Speditionsdokumente mögen wie ein Labyrinth aus Formularen und Fachjargon erscheinen, aber die richtige Ausführung ist der Schlüssel dafür, dass Ihre Waren sicher, legal und pünktlich an ihrem Bestimmungsort ankommen.
Selbst wenn Sie Ihren Versand an Experten wie uns übergeben, gibt es Aspekte, über die Sie Bescheid wissen müssen. Wenn Sie die gesamte erforderliche Dokumentation verstehen, bleiben Sie auch über den Logistikprozess auf dem Laufenden, was Ihnen bei der Planung und Terminierung helfen kann.
In diesem Blog besprechen wir die wichtigsten Dokumente, die häufigsten Dokumentationsfehler und wie Sie sicherstellen, dass Ihre Sendungen reibungslos durch den Zoll gehen.
Die Schlüsselpersonen im Prozess
Kehren wir für eine Minute zum Wesentlichen zurück. Beim Transport von Fracht von A nach B gibt es drei Hauptrollen: Aber wer ist wer?
Der Versender, Absender oder Exporteur
Ganz einfach: Der Versender ist derjenige, der die Ware versendet. Sie bereiten die Waren für den Transport vor und organisieren den Transport selbst, indem sie entweder selbst mit den Spediteuren Kontakt aufnehmen oder einen Spediteur beauftragen.
Der Empfänger oder Empfänger
Der Empfänger erhält die Ware. Der Empfänger kann der Käufer sein, aber nicht immer. Nachdem der Empfänger die Fracht am Bestimmungsort physisch in Empfang genommen hat, prüft er die Sendung auf ihre Anwesenheit und Korrektheit und unterschreibt die Lieferscheine.
Der Spediteur
Spediteure sind Speditionsexperten, die die Komplexität des Warentransports beherrschen. Sie wählen und organisieren die besten Routen- und Spediteurkombinationen, verhandeln Tarife, decken die Frachtkonsolidierung ab, verfolgen Sendungen und kümmern sich um die Dokumentation, damit sich Unternehmen auf das Kerngeschäft konzentrieren können.
In den verschiedenen Phasen des Versandprozesses werden unterschiedliche Dokumente benötigt, sodass jede Schlüsselperson für einige Aspekte verantwortlich ist.
Wichtige Versanddokumente (und wer dafür verantwortlich ist)
Wir haben abgedeckt, wer wer ist. Als nächstes gehen wir die wichtigsten Dokumente durch, die unterwegs benötigt werden und auf deren Aufgabenliste sie stehen.
Versender (Exporteur)
Der Versender ist verantwortlich für…
- Erstellung und Bereitstellung einer detaillierten und genauen Handelsrechnung . Dieses Dokument beschreibt, was versendet wird und wie viel die Waren wert sind, sowie Informationen, die zur Berechnung des Wertes der zu entrichtenden Zölle und Steuern verwendet werden.
- Erstellen einer Packliste . Die Packliste enthält weitere Einzelheiten zum Inhalt jedes Pakets, jeder Palette oder jedes Containers.
- Bei Bedarf Bereitstellung eines Ursprungszeugnisses COIs geben an, wo die Waren hergestellt oder produziert wurden, und helfen so bei der Festlegung von Zöllen und Zöllen. Sie teilen dem Zoll auch mit, dass eine Sendung den Vorschriften des Einfuhrlandes entspricht.
- Zusätzliche Exportdokumente , wie z. B. Exportlizenzen oder -genehmigungen. Was erforderlich ist, hängt von den Regeln und Vorschriften des Ziellandes und der Art der versendeten Waren ab.
Empfänger (Importeur)
Die Einzelperson oder das Unternehmen, das die Waren am Bestimmungsort erhält, muss alle Einfuhrdokumente , sofern die Zollbestimmungen ihres Landes dies erfordern. Dazu könnten gehören…
- Eine Einfuhrlizenz . Hierbei handelt es sich um ein offizielles Dokument, das dem Empfänger die Einfuhr bestimmter Waren in das Land gestattet.
- Dokumente zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften , wie Zertifikate oder Testergebnisse, abhängig von der Art der Waren. Dadurch wird sichergestellt, dass die Waren den örtlichen Vorschriften entsprechen.
- Produktregistrierungsdokumente , falls erforderlich, für Dinge wie Chemikalien und Elektronik.
Spediteur (Das sind wir bei Millennium Cargo)
Spediteure übernehmen einen großen Teil des wichtigen Papierkrams, sodass Sie dies nicht tun müssen. Die von uns betreute Dokumentation umfasst:
Frachtbrief
Der Spediteur ist in der Regel derjenige, der den Frachtbrief (BoL) ausstellt. Dies ist das wichtigste rechtliche Versanddokument und fungiert als Vertrag zwischen allen Parteien. Weitere Informationen zu BoLs finden Sie in diesem Blog .
Zollerklärungen
Darüber hinaus ist es unsere Aufgabe, Zollanmeldungen sowohl für den Import als auch für den Export zu erstellen und einzureichen, um sicherzustellen, dass die Sendungen allen relevanten Vorschriften für beide Länder entsprechen.
Akkreditiv (L/C)
Dieses Finanzdokument garantiert die Zahlung an den Exporteur oder Verkäufer. Niemand möchte das falsch verstehen! Es wird von einer Bank im Namen des Käufers oder Importeurs ausgestellt und wir helfen Ihnen, das Dokument zu verstehen und zu verwalten, um sicherzustellen, dass Ihre Transaktion sicher ist.
Andere Dokumentation
Spediteure wie Millennium helfen möglicherweise auch bei anderen Dokumenten wie Versicherungszertifikaten oder Prüfbescheinigungen.
Wichtiger Hinweis: Obwohl es sich hierbei um allgemeine Richtlinien handelt, kann je nach Incoterms unterschiedlich sein, wer für jedes Dokument verantwortlich ist. Incoterms regeln die Aufgaben, Risiken und Kosten für Käufer und Verkäufer eines Versandgeschäfts und sind im BoL zu finden. Erfahren Sie hier .
Dokumente für bestimmte Sendungsarten
Für einige Sendungen sind zusätzliche Unterlagen erforderlich.
Gefahrgut
Für Gefahrstoffe sind spezielle Unterlagen erforderlich, darunter Sicherheitsdatenblätter (MSDS) und Gefahrgutdeklarationen. Dadurch ist gewährleistet, dass die Ware sicher gehandhabt und transportiert werden kann.
Temperaturkontrollierte Sendungen
Für verderbliche Waren benötigen Sie Temperaturprotokolle und andere Dokumente. Verderbliche Waren müssen während des Transports bei optimaler Temperatur gehalten werden, um ein Verderben zu verhindern.
Zollspezifische Anforderungen
In einigen Ländern gelten für bestimmte Waren besondere Anforderungen. Zum Beispiel…
- Wenn Sie Pflanzen oder landwirtschaftliche Produkte versenden, benötigen Sie wahrscheinlich ein Pflanzengesundheitszeugnis, um nachzuweisen, dass sie frei von Schädlingen und Krankheiten sind.
- Für den Versand von Waren, die bestimmte Standards oder Qualitätskontrollmaßnahmen erfüllen müssen, sind häufig Produktionszertifikate erforderlich. Von Arzneimitteln über medizinische Produkte bis hin zu Kinderspielzeug gibt es viele verschiedene Arten.
Das Wichtigste, was Sie beachten sollten, ist, dass in verschiedenen Ländern unterschiedliche Regeln gelten. Daher ist es wichtig zu wissen, was Sie benötigen.
Häufige Fehler bei der Frachtdokumentation und wie man sie vermeidet
Fehler bei der Frachtdokumentation können zu großen Verzögerungen und unzufriedenen Kunden führen. Hier sind die häufigsten Probleme und wie Sie dafür sorgen, dass alles reibungslos läuft …
Ungenaue Informationen
Ungenaue Informationen können zu Verzögerungen beim Zoll, zur Ablehnung von Sendungen, Bußgeldern, Strafen, Compliance-Problemen, Problemen mit der Versicherung und natürlich zu Lieferverzögerungen führen.
Es ist wichtig, alle Details, einschließlich Produktbeschreibungen, Mengen und Werte, noch einmal zu überprüfen.
Fehlende Dokumente
Die Folgen fehlender Papiere sind schwerwiegend – Verzögerungen beim Zoll sind stressig und Strafen teuer!
Planung ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass jeder weiß, wofür er verantwortlich ist, und dass jedes einzelne Dokument in der richtigen Phase des Versandprozesses vorbereitet und eingereicht wird.
Verspätete Einreichung
Eine verspätete Einreichung kann den Versandvorgang stören und zusätzliche Kosten verursachen.
Puh, alles vorzubereiten hört sich nach einer Menge Arbeit an, nicht wahr? Aus diesem Grund verlassen sich viele Reedereien auf die Hilfe von Spediteuren.
Haben Sie die Frachtdokumentation im Griff?
Eine genaue und zeitnahe Dokumentation sorgt für einen reibungslosen Ablauf in der Spedition. Wenn Sie es richtig machen, vermeiden Sie zusätzliche Kosten und gefürchtete Verzögerungen, die Sie am Ende Zeit und Geld kosten können.
Millennium Cargo ist Experte für Frachtdokumentation! Benötigen Sie unsere Hilfe bei der Verwaltung des Frachtprozesses? Rufen Sie uns noch heute an.