قد تبدو أوصاف الشحنات مجرد إجراء شكلي، لكنها في الواقع تلعب دورًا حيويًا في إيصال بضائعك إلى وجهتها.
هنا، نستعرض كل ما تحتاج لمعرفته حول أوصاف الشحنات ولماذا هي مهمة.
وصف الشحنات: نظرة عامة
يُعدّ توفير معلومات دقيقة طوال رحلة الشحن أمراً بالغ الأهمية لتبسيط العملية. وهذا يعني أن كل وثيقة شحن يجب أن تكون واضحة وموجزة.
ومن الأمثلة على ذلك، تحديد نوع البضائع التي تشحنها بدقة ووضوح. فوصف البضائع يوضح لأي شخص يقرأه ماهية هذه البضائع، ومكوناتها، واستخداماتها. ويُدرج هذا الوصف في وثائق الشحن الأساسية، مثل بوليصة الشحن والفاتورة التجارية.
(للمزيد حول وثائق الشحن المهمة، اقرأ هذا ).
يحتوي وصف الشحنة على المعلومات اللازمة لمعالجة شحنتك وتسليمها، وإليك كيفية القيام بذلك. ما يجب تضمينه في وصف الشحنة:
- يزود سلطات الجمارك بكل ما تحتاجه للحصول على الضرائب والرسوم الصحيحة.
- يُستخدم للتحقق مما إذا كان من الممكن منح العناصر التي تقوم بشحنها حق الوصول إلى البلد الذي تقوم بالشحن إليه.
- يُعد هذا الأمر بالغ الأهمية لأغراض التأمين في حالة تلف البضائع أو فقدانها.
ما يجب أن يتضمنه وصف الشحنة
عند كتابة وصف الشحنة الخاصة بك، يجب عليك تضمين أكبر قدر ممكن من المعلومات بشكل معقول.
لإعداد وصف شامل للشحنة، اسأل نفسك هذه الأسئلة:
- ما هي البضائع؟ لا تكن غامضاً. كل تفصيل مهم.
- من ماذا تُصنع هذه السلع؟ اذكر المواد التي تدخل في المنتج النهائي.
- في أي غرض تُستخدم هذه البضائع؟
- هل هناك أي سمات مميزة؟ قد تشمل هذه السمات أسماء العلامات التجارية والشعارات، وأرقام الطرازات، والأشكال المحددة، وما إلى ذلك.
- ما هو وزن البضائع؟
- ما هي أبعاد البضائع؟
- كم تبلغ قيمة البضائع؟
- أين يتم تسليم البضائع؟
وتذكر، يجب أن يكون الأمر واضحاً . فالكتابة غير الواضحة والأوصاف التي تتضمن أرقاماً ورموزاً وشفرات غير ذات صلة أو غير ذات معنى يمكن أن تؤدي إلى ارتباك في الجمارك وربما عمليات تفتيش وتأخيرات غير ضرورية.
كيفية كتابة وصف دقيق
دعونا نستعرض بعض الأمثلة حتى تحصل على فكرة أفضل عن وصف الشحنة الجيد.
لنفترض أنك تشحن مفكات براغي. إن كتابة كلمة "مفكات براغي" فقط في خانة وصف المنتج لا يُعد وصفًا دقيقًا لبضائعك. بدلًا من ذلك، فكّر في التفاصيل.
هل هي مفكات سداسية، أو ذات رأس مسطح، أو توركس، أو فيليبس؟ هل مقابضها بألوان مختلفة؟ هل هي مفكات فردية أم عبوات؟
ثم اجمع إجاباتك معًا لتكوين وصف مقبول كهذا:
"مجموعة مفكات سداسية مكونة من 7 قطع بمقابض سوداء في علب بلاستيكية شفافة".
ينطبق المنطق نفسه على أي شيء تشحنه، بغض النظر عن حجم البضائع أو طبيعتها. لذا، فإن كلمة "تيشيرتات" فضفاضة للغاية، بينما "تيشيرتات قطنية صفراء نسائية بشعار طائر أحمر على الجانب الأيسر" مناسبة. أما كلمة "غسالات" فهي غير مناسبة؛ لكن "غسالات إنديسيت بيضاء سعة 8 كجم ذات تحميل أمامي بسرعة 1400 دورة في الدقيقة، الأبعاد (سم): ارتفاع 85 × عرض 59.5 × عمق 57.2" ممتازة.
لماذا تُعدّ المعلومات الدقيقة مهمة؟
يُعدّ تقديم وصف واضح وصادق لطبيعة البضائع ومواصفاتها جزءًا أساسيًا من أي عملية شحن. فبدون تقديم معلومات دقيقة عن شحناتك، قد تواجه المشكلات التالية.
التداعيات القانونية
بدون وصف دقيق لبضائعك، قد تواجه مشاكل قانونية خطيرة.
تخضع عملية نقل المواد الخطرة، على سبيل المثال، لثلاثة لوائح رئيسية، ويجب الإعلان عن البضائع وتغليفها ووضع ملصقات عليها وفقًا لتصنيفها. (اقرأ المزيد عن شحن المواد الخطرة هنا ).
إذا فشلت في وضع ملصقات على البضائع الخطرة أو الخطرة بشكل صحيح، فإنك تخاطر بانتهاك اللوائح وقد تتعرض لغرامة أو مقاضاة أو حتى عقوبة بالسجن.
تأخر التسليم
يُعدّ فهم الإجراءات الجمركية أمرًا بالغ الأهمية عند شحن البضائع دوليًا، وقد تتسبب أوصاف الشحنات غير الدقيقة في تأخيرات كبيرة في الجمارك. ذلك لأن وصف البضائع يمكّن المسؤولين من تصنيف السلعة، وتحديد الرسوم والضرائب، والتحقق من وجود أي قيود محتملة على الاستيراد أو التصدير.
يمكن أن تتسبب أوصاف الشحن المكتوبة بشكل سيئ، سواء كان ذلك عنوانًا غير صحيح أو وصفًا غامضًا للمنتج، في حدوث تأخيرات لأن الشحنات التي لا يمكن فحصها بشكل فعال بحثًا عن المخاطر الأمنية من المرجح أن يتم احتجازها حتى يتم فحصها بشكل كافٍ.
رسوم إضافية
من بين التفاصيل التي يجب عليك تضمينها في وصف الشحنة وزن البضائع.
قد تؤدي تسجيلات الوزن غير الدقيقة إلى إعادة وزن الشحنة، وهذا لا يُبطئ عملية النقل فحسب، بل قد يُؤدي أيضًا إلى رسوم إضافية إذا كان وزن الشحنة أقل من الوزن المُسجل في البداية. وذلك لأن الرسوم والضرائب تُحسب بناءً على الوزن الإجمالي وتصنيف البضائع.
البضائع المفقودة أو التالفة
أحيانًا، تحدث بعض المشاكل أثناء عملية الشحن. سواء تضررت شحنتك بسبب ربط غير صحيح، أو فُقدت في البحر أثناء عاصفة هوجاء، أو سُرقت في منتصف الرحلة، فإن الأوصاف الواضحة والدقيقة تساعدك في العثور على بضائعك أو استعادتها.
مطالبات التأمين
قد تؤدي الأحداث غير المتوقعة إلى تأخير وصول الشحنات إلى وجهتها في الوقت المحدد أو حتى عدم وصولها على الإطلاق. يوفر لك تأمين الشحن الحماية من الخسائر المالية عند حدوث أي خلل.
يُمكّن الوصف الدقيق والمفصل لشحنتك شركات التأمين من توفير تغطية ضد فقدان البضائع وتلفها وسرقتها أثناء النقل. تختلف التغطية بين الشركات، ولكن يجب أن تشمل وثيقة تأمين الشحن أيضًا تكاليف تأخير الشحن وعدم تسليمه من قِبل شركة النقل، بالإضافة إلى الكوارث الطبيعية والظروف القاهرة.
وصف الشحنات ممل ولكنه مهم!
الدقة مهمة عند كتابة أوصاف الشحنات.
بدلاً من اعتبار وصف الشحنة مجرد تلميح مبهم لمحتوياتها، اعتبره المعلومات التي ستقدمها لتتبع شحنتك. فمع أن غالبية الشحنات تصل إلى وجهتها بسلام، إلا أنك لا تريد المخاطرة!
هل تحتاج إلى مساعدة في تحديد المعلومات المهمة التي يجب تضمينها في وصف شحنتك؟ شركة ميلينيوم يمكنها مساعدتك! تخلص من التوتر وتواصل معنا .