Frachtbeschreibungen mögen wie eine Formalität erscheinen, spielen aber tatsächlich eine entscheidende Rolle dabei, Ihre Waren an ihren Bestimmungsort zu bringen.

Hier erklären wir Ihnen alles Wissenswerte über Frachtbeschreibungen und warum diese so wichtig sind. 

Frachtbeschreibungen: Ein Überblick

Die Bereitstellung genauer Informationen während des gesamten Versandprozesses ist entscheidend für einen reibungslosen Ablauf. Das bedeutet, dass jedes einzelne Versanddokument klar und prägnant sein muss.

Ein Beispiel hierfür ist die korrekte und genaue Angabe der Art der versendeten Waren. Die Warenbeschreibung informiert jeden Leser darüber, um welche Artikel es sich handelt, woraus sie bestehen und wofür sie verwendet werden. Diese Beschreibung findet sich auf wichtigen Versanddokumenten wie dem Frachtbrief und der Handelsrechnung. 

(Weitere Informationen zu wichtigen Versanddokumenten finden Sie hier ).

Die Frachtbeschreibung enthält alle Informationen, die zur Bearbeitung und Zustellung Ihrer Fracht benötigt werden. So funktioniert es: Was gehört in Ihre Frachtbeschreibung?

• Bietet den Zollbehörden alles, was sie benötigen, um die korrekten Steuern und Abgaben zu erheben.
• Wird verwendet, um zu prüfen, ob die Artikel, die Sie versenden, Zugang zu dem Land erhalten, in das Sie versenden. 
• Ist für Versicherungszwecke von enormer Bedeutung, falls Ihre Waren beschädigt werden oder verloren gehen.

Was Ihre Frachtbeschreibung enthalten muss

Wenn Sie die Frachtbeschreibung für Ihre Sendung verfassen, sollten Sie so viele Informationen wie möglich angeben. 

Um eine umfassende Frachtbeschreibung zu erstellen, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

• Was genau sind die Produkte? Seien Sie präzise. Jedes Detail zählt. 
• Woraus werden die Waren hergestellt? Listen Sie die Materialien auf, die in das Endprodukt einfließen.
• Wozu werden die Waren verwendet? 
• Gibt es irgendwelche charakteristischen Merkmale? Das können Markennamen und Logos, Modellnummern, bestimmte Formen usw. sein. 
• Wie schwer sind die Waren?
• Welche Abmessungen haben die Waren?
• Wie viel sind die Waren wert?
• Wohin werden die Waren geliefert?

Und denken Sie daran: Es muss deutlich lesbar . Unleserliche Schrift und Beschreibungen mit Zahlen, Symbolen und Codes, die nicht relevant oder aussagekräftig sind, können zu Verwirrung beim Zoll und möglicherweise zu unnötigen Kontrollen und Verzögerungen führen.

Wie man eine genaue Beschreibung schreibt

Lassen Sie uns einige Beispiele durchgehen, damit Sie ein besseres Gefühl für eine gute Frachtbeschreibung bekommen.

Angenommen, Sie versenden Schraubendreher. Die Eingabe von „Schraubendreher“ in die Produktbeschreibung ist nicht ausreichend, um Ihre Ware korrekt zu erfassen. Achten Sie stattdessen auf die Details. 

Handelt es sich um Sechskant-, Schlitz-, Torx- oder Kreuzschlitzschraubendreher? Haben die Griffe unterschiedliche Farben? Sind es einzelne Schraubendreher oder Sets? 

Fassen Sie anschließend alle Ihre Antworten zu einer akzeptablen Beschreibung zusammen, etwa so:

'7-teilige Sechskantschraubendreher-Sets mit schwarzen Griffen in durchsichtigen Kunststoffetuis'.

Dasselbe Prinzip gilt für alle Versandartikel, unabhängig von Größe und Art. „T-Shirts“ ist viel zu ungenau, aber „gelbe Damen-Baumwoll-T-Shirts mit rotem Vogellogo auf der linken Seite“ ist gut. „Waschmaschinen“ ist schlecht, aber „Weiße Indesit-Frontlader-Waschmaschine, 8 kg, 1400 U/min, Maße (cm): H 85 x B 59,5 x T 57,2“ ist perfekt.

Warum genaue Informationen wichtig sind

Eine klare und ehrliche Beschreibung der Art und der Spezifikationen der Waren ist ein entscheidender Bestandteil jedes Versandprozesses. Ohne genaue Angaben zu Ihren Sendungen riskieren Sie folgende Probleme.

Rechtliche Konsequenzen

Ohne eine genaue Beschreibung Ihrer Waren könnten Ihnen ernsthafte rechtliche Probleme entstehen.

Der Transport von Gefahrgut unterliegt beispielsweise drei Hauptvorschriften, und die Güter müssen entsprechend ihrer Klassifizierung deklariert, verpackt und etikettiert werden. (Lesen Sie hier ).

Wer gefährliche oder gefährliche Güter nicht ordnungsgemäß kennzeichnet, riskiert einen Verstoß gegen die Vorschriften und kann mit einer Geldstrafe, einer Strafverfolgung oder sogar einer Gefängnisstrafe belegt werden. 

Verzögerte Lieferung

Die Einhaltung der Zollbestimmungen ist unerlässlich, wenn Sie Waren international versenden. Ungenaue Warenbeschreibungen können zu erheblichen Verzögerungen beim Zoll führen. Denn die Warenbeschreibung ermöglicht es den Beamten, die Ware zu klassifizieren, Zölle und Steuern zu berechnen und mögliche Ein- oder Ausfuhrbeschränkungen zu prüfen. 

Schlecht formulierte Frachtbeschreibungen, sei es eine falsche Adresse oder eine ungenaue Produktbeschreibung, können zu Verzögerungen führen, da Sendungen, die nicht effektiv auf Sicherheitsrisiken überprüft werden können, wahrscheinlich bis zu einer angemessenen Inspektion zurückgehalten werden. 

Zusätzliche Gebühren

Eine der Angaben, die Sie in Ihrer Frachtbeschreibung machen müssen, ist das Gewicht Ihrer Ladung. 

Ungenaue Gewichtsangaben können eine erneute Wiegung der Sendung erforderlich machen. Dies verlangsamt nicht nur den Transport, sondern kann auch zu zusätzlichen Kosten führen, falls das Gewicht Ihrer Fracht von vornherein zu niedrig angegeben wurde. Denn Zölle und Steuern werden anhand des Bruttogewichts und der Warenklassifizierung berechnet. 

Verlorene oder beschädigte Fracht

Manchmal läuft beim Versand etwas schief. Ob Ihre Fracht durch unsachgemäße Ladungssicherung beschädigt wird, in einem schweren Sturm auf See verloren geht oder unterwegs gestohlen wird – klare und präzise Beschreibungen helfen Ihnen, Ihre Waren wiederzufinden oder zurückzufordern. 

Versicherungsansprüche

Unvorhergesehene Ereignisse können dazu führen, dass Lieferungen nicht pünktlich oder überhaupt nicht ankommen. Eine Frachtversicherung schützt Sie vor finanziellen Verlusten, wenn etwas schiefgeht. 

Eine genaue und detaillierte Beschreibung Ihrer Sendung ermöglicht es Versicherern, Sie gegen Verlust, Beschädigung und Diebstahl der Waren während des Transports abzusichern. Der Versicherungsumfang variiert je nach Anbieter, aber eine Frachtversicherung sollte Sie auch gegen Kosten für Lieferverzögerungen und Nichtzustellung durch den Spediteur sowie gegen Naturkatastrophen und höhere Gewalt absichern. 

Frachtbeschreibungen sind zwar langweilig, aber wichtig!

Genauigkeit ist wichtig, wenn Sie Ihre Frachtbeschreibungen verfassen.

Anstatt die Frachtbeschreibung als vage Angabe des Inhalts zu verstehen, definieren Sie sie als die Informationen, die Sie angeben würden, wenn Sie Ihre Sendung nachverfolgen müssten. Denn obwohl die allermeisten Sendungen sicher ankommen, wollen Sie kein Risiko eingehen!

Benötigen Sie Hilfe bei der Zusammenstellung Ihrer Frachtbeschreibung? Millennium kann Ihnen helfen! Nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf und nehmen Sie den Stress hinter sich .