Frachtbeschreibungen mögen wie eine Formsache erscheinen, aber sie spielen tatsächlich eine entscheidende Rolle dabei, Ihre Waren an ihren Bestimmungsort zu bringen.

Hier erfahren Sie alles, was Sie über Frachtbeschreibungen wissen müssen und warum sie wichtig sind. 

Frachtbeschreibungen: Ein Überblick

Die Bereitstellung präziser Informationen während der gesamten Versandreise ist für einen optimierten Prozess von entscheidender Bedeutung. Und das bedeutet, dass jedes einzelne Versanddokument klar und prägnant sein muss.

Ein Beispiel hierfür ist die korrekte und genaue Angabe der Art der Waren, die Sie versenden. Ihre Warenbeschreibung verrät jedem, der sie liest, um welche Artikel es sich handelt, woraus sie hergestellt sind und wofür sie verwendet werden. Diese Beschreibung ist auf wichtigen Versanddokumenten wie dem Frachtbrief und der Handelsrechnung enthalten.  

(Weitere Informationen zu wichtigen Versanddokumenten finden Sie hier ).

Die Frachtbeschreibung enthält die Informationen, die für die Bearbeitung und Lieferung Ihrer Fracht erforderlich sind. Hier erfahren Sie, wie das geht. Was Sie in Ihre Frachtbeschreibung aufnehmen:

• Bietet den Zollbehörden alles, was sie benötigen, um die korrekten Steuern und Abgaben zu erhalten.
• Wird verwendet, um zu prüfen, ob den von Ihnen versendeten Artikeln Zugang zu dem Land gewährt werden kann, in das Sie versenden. 
• Ist aus Versicherungsgründen äußerst wichtig für den Fall, dass Ihre Waren beschädigt werden oder verloren gehen.

Was Ihre Frachtbeschreibung enthalten muss

Wenn Sie die Frachtbeschreibung für Ihre Sendung verfassen, müssen Sie so viele Informationen wie möglich angeben. 

Um eine umfassende Frachtbeschreibung zu erstellen, stellen Sie sich folgende Fragen:

• Was sind die Waren? Seien Sie nicht vage. Jedes Detail zählt.  
• Woraus bestehen die Waren? Listen Sie die Materialien auf, die in das Endprodukt einfließen.
• Wofür werden die Waren verwendet? 
• Gibt es Besonderheiten? Dies können Markennamen und Logos, Modellnummern, bestimmte Formen usw. sein.  
• Wie schwer ist die Ware?
• Welche Maße hat die Ware?
• Wie viel ist die Ware wert?
• Wohin wird die Ware geliefert?

Und denken Sie daran, es muss klar . Verschmierte Schriften und Beschreibungen, die Zahlen, Symbole und Codes enthalten, die nicht relevant oder aussagekräftig sind, können zu Verwirrung beim Zoll und möglicherweise zu unnötigen Kontrollen und Verzögerungen führen.

So schreiben Sie eine genaue Beschreibung

Lassen Sie uns einige Beispiele durchgehen, damit Sie ein besseres Gefühl für eine gute Frachtbeschreibung bekommen.

Angenommen, Sie versenden Schraubendreher. Die Eingabe von „Schraubendrehern“ in den Produktbeschreibungsbereich trägt nicht zur korrekten Darstellung Ihrer Waren bei. Denken Sie stattdessen über die Details nach.  

Handelt es sich um Sechskant-, Flachkopf-, Torx- oder Kreuzschlitzschraubendreher? Sind die Griffe unterschiedliche Farben? Sind es einzelne Schraubendreher oder Packungen?  

Fügen Sie dann Ihre Antworten zu einer akzeptablen Beschreibung wie dieser zusammen:

„7-teilige Sechskant-Schraubendreher-Sets mit schwarzen Griffen in durchsichtigen Kunststoffkoffern“.

Die gleiche Logik gilt für alles, was Sie versenden, unabhängig von der Größe oder Art der Waren. „T-Shirts“ ist also viel zu vage, aber „gelbe Damen-Baumwoll-T-Shirts mit rotem Vogellogo auf der linken Seite“ ist gut. „Waschmaschinen“ = schlecht; aber „Weiße Indesit 8-kg-Frontlader-Waschmaschinen mit 1400 U/min, Abmessungen (cm) – H85 x B59,5 x T57,2“ = fantastisch.

Warum genaue Informationen wichtig sind

Eine klare und ehrliche Darstellung der Art der Waren und ihrer Spezifikationen ist ein entscheidender Bestandteil jedes Versandprozesses. Wenn Sie keine genauen Informationen zu Ihren Sendungen bereitstellen, besteht die Gefahr, dass die folgenden Probleme auftreten.

Rechtliche Konsequenzen

Ohne eine genaue Beschreibung Ihrer Waren könnten ernsthafte rechtliche Probleme auftreten.

Für den Transport gefährlicher Güter gelten beispielsweise drei Hauptvorschriften, und die Güter müssen entsprechend ihrer Klassifizierung deklariert, verpackt und gekennzeichnet werden. hier mehr über den Versand gefährlicher Güter ).

Wenn Sie gefährliche Güter oder gefährliche Güter nicht richtig kennzeichnen, riskieren Sie einen Verstoß gegen die Vorschriften und können mit einer Geldstrafe, einer Strafverfolgung oder sogar einer Gefängnisstrafe rechnen. 

Verspätete Lieferung

Wenn Sie Waren international versenden, ist es wichtig, sich mit den Zollverfahren vertraut zu machen, und ungenaue Frachtbeschreibungen können zu enormen Verzögerungen beim Zoll führen. Denn die Beschreibung Ihrer Waren ermöglicht es den Beamten, die Ware zu klassifizieren, Zölle und Steuern festzulegen und mögliche Ein- oder Ausfuhrbeschränkungen zu prüfen.  

Schlecht geschriebene Frachtbeschreibungen, sei es eine falsche Adresse oder eine vage Produktbeschreibung, können zu Verzögerungen führen, da Sendungen, die nicht wirksam auf Sicherheitsrisiken überprüft werden können, wahrscheinlich bis zu einer angemessenen Prüfung zurückgehalten werden. 

Zusätzliche Kosten

Eines der Details, die Sie in Ihrer Frachtbeschreibung angeben müssen, ist das Gewicht Ihrer Fracht. 

Ungenaue Gewichtsaufzeichnungen können dazu führen, dass die Sendung erneut gewogen werden muss, was nicht nur den Transport verlangsamt, sondern auch zusätzliche Kosten nach sich ziehen kann, wenn Sie das Gewicht Ihrer Ladung von vornherein unterschreiten. Dies liegt daran, dass Zölle und Steuern anhand des Bruttogewichts und der Klassifizierung der Waren berechnet werden.  

Verlorene oder beschädigte Fracht

Manchmal geht beim Versand etwas schief. Unabhängig davon, ob Ihre Ladung durch unsachgemäße Verzurrung beschädigt wird, während eines heftigen Sturms auf See verloren geht oder mitten auf der Reise gestohlen wird, können Ihnen klare, genaue Beschreibungen dabei helfen, Ihre Waren zu finden oder zurückzufordern.  

Versicherungsansprüche

Unvorhergesehene Ereignisse können dazu führen, dass Sendungen nicht rechtzeitig oder überhaupt an den gewünschten Ort gelangen. Eine Transportversicherung schützt Sie vor finanziellen Verlusten, wenn etwas schiefgeht.  

Eine solide, detaillierte Beschreibung Ihrer Sendung ermöglicht es Versicherungsanbietern, den Verlust, die Beschädigung und den Diebstahl von Waren während des Transports abzusichern. Der Versicherungsschutz variiert je nach Anbieter, aber eine Frachtversicherung sollte Sie auch gegen verspätete Transportkosten und Nichtlieferung durch einen Spediteur sowie gegen Naturkatastrophen und höhere Gewalt abdecken.  

Frachtbeschreibungen sind langweilig, aber wichtig!

Beim Verfassen Ihrer Frachtbeschreibungen kommt es auf Genauigkeit an.

Betrachten Sie die Frachtbeschreibung nicht als eine vage Andeutung dessen, was in Ihrer Fracht enthalten ist, sondern definieren Sie sie als die Informationen, die Sie angeben würden, wenn Sie Ihre Fracht aufspüren müssten. Denn obwohl die allermeisten Sendungen sicher ans Ziel kommen, wollen Sie das Risiko nicht eingehen!

Benötigen Sie Hilfe dabei, herauszufinden, welche wichtigen Informationen Sie in Ihre Frachtbeschreibung aufnehmen sollten? Millennium kann helfen! Nehmen Sie den Stress ab und nehmen Sie Kontakt auf .