El éxito de cualquier relación profesional depende de la calidad de la comunicación.

En la industria del transporte de mercancías, hay muchas maneras en que la comunicación puede volverse confusa y poco clara, lo que puede contribuir a retrasos y frustración.

En este blog, compartiremos consejos de comunicación fáciles de implementar para que pueda asegurarse de que usted y su socio de transporte disfruten de una relación duradera y sin complicaciones.

Buena planificación y preparación

Una gran parte de fomentar una comunicación efectiva con su transportista es dedicar tiempo y esfuerzo a preparar la información.

Detalles del envío

Inicie su relación laboral con el pie derecho teniendo todos los detalles que necesita a mano cuando hable con ellos por primera vez. ¿Qué estás enviando? ¿De dónde viene y hacia dónde y cuándo necesita que llegue allí?

Comprender su función y lo que su agente de carga necesitará de usted, como descripciones precisas, detalles de peso y volumen e información de manejo especial, le ayudará a estar en sintonía desde el principio y mantener las mismas expectativas alcanzables. 

Proporcionar esta amplia información por adelantado significa que la etapa de cotización es mucho más rápida e infinitamente más precisa, un beneficio para ambos. No hay nada más frustrante para un transportista que preparar una cotización compleja solo para descubrir que los plazos lo hacen imposible y ¡es necesario hacer una nueva!

Conozca las reglas

Comprender las reglas y regulaciones específicas relacionadas con su carga hará que el proceso de cotización sea más simple y fácil de entender. ¿Están enviando mercancías peligrosas? ¿Qué pasa con el ganado? Los diferentes países tienen diferentes reglas sobre el envío de productos específicos, así que haga su tarea antes de pedirle una cotización a un transportista y desarrolle una comunicación efectiva con su transportista desde el principio.

Tener comunicaciones abiertas

Los transportistas no necesitan ponerse al día diariamente, pero mantenerse en contacto es realmente útil. 

Si algo cambia con los plazos o las ubicaciones, transmitir la información lo más rápido posible significa que podemos ser proactivos a la hora de adaptar las soluciones y garantizar que su carga llegue a tiempo a donde debe estar. 

Lo mejor es designar un único punto de contacto para una comunicación efectiva con su transportista. Cuando diferentes personas se comunican con nosotros con respecto a un envío, los mensajes se confunden fácilmente y las cosas pueden ir mal rápidamente. ¡Demasiados chefs y todo eso!

Cuando se comunique con nosotros, no tenga miedo de hacer preguntas. ¡Nos encanta ayudar! Obtener respuestas cuando las necesita significa que podemos hacerlo bien más rápido y satisfacer mejor sus necesidades.  

Aquí hay algunos temas sobre los que quizás quieras preguntarnos...

Póliza de seguros

¿No sabes para qué estás cubierto? ¡Preguntar! La mayoría de los envíos se entregan a su destino en una sola pieza, pero pueden ocurrir accidentes e incidentes. Permítanos ayudarle a garantizar que su envío esté protegido durante el tránsito.

Modos más rápidos

¿Necesita su carga con su cliente, como ayer? Podemos buscar la combinación de ruta y modo más rápida para asegurarnos de que sus productos lleguen a donde deben estar lo más rápido posible.

Medidas adicionales

Hay medidas especiales que podemos organizar para envíos particulares. ¿Entregas especiales? ¿Flete acompañado? Te tenemos cubierto.  

Además de todo eso, estamos aquí para ayudar. Si no tienes la información o documentación que necesitas, dínoslo. Es posible que podamos indicarle la dirección correcta.

Sea transparente

Siempre, siempre, siempre sea honesto con nosotros sobre el valor y el contenido de su envío. (¡Así es! Algunas personas intentan conseguir cosas más baratas infravalorándolas, y sí, de hecho es un plan terrible).

La comunicación efectiva con su transportista viene con la colaboración, y la colaboración con nuestros clientes funciona mejor cuando tenemos confianza. Tenemos una gran experiencia y podemos ofrecer valiosos consejos cuando se trata de logística de envío complicada, como el despacho de aduanas y la minimización de costos, entre otras cosas.

Y para ayudarnos a ayudarle mejor, bríndenos comentarios constructivos cuando sea necesario. Destacar cualquier molestia nos ayuda a perfeccionar la experiencia de nuestros clientes y mejorar los procesos para todos los involucrados.  

Trabajar proactivamente

En Millennium, actualizamos rápidamente a nuestros clientes sobre cambios de situación o posibles retrasos. Mientras tanto, ¿por qué no comprobar si existen opciones de seguimiento para sus envíos? Esto le evita tener que llamar para obtener actualizaciones.  

Otra forma de entablar proactivamente una comunicación efectiva con su transportista es llamarnos antes de los próximos envíos.

Más tiempo = más opciones, y esto nos ayuda a planificar y priorizar de manera eficiente. 

A veces, eventos globales importantes tienen un gran impacto en el transporte marítimo en todo el mundo, por lo que nos gustaría que trabajara con nosotros y elaborara un plan de contingencia. Si bien esto rara vez es necesario, queremos cubrir todas las eventualidades, por si acaso.  

La comunicación eficaz construye relaciones sólidas

Con una comunicación sólida, clara y consistente, la dinámica entre nosotros y nuestros clientes es valiosa y sencilla. Usted nos brinda oportunidades y nosotros aportamos una gran cantidad de experiencia y confiabilidad constante.  

¡Nos necesitamos el uno al otro! Y cuando se forja una asociación con esta coexistencia en mente, puede ser fuerte y duradera.

La comunicación efectiva con su transportista facilita todo el proceso. Para todos los involucrados. Es una vía de doble sentido que requiere previsión y claridad para garantizar que sus envíos se manejen bien y las operaciones se desarrollen sin problemas.

¿Busca un transportista amigable y confiable? No busque más. Póngase en contacto con Millennium hoy.