Die Dokumentation für Speditionsdienstleistungen mag auf den ersten Blick wie ein Labyrinth aus Formularen und Fachjargon erscheinen, doch die korrekte Erstellung ist entscheidend dafür, dass Ihre Waren sicher, legal und pünktlich an ihrem Bestimmungsort ankommen.
Selbst wenn Sie Ihre Versandabwicklung Experten wie uns überlassen, gibt es Aspekte, die Sie kennen sollten. Das Verständnis aller benötigten Dokumente hält Sie zudem über den Logistikprozess auf dem Laufenden und hilft Ihnen bei der Planung und Terminierung.
In diesem Blogbeitrag behandeln wir die wichtigsten Dokumente, die häufigsten Dokumentationsfehler und wie Sie sicherstellen können, dass Ihre Sendungen reibungslos durch den Zoll kommen.
Die Schlüsselpersonen im Prozess
Kehren wir für einen Moment zu den Grundlagen zurück. Beim Transport von Fracht von A nach B gibt es drei Hauptrollen… Aber wer ist welche?
Der Versender, Absender oder Exporteur
Vereinfacht gesagt, ist der Versender derjenige, der die Ware versendet. Er bereitet die Ware für den Transport vor und organisiert den Transport selbst, entweder indem er selbst Spediteure beauftragt oder einen Frachtführer einschaltet.
Der Empfänger
Der Empfänger nimmt die Ware entgegen. Der Empfänger kann der Käufer sein, muss es aber nicht. Nachdem er die Ware am Bestimmungsort in Empfang genommen hat, prüft der Empfänger die Sendung auf Vollständigkeit und Richtigkeit der Ware und unterzeichnet den Lieferschein.
Der Spediteur
Spediteure sind Versandexperten, die sich um die komplexen Abläufe des Warentransports kümmern. Sie wählen und organisieren die besten Routen und Transportmittel, verhandeln Preise, kümmern sich um die Konsolidierung von Frachtsendungen, verfolgen Sendungen und erledigen die Dokumentation, damit sich Unternehmen auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.
Für verschiedene Phasen des Versandprozesses werden unterschiedliche Dokumente benötigt, wodurch jede Schlüsselperson für bestimmte Aspekte verantwortlich ist.
Wichtige Versanddokumente (und wer dafür verantwortlich ist)
Wir haben die Beteiligten vorgestellt. Als Nächstes gehen wir die wichtigsten Dokumente durch, die im Laufe des Projekts benötigt werden, und auf wessen Aufgabenliste sie stehen.
Versender (Exporteur)
Der Versender ist verantwortlich für…
- Erstellung und Bereitstellung einer detaillierten und korrekten Handelsrechnung . Dieses Dokument enthält Angaben zu den versendeten Waren und deren Wert sowie Informationen zur Berechnung der zu entrichtenden Zölle und Steuern.
- Erstellung einer Packliste . Die Packliste enthält weitere Details zum Inhalt jedes Pakets, jeder Palette oder jedes Containers.
- ist ein Ursprungszeugnis . Ursprungszeugnisse geben Auskunft darüber, wo die Waren hergestellt wurden und helfen so bei der Ermittlung von Zöllen und Abgaben. Sie bestätigen dem Zoll außerdem, dass eine Sendung den Vorschriften des Einfuhrlandes entspricht.
- Zusätzliche Exportdokumente , wie z. B. Ausfuhrlizenzen oder -genehmigungen. Welche Dokumente erforderlich sind, hängt von den Bestimmungen des Ziellandes und der Art der versendeten Waren ab.
Empfänger (Importeur)
Die Person oder das Unternehmen, das die Waren am Bestimmungsort empfängt, muss alle Einfuhrdokumente , sofern diese gemäß den Zollbestimmungen des jeweiligen Landes erforderlich sind. Dazu gehören beispielsweise…
- Eine Einfuhrlizenz . Dies ist ein offizielles Dokument, das dem Empfänger die Einfuhr bestimmter Waren in das Land gestattet.
- Dokumente zum Nachweis der Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen erforderlich, wie beispielsweise Zertifikate oder Prüfberichte. Diese gewährleisten, dass die Waren den lokalen Vorschriften entsprechen.
- Produktregistrierungsdokumente , falls erforderlich, beispielsweise für Chemikalien und Elektronik.
Speditionsunternehmen (Das sind wir von Millennium Cargo)
Speditionsunternehmen übernehmen einen Großteil des wichtigen Papierkrams, sodass Sie sich darum nicht kümmern müssen. Zu den von uns bearbeiteten Dokumenten gehören:
Frachtbrief
Der Spediteur stellt üblicherweise den Frachtbrief (Bill of Lading, BoL) aus. Dieser ist das wichtigste Versanddokument und dient als Vertrag zwischen allen Beteiligten. Mehr Informationen zu Frachtbriefen finden Sie in diesem Blog .
Zollerklärungen
Es gehört auch zu unseren Aufgaben, Zollanmeldungen für Import und Export vorzubereiten und einzureichen, um sicherzustellen, dass die Sendungen allen relevanten Vorschriften beider Länder entsprechen.
Akkreditiv (L/C)
Dieses Finanzdokument garantiert die Zahlung an den Exporteur oder Verkäufer. Hier darf nichts schiefgehen! Es wird von einer Bank im Auftrag des Käufers oder Importeurs ausgestellt, und wir unterstützen Sie beim Verständnis und der Verwaltung des Dokuments, um die Sicherheit Ihrer Transaktion zu gewährleisten.
Weitere Dokumentation
Speditionsunternehmen wie Millennium können Ihnen auch bei anderen Dokumenten wie Versicherungszertifikaten oder Inspektionszertifikaten behilflich sein.
Wichtiger Hinweis: Dies sind allgemeine Richtlinien. Die Verantwortlichkeiten für die einzelnen Dokumente können je nach Incoterms variieren. Die Incoterms regeln die Aufgaben, Risiken und Kosten für Käufer und Verkäufer einer Versandtransaktion und sind auf dem Konnossement (BoL) zu finden. Weitere Informationen zu den Incoterms finden Sie hier .
Dokumente für bestimmte Sendungsarten
Für einige Sendungen werden zusätzliche Dokumente benötigt.
Gefahrgut
Für Gefahrstoffe sind spezielle Dokumente erforderlich, darunter Sicherheitsdatenblätter (SDB) und Gefahrgutdeklarationen. Dies gewährleistet die sichere Handhabung und den sicheren Transport der Güter.
Temperaturgeführte Sendungen
Für verderbliche Waren benötigen Sie Temperaturprotokolle und weitere Dokumente. Verderbliche Waren müssen während des Transports auf optimaler Temperatur gehalten werden, um Verderb zu vermeiden.
Zollspezifische Anforderungen
Manche Länder haben spezielle Anforderungen an bestimmte Waren. Zum Beispiel…
- Wenn Sie Pflanzen oder landwirtschaftliche Produkte versenden, benötigen Sie wahrscheinlich ein Pflanzengesundheitszeugnis, um nachzuweisen, dass diese frei von Schädlingen und Krankheiten sind.
- Für den Versand von Waren, die bestimmten Normen oder Qualitätskontrollmaßnahmen entsprechen müssen, sind häufig Produktionszertifikate erforderlich. Von Arzneimitteln und Medizinprodukten bis hin zu Kinderspielzeug gibt es viele verschiedene Arten.
Am wichtigsten ist, dass in verschiedenen Ländern unterschiedliche Regeln gelten. Deshalb ist es entscheidend zu wissen, was man benötigt.
Häufige Fehler bei Frachtdokumenten und wie man sie vermeidet
Fehler bei der Frachtdokumentation können zu erheblichen Verzögerungen und unzufriedenen Kunden führen. Hier sind die häufigsten Probleme und wie Sie einen reibungslosen Ablauf gewährleisten können…
Ungenaue Informationen
Unrichtige Angaben können zu Verzögerungen beim Zoll, Ablehnung von Sendungen, Bußgeldern, Strafen, Problemen bei der Einhaltung von Vorschriften, Problemen mit der Versicherung und natürlich zu Lieferverzögerungen führen.
Es ist unerlässlich, alle Angaben, einschließlich Produktbeschreibungen, Mengen und Werte, doppelt zu überprüfen.
Fehlende Dokumente
Die Folgen fehlender Dokumente sind gravierend – Zollverzögerungen verursachen Stress und die Strafen sind teuer!
Eine sorgfältige Planung ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass jeder seine Verantwortlichkeiten kennt und jedes einzelne Dokument zum richtigen Zeitpunkt im Versandprozess erstellt und eingereicht wird.
Verspätete Einreichung
Eine verspätete Einreichung kann den Versandprozess stören und zusätzliche Kosten verursachen.
Puh, die Vorbereitungen dafür klingen nach einer Menge Arbeit, nicht wahr? Deshalb verlassen sich so viele Schifffahrtsunternehmen auf die Unterstützung von Spediteuren.
Haben Sie die Frachtdokumentation im Griff?
Eine präzise und zeitnahe Dokumentation ist die Grundlage für reibungslose Abläufe in der Spedition. Korrekte Dokumentation bedeutet, dass Sie zusätzliche Kosten und gefürchtete Verzögerungen vermeiden, die Sie letztendlich Zeit und Geld kosten können.
Millennium Cargo ist Ihr Experte für Frachtdokumentation! Benötigen Sie Unterstützung bei der Abwicklung Ihres Frachtprozesses? Kontaktieren Sie uns noch heute.