todo funcionando sin problemas...

Información inexacta

La información inexacta puede provocar retrasos en las aduanas, rechazo de envíos, multas, sanciones, problemas de cumplimiento, problemas con los seguros y, por supuesto, retrasos en las entregas. 

Es esencial verificar todos los detalles, incluidas las descripciones, cantidades y valores de los productos.

Documentos faltantes

Las consecuencias de la falta de documentación son altas: ¡los retrasos en la aduana son estresantes y las sanciones costosas! 

La planificación es esencial para garantizar que todos sepan de qué son responsables y que cada documento se prepare y presente en la etapa correcta del proceso de envío.

Envío tardío

El envío tardío puede interrumpir el proceso de envío e incurrir en costos adicionales.

Uf, tener todo listo parece mucho trabajo, ¿no? Es por eso que tantas compañías navieras confían en la ayuda de los transportistas. 

¿Tiene conocimientos sobre la documentación de transporte?

La documentación precisa y oportuna facilita la navegación en el transporte de carga. Hacerlo bien significa evitar costos adicionales y temidos retrasos que pueden terminar costándole tiempo y dinero. 

¡Millennium Cargo son expertos en documentación de carga! ¿Necesita nuestra ayuda para gestionar el proceso de transporte? Danos un grito hoy.