قد تبدو وثائق الشحن وكأنها متاهة من النماذج والمصطلحات، لكن إنجازها بشكل صحيح هو المفتاح لضمان وصول بضائعك إلى وجهتها بأمان وبشكل قانوني وفي الوقت المحدد.
حتى لو عهدت بشحن منتجاتك إلى خبراء مثلنا، ستكون هناك جوانب عليك معرفتها. كما أن فهم جميع الوثائق المطلوبة يُبقيك على اطلاع دائم بعملية اللوجستيات، مما يُساعدك في التخطيط والجدولة.
سنتناول في هذه المدونة الوثائق الأساسية، وأخطاء التوثيق الأكثر شيوعًا، وكيف يمكنك ضمان مرور شحناتك عبر الجمارك بسلاسة.
الأشخاص الرئيسيون في العملية
لنعد إلى الأساسيات للحظة. عند نقل البضائع من النقطة أ إلى النقطة ب، هناك ثلاثة أدوار رئيسية... ولكن من هو من؟
الشاحن أو المرسل أو المصدر
بكل بساطة، الشاحن هو من يرسل البضائع. يقوم بتجهيز البضائع للنقل ويرتب عملية النقل نفسها، إما عن طريق الاتصال بشركات النقل مباشرة أو من خلال وكيل شحن.
المرسل إليه أو المستلم
يتسلم المرسل إليه البضائع. قد يكون المرسل إليه هو المشتري، ولكن ليس بالضرورة. بعد استلام الشحنة فعلياً في وجهتها، يقوم المرسل إليه بفحصها للتأكد من وجود البضائع وصحتها، ثم يوقع على إيصالات التسليم.
وكيل الشحن
وكلاء الشحن هم خبراء في مجال النقل يديرون تعقيدات نقل البضائع. فهم يختارون وينظمون أفضل مسارات النقل وشركات النقل، ويتفاوضون على الأسعار، ويغطون عمليات تجميع الشحنات، ويتتبعون الشحنات، ويتعاملون مع الوثائق حتى تتمكن الشركات من التركيز على عملياتها الأساسية.
ستكون هناك حاجة إلى وثائق مختلفة في مراحل مختلفة من عملية الشحن، مما يجعل كل شخص رئيسي مسؤولاً عن بعض الجوانب.
وثائق الشحن الهامة (ومن المسؤول عنها)
لقد تطرقنا إلى تعريف كل شخص. الآن، سنستعرض الوثائق الرئيسية المطلوبة خلال هذه العملية وقائمة المهام الخاصة بكل منها.
الشاحن (المصدر)
يتحمل الشاحن مسؤولية..
- إعداد وتقديم فاتورة تجارية . تتضمن هذه الوثيقة تفاصيل البضائع المشحونة وقيمتها، بالإضافة إلى المعلومات المستخدمة لحساب قيمة الرسوم والضرائب المستحقة.
- إنشاء قائمة التعبئة . توفر قائمة التعبئة مزيدًا من التفاصيل حول محتويات كل طرد أو منصة نقالة أو حاوية.
- تقديم شهادة المنشأ ، إذا لزم الأمر. تُحدد شهادات المنشأ مكان صنع أو إنتاج البضائع، مما يُساعد في تحديد الرسوم الجمركية والضرائب. كما تُفيد الجمارك بأن الشحنة مُطابقة للوائح الدولة المُستوردة.
- المستندات الإضافية المطلوبة للتصدير ، مثل تراخيص أو تصاريح التصدير. وتختلف المتطلبات باختلاف قوانين وأنظمة الدولة المقصد ونوع البضائع المرسلة.
المرسل إليه (المستورد)
يجب على الفرد أو الشركة التي تستلم البضائع في وجهتها النهائية تقديم جميع مستندات الاستيراد إذا كانت مطلوبة بموجب لوائح الجمارك في بلدها. وقد تشمل هذه المستندات...
- رخصة الاستيراد . هذه وثيقة رسمية تسمح للمستلم باستيراد سلع محددة إلى البلاد.
- تختلف وثائق الامتثال التنظيمي ، مثل الشهادات أو نتائج الاختبارات، باختلاف نوع البضائع. وتضمن هذه الوثائق امتثال البضائع للوائح المحلية.
- وثائق تسجيل المنتجات ، إذا لزم الأمر، لأشياء مثل المواد الكيميائية والإلكترونيات.
وكيل شحن (نحن في شركة ميلينيوم للشحن)
يتولى وكلاء الشحن جزءًا كبيرًا من الأعمال الورقية المهمة، مما يوفر عليك عناء القيام بذلك. تشمل الوثائق التي نتولى مسؤوليتها ما يلي:
بوليصة الشحن
عادةً ما يكون وكيل الشحن هو من يصدر بوليصة الشحن. تُعدّ هذه البوليصة أهم وثيقة قانونية للشحن، وهي بمثابة عقد بين جميع الأطراف. يمكنك قراءة المزيد عن بوليصات الشحن في هذه المدونة .
البيانات الجمركية
ومن مهامنا أيضاً إعداد وتقديم الإقرارات الجمركية لكل من الواردات والصادرات، والتأكد من أن الشحنات تتوافق مع جميع اللوائح ذات الصلة في كلا البلدين.
خطاب الاعتماد (L/C)
تضمن هذه الوثيقة المالية سداد المبلغ للمُصدِّر أو البائع. لا أحد يرغب في ارتكاب أي خطأ في هذا الشأن! يصدرها أحد البنوك نيابةً عن المشتري أو المستورد، ونحن نساعدك على فهمها وإدارتها لضمان سلامة معاملتك.
وثائق أخرى
قد تساعد شركات الشحن مثل ميلينيوم أيضًا في الحصول على مستندات أخرى مثل شهادات التأمين أو شهادات الفحص.
ملاحظة هامة: على الرغم من أن هذه إرشادات عامة، إلا أن مسؤولية كل وثيقة قد تختلف باختلاف شروط التجارة الدولية (إنكوترمز). تحدد شروط التجارة الدولية المهام والمخاطر والتكاليف الخاصة بكل من البائعين والمشترين في معاملات الشحن، ويمكن الاطلاع عليها في بوليصة الشحن. تعرف على المزيد حول شروط التجارة الدولية هنا .
المستندات الخاصة بأنواع محددة من الشحنات
قد تتطلب بعض الشحنات وثائق إضافية.
البضائع الخطرة
تتطلب المواد الخطرة وثائق متخصصة، بما في ذلك صحائف بيانات سلامة المواد (MSDS) وإقرارات البضائع الخطرة. وهذا يضمن إمكانية مناولة البضائع ونقلها بأمان.
الشحنات التي يتم التحكم بدرجة حرارتها
ستحتاج إلى سجلات درجات الحرارة وغيرها من الوثائق الخاصة بالسلع القابلة للتلف. يجب حفظ هذه السلع في درجة حرارة مثالية أثناء النقل لتجنب تلفها.
متطلبات خاصة بالجمارك
تفرض بعض الدول متطلبات محددة على سلع معينة. على سبيل المثال..
- إذا كنت تقوم بشحن النباتات أو المنتجات الزراعية، فمن المحتمل أن تحتاج إلى شهادة صحة نباتية لإثبات خلوها من الآفات والأمراض.
- غالباً ما تُطلب شهادات الإنتاج لشحن البضائع التي يجب أن تستوفي معايير محددة أو تخضع لإجراءات مراقبة الجودة. وتتنوع هذه الشهادات من المستحضرات الصيدلانية والمنتجات الطبية إلى ألعاب الأطفال.
أهم شيء يجب تذكره هو أن الدول المختلفة لديها قوانين مختلفة، لذا من الضروري معرفة ما تحتاجه.
الأخطاء الشائعة في وثائق الشحن وكيفية تجنبها
قد تتسبب الأخطاء في وثائق الشحن بتأخيرات كبيرة واستياء العملاء. إليك أكثر المشاكل شيوعًا وكيفية ضمان سير الأمور بسلاسة..
معلومات غير دقيقة
قد تتسبب المعلومات غير الدقيقة في تأخيرات جمركية، ورفض الشحنات، وغرامات، وعقوبات، ومشاكل تتعلق بالامتثال، ومشاكل في التأمين، وبالطبع تأخيرات في التسليم.
من الضروري التحقق من جميع التفاصيل بدقة، بما في ذلك أوصاف المنتجات والكميات والقيم.
المستندات المفقودة
إن عواقب فقدان الأوراق الرسمية وخيمة – فتأخيرات الجمارك تسبب التوتر والعقوبات باهظة الثمن!
يُعد التخطيط أمراً ضرورياً لضمان معرفة كل شخص بمسؤولياته، وإعداد كل وثيقة وتقديمها في المرحلة الصحيحة من عملية الشحن.
تقديم متأخر
قد يؤدي التأخير في تقديم الطلب إلى تعطيل عملية الشحن وتكبد تكاليف إضافية.
يا إلهي، تجهيز كل شيء يبدو عملاً شاقاً، أليس كذلك؟ لهذا السبب تعتمد العديد من شركات الشحن على وكلاء الشحن للمساعدة.
هل لديك معرفة جيدة بوثائق الشحن؟
إنّ توثيق المستندات بدقة وفي الوقت المناسب يضمن سلاسة عمليات الشحن. فالتوثيق الصحيح يجنّبك التكاليف الإضافية والتأخيرات المزعجة التي قد تُكلّفك الوقت والمال.
شركة ميلينيوم للشحن خبراء في توثيق الشحنات! هل تحتاجون إلى مساعدتنا في إدارة عملية الشحن؟ تواصلوا معنا اليوم.